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  1. Reglas de Conversión En SiReTT se puede realizar una operación sencilla y automática para convertir X cantidades de un artículo en Y unidades de otro producto. Esto es conocido como Conversión de Artículos. Un ejemplo sencillo de su uso, es tener un código de inventario de Caja de Pastilla, y también un código de inventario de Pastilla. Con la conversión yo podría tomar una Caja y convertirla en 16 pastillas, o viceversa. La forma habitual de hacer esto sería crear una salida de las Cajas, y luego una entrada de las Pastillas, tomando el costo total de la salida de cajas y dividiéndolo entre las pastillas a ingresar para no perder el valor en inventario. Para evitar la complicación e inclusive para permitir a usuarios realizar esta operación sin necesidad de un encargado de Bodega, podemos ir al artículo de la Caja (o la pastilla) y crear una regla de conversión. Esta opción solamente está disponible para artículos físicos no serializados. En el módulo de creación y consulta de reglas actuales podemos ver la siguiente información: Primero debemos indicar cuantas Unidades de "Artículo Original" (el que abrimos en el catálogo) vamos a necesitar para producir el artículo destino. En el caso de una Caja, sería básicamente UNO. Luego vamos a indicar cuantas Unidades del artículo se producen en la regla básica. Por ejemplo, si una Caja produce 16 pastillas, deberíamos indicar 1 en el primer valor y 16 en el segundo. En Código, vamos a buscar el artículo del inventario que esta conversión nos va a producir. Aquí buscaríamos las pastillas. La opción de "Copiar / No Copiar" nos permite de forma automática también crear la regla inversa en el artículo destino (convertir 16 pastillas en 1 caja según el ejemplo). Perfil mínimo nos permite establecer que nivel de usuario puede realizar la operación de conversión. Una vez terminada la regla, vamos a dar clic en el botón de Guardar para crearla. Las reglas definidas aparecen en la sección inferior del módulo. El botón de la X roja nos permite eliminar una regla creada. Convirtiendo Artículos Al buscar el producto en el catálogo, si este tiene reglas de conversión creadas, aparecerá una pestaña llamada Convertir. Aquí se debe seleccionar Convertir en, según la lista de reglas creadas para el artículo original. La relación en el ejemplo dice que 1 unidad produce 5 unidades de Flex. En Utilizando vamos a indicar cuantas unidades del artículo origen vamos a invertir. Por ejemplo, cuantas cajas de pastillas vamos a abrir. Este valor debe ser múltiplo de la regla, con esto me refiero a que si se requieren 3 unidades del artículo origen, solo se podría ingresar un 3 6 9 12 y no un valor que no sea múltiplo de 3. De la Bodega vamos a seleccionar en donde se aplicará esta operación (bodega donde se tomará el stock y se depositará el nuevo artículo). Para realizar la conversión rápida vamos a dar clic en el botón de la Caja con el más (+). Respondemos para confirmar la operación, y de cumplir con los requisitos de perfil de usuario y stock en bodega, el sistema tramitará la operación en el inventario, restando las unidades del artículo original, y produciendo los nuevos artículos. A nivel del sistema se crearán 2 ajustes, uno de Salida para retirar el artículo original, y uno de entrada con los nuevos productos resultados. Los ajustes de inventario se clasifican como Producción por Sistema, para futuras referencias si se desea investigar cuando y cuantas veces se a realizado la operación.
