Distribuciones (Licencia)

[AndresJGM]

¿Que es una Distribución?

Es un proceso asistido por SiReTT, el cual permite que desde un punto de distribución, se creen múltiples pedidos de mercadería a diferentes sucursales, indicando cuantas unidades se van a enviar a cada punto de cada artículo.

Pero entonces, ¿en qué se diferencia de un pedido?

• Un pedido se crea desde la sucursal que necesita, hacia la sucursal que le va a enviar, y solo se maneja un punto contra el distribuidor.
• Una distribución se crea desde el punto que tiene la mercadería, y hacia múltiples puntos que la van a necesitar.
• Adicional, la Distribución utiliza la información de Cálculo de Distribución para mostrarnos estadísticas de ventas, mínimos, máximos y necesidad de los puntos.

Herramientas del Menú para Distribuciones

Las opciones para trabajar con distribuciones se encuentran en el menú de Bodega y son las siguientes:

• +Distribución: para iniciar un proceso de distribución nuevo.
• Distribuyendo: para ver las distribuciones en proceso que no han sido finalizadas.

Requisitos Previos

Antes de iniciar un proceso de Distribución, debemos definir una Lista de Consulta con los artículos que vamos a distribuir. Por que? la distribución debe estar definida respecto a que cosas vamos a distribuir, para evitar tener que procesar la totalidad del inventario.

Puede encontrar información al respecto en la guía correspondiente:

Tiempos de Reposición y Arribo

Es importante que para cada sucursal estén establecidos los tiempos de Reposición y Arribo antes de iniciar la distribución ya que estos afectan las estadísticas de mínimos y máximos. Esto se realiza en el menú Sistema - Sucursales, donde cada sucursal tiene los espacios para estos datos.

El Tiempo de Reposición afecta el máximo, y se refiere a cada cuantos días el empresario pretende hacer envíos para reposición de mercadería para volver a surtir al Máximo.

Tiempo de Arribo afecta el mínimo, y se refiere a cuantos días tarda un pedido ya realizado, en ser entregado a la sucursal e inclusive en ya estar listo para la venta.

También es importante configurar la fórmula para utilizar en el cálculo de Máximos. Esto se hace en Sistema - Opciones - Sección 15.

Según el periodo de ventas indicado al iniciar la distribución, SiReTT determina los días de actividad de ventas reales dentro de ese periodo (para evitar que las estadísticas se afecten por días en que no se abrió), así como las unidades vendidas menos las vueltas del punto. Esto va a crear un Total de unidades vendidas en cierta cantidad de días, y su división crea el consumo promedio diario, el cual se indica como C.p.

C.p = Venta / Días.

Por otra parte, el consumo máximo o CMX de un periodo de días se determina por la mejor venta que se dio en un día de ese artículo. Si por ejemplo se venden 1 o 2 unidades por día, el máximo sería de 2 para el periodo. Pero si en ese mismo ritmo, un día se vendieron 10, pues el máximo pasará a ser 10.

CMX = Mejor cantidad de unidades vendidas en un día, en todos los días del periodo.

Conociendo esto, y de acuerdo a la configuración del sistema:

Si utiliza Consumo Promedio:

Existencia Mínima = C.p x Tiempo de Arribo.
Existencia Máxima = Existencia Mínima + ( C.p x Tiempo de Reposición ).

Si utiliza Consumo Máximo:

Existencia Mínima = CMX x Tiempo de Arribo.
Existencia Máxima = Existencia Mínima + ( CMX x Tiempo de Reposición ).

El C.p se puede utilizar para negocios pequeños detallistas para no inflar el inventario, mientras que CMX lo pueden utilizar grandes detallistas, mayoristas o almacenes.

Es importante conocer que el CMX puede tener "picos" en las ventas por situaciones especiales, como por ejemplo que un artículo que venda muy mal, tenga una super venta y ya eso nos podría afectar pedidos y compras. También, que se suele tener la mala costumbre de decir que solo voy a poner una unidad de un artículo por punto, porque solo vende una unidad, ya que no le das apertura a mayor medición por solo tener esa unidad.

Creando una Distribución

Para iniciar una nueva distribución, vaya al menú Bodega - +Distribución. El asistente le solicitará los siguientes datos.

