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Devoluciones - Nota de Crédito Electrónica y Contable


AndresJGM
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Que es una Devolución?

Una Devolución en SiReTT es un proceso mediante el cual retornas artículos facturados a un Cliente a tu inventario, y en contra parte se genera una Nota de Crédito Contable con un saldo a favor para este mismo cliente, la cual podrías aplicar como pago de una nueva venta.

En conceptos de hacienda y facturación electrónica, una devolución en SiReTT es una Nota de Crédito Electrónica, y tiene validez para reducir los impuestos que se pagan, al igual que lo haría una Compra o Gasto.

Muchas empresas tienen la mala costumbre de no realizar una devolución correctamente, y en algunos casos se limitan a generar una factura solamente por la diferencia de precios (de existir diferencia), o peor aún solamente intercambian artículos sin un trámite adecuado.

Esto genera un problema porque primero, perdemos el control de Entradas de Inventario por Devolución para controlar que artículos nos retornan, cuando lo hacen, quien lo acepta y la revisión del producto, y segundo porque en temas fiscales estamos alterando nuestro inventario, vendiendo productos a precios incorrectos (por ajustar el valor) o provocando en un futuro diferencias de inventario por unidades que nunca registraron entrada.

En SiReTT, una devolución se debe realizar sobre una Factura ya emitida, y esto permite que el sistema controle no solamente las unidades que nos retornan (para evitar que se devuelva más de lo que se compró sobre una factura), sino también el cuando ya no se aceptan devoluciones, basado en la garantía de los artículos cuando fueron creados.

Nota de Crédito Contable

Representa un saldo a favor generado para un cliente el cual puede aplicar como pago en sus Facturas. Estas notas de crédito no tienen validez para el Ministerio de Hacienda ya que se consideran trámites internos contables.

Una nota de crédito la podemos utilizar como forma de pago en otros documentos, y en el reporte de Caja aparecen por aparte, esto para aclarar la duda de ciertos clientes respecto a si una nota de crédito afecta el cierre de Caja: NO, no lo hace, pues representa un dinero que recibimos en otra ocasión sobre la venta original, y aunque aparece como parte del cierre de caja, aparecen en una sección aparte de otros ingresos.

Una devolución siempre va a generar una Nota de Crédito contable. Estas podemos diferenciarlas de las Notas de Crédito Electrónicas porque no detallan los artículos y tienen un número de referencia.

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Podemos rastrear las notas de crédito existentes y generadas en SiReTT desde el menú Conta - N. de Crédito.

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Siempre es recomendado utilizar esta consulta cada cierre de Ventas para detectar devoluciones realizadas por el personal, así como notas de crédito aplicadas, activas o vencidas, y el monto original y aplicado de la misma. Desde estos resultados se puede abrir una nota de crédito al dar clic al número de Referencia.

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Desde la consulta directa de una Nota de Crédito podemos obtener información como el documento origen, devolución asociada (de existir), y usuarios responsables con fecha y hora. También nos da acceso a Renovar Notas vencidas, Autorizar Devoluciones de Dinero (por usuarios de perfil contable) y Tramitar Devoluciones de Dinero (cuando el paso anterior fue aprobado).

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Convertir una Nota en Puntos permite llevar en un control separado las notas de crédito y que no pasen por el vencimiento. Un contador puede convertir varias notas de crédito contables en puntos y luego emitir una sola nota de crédito por el total de puntos acumulados.

Devolución de Dinero

Como se indicó en la sección anterior, se debe localizar y abrir la Nota de Crédito Contable. Una vez en esta sección, un perfil contable primero debe Autorizar Devolución sobre el documento. Esto genera un registro de quien fue el responsable de autorizar que se retorne el dinero al cliente.

Luego, el usuario que atiende al cliente de igual abrir la Nota de Crédito, y dar clic en el botón de Devolución de Dinero, el cual invocará el siguiente módulo.

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Simplemente se debe seleccionar de que Caja se tomará el Efectivo, anotar cualquier dato que sea necesario y aplicar el documento con clic al disco. Esto a nivel de SiReTT marcará la nota como aplicada y generará un Ingreso por Nota de Crédito para el informe de Cierre, y también creará una Salida de Efectivo de Caja. Es importante tener en cuenta que la Caja tenga suficiente efectivo registrado en SiReTT, pues de lo contrario el sistema no permitirá la operación.

Creación de Notas de Crédito (directas)

Al abrir a un cliente desde el menú Clientes - Clientes al dar clic en su Icono/Fotografía, podemos ir al estado de cuenta del mismo desde el botón de la Balanza, o de igual manera en cualquier parte del sistema donde salga el resumen contable de cuenta al dar un clic.

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Desde el estado de cuenta del cliente podemos crear una Nota de Crédito Contable haciendo clic en el botón correspondiente

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Desde el módulo indicado en la parte inferior podemos crear una Nota de Crédito directamente, sin implicar una devolución de Mercadería.

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Los datos a proporcionar son el monto (en la moneda base del Sistema solamente), el Origen (Directo o Canjeo de Puntos para descontar los puntos a favor del cliente en contra de la nota a crear) y el Tipo de nota.

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Nota: Las clasificaciones de Notas de Crédito que SiReTT trae son las estándares de cualquier empresa, pero estas se pueden personalizar en el menú Conta - Configuración - Tipos de Notas de Crédito.

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También se puede crear una nota de crédito directamente en el menú Conta - + N. de Crédito, pero estas quedan asignadas a Cliente Genérico y podrían ser aplicadas para trámites de cualquier cliente, a diferencia de las creadas directamente en el cliente, las cuales SiReTT solo permite utilizar en documentos de ese mismo cliente.

