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Características SiReTT Online

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¿Qué es SiReTT Online?

Es un sistema E.R.P (sistema de planificación de recursos empresariales), que permite de forma sencilla administrar los temas de Inventario, Compras, Atención al Cliente y Ventas, Portal Web para Clientes, Fabricación, Distribución, Finanzas y Asesor Contable, Garantías y Taller, Proyectos, Estadísticas  e Informes en general.

Mediante el uso de servidores potentes y programación optimizada, un solo sistema puede administrar redes de más de 30 sucursales y múltiples operaciones y transacciones por hora, a la mano de información actualizada en vivo, pues, a diferencia de otros sistemas, SiReTT no requiere sincronizar datos entre sucursales, y con el Internet de hoy día, simplemente se puede utilizar a toda hora, en toda ubicación.

Estructura Principal

El sistema está integrado primero por Sociedades, que son cada persona física / jurídica que se va a administrar. Cada sociedad es dueña de sus propias ventas, compras, costos, gastos, cuentas bancarias y de efectivo, trámites electrónicos, así como informes en general.

Le sigue las Sucursales, que en el sistema indican cada punto de venta físico o virtual que la empresa va a utilizar. Cada sucursal controla por separado sus propios inventarios, tránsito de mercadería, pedidos, ordenes de compra de clientes, caja y manejo de efectivo, usuarios que pueden ingresar y controles de garantía y reparaciones de taller.

Para controlar inventarios y existencias específicas, existen las Bodegas. Estas pertenecen a las Sucursales y se pueden crear ilimitadas bodegas por punto de venta. Cada bodega pertenece a una Sociedad, para así controlar inventarios por empresa.

Ahora, ninguna sociedad es dueña estricta de una sucursal, sino que el vínculo entre una Sucursal y una Sociedad se establece por una Caja. Las cajas entonces indican que una sociedad puede manejar trámites contables en una sucursal, emitiendo ventas y cobros a clientes. Esto permite, por ejemplo, que una sucursal tenga una caja para cada diferente sociedad que se desea que facture en ese punto.

Una Bodega pertenece a una Sucursal y a una Sociedad.

Una Caja pertenece a una Sociedad, pero se puede conectar con múltiples sucursales.

Luego, se definen las Impresoras. Estas están establecidas directamente en SiReTT, conectando el sistema con cada impresora de Punto de Venta que va a imprimir. Es un tipo de "Impresión en la Nube" donde, mediante la aplicación PrintQueue (que puede encontrar en este foro), el sistema envía impresiones desde cualquier ubicación a cualquier impresora. Esto permite, por ejemplo, que desde la Sucursal A se envíe a imprimir una Nota de Crédito para un cliente, a la Sucursal Z. También, que desde una Tablet que se usa en camión de Ruta, se envíe una factura a la Bodega.

Existen los Usuarios como en todo sistema, y en SiReTT existen exactamente seis perfiles:

  • Recepción para vendedores y personas que atienden al cliente final.
  • Técnico para el usuario que se encarga de validar y realizar reparaciones de garantías y solicitar repuestos.
  • Supervisor que se considera el administrador de la sucursal, persona de confianza que puede recibir o enviar mercadería, realizar pedidos, anular pagos del día y en general, validar y aprobar trámites especiales de los perfiles anteriores.
  • Contabilidad un perfil con acceso a información financiera de periodos abiertos y a la sección contable del sistema.
  • Bodega considerado el sub-administrador del sistema, quien ya puede ver costos de mercadería y tiene el poder de realizar todas las operaciones de los perfiles anteriores, con excepción de tocar la configuración del sistema y los usuarios.
  • Administrador que es el perfil máximo de la plataforma, con poderes absolutos y con acceso ilimitado a sucursales.

Los usuarios tienen el acceso controlado a cada sucursal por un permiso de acceso, el único perfil que ignora este límite es Administrador. También, se pueden establecer límites de acceso a módulos, cajas, bodegas y terminales.

Por último, existen de forma opcional las Terminales. En SiReTT, se crean terminales por sucursal para indicarle al sistema que se trabaja con múltiples puntos de cobro o "filas", estilo supermercado. A cada terminal se le permite utilizar la o las Cajas que estén disponibles en la sucursal.

