Operación de Caja, Efectivo y Gastos por Sucursal

[AndresJGM]

Recomendaciones

El control de efectivo en cada sucursal puede ser tan estricto como se es con el inventario y existencias, evitando que se pierda el control sobre los dineros recibidos y pagados durante cada día de actividad.

Si bien implica más trabajo, también agrega más control. Cuando hablamos de Dinero, hablamos de la razón por la que montamos un negocio, y el control evita que se den manejos incorrectos.

Caja Chica

Toda Sucursal va a contar con una o más cajas chicas, y según la configuración del sistema se pueden llamar Caja o Terminales. En Cajas, se utiliza para Facturar y Cobrar la misma conexión que hay entre la Sucursal y la Sociedad y cualquier usuario de la Sucursal podría emitir y cobrar documentos. En la modalidad de Terminales se crean uno o más puntos de cobro que solamente puede manejar el usuario que realizó su apertura.

Puede encontrar mayor información sobre las modalidades de Caja Chica en http://foro.sirettonline.net/index.php?/topic/76-modalidad-de-cajas-o-de-terminales/

Cada Caja chica administra su propio Efectivo, el cual está formado por el Fondo de Caja, más el Efectivo por Ventas, menos el Efectivo por Gastos, y por último también por las operaciones de Efectivo de Entrada/Salida/Traslado.

Efectivo en Caja Chica

Existen dos herramientas para observar el efectivo que existe actualmente en cada Caja Chica del sistema. La primera puede ser consultada por cualquier usuario y solo le muestra la Sucursal actual. Se encuentra en el menú Caja - Estado de Caja.

De acuerdo a los permisos del usuario, no solamente en Sucursal sino en Caja, podrá ver el estado al último corte.

El otro módulo de consulta es para Administradores y se encuentra en el menú Caja - Situación Global.

Aquí podrán consultar todas las Cajas/Terminales de todas las Sucursales, y adicional el detalle de otros datos en otras formas de pago.

Flujo de Efectivo de Caja Chica

Usuarios que tengan control sobre Caja Chica, pueden realizar operaciones de Entrada/Salida/Transferencia de Efectivo para reportar cualquier movimiento de dineros de su Caja.

Estas operaciones pueden ser por ejemplo:

• Carga de Efectivo por parte del Dueño del Negocio.
• Retiro de Efectivo por parte del Dueño del Negocio, antes del Cierre.
• Retiro de Efectivo para depósitos.
• Traslado de Efectivo de Caja Chica a Depósito (Caja y Bancos).
• Traslado de Efectivo de Caja Chica a Caja Fuerte (Caja y Bancos).
• Traslado de Efectivo de Caja Fuerte (Caja y Bancos) a Caja Chica.
• Traslado de Efectivo de Caja Chica a Cuenta de Gastos (Caja y Bancos).
• Corrección de Fondo de Caja.
• Retiro de Efectivo para un Pago de Gasto no contabilizado.

Carga de Efectivo a Caja Chica

La carga de efectivo se realiza desde el menú Caja - Carga.

• En Transferir desde, nos va a mostrar posibles orígenes del Efectivo, o sea, de donde vamos a tomar el efectivo que vamos a cargar en Caja Chica. Aquí a un usuario de perfil bajo se le van a mostrar las cuentas de Caja y Bancos asociadas directamente con la Sucursal, mientras que a un usuario de perfil contable o superior se le van a mostrar de forma adicional las cuentas de tipo Bancos. Si el dinero no va a tener un origen específico contable, simplemente indicamos "- Sin Transferencia". Es muy importante notar que la opción elegida nos muestra la Moneda en que se maneja, y que el monto va a ser en esta moneda.
• Monto a Recargar sería el valor en Efectivo que vamos a cargar a la Caja Chica. Este se efectúa en la moneda indicada.
• Aplicar en Caja es una opción que nos permite elegir la Caja (cuando se trabaja en modalidad de Cajas solamente) donde vamos a realizar la operación. En la modalidad de terminales esta opción no aparece, porque es la Terminal la que tiene el dinero de Caja Chica y el sistema determina cual es la terminal que abrió el usuario.
• # Referencia es un dato de 20 caracteres para indicar el número de recibo del proveedor, consecutivo de factura u otra referencia a un documento impreso.
• Comentarios es un espacio abierto para anotaciones adicionales por parte del usuario que realiza la operación.

La operación será aplicada al dar clic en Guardar. En el caso de ser una Transferencia desde una cuenta, se creará un registro en el menú Bancos - Movimientos, para indicar la salida de efectivo a Caja Chica.

