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AndresJGM

Facturación Electrónica - Recepción de Documentos

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Parte de las obligaciones de Facturación Electrónica y de los nuevos trámites que tenemos que acostumbrarnos a realizar, es la recepción de archivos de Factura Electrónica de nuestros proveedores y aceptarlos / rechazarlos en SiReTT.

Por que debo procesar también mis compras?

Desconozco la razón, más que un puro formalismo de aceptar lo que estás comprando y poder utilizarlo como un gasto para el pago de impuestos y renta. También supongo que está realizado a las métricas que se puedan aplicar a tu inventario, y detectar posibles fraudes tanto de Proveedores como de Empresarios.

Si tu eres el proveedor, tu cliente deberá confirmar en su plataforma tus facturas. Hacienda creó 3 diferentes opciones para procesar el documento: Aceptar, Rechazar y Aceptación Parcial. Aceptar es muy claro su función, simplemente confirmar. Rechazar es una situación muy rara pues quien rechazaría una Factura? inclusive si el mismo proceso nos exige aceptar las notas de crédito no tendríamos que "rechazar nada". Aún es mucho más raro pensar en "Aceptación Parcial" si realmente es como decir que solo me dejé cierta parte de la factura, pero en ningún momento se indica "que cosas - que monto".

Peor aún, al día de hoy no hay forma de saber si un cliente Aceptó o Rechazó un documento, y simplemente se debe tratar con confianza entre cliente/proveedor.

Para cumplir con la norma simplemente realicemos el proceso de registrar la recepción de documentos electrónicos, tanto de Facturas como de Notas de Crédito que nos emitan.

Como registro una Factura Electrónica de mi Proveedor?

Primero debes tener en claro, que dado los requerimientos de hacienda, esto solo se puede realizar si has abierto Caja/Terminal, y que debes estar en una Sucursal donde hayan cajas vinculadas a la Sociedad receptora del documento.

En el menú Hacienda, encontrarás las herramientas de Reciente, + Recepción, + Múltiple, Abiertas y Finalizada.

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Al igual que en otras secciones de SiReTT:

  • + Recepción: inicia un nuevo documento de recepción. Similar a "Archivo - Nuevo" en cualquier aplicación de Office.
  • + Múltiple: abre un módulo que permite recepción múltiple de documentos, ya sea arrastrando y colocando los XML dentro del área del módulo, o dando clic al mismo para seleccionar archivos.
  • Reciente: visitas el último documento en que hayas estado trabajando que no hay sido aplicado.
  • Abiertas: ves la lista de todos los documentos que no han sido aplicados para poder abrir el que gustes y continuar trabajando con él.
  • Finalizada: abre el último documento que hayas aplicado en modo consulta y no edición.

Clasificar antes de hacer recepción.

Como las recepciones en general traen consigo información de Proveedores y Gastos/Compras, recomiendo por temas de orden primero clasificar los Gastos del sistema y así facilitar el reconocimiento de que es cada recepción que realizo.

En el menú Conta - Configuración - Clasificación de Gastos puedes tanto modificar las clasificaciones actuales, como crear una nueva en la última línea. Al guardar los cambios, se creará la nueva línea y adicional se mostrará nuevamente el módulo para poder seguir creando aún más clasificaciones.

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Esta clasificación de Gastos nos va a permitir luego, al consultar el reporte de Análisis Financiero o de Gastos, ver los totales generados por cada documento. En las recepciones nos ayudará también, al procesarla como un Gasto o Compra, a tener ya previamente todo bien clasificado.

Que archivo de los que recibo debo procesar?

Al recibir un correo de Factura Electrónica, debes seleccionar el archivo XML de la Factura o Nota de Crédito/Débito como tal. Como lo reconoces? Bueno, suele ser el segundo archivo (aunque puede variar entre programas), ignoras el PDF y el XML que dice Reply o Respuesta. De todas formas si subes el XML incorrecto, el sistema te dirá que no pudo procesarlo, y de inmediato intentas con el otro.

Extrae este archivo de tu Correo y guárdalo en una dirección conocida en tu PC. Vas a ir a Hacienda - + Recepción y en la ventana que se abre vas a seleccionar el archivo de tu equipo.

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Luego vas a clasificar el documento en el tipo de Gasto, y vas a dar clic al Disco para que SiReTT interprete el contenido del documento y llene la mayoría de la información del documento en el paso final antes de aceptar y enviar al Ministerio de Hacienda.

