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Contar y Comparar (Licencia)


AndresJGM

Publicaciones recomendadas

Estamos acostumbrados en SiReTT a ajustar las cantidades de una Bodega mediante Entradas y Salidas de mercadería por ajustes. Tenemos claro que si en el sistema hay 10 unidades, y deseamos cambiarlo a 8 unidades, hacemos una salida por 2 unidades.

Pero existen casos en que el administrador o usuario desea igualar múltiples cantidades de diferentes códigos del inventario a valores fijos. En SiReTT y por los controles estrictos que existen a nivel de stock es necesario que siempre exista una Entrada o una Salida que haya variado la cantidad. Para facilitar entonces el trabajo es que existe la licencia de Contar y Comparar.

Para comprender primero la lógica de como funciona esta herramienta, debemos tener en claro que es similar a crear un Ajuste de Inventario, pero lo que vamos a indicar en Cantidad de cada línea de detalle es el Stock físico real del artículo en una Bodega específica.

Iniciamos un Conteo en el menú Bodega - +Conteo.

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Recomendaciones Previas

Pero, antes de proceder, recomiendo mucho que cualquier Pre-Venta de esa bodega sea eliminada, o que al menos se considere que el Conteo va a tomar en cuenta tanto la cantidad actual como la reservada, y que tendríamos que contar también lo que ya se está facturando.

Otra cosa a considerar es que mientras estemos realizando un Conteo no debemos variar las cantidades del stock de los artículos por otras operaciones de inventario, o al menos tener buena comunicación para que si ya yo había contado un artículo, y alguien le dio salida, actualizar el dato de la línea de detalle del conteo.

Por último, recomiendo que el conteo sea seccionado, donde hacemos conteos grupales de solamente ciertos artículos y no de todo el inventario en general. Es mejor todos los días realizar un conteo de pocos artículos, que tomarnos mucho tiempo contando todo.

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De hecho, y basado en el reporte que está en Inventario - Informes - Costo Unitario de Mercadería, deberíamos contar:

  • Una vez a la semana, los artículos de mayor costo por unidad. En el reporte están clasificados con una A. Al ser los de mayor valor, hay que detectar rápido si existen pérdidas.
  • Una vez al mes, los artículos que están clasificados como B.
  • Una vez al año, los artículos que están clasificados como C.

Por ejemplo, una empresa de Celulares debería contar las unidades de teléfonos y repuestos caros como pantallas cada semana, los accesorios de costo medio como baterías y cargadores una vez al mes, y los estuches/cables y otros extras una vez al año.

Los tiempos que sugiero son una referencia solamente, y se pueden ajustar según ya lo decida la empresa. El ejemplo es solamente para aclarar la importancia que hay al contar las cosas respecto a su valor.

También recomiendo, por último, conteos sorpresa, de artículos al azar, para llevar un control estricto con el personal.

Iniciando un Conteo

Una vez que hayamos invocado un conteo en Bodega - +Conteo, vamos a ver la siguiente opción.

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Aquí, nos va a mostrar las Bodegas de la Sucursal actual, y vamos a dar clic en la que vamos a realizar el conteo.

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El siguiente paso, nos permite seleccionar la Familia a Contar, o la opción de Solo Listado. La diferencia entre ambos tipos de conteo son las siguientes:

  • Por familia, el sistema espera que se cuenten TODOS los artículos de la familia indicada (y sus sub-familias). Si por ejemplo estoy contando Marcadores de colores, y no reporte en el conteo el color ROJO, el sistema va a considerar que como no se reportó, no hay, y por ende, si en el SiReTT si hay stock, al finalizar el conteo le hará una salida. Además, el sistema es estricto y no deja que se agreguen líneas de artículos que no corresponden a la familia o sus ramas.
  • Solo listado se limita a verificar los artículos detallados en el documento y nada más. A diferencia del ejemplo del Marcador Rojo, aquí, si no lo reporto pero hay stock, se ignorará, y si más bien quiero reportar que NO HAY, debo agregar la línea al conteo con CERO en cantidad. Aquí se pueden agregar artículos de cualquier familia.

Contando

Trabajar con un conteo es muy sencillo, simplemente y de igual manera que con un Ajuste o una Factura, vamos ingresando códigos, cantidades y, si desean especificarlo, la Ubicación en bodega de cada línea.