Características de Software

SiReTT está desarrollado en PHP y es compatible con la última versión 7.3. A nivel de servidor se ejecuta mediante Apache y con base de datos MariaDB. A nivel de cliente se utiliza por medio de navegadores web modernos y estables como Chrome, Mozilla, Edge, Chromium (Linux) o Safari (Mac) y utiliza características de HTML 5, CSS y Javascript.

A nivel de servidor, trabajamos en Datacenters que se ubican en U.S.A y Canadá. Contamos con una red de diferentes equipos de múltiples procesadores, discos duros en estado sólido y el suficiente RAM para ejecutar una diferente cantidad de empresas por servidor. De acuerdo al paquete que el cliente requiera, manejamos servidores para clientes pequeños (hasta 50 empresas por servidor), medianos (hasta 25 empresas por servidor), grandes (10 clientes por servidor), y servidores dedicados exclusivos para clientes gigantes. El tamaño del cliente se define por una evaluación de parte de nuestro personal, donde no solo cuenta la cantidad de sucursales, sino de empleados, visitantes web al sistema y carga de operación.

Se utiliza Cloud Linux sobre CentOS 7 para poder controlar y establecer límites de uso de recursos por sistema, evitando que un cliente aplaste al resto durante operaciones pesadas.

Seguridad de Datos

Tenemos ya más de 10 años de trabajar con el Datacenter y su personal, donde contamos con soporte directo y rápido y beneficios como FireWall, protección DDoS y mantenimiento a equipos. La empresa cumple con todos los altos estándares y cuenta con certificación ISO para ofrecer este tipo de servicios y garantizar un "UpTime" del 99%.

Monitoreo de servidores las 24 horas del día, todos los días, con atención directa desde Costa Rica para solución de problemas menores y medios, y con soporte directo del Datacenter en tiempos de respuesta de 1 a 5 horas para casos de emergencia.

Cada servidor cuenta con una estructura RAID de discos duros para contar con respaldo directo, con discos duros alternos para respaldos nocturnos que se realizan de forma automática todos los días a las 3 a.m. Cada respaldo es enviado como copia de seguridad a un servidor vecino.

El sistema cuenta con una herramienta para descargar el respaldo de la base de datos cuando el cliente lo considere necesario.

En casos de emergencia, el Datacenter también tiene la capacidad de iniciar Linux en modo emergencia para poder ingresar al disco duro y extraer la información necesaria. Contamos con conocimiento en restauración de Bases de Datos desde los archivos base.

"A diferencia de un servidor local en la empresa con los problemas conocidos de electricidad e internet que pueden existir en el país, nuestros técnicos están disponibles de forma inmediata y pueden solucionar problemas inclusive antes de que nuestro cliente los note".

 

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Configuración Principal

  • Conectividad con el Registro para obtención de datos de Clientes y Empresas mediante cédula.
  • Conectividad con Facebook.
  • Soporte Multimoneda. Se debe establecer la moneda base del sistema la cual define los costos de inventario y utilidades.
  • Conectividad con BCCR para actualización automática de tipos de cambio de CRC, USD, EUR y CNY.
  • Conectividad con www.sms506.com para envio de notificaciones por mensajes de Texto a clientes.
  • Soporte de impresión de Etiquetas de Precios y Códigos de Barra.
  • Conectividad con Correo Electrónico para invitación automática de nuevos clientes a crear cuenta web y utilizar la Tienda en Línea.
  • Conectividad con PrintNode (servicio pagado a proveedor externo) para impresión en la nube (Windows, MAC, Linux).
  • Conectividad con PrintQueue (desarrollo propio) para impresión en la nube (Windows solamente).
  • Conectividad con Android para impresión a impresoras BlueTooth (POS Printer Driver)
  • Cálculo de comisión por precio final, precio bruto o por utilidad.