Retiro de Efectivo de Caja Chica

Retiros de Dinero de Caja Chica se realizan desde el menú Caja - Retiro. El monto estará limitado al total de efectivo que se encuentra en Caja Chica.

• Monto a Retirar es para indicar cuanto efectivo se va a retirar de Caja Chica. Este monto es según la moneda indicada en "Transferir a".
• Aplicar en Caja es para indicar de que caja se tomará el efectivo, y solo aplica en la modalidad de Cajas y no de Terminales.
• Transferir a nos permite elegir una Cuenta de Caja y Bancos asociada a la Sucursal, y si el perfil es de nivel Contabilidad o superior, directamente a una cuenta de Banco. Aquí hay dos consideraciones importantes:
  • Un usuario de perfil bajo no puede transferir directamente a un Banco, ya que para esto depende de un usuario de nivel contable, o primero hacer la transferencia de Caja Chica a Caja de Sucursal (Caja Fuerte), para luego desde el módulo de Bancos se haga la transferencia desde Caja de Sucursal al Banco.
  • Si elije la opción de "- Sin Transferencia", el usuario estará representando una salida de efectivo por ajuste o por pago de un gasto sin registro contable, o con registro contable pendiente.
• # Referencia es un dato de 20 caracteres para indicar el número de recibo del proveedor, consecutivo de factura u otra referencia a un documento impreso.
• Comentarios es un espacio abierto para anotaciones adicionales por parte del usuario que realiza la operación.

Este módulo también tiene una sección final relacionada con el reporte de Pre-Gastos electrónicos, el cual utiliza SiReTT para identificar la recepción de un documento electrónico con la Sucursal que lo generó. Puede encontrar mayor información en http://foro.sirettonline.net/index.php?/topic/110-preaviso-de-gastos-pre-gastos/

Traslado de Efectivo entre Cajas Chicas

La operación de Traslado de efectivo es más simple y se utiliza en casos en que necesitemos poner efectivo de una Caja Chica en otra, como por ejemplo cuando tenemos que hacer una salida para un pago y una caja chica no es suficiente para esto. Este trámite se realiza en el menú Caja - Traslado. El monto a trasladar va a depender de la cantidad de efectivo que a acumulado la Caja Chica origen.

• El Monto a Transferir sería la cantidad de efectivo, en la moneda base contable del sistema, que vamos a trasladar.
• Tomar de Caja es para indicar de donde tomaremos el Efectivo y solo se muestra en la modalidad de Cajas, no de Terminales.
• Transferir a Caja/Terminal es para indicar el destino donde recaerá el efectivo.
•  # Referencia es un dato de 20 caracteres para indicar el número de recibo del proveedor, consecutivo de factura u otra referencia a un documento impreso. 
• Comentarios es un espacio abierto para anotaciones adicionales por parte del usuario que realiza la operación.

Toda operación de Efectivo de caja imprime un documento para su respectivo control y firma del encargado.

Histórico de Trámites de Caja Chica

Toda operación de Caja Chica genera un registro que se puede consultar en el menú Caja - Histórico.

[AndresJGM]

Caja y Bancos en Sucursal

Para dar un seguimiento correcto al Dinero que genera una Sucursal, es importante considerar la licencia de Caja y Bancos. Esta permite que el dinero de Caja Chica pueda luego ser transferido a Cuentas específicas y controlado por perfiles de mayor nivel.

La sugerencia principal es que por cada Sucursal existan, primero, una Cuenta tipo Caja por cada diferente moneda (Colones, Dólares), y luego una Cuenta para pago de Gastos.

Las cuentas se pueden crear desde el menú Bancos - Cuentas - Botón de Más.

Una vez creadas, se pueden vincular a la Sucursal con el Botón de la puerta que tiene cada Cuenta.

El objetivo es crear una estructura similar a la de la imagen a continuación por cada sucursal, y vincularlas.

Como funcionan estas Cuentas de Caja Fuerte?

• Al realizar un Cierre de Caja, el usuario va a poder transferir efectivo desde su Caja Chica, a las Cuentas de Sucursal, también conocidas como Caja Fuerte. Puede ser que la sucursal tenga realmente una Caja Fuerte, o que esta sea virtual por control, de todas formas este concepto es útil. Este proceso está disponible desde el Cierre de Caja mismo.