Al subir una recepción puede suceder que el sistema te diga que ya se encuentra un documento con la misma clave. Esto puede suceder por dos razones, la primera es que ya lo habías subido pero no has completado el formulario, por lo que el documento estaría en Hacienda - Abiertas. La otra razón es que ya lo hayas subido y se encuentre en proceso de envío a hacienda o ya haya sido aceptado. Solamente podrías volver a subir un documento electrónico si anteriormente fue rechazado, para "volver a intentar".

Otro conocido fallo es que el SiReTT te diga que el Receptor no está registrado en SiReTT. Esto suele suceder porque la Factura o Tiquete Electrónico que te emitieron no trae la Cédula Física/Jurídica de tu negocio, en cuyo caso debes solicitar a tu proveedor que te haga nuevamente el documento.

Formulario de Recepción de Documento

Una vez subidos los archivos de Recepción al sistema, debemos ir al siguiente paso que sería llenar el formulario. Todas las recepciones que han sido subidas al sistema pero no han terminado su formulario quedan en el módulo de Hacienda - Abiertas.

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Desde este módulo podemos Abrir el formulario, o eliminar la recepción para no enviarla al Ministerio.

Al abrir la recepción nos encontraremos con el Formulario de Recepción.

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  • La primer sección nos muestra los datos del emisor, tipo de documento, y totales incluidos en el mismo. También, la pestaña de Detalle de Documento electrónico nos muestra los datos de Mercancías o Servicios que se incluyen en el documento, con el fin de facilitar su identificación.
  • La segunda sección se refiere al Receptor del Documento, los totales del documento en la Moneda Colón y como aplicará este documento en los datos de la empresa.
    • Aquí podemos volver a establecer la Clasificación del Gasto, en caso de que al momento de subir el archivo no se haya colocado bien. La opción de Gasto Distribuido aplica solamente para Empresas que tiene múltiples sucursales y para Gastos (no compras de mercadería para la venta), y le indica a SiReTT que, de crearse un Gasto desde esta recepción, sea considerado un gasto para todas las sucursales, proporcional a las ventas de cada una.
    • Las siguientes 4 opciones solo permiten establecer una a la vez y se refieren a que deseamos hacer cuando la recepción sea aceptada por el ministerio de hacienda en caso de ser una Factura o Tiquete. Gasto Avanzado le indica al sistema que el documento va a pasar a ser una Factura de Proveedor por un servicio que recibió, Compra Estándar y Compra Gemela le indican al Sistema que se debe crear una Orden de Compra en modo Edición (Proveeduría - Abiertas) para poder revisar los artículos y luego aplicarlos al inventario. Estándar es para compras de proveedores habituales donde el sistema va a aplicar la detección de Códigos contra nuestra Inventario, mientras que Gemela aplica cuando es una venta interna entre sociedades y se van a utilizar los mismos códigos de artículos.
    • Para las 3 opciones anteriores, el sistema va a detectar el proveedor o crearlo si no existe (utilizando la identificación).
    • La cuarta opción de No hacer nada... simplemente va a dejar el documento recepcionado pero no va a crear ningún documento contable.
  • La tercera sección nos muestra la información detallada de las diferentes tarifas de impuestos que se detallan en el documento electrónico, con sus respectivos totales en colones. Adicional aquí SiReTT hace una sugerencia de I.V.A a acreditarse basada en la proporcionalidad que se estableció en el módulo de Hacienda - Prorrata.
  • La cuarta sección es relacionada con la aceptación del Documento y los datos que debemos enviar al Ministerio.
    • Aplicar en Caja es para determinar la Caja en donde vamos a aplicar este documento, es un requisito que las recepciones se hagan desde una Caja para poder establecer consecutivos. Adicional la Caja debe ser de la misma Empresa del receptor.
    • Mensaje tiene 3 opciones y es para indicarle al Ministerio de Hacienda que vamos a hacer con el Documento. Aceptarlo, Aceptarlo Parcialmente o Rechazarlo. La lógica de esto para mi está en el limbo, porque siempre vamos a querer Aceptar lo que nos envían, y se supone que Aceptado Parcial es para caso en que parte de la factura le van a hacer nota de crédito (devoluciones, cambios de precios), pero esto suele siempre darse a Futuro, pues no se si 2 meses después me van a tener que hacer una NC por devolución, y aceptar la Nota de Crédito es simplemente lo mismo ya que no hay incertidumbre de Valores. Rechazado para mi es un formalismo de decir "ESTO NO ES MIO", pero sería lo mismo simplemente no hacer recepción. Mi consejo general es simplemente Aceptado.
    • Mensaje (opcional) es por si queremos enviarle algún texto al Ministerio de Hacienda explicando algo sobre la recepción (estoy seguro que nadie lo va a leer).
    • Condición del I.V.A y los últimos dos espacios los explicaré a continuación.