Empresas y Sociedades

  • Registro de diferentes personas Físicas o Jurídicas que serán administradas en el sistema.
  • Conectividad con el Ministerio de Hacienda para la emisión y recepción de documentos electrónicos XML.
  • Conectividad con TICA para facturación en Golfito.
  • Soporte para sociedades del Régimen Simplificado.
  • Sociedad de control para trámites internos como Cuentas por Cobrar o Pagar antiguas y del personal.
  • Conectividad con múltiples cuentas de correo externas para envío y descarga automática de XML de proveedores.

Inventarios

  • Generación automática de códigos basado en Familia y Sub-Familias.
  • Código GTIN (Global Trade Item Number) por artículo, adjunto a los documentos electrónicos para casos especiales de proveedores a clientes con este requerimiento.
  • Descripción de hasta 200 caracteres. Soporte para imprimir solamente N número de palabras de la descripción en documentos de ventas.
  • Árbol ilimitado de Familias, tanto en cantidad como en profundidad (ramas). Cada familia maneja un prefijo que al final define el código automático del artículo.
  • Inventarios Físicos (consumibles) y Servicios (stock en 0 pero siempre se puede vender)
  • Requisitos de Hacienda (código de producto, unidad de medida, partida arancelaria).
  • Soporte para todos los I.V.A definidos por el Ministerio de Hacienda de Costa Rica (General, Reducido, Transitorio, Exento, Cálculo Especial y Bienes Usados).
  • Hasta 14 diferentes listas de precios, cada una con una completa estructura de configuraciones:
    • Precio Fijo o por Porcentaje de Utilidad.
    • Fecha de Vencimiento del Precio.
    • Mínimo de unidades para facturar.
    • Tipo de Descuento (por artículo, por familia, por cliente o por usuario, o combinaciones de los mismos).
    • Descuento Mínimo estándar para todo usuario.
    • Descuento Máximo permitido para usuarios con este permiso.
    • Descuento Ilimitado para usuarios con el permiso.
    • Descuento por Volumen a facturar.
    • Porcentaje de Puntos de Regalo.
    • Porcentaje de Comisión.
  • Información Electrónica (marca, modelo, serie, garantía, número de parte).
  • Control de series electrónicas.
  • Proveedor y diferentes Costos (último, promedio, FOB, CIF, ajuste manual).
  • Ventas por Unidad o Decimal (de uno a tres).
  • Peso, Dimensiones y detalle de empaque.
  • Artículos públicos (visibles hasta por clientes que visitan la web), privados (solo por empleados) y destacados (en la portada del sistema).
  • Agrupaciones adicionales como Temporada, Departamento y Temas.

Catálogo del Inventario

  • Módulo de exploración y consulta de inventarios con múltiples filtros.
  • Navegador del inventario mediante el catálogo, con información actualizada y total del producto en una interfaz amigable.
  • Herramientas para enviar directamente el artículo consultado a una Factura, Proforma, Ajuste, Pedido o Compra.
  • Impresión de Etiquetas de Precios y Códigos.
  • Consulta de Pendientes por Pedidos de clientes.
  • Consulta del Top de clientes consumidores del artículo.
  • Recolección y consulta de evaluación del artículo de una a cinco estrellas por parte de clientes y empleados.
  • Detalle total de existencias en todas las posibles ubicaciones.
  • Clasificación actual del artículo de acuerdo a los análisis de pareto (Valor, Inversión, Consumo y Utilidad).
  • Detalle de compra y venta de los últimos 20 meses.
  • Consulta de vinculación inteligente del producto con códigos de proveedores.
  • Informe de consumo y distribución recomendada por sucursal.
  • Informe de compras y tiempo de vida.
  • Detalle de Costo real por Sociedad.
  • Subida de imágenes para catálogo del producto.
  • Subida de otros archivos adjuntos al producto (manuales, especificaciones técnicas).
  • Kardex del artículo para consultar todos los movimientos en un rango de fechas con el costo por operación y series vinculadas.
  • Consumo del artículo por Clientes, Sucursales, Cajas, Vendedores o Precio de Venta en un rango de fechas.

