Facturación Electrónica - Modo Producción

[AndresJGM]

Paso a paso para verificar la configuración de Factura Electrónica en modo Producción

Antes de Iniciar!! Configuración básica del sistema.

Es muy importante, antes de configurar factura electrónica que revisemos la configuración básica del sistema en Sistema - Opciones - Sección 1.

Si bien todo esto debería estar lleno de acuerdo a su negocio, es muy importante el valor de Dirección Web SiReTT. Este parámetro debe llevar la dirección web de su sistema, incluyendo el http:// o https:// y sin agregar un último / al final.

Por ejemplo: https://www.sirettonline.net estaría correcto, pero www.sirettonline.net/ estaría mal ingresado. Este parámetro es requerido no solamente para facturación electrónica y la generación de códigos QR, sino también para temas como envíos de invitaciones a clientes para registrarse en la plataforma.

1. Personas Físicas/Jurídicas

Van a ingresar en el menú Sistema - Sociedades - Empresas y Sociedades y se van a asegurar de que cada Sociedad que utilizan con SiReTT esté creada con el botón del más (+) o editada si ya existe con el botón del lápiz de la persona física/jurídica.

Los parámetros obligatorios a llenar son la Razón Social, la Identificación, el tipo de identificación (Física, Jurídica, DIMEX, NITE) y el correo electrónico, que se supone es el Email donde van a recibir ustedes trámites electrónicos de sus proveedores. También deben colocar el Régimen al que están inscritos en Hacienda.

2. Sucursales

Deben ingresar en el menú Sistema - Sucursales. Allí cada sucursal tiene un Lapiz para editar configuraciones específicas de cada punto.

Aquí se debe llenar la información que está marcada en Rojo*, tanto el nombre Comercial (como es conocido su negocio, rótulos), la Provincia, Ciudad, Distrito y Dirección. Editan y Guardan los cambios.

3. Asignación de Cajas

Van a ir al menú Sistema - Cajas. Se van a asegurar de que cada Caja de cobro, en la columna de Empresa / Sociedad, esté establecida la Razón Social que usa la Caja. Una Caja es la conexión que hay entre Empresas y Sucursales y aquí ustedes van a definir que cajas van a transmitir sus facturas de forma electrónica a hacienda. No es la caja la que manda, es la Empresa y cuando ustedes configuran la empresa con Hacienda, todas las ventas de cada caja asociada a esta empresa van a transmitir.

4. Actualizar Leyenda

En el mismo menú anterior, en Sistema - Cajas, cada Caja tiene el botón de una Impresora con Lápiz, y es allí donde se coloca lo que se imprime de Título, Encabezado y Pie de Página en las Facturas. Deben actualizar la leyenda de Hacienda por: Autorizada mediante resolución No. DGT-R-48-2016 del 7 de octubre del 2016. Pueden dejar cualquier otro texto como en mi configuración, para agradecimientos, garantía, cuentas bancarias. Esto se hace tanto en el Pie de Punto de Venta, como en el Pie para Tamaño Carta.

5. Asignar ID de Sucursal

Una vez terminada la configuración en Cajas, vamos a ir de nuevo a Sistema - Sociedades - Empresas y Sociedades. Cada Sociedad creada tiene un botón de una Flecha Verde, vamos a ingresar a este y debemos asegurarnos que cada Sucursal asociada a la Empresa tenga un ID consecutivo diferente y empezando desde UNO. Editamos y Guardamos.

* Si usan una Sucursal Virtual, como un Agente o Camión, pueden dejar Sucursales con un mismo ID para indicar a hacienda que es el mismo negocio, pero entonces deben marcar la diferencia de ID de Caja/Terminal para evitar que se generen consecutivos iguales.

6. Reiniciar Consecutivos

En el mismo módulo anterior, por cada Empresa en el botón de la Fecha Verde, van a ver el botón Amarillo con la Flecha Redonda/Reloj. Al hacer clic en este botón se van a reiniciar los consecutivos de Facturas, Tiquetes, Notas de Crédito y Recepciones de todas las Cajas/Terminales asociadas a esta empresa.