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  2. Un procedimiento básico de toma física que aplican algunas empresas es el vaciado de la Bodega para dejar en cero todo el stock actual y luego empezar la creación de entradas de inventario para volver a crear stock nuevo y contado. Los pasos a realizar son los siguientes: 1. Elimina todas las Pre-Ventas relacionadas con la sucursal. Vamos a ingresar en el menú Ventas - Abiertas y, contando con los permisos adecuados de usuario de Operaciones Globales en Pre-Ventas y de Acceso a Pre-Ventas en Sucursal, primero vamos a Des-proteger Todas las pre-ventas, seguido de Borrar Locales. Esto asegura que no tengamos inventarios reservados a la hora de hacer inventario. 2. Respaldar el Costo Promedio Al hacer una salida global de mercadería el Costo Promedio se podría ver afectado inclusive si no queda stock alguno. Lo mejor es respaldar primero el Costo Promedio actual en el espacio de Último Costo de los artículos. Para hacer esto, un Administrador va a ingresar al menú Sistema - Mantenimiento y va a utilizar la opción de Sincronizar Último Costo. 3. Vaciar la Bodega Ahora, vamos a empezar a crear salidas de inventario desde el menú Inventario - +Ajuste. Vamos a crear una Salida. Luego vamos a seleccionar la Bodega a trabajar y esto iniciará un documento de Ajuste de Salida en blanco. Aquí llegamos a una situación: Tenemos que hacerle salida uno a uno a todo el inventario de esa bodega? La respuesta es NO. En la pestaña de Herramientas tenemos acceso a la opción de Importar Existencia. Esto va a provocar que el Ajuste se llene automáticamente con la existencia de la Bodega actual seleccionada. Pero ojo, va a hacerlo en tandas de 500 líneas cada ajuste. Por esto es que para vaciar la Bodega, tenemos que: Crear una salida. Importar la existencia. Aplicar la salida. Repetir el proceso hasta que ya no haya más detalle. Este proceso provoca que la Bodega quede sin inventario del todo. 4. En caso de Negativos (solo si tienes configurado esto en el sistema). Para balancear los negativos es necesario crear un Ajuste de Entrada, y en Herramientas vamos a utilizar la opción de Importar Negativos. Esto, en caso contrario, creará una entrada de mercadería para balancear los negativos y dejarlos en Cero. 5. Entrada de Mercadería Completada la operación de dejar la bodega perfectamente en CERO stock, vamos a crear uno o varios ajustes de Entrada y empezar a ingresar cantidades. El sistema ingresará el stock al costo que respaldamos en el paso 2. Recomendaciones finales: Tira un reporte del inventario antes de vaciar la bodega, para así poder detectar diferencias. Esto lo puedes hacer en Inventario - Explorar filtrado por Existencia (B/R/T) y solamente de la bodega a trabajar. Tira un reporte inicial en Conta - Informes - Costo vs Precio de Bodega para estimar el costo total de la Bodega a vaciar. Al finalizar, tira un reporte de Existencias a una Fecha, con fecha de corte a Ayer (día anterior al inventario, y suponiendo que nadie estaba haciendo operaciones de inventario durante el día), para detectar diferencias. Tira el reporte nuevamente de Costo vs Precio de Bodega, para detectar la diferencia de Costo y tomar decisiones contables.
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  3. Que es una Devolución? Una Devolución en SiReTT es un proceso mediante el cual retornas artículos facturados a un Cliente a tu inventario, y en contra parte se genera una Nota de Crédito Contable con un saldo a favor para este mismo cliente, la cual podrías aplicar como pago de una nueva venta. En conceptos de hacienda y facturación electrónica, una devolución en SiReTT es una Nota de Crédito Electrónica, y tiene validez para reducir los impuestos que se pagan, al igual que lo haría una Compra o Gasto. Muchas empresas tienen la mala costumbre de no realizar una devolución correctamente, y en algunos casos se limitan a generar una factura solamente por la diferencia de precios (de existir diferencia), o peor aún solamente intercambian artículos sin un trámite adecuado. Esto genera un problema porque primero, perdemos el control de Entradas de Inventario por Devolución para controlar que artículos nos retornan, cuando lo hacen, quien lo acepta y la revisión del producto, y segundo porque en temas fiscales estamos alterando nuestro inventario, vendiendo productos a precios incorrectos (por ajustar el valor) o provocando en un futuro diferencias de inventario por unidades que nunca registraron entrada. En SiReTT, una devolución se debe realizar sobre una Factura ya emitida, y esto permite que el sistema controle no solamente las unidades que nos retornan (para evitar que se devuelva más de lo que se compró sobre una factura), sino también el cuando ya no