Herramientas de Inventario

  • Soporte para crear Combos a un precio específico y con un contenido de otros artículos.
  • Artículos Maestros/Esclavos para control de presentaciones, tallas o colores. De un artículo maestro se crean de forma sencilla artículos esclavos que representen otras presentaciones (como S, M, L, XL). El artículo maestro es el que define precios e información, mientras que solamente existencias y costos se manejan por separado.
  • Herramienta para grupos y reemplazos de artículos (para informar al cliente de posibles opciones al producto que busca).
  • Herramienta de compatibilidad con Marcas y Modelos para repuestos.
  • Reglas de conversión de artículos (cajas a unidades y viceversa).
  • Monitor de Costos de Inventario por mes, de los últimos 24 meses, para toma de decisiones de flujo e inversión.
  • Monitor de Variedad por Sucursal, para toma de decisiones sobre rotación de artículos.
  • Ajustes de inventario para realizar entradas o salidas directas de mercadería y costos.
  • Traslados directos de mercadería entre bodegas de una misma sucursal, o entre bodegas de diferentes sucursales.
  • Paquetes de mercadería para control de preparación, envío y recepción de productos entre sucursales.
  • Importar y Exportar desde Excel (archivos CSV) para creación o actualización de datos y cantidades.
  • Editor Múltiple de artículos para realizar cambios masivos en cualquiera de sus características (ejemplo poner toda una familia a un descuento).
  • Matemática de precios para generación de nuevos precios basado en aumentos o reducciones porcentuales de precios o utilidades de otras listas.
  • Listas de Consulta, para generar listas de artículos desde el explorador o documentos como facturas, compras, ajustes, pedidos, cotizaciones y luego utilizarlas en reportes.
  • Múltiples informes de existencias, existencias a una fecha, rotación, consumo, cálculo de distribución, cálculo de compras, estimación de vida de existencias, listas de precios, comparación de precios, históricos de cambios de precios, simulación de ventas a otros precios, mínimos, máximos y agotados.

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Proveeduría

  • Registro y consulta de Proveedores.
  • Permisos de acceso a documentos de proveedor por perfil de usuario.
  • Clasificación de Proveedores.
  • Moneda estándar de compra del Proveedor.
  • Clasificación de proveedor entre Nacional o Internacional (para importaciones).
  • Límite y Plazo de Crédito.
  • Clasificación por tipo de Gasto de emite.
  • Proceso paso a paso de compra:
    • Creación de Órdenes de Compra para solicitar mercadería al proveedor, asignadas a una Sociedad del sistema.
    • Publicación de fecha de arribo para información de artículos.
    • Re-edición de ordenes para ajustar a la factura real en unidades y precios.
    • Herramienta de Compra Inteligente para consultar, de los artículos que vende el proveedor, Stock, Defectuoso y Consumo. De forma manual el usuario establece cantidad a ordenar y costo.
    • Herramienta de Auto-Compra, basado en la configuración del proveedor y consumo para auto-llenar el stock a comprar.
    • Soporte para importar detalle desde Excel.
    • Soporte para importar detalle desde XML de Factura Electrónica.
    • Conversión de Orden a Factura de Proveedor para aprobación del documento y registro de la Cuenta por Pagar.
    • Registro detallado y personalizado de abonos a cuenta.
    • Vinculación de Gastos asociados a compra (flete, importación, otros servicios) por gasto adicional al documento o por línea de servicio dentro de la misma compra.
    • Costeo y aplicación de compra a una Bodega específica para el ingreso del Stock y cálculo automático de nuevo costo promedio.
  • Manejo de Importaciones complejas
    • Registro de múltiples facturas de proveedores en un solo proyecto.
    • Asociación de gastos por factura o por proyecto.
    • Costeo y distribución automática de gastos y servicios a costo de productos.
  • Múltiples reportes de compras, impuestos, compras en tránsito, proveedores con mayores compras, cuentas por pagar y otros.
  • Conversión automática de XML de facturas de proveedor en compras de artículos o gastos, con detección de artículos asociados y herramienta para vincular nuevos artículos adquiridos con productos existentes o nuevos.