Condición del I.V.A

Este espacio del formulario es de uso Contable, o de una persona con conocimientos. Nos ofrece 5 diferentes opciones que explicaré a continuación.

  • 01. Genera Crédito I.V.A
    Se utiliza para indicarle a Hacienda que este documento está asociado directamente al área de compra de bienes/servicios para ser revendidos, y que el Total de I.V.A va a ser utilizado como crédito. Aplica también para Gastos cuando estos van a aplicar el Total del I.V.A, ya sea porque tu actividad económica lo permite o porque puedes asociar el Gasto directamente a una Actividad de la misma tarifa de impuesto. Esta es la opción estándar para empresas que todo lo venden al 13%.
  • 02. Genera Crédito Parcial del I.V.A
    Le indica al Ministerio que este documento va a aplicar parcialmente al I.V.A. Un ejemplo es cuando tu actividad económica factura a una Tarifa del 2% y compra un equipo al 13%, por lo que solo podría utilizar el 2% y el restante 11% tendría que asumirlo como Gasto. Este sería el parámetro para aplicar el prorrateo con la recepción misma.
  • 03. Bienes de Capital
    Le indica al Ministerio que este documento esta relacionado a bienes para la producción o fabricación como equipo o inmuebles, pero que no son parte del producto final.
  • 04. Gasto Corriente no Genera Crédito
    Le indica al Ministerio que este documento va a aplicar en su totalidad como un Gasto y no al crédito I.V.A, por lo que solamente va a ser considerado para la Renta. Por ejemplo, las facturas por Transporte, Hospedaje, Alimentos, que no pueden aplicar al crédito I.V.A.
  • 05. Proporcionalidad
    Es la opción fácil de indicarle al Ministerio que aún no se como se va a aplicar el Crédito I.V.A o Gasto de este documento, y que se realizará con la declaración mensual.

Para todas las opciones anteriores van a notar que los valores de IVA Acreditado y Gasto Aplicable cambian automáticamente de acuerdo a cada explicación, pero que para la opción de 02 y 03 nos permite modificar sus valores, pues es donde se supone puede aplicar el Prorrateo o el Contador hacer sus decisiones.

Completar Recepción

Al finalizar el formulario vamos a dar clic en el botón de Completar Recepción. Esto dejará en cola el documento para que en aproximadamente 10 minutos, se complete su proceso con Hacienda y podamos ver en el módulo de Hacienda - Recepciones si fue aceptado o rechazado.

Estoy obligado a realizar este proceso?

Hacienda anunció MULTAS para quien no reporte sus compras. Esto ya no cae en la responsabilidad del Emisor de la Factura Electrónica así que no te pueden multar a ti si no reportan tus facturas.

Tienen hasta 8 días hábiles del mes siguiente a la fecha de emisión del documento para reportar sus Facturas Electrónicas. Recuerde que se deben recepcionar Facturas y también sus respectivas Notas de Crédito y Débito.

Debo exigir Factura Electrónica?

Me parece interesante que hoy día algunas empresas entregan facturas no electrónicas, aún cuando en el mismo documento se puede observar que su cédula jurídica ya lo exige. Creo que sería un problema para un proveedor al presentarlo en la D151 que no tenga trámites electrónicos y aún así sea reportado por otros.

Yo ya empezaría a exigir factura electrónica, siempre y cuando la cédula jurídica de la empresa que me facture ya debiese estar realizando estos trámites, pues es muy probable que heredes parte del problema.

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Búsqueda y Reporte de Recepciones

En el menú Hacienda van a encontrar el buscador de Recepciones.

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Aquí podrán ver el reporte global por rango de fechas, el cual es por Emisión y no por Recepción. Deben tener en claro que si el día de hoy hago una recepción a un documento emitido el mes pasado, aparecerá en la consulta del mes pasado y no de hoy.

La columna de Tipo nos indica si es una FACtura, TIQuete, Nota CRedito o Nota DEbito.

Vínculo nos indica si la Recepción está asociada a un Gasto o una Compra o Factura de Proveedor en el sistema. Lo ideal es que todas las recepciones de Factura y Tiquete lo estén, pues así sabremos que pasaron al módulo de proveedores.