• En Descripción vamos a colocar un nombre para el proyecto de distribución. Simplemente se utiliza para reconocerlo mientras estemos trabajando con él.
• Lista de Consulta es donde vamos a seleccionar la lista con la que vamos a trabajar, para determinar los artículos a distribuir. Sería muy fácil por ejemplo, convertir una nueva compra en lista de consulta y luego venir a distribución para preparar los pedidos.
• Estudio del y Al se utiliza para determinar el rango de fechas de donde vamos a evaluar las ventas de las sucursales para así determinar mínimos, máximos, consumo promedio, y así necesidad o exceso de stock. El periodo de estudio es importante y la decisión debe ser tomada de acuerdo a una observación previa del aumento/disminución de ventas mes a mes, o de periodos de años pasados (por ejemplo Navidad).
• En Para Sucursales, vamos a marcar los puntos a donde vamos a enviar mercadería. Por defecto se marcan todos los puntos.

Panel de Trabajo de Distribución

Una vez iniciada la distribución o al visitarla desde el panel de Bodega - Distribuyendo, podemos ver el siguiente módulo.

La primer sección nos muestra los parámetros que se establecieron con la creación de la distribución, y las sucursales de destino de la misma.

La primer pestaña de Distribución me muestra el primer, o siguiente artículo que no ha sido procesado en la distribución así como sus estadísticas para tomar decisiones.

Aquí, nos muestra el artículo que estamos trabajando, el número verde grande muestra el STOCK actual del punto. La lista que le continua muestra primero la Sucursal que distribuye y sus estadísticas, luego le continúan los distintos destinos de distribución.

Las columnas informativas muestran:

• TR/TA corresponde a la configuración de Tiempo de Reposición y Tiempo de Arribo del punto.
• Mínimo es el cálculo automático del stock mínimo de la sucursal, el inventario de seguridad.
• Stock muestra la existencia actual de cada sucursal.
• Tránsito muestra el stock que va en camino a cada sucursal por paquetes.
• Máximo es el cálculo automático del stock máximo del punto de venta.
• Ordenado es el inventario comprometido en pedidos web de clientes o por ordenes de pedido creadas.
• Ventas es la información de unidades totales vendidas según el periodo de estudio.
• C.p es el consumo promedio diario del punto, el cual, como expliqué arriba, es las unidades vendidas dividido entre los días de ventas.
• Pedido es el dato de cuantas unidades ya la sucursal ha pedido de ese artículo en general a otros puntos o al mismo distribuidor, y que está esperando que le despachen.
• Prepara muestra las unidades que ya se están alistando, por la herramienta de Pre-Venta a Paquete, para despachar pedidos a otras sucursales.
• Exceso o Faltan, mediante cálculo automático, indica si al final de todos los datos, la Sucursal tiene de sobra o más bien necesita stock.
• Final, es una columna para que el encargado de la distribución indique cuantas unidades le va a asignar a cada punto.

Una vez que se hayan indicado las unidades para distribuir se debe presionar el botón de Guardar azul. 

El sistema guardará la información para cada pre-pedido, marcará el artículo como distribuido y pasará al siguiente de la lista. Esta lista la podemos observar, el como vamos progresando, en la pestaña de Detalle de artículos.

La lista de artículos nos va indicando cuales ya han sido distribuidas y cuales están pendientes. Además esta lista nos permite las siguientes operaciones:

 Nos permite reversar la distribución hecha de ese artículo, para volver a procesarla en Distribución.

 Nos permite ir a distribuir directamente ese artículo en la pestaña de Distribución, una forma de distribuir dando saltos o artículos específicos.

 Elimina el artículo de la distribución, así como cualquier distribución que hayamos hecho del mismo.

La última pestaña de Pre-pedidos nos muestra un resumen de como va progresando la distribución para cada sucursal, cantidad de líneas y piezas que se han asignado a cada punto.

Finalizando la distribución

Una vez terminada la distribución vamos a dar clic en Finalizar Distribución.

Esto va a terminar el proceso, inclusive sin importar que no se hayan procesado todos los artículos, basta con que uno se haya distribuido. De acuerdo a la configuración del sistema, se van a crear Pedidos desde cada sucursal al punto donde se hizo la distribución, o, si la Sucursal tiene un Cliente base configurado, se crearía una orden de pedido.

El como se manejen los pedidos ya dependerá del personal y de las guías de pedidos y ajustes.