Factura Electrónica de Compra (Régimen Simplificado)

[AndresJGM]

Qué es una Factura Electrónica de Compra?

Algunos gastos de la Empresa se realizan en proveedores que no están en el régimen tradicional y que por ende no emiten Documentos Electrónicos que podamos procesar en recepción para poder confirmar con Hacienda la operación de Gasto e I.V.A.

Cuando una empresa inscrita en régimen tradicional le compra bienes o servicios a régimen simplificado, se ve en la obligación de reportar estas facturas a Hacienda mediante la Factura Electrónica de Compra. Técnicamente, nosotros debemos ingresar el Proveedor y cada línea de detalle de la Factura y luego enviarla a Hacienda.

Requisitos Básicos

1. Registrar el Proveedor de Régimen Simplificado en el Sistema. Los datos estrictos para este serían el Nombre, Tipo de Cédula y Número, Provincia, Cantón, Distrito, Dirección y Nombre Comercial. Si necesita información de como crear un proveedor, puede consultar la guía en http://foro.sirettonline.net/index.php?/topic/34-clasificación-y-creación-de-proveedores/

2. Crear una Orden de Compra y procesarla mínimo como Factura de Compra, con el detalle de los artículos adquiridos si es que son artículos que también vendemos, o pueden utilizar LEC y LES (los códigos con descripción modificable del sistema) para ingresar detalle en el documento que no es parte de nuestro inventario. Los requisitos es que sea Factura de Compra, Nacional, sin Impuestos, emitida en la Sucursal correcta que tenga conexión con la Sociedad que hizo el gasto, y obviamente que no esté vinculada a una recepción. Si necesita información de como crear una orden puede consultar la guía en http://foro.sirettonline.net/index.php?/topic/35-ordenes-de-compra-y-facturas-de-proveedor/

 

Trámite Electrónico

Una vez que ya tengamos la Factura de Proveedor, vamos a ver en la misma el siguiente botón.

Al dar clic en él, vamos a recibir primero una clara advertencia del proceso que vamos a realizar.

Y aquí deseo ser muy claro, ya que por la forma en que el Ministerio de Hacienda desarrolló esto, no hay una forma posible de de anular el documento una vez enviado, por lo que ustedes deben asegurarse de que el monto, detalle y moneda sean correctos.

Al dar aceptar, veremos el simple formulario que pide este proceso.

Solamente debemos elegir la Caja que va a realizar el trámite, muy similar a como lo hacemos con Recepciones y técnicamente casi todo lo relacionado a Ventas. Es necesario que quien emite Facturas Electrónicas de Compra tenga una Caja abierta para realizar la operación, y esto es un requisito de Hacienda, el que el trámite se emita en un punto de venta para que así tome un consecutivo del mismo.

Al proceder con Enviar Documento vamos, al igual que con cualquier otro trámite, a enviar esta Compra al Monitor de Hacienda, en donde se enviará al sistema de Hacienda en los próximos 10 minutos para completar su confirmación.

El estado del documento podemos verlo en la misma Compra, en la sección derecha.

Y por último, en el Buscador de Compras, vamos a observar en los resultados una letra inicial correspondiente al estado electrónico, donde:

• N = No Aplica como Factura Electrónica de Compra.
• P = Procesando
• A = Aceptada
• R = Rechazada