Notas de Crédito por Devoluciones

Para realizar una devolución lo primero que debemos realizar es localizar el documento de Factura al cual le haremos dicho trámite. Pueden utilizar la guía en este mismo foro.

Al abrir una factura podremos observar las siguientes herramientas:

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Vamos a ingresar al módulo de Devoluciones del documento para indicar qué artículos el cliente va a retornar y su valor a favor. Aquí SiReTT hará una verificación importante, para determinar si la Sucursal actual donde estás trabajando tiene Cajas asociadas a la Sociedad emisora de la Factura original, y de no ser así no permitirá realizar el trámite. También, determinará si la Caja o Terminal de Facturación está abierta, y por último si el documento de Factura aún tiene cosas sin devolver.

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Lo primero que debemos hacer es, de la lista de artículos, indicar que artículos Devuelve, llenando la columna con las unidades a aplicar. También, podemos ajustar el valor de Descuento a un valor IGUAL o MAYOR al que se aplicó en la Factura original. Por que? existe la posibilidad de que te retornen un artículo que ya tenga ciertos defectos por manipulación, por lo que este descuento se conoce más bien como Depreciación. Cuando terminemos nuestros cambios en el detalle de artículos vamos a dar clic en Aplicar Cambios. Esto hará los cálculos y determinará el monto de la Devolución y así de la Nota de Crédito.

Antes de Crear Devolución, solamente es importante verificar la Caja donde se aplicará el trámite (que sea la misma, o una de la misma empresa donde se emitió la Factura original) y muy importante también la Bodega de Retorno, pues aquí irá a parar el inventario que retorna el cliente. Por defecto y siempre recomendado será "Defectuoso", pero el usuario puede decidir si lo va a enviar de una vez a Ventas porque son artículos buenos. Por último, cualquier comentario o anotación.

La devolución se creará y será impresa en el sistema, y enviada al Ministerio de Hacienda para su control, así como al correo electrónico de Trámites Electrónicos del cliente.

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El sistema, si está configurado para hacerlo, imprimirá la Devolución (alias Nota de Crédito Electrónica si ya están en la modalidad de Factura Electrónica), más la Nota de Crédito Contable.

En el caso de Facturas de Crédito con Saldo, cuando se realiza una devolución de mercadería SiReTT da prioridad a aplicar la misma nota de crédito como parte del Saldo de la Factura, por lo que deben tener en claro que puede suceder que una nota de crédito emitida venga acompañada de un abono impreso, indicando que se aplicó directamente. Si el saldo es menor al monto de la Nota de Crédito, se creará adicional una nota de crédito por la diferencia.

Aplicar una Nota de Crédito como Pago

Desde una Pre-Venta, cuando ya vamos a aplicar el documento podemos establecer como Forma de Pago la opción de Nota de Crédito. Esto nos deja abierta la posibilidad de escribir la referencia pero nos bloquea el monto (pues este será obtenido del documento). Aquí en referencia vamos a ingresar la REFERENCIA de la Nota de Crédito Contable (no confundir este valor con el número).

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Luego vamos a presionar la tecla ENTER para que SiReTT obtenga la información y realice los cálculos. Si el monto a pagar es mayor al de la Nota, se nos habilitará la opción de Pago Diferencia, y si es menor entonces al aplicar la Factura el sistema generará una nueva Nota de Crédito contable con el saldo a Favor.

También se puede aplicar una Nota de Crédito al abrir una Factura de Crédito e ingresar en el botón de Abonar a Cuenta.

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Por razones técnicas y mientras no haya actualización, SiReTT no permite el abono Global o Selectivo para Notas de Crédito y se deben aplicar documento por documento.

Vencimiento de Notas de Crédito Contables

Las Notas de Crédito Contables tienen vencimiento, y este se administra en el menú Sistema - Opciones - Sección 10, y cambiar esta configuración solamente afectaría a nuevos documentos.

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Lo que nunca se debe hacer

  1. Anular una nota de crédito aplicada a una Factura de Crédito por Devolución. El sistema realiza el procedimiento de forma correcta y modificar esto los llevará a ustedes a determinar que medidas tomar.
  2. Anular una Devolución. Esto no es posible en SiReTT por lo que en todo caso, eviten equivocarse. La razón es muy sencilla y técnicamente con la conexión directa de tramites electrónicos, lo que hagas no tiene marca atrás.
  3. Si te equivocaste al hacer una devolución de Factura, lo mejor es volver a facturar lo devuelvo en la factura afectada y notificar al cliente de dicho error para su aceptación.
  4. Si te equivocaste de artículos, vuelve a Facturar los devueltos erróneamente y luego procede con la devolución de forma habitual. Lo mejor es notificar siempre al cliente.
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Buenas noches. Yo laboro para Style Zapatería y Boutique. He notado que desde la última actualización del sistema, a la hora de hacer una devolución, se imprimen dos documentos. Con lo que acabo de leer, quiere decir que una es contable, y  otra electronica. Por igual, a lo que deduzco, es la misma nota de Crédito, puesto que  a la hora de aplicarla a la factura, solo una se puede aplicar, que es la que lleva un número de nota de Crédito.

Mi pregunta es para saber si estoy en lo correcto, sino para actualizarme mejor. Por Favor.

Agradezco de antemano la respuesta y cualquier otra anotaciónque me puedan hacer.

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Los dos documentos que se imprimen, el primero es la nota de crédito electrónica y así lo indica el título. Es un control contable que, técnicamente deberías guardar en tu contabilidad y entregar al cliente si así lo solicita (solo pasaría en casos de Facturas Electrónicas).

El segundo documento es el contable y solo dice Nota de Crédito, este es el que se aplica como pago a nuevas facturas y representa una nota de crédito contable.

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