• Cada Cierre de Caja se que haga a diario, va a poner acumular más dinero a estas cuentas, hasta el momento en que el Administrador o Dueño del negocio retire los dineros de la Sucursal con los respectivos reportes de Cierres y determine las diferencias.
• Sin necesidad de realizar un Cierre, el usuario podrá retirar efectivo de la Caja Chica y colocarlo en la Caja Fuerte. Esto ya está explicado en la sección anterior.
• El usuario podrá hacer un retiro de dinero de la Cuenta de Caja Fuerte, hacia la Cuenta de Bancaria de la Empresa, representando el depósito de los dineros por las ventas del día. Esto en el menú de Bancos - Retiro.

• Con la herramienta de Caja - Carga, el usuario podría también tomar Efectivo de la Caja Fuerte y trasladarlo de vuelva a la Caja Chica.

• Cuando se den gastos de la Sucursal que aún no han generado un documento de Factura de Proveedor para pagarse y retirar el efectivo, el usuario podrá trasladar efectivo a la cuenta de Gastos, y así poder reflejar su salida en el Cierre de Caja (sin que falte dinero). Luego, el gasto, podrá ser emitido con el Efectivo de esa cuenta. ¿Por qué esta complicación? La razón es simple, hoy día dependemos de la Recepción de un documento electrónico del proveedor y su respectiva aceptación por el Ministerio de Hacienda, y cuando se den estos 2 pasos de forma correcta es que se genera una Factura de Proveedor que podremos pagar. Para hacer este proceso último en orden, debemos utilizar los pasos de Retiro de Efectivo de Caja Chica con Traslado a Cuenta de Gastos de la Sucursal y adicional con los datos del Pre-Gasto.
• Reversar un Error de Depósito o Carga, donde si por error trasladé a una Cuenta pues hago entonces un retiro de vuelva a la cuenta inicial.

Como podemos ver, el usuario podrá tomar dinero de Caja Chica, ponerlo en Caja Fuerte (antes o en el cierre de caja), y luego indicar su depósito al Banco. Y también se podrán hacer retornos de dinero. Solo hay que tener en claro que si voy a trabajar con dinero de Caja Chica, lo hago en el menú Caja, y si voy a trabajar con dineros de Caja Fuerte, lo hago en el menú Bancos.

Depositar en una Cuenta

Los depósitos a una Cuenta se realizan en el menú Bancos - Carga. Esto, obviamente va a hacer una entrada de dinero en la Cuenta indicada. Para un perfil contable o superior, se podrá cargar sin especificar un origen de dinero y a las cuentas vinculadas a la Sucursal o Bancos, mientras que para perfiles inferiores, el usuario tendrá que definir desde donde está tomando el dinero (Cuentas de su Sucursal) y solo podrá hacerlo desde cuentas en su Sucursal.

En la imagen por ejemplo, estoy trasladando 150 dólares de la cuenta de Gastos a la Cuenta de Caja Fuerte en Dólares, suponiendo que al final el dinero del gasto no se utilizó.

• Depositar en indica la cuenta donde va a caer el dinero. Aquí estarán disponibles cuentas vinculadas con la Sucursal y Bancos.
• Monto a Depositar representa el efectivo que se depositará, según la moneda de la cuenta destino.
• Transferir desde es para indicar la cuenta de donde se tomará el efectivo. Si las monedas son diferentes se aplicará el tipo de cambio según la compra. Este parámetro es estricto para perfiles inferiores a Contabilidad y solamente para Cuentas vinculadas a la Sucursal.
• # Referencia es un dato de 20 caracteres para indicar el número de recibo del proveedor, consecutivo de factura u otra referencia a un documento impreso. 
• Comentarios es un espacio abierto para anotaciones adicionales por parte del usuario que realiza la operación.

Retirar de una Cuenta

Los retiros de dinero de una Cuenta los hacemos en el menú Bancos - Retiro. Este proceso restará dinero de la Cuenta indicada. Si nuestro perfil es menor a contabilidad, solo podremos hacer un retiro y cargarlo en otra cuenta de la Sucursal, sin poder trabajar en Bancos, en cuyo caso realmente es 100% realizable el mismo proceso en Retiro o en Carga.

• Retirar de es para indicar la cuenta de donde se tomará el dinero. Este es un parámetro estricto y para perfiles inferiores a contabilidad se mostrarán solamente las cuentas vinculadas con la Sucursal, mientras que contabilidad podrá elegir adicional cuentas bancarias.
• Monto a Retirar es el total de capital que retiraremos en la moneda de la cuenta.
• Transferir a es para indicar el destino. Aquí se mostrarán cuentas vinculadas a la Sucursal y Bancos.
• # Referencia es un dato de 20 caracteres para indicar el número de recibo del proveedor, consecutivo de factura u otra referencia a un documento impreso. 
• Comentarios es un espacio abierto para anotaciones adicionales por parte del usuario que realiza la operación.