se aceptan devoluciones, basado en la garantía de los artículos cuando fueron creados. Nota de Crédito Contable Representa un saldo a favor generado para un cliente el cual puede aplicar como pago en sus Facturas. Estas notas de crédito no tienen validez para el Ministerio de Hacienda ya que se consideran trámites internos contables. Una nota de crédito la podemos utilizar como forma de pago en otros documentos, y en el reporte de Caja aparecen por aparte, esto para aclarar la duda de ciertos clientes respecto a si una nota de crédito afecta el cierre de Caja: NO, no lo hace, pues representa un dinero que recibimos en otra ocasión sobre la venta original, y aunque aparece como parte del cierre de caja, aparecen en una sección aparte de otros ingresos. Una devolución siempre va a generar una Nota de Crédito contable. Estas podemos diferenciarlas de las Notas de Crédito Electrónicas porque no detallan los artículos y tienen un número de referencia. Podemos rastrear las notas de crédito existentes y generadas en SiReTT desde el menú Conta - N. de Crédito. Siempre es recomendado utilizar esta consulta cada cierre de Ventas para detectar devoluciones realizadas por el personal, así como notas de crédito aplicadas, activas o vencidas, y el monto original y aplicado de la misma. Desde estos resultados se puede abrir una nota de crédito al dar clic al número de Referencia. Desde la consulta directa de una Nota de Crédito podemos obtener información como el documento origen, devolución asociada (de existir), y usuarios responsables con fecha y hora. También nos da acceso a Renovar Notas vencidas, Autorizar Devoluciones de Dinero (por usuarios de perfil contable) y Tramitar Devoluciones de Dinero (cuando el paso anterior fue aprobado). Convertir una Nota en Puntos permite llevar en un control separado las notas de crédito y que no pasen por el vencimiento. Un contador puede convertir varias notas de crédito contables en puntos y luego emitir una sola nota de crédito por el total de puntos acumulados. Devolución de Dinero Como se indicó en la sección anterior, se debe localizar y abrir la Nota de Crédito Contable. Una vez en esta sección, un perfil contable primero debe Autorizar Devolución sobre el documento. Esto genera un registro de quien fue el responsable de autorizar que se retorne el dinero al cliente. Luego, el usuario que atiende al cliente de igual abrir la Nota de Crédito, y dar clic en el botón de Devolución de Dinero, el cual invocará el siguiente módulo. Simplemente se debe seleccionar de que Caja se tomará el Efectivo, anotar cualquier dato que sea necesario y aplicar el documento con clic al disco. Esto a nivel de SiReTT marcará la nota como aplicada y generará un Ingreso por Nota de Crédito para el informe de Cierre, y también creará una Salida de Efectivo de Caja. Es importante tener en cuenta que la Caja tenga suficiente efectivo registrado en SiReTT, pues de lo contrario el sistema no permitirá la operación. Creación de Notas de Crédito (directas) Al abrir a un cliente desde el menú Clientes - Clientes al dar clic en su Icono/Fotografía, podemos ir al estado de cuenta del mismo desde el botón de la Balanza, o de igual manera en cualquier parte del sistema donde salga el resumen contable de cuenta al dar un clic. Desde el estado de cuenta del cliente podemos crear una Nota de Crédito Contable haciendo clic en el botón correspondiente Desde el módulo indicado en la parte inferior podemos crear una Nota de Crédito directamente, sin implicar una devolución de Mercadería. Los datos a proporcionar son el monto (en la moneda base del Sistema solamente), el Origen (Directo o Canjeo de Puntos para descontar los puntos a favor del cliente en contra de la nota a crear) y el Tipo de nota. Nota: Las clasificaciones de Notas de Crédito que SiReTT trae son las estándares de cualquier empresa, pero estas se pueden personalizar en el menú Conta - Configuración - Tipos de Notas de Crédito. También se puede crear una nota de crédito directamente en el menú Conta - + N. de Crédito, pero estas quedan asignadas a Cliente Genérico y podrían ser aplicadas para trámites de cualquier cliente, a diferencia de las creadas directamente en el cliente, las cuales SiReTT solo permite utilizar en documentos de ese mismo cliente. Notas de Crédito por Devoluciones Para realizar una devolución lo primero que debemos realizar es localizar el documento de Factura al cual le haremos dicho trámite. Pueden utilizar la guía en este mismo foro. Al abrir una factura podremos observar las siguientes herramientas: Vamos a ingresar al módulo de Devoluciones del documento para indicar qué artículos el cliente va a retornar y su valor a favor. Aquí SiReTT hará una verificación importante, para determinar si la