Desde este módulo, al dar clic a la Clave, podemos abrir la recepción para consultar los mismos datos de cuando llenamos el formulario.

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Si el documento es de Factura y ya fue aceptado por el Ministerio de Hacienda, podemos tener acceso a las opciones de Crear Gasto Simple, que envía el documento a simplemente un Pago directo por Gasto en el sistema por el total incluyendo impuestos (un registro rápido informal de un gasto que no aplica a crédito I.V.A). También las mismas 3 opciones explicadas anteriormente de Gasto Avanzado, Compra Estándar y Compra Gemela.

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Cambiar una Recepción a otra Sucursal

Los procesos automáticos de Recepción de documentos (Puerto SiReTT y SiReTT Mailer) suelen colocar todos los registros en la sucursal predeterminada de recepción según la configuración del sistema.

Siempre es posible que no exista una Caja disponible para la sociedad en la sucursal y que el documento deba ser trasladado a la sucursal correspondiente.

Para realizar esto, simplemente abrimos la recepción e ingresamos a la pestaña de Detalle de Documento Electrónico.

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Desde esta parte podemos cambiar la sucursal y trasladarla a otro responsable que haga su aplicación.

También es posible migrar recepciones de otras sucursales a mi sucursal actual, esto se hace desde el módulo de Hacienda - Abiertas.

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El botón de la flecha azul importaría inmediatamente esas recepciones a mi sucursal para poder trabajar en ellas y aplicar su formulario.

Herramientas de Auto Recepción

SiReTT cuenta actualmente con dos herramientas para recibir automáticamente los archivos electrónicos del proveedor. Las puede consultar en los siguientes links.

 

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Modificar una Recepción ya enviada a Hacienda

Ahora es posible modificar una recepción enviada y procesada por el ministerio de Hacienda, esto en los casos en que el cliente necesite variar algún dato en el formulario. De acuerdo a la Ley, uno puede volver a enviar una recepción pero con un consecutivo nuevo para realizar este trámite.

Abra la recepción que desea modificar y utilice el botón de Modificar y Reenviar.

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Se volverá a enviar la recepción al formulario para realizar cambios y volver a subirla a Hacienda. Si se cancela esta recepción, volverá a su estado anterior en lugar de ser eliminada. Tampoco se eliminarán vínculos con Compras o Gastos ya creados.

Se supone, según la normativa, que un cliente que pida Nota de Crédito sobre una Factura, deberá cambiar el mensaje de recepción de Aceptado a Aceptado Parcialmente, o inclusive rechazado si la devolución es total, pero esto no está funcionando de forma estricta para el proveedor, quien podrá hacer Notas de Crédito aún si el cliente no ha hecho este proceso.

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Aceptación Múltiple de Recepciones

Existen dos formas de hacer una recepción múltiple, pero primero debemos tener claro que lo ideal es que todos los documentos apliquen a un mismo concepto final de Gasto Avanzado o Compra, pues esto se aplicará para todos los documentos.

El primer método es por proveedor, y lo que sucede es que cuando abrimos una Recepción, de múltiples de un mismo proveedor, nos aparece una pestaña en la recepción para realizar el proceso múltiple.

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De igual forma que un formulario simple, simplemente establecemos los valores de la respuesta que enviaremos a hacienda y luego damos clic en "Completar Recepción". Esto aplicará el mismo formulario para TODOS los documentos en la lista.

La otra opción permite completar las recepciones de una Sucursal, sin importar proveedores. Este proceso recomiendo utilizarlo solo si todos los documentos que quedan son Gasto Avanzado o Compra. Si por ejemplo, en las recepciones se combinan Gastos con Compras, lo mejor es primero procesar las compras y ya luego hacer un proceso múltiple de todos los Gastos.

Vamos a ir al menú Hacienda - Abiertas, y en la parte del título de los documentos de nuestra sucursal vamos a encontrar el botón de Recepción Múltiple.

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Aquí, el formulario es inteligente y muestra solo las recepciones de la Sociedad/Empresa vinculada con la Caja seleccionada, es por esto que la opción de Caja es la primera de la lista. Si cambiamos de caja y es de otra Sociedad, se cargarán los documentos aplicables.

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Simplemente llenamos el formulario y Completamos Recepción.

Para toda recepción múltiple, las condiciones de I.V.A están limitadas a las que aplican de forma múltiple.

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