Histórico de Movimientos

Toda operación de Caja y Bancos genera registros al Débito o Crédito de cada cuenta, y podremos consultar sus históricos en el menú Bancos - Movimientos.

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Facturas de Proveedor

Cualquier usuario del sistema puede emitir facturas de Proveedor y pagarlas, inclusive aplicarlas al inventario, siempre y cuando esté definido previamente el proveedor por un usuario de perfil Contable o Superior. La guía para crear Compras está en el siguiente documento: http://foro.sirettonline.net/index.php?/topic/35-ordenes-de-compra-y-facturas-de-proveedor/

El proceso de creación de proveedores está explicando en la guía: http://foro.sirettonline.net/index.php?/topic/34-clasificación-y-creación-de-proveedores/

Pero, un proveedor también se puede crear automáticamente desde una recepción de documento electrónico, y por defecto queda asignado para ser manejado por Contabilidad o superior. El encargado de contabilidad de la empresa debe estar atento a estas situaciones y variar el nivel de acceso al proveedor si necesita que el personal de sucursal haga los respectivos pagos desde Caja Chica o Caja Fuerte.

Si un usuario de sucursal hace el reporte de Pre-Gasto según la guía http://foro.sirettonline.net/index.php?/topic/110-preaviso-de-gastos-pre-gastos/ facilitará al personal de Contabilidad a que, a la hora de hacer recepción y aceptación, a que la Factura de Proveedor se asigne directamente a la Sucursal responsable.

Ahora bien, una Factura de Proveedor puede ser localizada y consultada desde el menú Proveeduria - Compras y se hace con la fecha de emisión del documento.

Y podemos abrir el documento dando clic al número. Esto nos mostrará el documento de Compra.

En la imagen podemos ver el saldo de pendiente de pago, y es que toda Factura de Proveedor creada va a quedar pendiente de pago, pues es deber del personal o de contabilidad indicar como se pagó. Para realizar el pago lo hacemos desde la pestaña de Cuenta por Pagar.

Vamos a utilizar el botón de Abonar a Cuenta y a continuación veremos como realizar el abono o cancelación del mismo.

Cuando este pago es en Efectivo, el sistema mostrará las opciones de Retiro de, en donde podemos indicar si el dinero es de Caja Chica, o de las Cajas Fuertes.

El proceso realizará el pago del documento, realizando a su ves una Salida de Efectivo (si es caja chica) o una Transferencia (si es por caja fuerte). Si en algún momento este pago se anula, se creará otro movimiento para reversar la operación en la cuenta.

 

[AndresJGM]

Resumen de Operaciones y Responsables

Teniendo claro el como se administra el dinero en el sistema, los usuarios y personal de contabilidad deben reconocer sus tareas.

Para el Empleado en Tienda

• Hacer una correcta administración del efectivo, y reportar cada traslado que realice con el mismo en Caja Chica y Caja Fuerte, pues estas cuentas son responsabilidad del punto de venta.
• Para el pago de un gasto no electrónico, el usuario de la sucursal podrá crear el Gasto o Factura de Proveedor directamente, y pagarlo.
• Para el pago de un gasto con documento electrónico, el usuario deberá crear el Pre-aviso de Gasto (PreGasto), y luego esperar a que contabilidad o el mismo SiReTT genere la Factura del Proveedor. Todo Pre-Gasto reportado queda en el módulo de Caja - Abiertos, y desaparece de ese módulo cuando ya fue procesada su Factura.
• Reportar depósitos a Cuentas Bancarias y desde la cuenta de Caja Fuerte, una vez que todos los cierres de caja hayan transferidos sus fondos a estas cuentas.
• Reportar entregas de Dinero antes del cierre de caja.

Para el personal Contable

• Creación de Proveedores para los empleados de tienda.
• Recepción de documentos electrónicos y vigilar su aceptación y conversión en Gasto Avanzado o Compra (Automático si se configura así).
• Pago de Facturas de Proveedor desde Bancos o Cuentas principales (Gastos mayoritarios de la empresa)
• Distribución correcta de recepciones a Sucursales, siendo que debería ser automático por el pre-aviso de gasto. (Automático si el usuario reporta).
• Vigilancia de movimientos de cuentas vinculadas a las Sucursales y depósitos. (Auditoria periódica)
• Vigilar el correcto pago de Facturas de Proveedor de la Sucursal y del fondo de la cuenta de Gasto. (Auditoria periódica)
• Diferencias de Dinero desde cierres.
• Cuando se retira dinero de la sucursal de forma manual o por un encargado, se debe realizar la transferencia entre cuentas.