Sucursal actual donde estás trabajando tiene Cajas asociadas a la Sociedad emisora de la Factura original, y de no ser así no permitirá realizar el trámite. También, determinará si la Caja o Terminal de Facturación está abierta, y por último si el documento de Factura aún tiene cosas sin devolver. Lo primero que debemos hacer es, de la lista de artículos, indicar que artículos Devuelve, llenando la columna con las unidades a aplicar. También, podemos ajustar el valor de Descuento a un valor IGUAL o MAYOR al que se aplicó en la Factura original. Por que? existe la posibilidad de que te retornen un artículo que ya tenga ciertos defectos por manipulación, por lo que este descuento se conoce más bien como Depreciación. Cuando terminemos nuestros cambios en el detalle de artículos vamos a dar clic en Aplicar Cambios. Esto hará los cálculos y determinará el monto de la Devolución y así de la Nota de Crédito. Antes de Crear Devolución, solamente es importante verificar la Caja donde se aplicará el trámite (que sea la misma, o una de la misma empresa donde se emitió la Factura original) y muy importante también la Bodega de Retorno, pues aquí irá a parar el inventario que retorna el cliente. Por defecto y siempre recomendado será "Defectuoso", pero el usuario puede decidir si lo va a enviar de una vez a Ventas porque son artículos buenos. Por último, cualquier comentario o anotación. La devolución se creará y será impresa en el sistema, y enviada al Ministerio de Hacienda para su control, así como al correo electrónico de Trámites Electrónicos del cliente. El sistema, si está configurado para hacerlo, imprimirá la Devolución (alias Nota de Crédito Electrónica si ya están en la modalidad de Factura Electrónica), más la Nota de Crédito Contable. En el caso de Facturas de Crédito con Saldo, cuando se realiza una devolución de mercadería SiReTT da prioridad a aplicar la misma nota de crédito como parte del Saldo de la Factura, por lo que deben tener en claro que puede suceder que una nota de crédito emitida venga acompañada de un abono impreso, indicando que se aplicó directamente. Si el saldo es menor al monto de la Nota de Crédito, se creará adicional una nota de crédito por la diferencia. Aplicar una Nota de Crédito como Pago Desde una Pre-Venta, cuando ya vamos a aplicar el documento podemos establecer como Forma de Pago la opción de Nota de Crédito. Esto nos deja abierta la posibilidad de escribir la referencia pero nos bloquea el monto (pues este será obtenido del documento). Aquí en referencia vamos a ingresar la REFERENCIA de la Nota de Crédito Contable (no confundir este valor con el número). Luego vamos a presionar la tecla ENTER para que SiReTT obtenga la información y realice los cálculos. Si el monto a pagar es mayor al de la Nota, se nos habilitará la opción de Pago Diferencia, y si es menor entonces al aplicar la Factura el sistema generará una nueva Nota de Crédito contable con el saldo a Favor. También se puede aplicar una Nota de Crédito al abrir una Factura de Crédito e ingresar en el botón de Abonar a Cuenta. Por razones técnicas y mientras no haya actualización, SiReTT no permite el abono Global o Selectivo para Notas de Crédito y se deben aplicar documento por documento. Vencimiento de Notas de Crédito Contables Las Notas de Crédito Contables tienen vencimiento, y este se administra en el menú Sistema - Opciones - Sección 10, y cambiar esta configuración solamente afectaría a nuevos documentos. Lo que nunca se debe hacer Anular una nota de crédito aplicada a una Factura de Crédito por Devolución. El sistema realiza el procedimiento de forma correcta y modificar esto los llevará a ustedes a determinar que medidas tomar. Anular una Devolución. Esto no es posible en SiReTT por lo que en todo caso, eviten equivocarse. La razón es muy sencilla y técnicamente con la conexión directa de tramites electrónicos, lo que hagas no tiene marca atrás. Si te equivocaste al hacer una devolución de Factura, lo mejor es volver a facturar lo devuelvo en la factura afectada y notificar al cliente de dicho error para su aceptación. Si te equivocaste de artículos, vuelve a Facturar los devueltos erróneamente y luego procede con la devolución de forma habitual. Lo mejor es notificar siempre al cliente.
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  4. Los dos documentos que se imprimen, el primero es la nota de crédito electrónica y así lo indica el título. Es un control contable que, técnicamente deberías guardar en tu contabilidad y entregar al cliente si así lo solicita (solo pasaría en casos de Facturas Electrónicas). El segundo documento es el contable y solo dice Nota de Crédito, este es el que se aplica como pago a nuevas facturas y representa una nota de crédito contable.