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Al incluir líneas en el documento se nos dará un resumen también de la situación.

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Según la muestra, podemos ver que reportamos 27 unidades en la ubicación A01, pero que en Stock hay 26 y 14 reserva, para un total de 40 unidades, y una diferencia de -13 unidades según lo que reportamos.

Si realizamos cambios en el detalle del Conteo, como variar cantidades o ubicación, simplemente hacemos clic en Aplicar Cambios.

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En el ejemplo corregí la cantidad y ahora la diferencia es de CERO. Ese sería el caso ideal, pero la idea es reportar exactamente lo que tenemos en físico. El botón de Limpiar Detalle eliminaría todos los artículos detallados en el conteo, y el botón de la X roja eliminaría solamente la línea correspondiente.

Herramientas Extras

En la pestaña de Herramientas del Conteo tenemos acceso a las siguientes opciones:

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  • Descargar archivo base va a bajar un archivo CSV manejable por Excel con los títulos de las columnas de Código, Parte, Cantidad y Ubicación. Lo ideal sería llenar ese archivo con códigos (o parte, como opción secundaria), Cantidades y ubicaciones para luego importar todo ese documento al conteo y agilizar el proceso.
  • Descargar detalle funciona similar al anterior, solo que descarga también lo que ya está en el documento en proceso.
  • Subir Archivo CSV es para que, una vez preparado el archivo CSV, lo subamos al conteo.
  • Importar Familia llenaría automáticamente el conteo con todos los artículos y sus stocks de la familia asociada al conteo. No aplica para "Solo Listado".

Si en cualquier momento nos salimos del Conteo, podemos regresar al mismo en el menú Bodega - Contando.

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Los conteos se mantendrán allí inclusive después de hayamos terminado y cerrado, con fines informativos para ya decidir cuando borrarlo.

Pre-Informe

Una vez que hayamos completado los artículos que van en el conteo, vamos a dar clic en el botón de Ir a Pre-Informe.

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Este es un informe intermedio entre el conteo y ya su aplicación final, por si deseamos ver que va a suceder, que se va a ajustar y si lo vamos a mantener así.

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  • Imprimir Reporte es recomendado para que el usuario mantenga un respaldo final del proceso.
  • Regresar a Editar nos devolvería al Conteo en modo edición para realizar ajustes.
  • Aplicar y Cerrar sería el paso final para que SiReTT procese el conteo.

El reporte nos muestra cambios a realizar en el stock en la columna de Diferencia, así como cambios de Ubicaciones.

Aplicar y Cerrar

El último paso de este proceso sería el de Aplicar y Cerrar. Aquí SiReTT toma la columna de "Diferencia", agrupa las positivas separadas de las negativas, y en sub-grupos de 250 líneas, creando Pre-Ajustes de entradas y salidas, listos para ir a ser revisados y aplicados.

Para estar claros, al dar clic a Aplicar y Cerrar no afectamos directamente al inventario, solo le indicamos a SiReTT que prepare Pre-Ajustes de acuerdo al conteo, para realizar de forma manual la aplicación de los mismos.

Los Pre-Ajustes los encontramos en el menú Inventario - Ajustando.

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Los documentos que se crean mediante el conteo están clasificados como "Toma Física Asistida". Corresponde abrirlos, y aplicarlos, en donde ya el empresario o empleado decidirán sobre estos, sus razones y regulaciones.

El documento original de Conteo se mantendrá en el menú Bodega - Contando, esto para realizar una comparación final, ya que se supone que luego de terminar el conteo, el Pre-Informe ya no debería dar diferencias. A discreción del usuario, el proceso se puede eliminar o mantener algún tiempo.

Configuración de Conteos

En el menú Sistema - Opciones - Sección 22, podemos modificar los niveles de perfil de usuario requeridos para realizar las 3 operaciones del conteo.

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  • Iniciar y trabajar en el conteo es el permiso para que un empleado básico pueda CONTAR.
  • Ver procesos de otros usuarios le permite a ese perfil meterse en conteos de otras personas.
  • Aplicar Tomas Físicas le permite al usuario realizar el paso final de Aplicar y Cerrar, no así el aplicar los ajustes de inventario, lo cual ya es configurado por Usuario.
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