Contabilidad

  • Clasificación de Gastos para control separado por tipo.
  • Clasificación de Notas de Crédito contables.
  • Clasificación de Certificados y configuración específica por tipo (de un solo uso o hasta agotar saldo).
  • Registro y control de cuentas bancarias y de caja, asociadas a Empresas y Sucursales del sistema.
    • Registro de transferencias y depósitos.
    • Depósitos desde Caja chica (Caja de venta o Terminal) o desde Cuenta de Caja.
    • Cargas de efectivo a Caja chica.
    • Módulo de confirmación de depósitos de clientes.
    • Módulo para control de depósito de cheques de clientes a cuentas bancarias y de efectivo.
  • Personalización de formas de pago de clientes (efectivo, cheque, tarjeta, depósito).
  • Personalización de formas de cobro para pagar a proveedores.
  • Conexión de formas de pago y cobro del tipo Depósito y Tarjeta con el módulo de cuentas bancarias para auto-aplicar depósitos y cargas con el cierre de caja de venta.
  • Control de Cuentas por Cobrar.
    • Abono específico a una Factura.
    • Abono Global a la cuenta del cliente.
    • Abono selectivo a múltiples documentos del cliente.
    • Cuentas separadas por moneda de emisión del documento de venta.
    • Impresión del estado de cuenta y consulta del mismo por la cuenta web del cliente.
  • Evaluación de clientes por puntualidad de pagos.
  • Reporte de cuentas por cobrar a una fecha de corte.
  • Reporte de cuentas por cobrar por Ruta y Vendedor.
  • Herramientas de consulta rápida y avanzada de documentos de
    • Ventas
    • Ingresos (pagos a facturas)
    • Créditos y Apartados.
    • Notas de Crédito por Devolución.
    • Notas de Crédito y Débito por ajuste del precio del documento.
    • Notas de Crédito y Débito directas.
    • Notas de Débito por reversión de Devolución.
  • Consulta y Emisión de Notas de Crédito contables (solo utilizables para pago de facturas).
  • Consulta y Emisión de Certificados, Valores o pago adelantado de documentos (para utilizar luego en el pago de facturas).
  • Control de Cuentas por Pagar.
    • Abono específico a una Compra
    • Abono Global a la cuenta del proveedor.
    • Abono selectivo a múltiples documentos del proveedor.
    • Cuentas separadas por moneda de emisión del documento de compra.
    • Pago maestro a múltiples facturas de compra de todos los proveedores de un mes específico.
  • Monitor de Gastos de los últimos 12 meses, destacando el mes en curso, por clasificación de gasto y filtrado por sucursal.
  • Monitor de Cuentas por Cobrar de los últimos 24 meses, comparando el mes más reciente con el mismo mes del año anterior, determinando mes a mes el total facturado a crédito, el total cobrado y el saldo final de ese mes. Esto con el fin de facilitar la consulta del dinero que tenemos en calle y si este está aumentando o disminuyendo, y tomar decisiones sobre el manejo general del crédito para clientes en la empresa.
  • Informes contables:
    • Análisis financiero y estado de resultados.
    • Reporte de comisiones por vendedor, por ventas o por comisión real sobre ingresos.
    • Consulta de cierres diarios de sucursal.
    • Declaración D-104 (antigua)
    • Declaración D-104-2 (actualizada) con detalle de ventas, compras, exportaciones, documentos recepcionados y no recepcionados, todo desglosado por las diferentes tarifas de I.V.A.
    • Detalle de declaración D-151 por cliente específico.
    • Declaración global D-151 sobre ventas, notas de crédito y débito de clientes.
    • Declaración global D-151 sobre compras recepcionadas y no recepcionadas.
    • Informe mensual de Utilidades reales con porcentaje de rentabilidad y margen bruto, detallado por Familia de Artículos y por cada Cliente que tuvo actividad económica en el mes.
    • Reportes de Facturación por periodo, por fuente de venta (artículos, comercio o taller), por forma de pago.
    • Reportes de Artículos facturados e Inter-facturados (vendidos por una sociedad que pertenecían a otra).
    • Reporte de Notas de Crédito y Débito por periodo.
    • Reporte de Artículos devueltos al cliente o apropiados (reversión de devolución).
    • Compras por Periodo.
    • Listas de Costos promedio global o por sociedad, con FOB o CIF.
    • Reporte de último costo de proveedor.
    • Reporte de Costo detallado de Bodega y al precio de venta seleccionado, filtrado por Familia, Sociedad y clasificación de bodega.
    • Reportes avanzados de análisis de almacén de los últimos N periodos (meses, días, semanas, años).
      • Inventarios promedios.
      • Costo de lo vendido.
      • Gastos operativos.
      • Utilidad de lo vendido.
      • Análisis de Almacén (resumen de los 4 anteriores y cálculo del factor de rotación).
      • Utilidad vs Salarios (determina cuanto produce cada empleado basado en su salario).
    • Deudas y Puntualidad de pagos de clientes.
    • Cuentas por Cobrar.
    • Antiguedad y Proyección de saldos.
    • Saldos por Sucursal.
    • Reportes de pagos recibidos por Cliente, Sucursal, Caja o Usuario.
  • Monitor de resultado de transmisión de documentos electrónicos por mes.
  • Estado de Certificados y vencimientos de la llave criptográfica.
  • Carga individual de XML de proveedores.
  • Carga múltiple de XML de proveedores (arrastrar y colocar).
  • Formulario completo de aceptación total, parcial o rechazo de XML, así como de recepción del I.V.A.
  • Configuración por recepción para indicar al sistema la clasificación del gasto o compra de mercadería y que se generen las ordenes y facturas de proveedor automáticamente al aceptarse el documento XML en hacienda. Registro automático del proveedor.
  • Módulo para sincronizar manualmente el tipo de cambio con el BCCR y observar el comportamiento de las monedas del mes en curso y periodos pasados.
  • Monitor de trámites electrónicos para detectar posibles rechazos y tomar decisiones.
  • Monitor en vivo del I.V.A para que el empresario tengan noción del impuesto que se debe pagar y se puede deducir.
  • Herramienta para analizar consecutivos por Sucursal y detectar posibles conflictos en la configuración de Hacienda.
  • Bitácora de resultados de transmisión de documentos electrónicos con hacienda, para detectar posibles caídas del servicio de hacienda, mensajes de rechazos o fallos en la misma plataforma.
  • Bitácora del puerto de descarga automática de correos con XML.
  • Herramienta para calcular la Prorrata del I.V.A de un año y guardarla en el sistema para aplicarla en recepciones.
  • SiReTT no cuenta por el momento con una herramienta para registro de cuentas contables y asientos.
    • Su desarrollo está próximo a ser publicado en los siguientes meses.
    • Las herramientas del sistema suelen satisfacer la necesidad de contabilidad estándar de una empresa.
    • Clientes con contabilidad avanzada suelen contratar servicios externos que obtienen los datos del mismo SiReTT.