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  5. Una sola plataforma SiReTT o sistemas separados? Un empresario que adquiere un sistema SiReTT debe tener en claro que la plataforma, si bien tiene soporte para múltiples sociedades y sucursales, el objetivo general es que todos estos negocios compartan una misma Administración (propietarios), un mismo Inventario (con control separado de existencias) y una red de empleados de confianza. Con esto quiero decir que: En un solo sistema no puedes crear Administradores (cuentas principales) con acceso limitado a una Sucursal. No puedes tener un solo sistema en diferentes dominios y con sucursales separadas. No puedes crear artículos exclusivos de Sucursales. Si bien el control de existencia está separado, el producto aparecerá en cada sucursal al buscarlo. No existen listas de clientes exclusivas de Sucursales. Un empleado podría consultar facturas de otras sucursales, ya que en una operación obvia podría consultar una garantía y realizar una devolución. En general, se puede bloquear el acceso a una Sucursal para operaciones en el punto, pero no así la consulta de documentos emitidos de dichas Sucursales. Por que existen estas restricciones? El sistema fue desarrollado para administrar una empresa grande de una sola administración y facilitar en su totalidad las operaciones. No fue desarrollado para que un solo sistema cubra múltiples diferentes empresas, como todo un Centro Comercial bajo una misma aplicación. De haber sido así, mucha gente compraría un solo y único sistema y allí podrá meter los negocios de todos sus conocidos, familiares... Inclusive, solicitar un desarrollo personalizado para SiReTT para independizar sucursales es una tarea monumental que requeriría mucho tiempo de Desarrollo de la mano con un Alto Costo. Deseo que un cliente tenga acceso a mi sistema Nunca recomendaré que le hagas un usuario normal del sistema a un cliente. En ese caso lo mejor es crearle una Cuenta de Cliente estándar con un correo electrónico primario de acceso Web y, mediante la configuración de la cuenta, le brindes acceso a consultar Precios, Inventarios, Existencias, Bodegas específicas y realizar Pre-Ingresos de Boletas.
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  6. Privacidad con Zephysoft de Costa Rica El cliente dueño del sistema SiReTT Online, o un cliente de Alquiler de Sistema, debe tener en claro que solamente el departamento de desarrollo de Zephysoft, su servidor, tiene acceso a su sistema e información, tanto a la Base de Datos como a una cuenta de acceso administrativo llamada Soporte SiReTT. Esto por las siguientes razones: Mantenimiento quincenal de las Bases de Datos para optimizar sus registros y re-indexar tablas. Aplicación de Actualizaciones tanto al sistema como a la estructura de la Base de Datos. Verificación de aplicación de actualizaciones y funcionamiento de módulos. Soporte habitual de operaciones de usuarios cuando necesito ingresar al sistema y verificar información. La información que SiReTT genera puede ser descarga en cualquier momento en el módulo de Sistema - Mantenimiento - Descargar Respaldo. El cliente es dueño de los datos generados y Zephysoft no utiliza esta información con ningún fin más que Soporte al Cliente. Personal de Capacitaciones de SiReTT debe solicitarle al dueño del sistema acceso al sistema de forma temporal con un usuario que debe ser eliminado al finalizar la inducción. Si el dueño del Sistema desea otorgarle un acceso permanente al personal de capacitación SiReTT, ya es una decisión propia que no tiene vínculos con Zephysoft. Se aclaran los siguientes temas: Acuerdo de confidencialidad? Si el cliente dueño de SiReTT desea firmar un acuerdo de confidencialidad, puede aproximarse a las oficinas de Zephysoft para ser revisado y firmado. Esto no representa un problema siempre y cuando no intervenga con el soporte al Sistema. Complicar el acceso al sistema a Desarrollo generaría nuevas tarifas de mantenimiento y actualizaciones. Instalar SiReTT en un servidor local proporcionado por la empresa? No. El mismo programa SiReTT Online caería en un riesgo de piratería que he logrado prevenir en los años de este proyecto. En el pasado versiones anteriores de SiReTT se piratearon (2k,3k,4k) y fueron distribuidas por personas que no gastaron un segundo en su desarrollo e ignoran el tiempo que le invertí, y se llenaron el bolsillo con mi esfuerzo. No estás de acuerdo con la privacidad del Sistema? Existe una gran variedad de sistemas en el mercado que les pueden ofrecer algo a su gusto.
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