7. ID de Cajas/Terminales

El Consecutivo de Hacienda se genera con el ID de Sucursal + ID de Terminal + Consecutivo de Caja/Terminal. Si tenemos 2 Cajas con el ID repetido en una misma Empresa y Sucursal, podríamos generar un valor repetido y esto provocaría un rechazo de Trámite Electrónico.

En la Modalidad de Cajas, vamos a ir a Sistema - Cajas y utilizar el botón de la Fecha Verde de cada Caja y vamos a ir asignado este ID de Terminal para cada Caja. Si una misma Caja opera en varias Sucursales a la vez (totalmente válido) entonces en una misma ventana podremos fácilmente asignar este Terminal de forma consecutiva empezando de UNO por Sucursal. Si crearon 2 Cajas de una misma Empresa en una misma Sucursal, entonces deben revisar que tenga un ID de Terminal diferente cada una, como por ejemplo Sucursal 1 - Terminal 1, y Sucursal 1 - Terminal 2.

En la Modalidad de Terminales, vamos a ir a Sistema - Terminales y simplemente llenar de forma correcta el ID de Terminal en un consecutivo empezando de UNO.

En este modo, se ignora el ID Terminal que pongas en la Caja y el que rige es el que se coloque aquí. Pero ojo, es muy importante tener en claro que también se debe crear el Enlace entre Terminales - Cajas, para indicarle al sistema que esa Terminal de Cobro puede facturar en ciertas Cajas, y eso se hace con el botón del Engrane (Conexión entre Terminales - Cajas - Sucursales - Empresas). Es un poco más complejo pero nos permite manipular una Terminal y solo habitar que facture de ciertas sociedades allí. Si una Terminal no tiene Enlaces con Cajas, no podrá facturar. Si el Enlace entre Terminales y Cajas no estaba listo antes de reiniciar consecutivos (Paso 5) lo mejor es repetir el Reinicio.

8. Cuentas de Correo

Esta configuración se realiza en el menú Sistema - Sociedades - Cuentas de Correo. Pueden encontrar una guía separada al respecto en 

Solo deben tener presente Probar la Cuenta de Correo y de Vincularla con las Empresas para permitir su uso.

9. Eliminar Documentos de Prueba - STAG

En caso de haber trabajo en pruebas antes que en producción, deben ir al menú Hacienda - Monitor, y tocar el botón del Basurero. Esto eliminará cualquier documento pendiente que esté en Pruebas.

10. Configuración Electrónica

Por último, van a ir a Sistema - Sociedades - Empresas y Sociedades. Cada Empresa tiene un botón de un Engrane Amarillo. Aquí es donde se configura ya lo relacionado con Hacienda y el ATV, y los 4 valores necesarios para llenar esto se consiguen en esta aplicación web que suelen manejar ustedes o sus contadores.

En el ATV podemos observar las siguientes herramientas

Primero vamos a generar la llave Criptográfica. Simplemente entramos a esa opción, asignamos un PIN (valor de 4 dígitos) a gusto de ustedes, y al aceptar nos va a mostrar un botón de DESCARGAR. Al darle clic nos bajará un archivo con nombre el mismo número de cédula física/jurídica y con extensión p12. En la configuración de SiReTT debemos dar clic en Seleccionar Archivo y elegirlo y en PIN obvio vamos a poner el mismo PIN que ingresamos al crearlo.

Luego vamos a dar clic en Generar contraseña en producción, esto nos llevará a un documento en pantalla con un usuario, que parece más bien un correo con el número de cédula@@prod.comprobanteselectronicos.go.cr y una contraseña formada por puros símbolos. El usuario y clave van respectivamente en sus posiciones en las 2 primeras opciones de la configuración de Factura Electrónica en SiReTT. Aquí suelen equivocarse y poner el usuario y clave del ATV, pero ya están claros que es el usuario y clave de esta sección.

No vamos a tocar la configuración de las URL, solamente es revisar que sean las mismas de la Foto.

En Tipo de Servicio vamos a seleccionar API-PROD para indicar que ya vamos a trabajar en forma de producción.

En Estado vamos a indicar ENCENDIDO y vamos a guardar los cambios. A partir de aquí, cada Trámite de Venta o Devolución será transmitido a Hacienda y se podrá observar su proceso en el menú Hacienda - Monitor, y en caso de Errores o Rechazos podremos mirar la razón en Hacienda - Registro.