Control de Caja

  • Apertura de Caja con ingreso del total de efectivo o por arqueo de caja.
  • Monitor actualizado del total de efectivo en cada caja o terminal.
  • Cierre de Caja con detalle de efectivo y tarjetas, monto a entregar o depositar y diferencias finales.
  • Notificación automática al correo de aperturas y cierres de caja.
  • Corrección de formas de pago.
  • Cargas y retiros de efectivo desde cuentas de efectivo o banco.
  • Trasferencias de efectivo entre cajas/terminales de una misma sucursal.
  • Registro de transacciones de efectivo. (entradas o salidas de efectivo anticipando un gasto).
  • Registro de gastos o pagos de facturas de proveedor desde efectivo de caja.
  • Histórico de transacciones de efectivo de caja.
  • Consulta del detalle de un cierre
    • Facturas y Apartados emitidos en la caja/terminal.
    • Detalle total de ingresos (pagos sobre ventas y apartados, adelantos de reparaciones de taller e ingresos directos).
    • Detalle totalizado por cada forma de pago. (cada cuenta bancaria, por ejemplo).
    • Detalle totalizado por método de pago. (total por cuentas bancarias, por ejemplo).
    • Flujo de efectivo de caja.
    • Artículos facturados.
    • Utilización de códigos especiales LEC y LES.
  • Notificación previa de Facturas de Proveedor con el número de Clave del XML. Esto permite notificar al sistema de un próximo XML a recepcionar que ingresó un usuario, para que cuando el documento ingrese se sepa de que sucursal y caja se reportó, o si quedan documentos pendientes por recepcionar.

 

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