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Ordenes de Compra y Facturas de Proveedor


AndresJGM
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Creación de una Orden

En SiReTT Online, se registran tanto las órdenes de compra como las Facturas de Proveedores en el mismo proceso. Lo primero que hacemos es iniciar un nuevo documento en el menú Proveedores - +Orden.

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  • Reciente: abre la última orden que estamos diseñando.
  • + Orden: crea un nuevo documento de orden de proveedor en blanco.
  • Abiertas: nuestra todas las ordenes abiertas y en edición que estemos realizando.
  • Finalizada: abre la última orden que hayamos cerrado (confirmado).

También podemos iniciar una nueva Orden buscando al proveedor y abriendo su Ficha Técnica. Esto nos facilita que el proveedor ya venga seleccionado de una vez y definida la moneda en que vamos a trabajar.

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El usuario debe tener en claro que si ingresa artículos en una Compra que está en una Moneda, y cambia de proveedor que posee otra moneda configurada, se mantendrá la moneda original. Por eso es importante primero establecer el proveedor en una Orden antes de empezar a agregar artículos a la misma.

Al iniciar una Orden podemos también cambiar el proveedor en la parte superior de la misma.

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Antes de empezar la inclusión de artículos debemos indicarle al sistema si esta orden es de Mercaderías o de Artículos. El botón que aparece en el panel de Detalles finales nos muestra el tipo de documento, y con un clic lo cambiamos de modalidad.

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Ordenes de Mercaderías solo permiten ingresar artículos físicos, mientras que Gastos solamente permite ingresar servicios (y no se aplican al costo de la Bodega). Si usted desea asociar un Gasto a los costos del inventario, siga esta guía hasta la sección de Gastos Asociados.

Inclusión de Artículos

Es muy importante tener en claro que debemos crear los artículos nuevos en nuestro inventario antes de agregarlos a la Orden del Proveedor. Si un artículo no existe, podemos crearlo desde Inventario - +Artículo, o desde la misma orden que estamos diseñando en el botón de Crear Artículo.

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El concepto mismo que se utiliza para facturación lo aplicamos en este módulo. Debemos simplemente colocar el código del artículo, o alguna parte de las características del mismo (si no sabemos el código) para seleccionarlo de una lista que se nos desplegará a los 2 segundos de ingresar información.

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Si sabemos el código simplemente lo ingresamos y presionamos ENTER, o lo escaneamos con el lector, o hacemos clic en la opción de la lista de búsqueda. El sistema llenará automáticamente la información de descripción y Stock. El espacio de "En detalle" nos muestra si esté artículo que vamos a ingresar ya está incluido en la misma Orden que estamos diseñando.

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Vamos a ingresar las unidades que estamos ordenando/comprando, su Costo (SIN IMPUESTO), y vamos a indicarle a SiReTT si este Costo es por unidad o por el Total de unidades que se ingresan (para que el sistema sepa si tiene que dividir el costo entre la cantidad).

Vamos a finalizar con la Tecla ENTER o clic al botón del Más (+) para añadir la línea al detalle.

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En el detalle agregado a la orden también podemos realizar ediciones. Deben tener claro que las ediciones no se actualizan automáticamente, sino que luego de cambiar Cantidad o Costo, deben presionar el botón de "Aplicar Cambios" para actualizar la información, y los Totales.

El botón Rojo de la EQUIS (X) nos permite eliminar por completo una línea de detalle. Limpiar Detalle nos permite eliminar todas las líneas de una sola vez.

Inclusión del Impuesto

En cualquier momento durante la edición es posible ingresar el impuesto de las ventas que se pagó o se pagará sobre esta orden. Simplemente debemos ir al cuadro de Totales del documento, ingresar el impuesto de Ventas y luego presionar la Tecla ENTER para actualizar el registro.

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Si no presiona la tecla ENTER, el valor se perderá y no se aplicará al confirmar y cerrar. Debe asegurarse de que el Total del documento se actualice para saber que hizo bien la operación.

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En las importaciones no es necesario ingresar el impuesto aquí y se podría ingresar como un Gasto separado para su registro, ya que no son parte de la cuenta por pagar del proveedor.

SiReTT no auto-calcula el impuesto pues en ocasiones suele suceder que las empresas realizan sus propias fórmulas (sobre el total o sobre cada línea) y redondeo. Por eso, es que la mejor decisión es permitir que el usuario ingrese el impuesto de forma manual.

Compra Inteligente

Como una licencia opcional de SiReTT que se puede comprar para la plataforma, la sección de compra inteligente nos muestra la lista de artículos que están asociados al proveedor, así como la información de Existencias, Defectuosos y Ventas por mes.

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Basado en el Consumo y en el Mínimo (ingresado manualmente), SiReTT nos hace un cálculo para la siguiente orden. Podemos editar la cantidad y el costo y con el botón del Más (+) agregarlo a nuestra orden en edición, o con el botón del (-) sacarlo de la lista para un tipo de control de "Esto sí, Esto no".

Existencias detalla la siguiente información:

  • Ventas: el stock disponible en bodegas de clasificación "Ventas".
  • Defectuoso: el stock actual en bodegas de clasificación "Defectuoso".
  • Otros: total de unidades en otras clasificaciones de bodegas.

Las columnas de Consumo detallan lo siguiente:

  • Media: unidades vendidas promedio por cada (Ritmo de Compra) del Proveedor, en los últimos 10 periodos.
  • Min: el valor mínimo definido en el artículo (este es manual cuando se creó o editó el artículo).
  • Compra: cuantas unidades de este mismo artículo ya están en otra compra en tránsito.

Los siguientes valores son las unidades a ordenar y el costo por unidad. Este módulo suele tardar un poco en cargar, pues hace un estudio y revisión de históricos, pero ya una vez cargado puedes operarlo con fluidez.

Auto-Orden

Esta sección de la compra condese a SiReTT el control sobre cuantas unidades debemos ordenar al proveedor, basado en la misma configuración del Proveedor (ritmo de compra, Reposición y Arribo). El sistema va a determinar un consumo promedio diario y hacer una propuesta del stock que debemos adquirir.

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Es posible filtrar en varias opciones los artículos que deseamos ordenar.

Herramientas Varias

La pestaña de herramientas nos da acceso, en el caso de ordenes, a Descargar Archivo CSV manejable en Excel, para llenarlo con códigos, cantidades y costos y luego cargarlo de lleno en la compra con la opción de Subir Archivo CSV.

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Obviamente, si se define un código que no existe, el sistema no importará esa línea en el Detalle. Cada importación en SiReTT genera un archivo de resultados de importación que se descarga para verificar cuales líneas dieron problemas.

La última pestaña de Anotaciones, nos permite escribir información del proveedor, y esta siempre se va a compartir con otros usuarios cuando recurran a hacer operaciones con el mismo.

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Cerrar y Confirmar Orden

Cuando ya tengamos la orden con todo el detalle de artículos y con los impuestos ingresados, vamos a ir al panel de Detalles Finales.

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Aquí vamos a seleccionar la Sociedad que realiza la compra (previamente registrada en SiReTT), y a clasificar el documento en Compra Nacional o Importación. En Referencia vamos a colocar el número de factura de proveedor (de existir, se puede volver a editar luego), y cualquier anotación final en el espacio de Comentarios.

Para finalizar esta Orden de Compra vamos a dar clic en cerrar documento.

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Este registro creado no es aún una Factura de Proveedor, y puede volver a ser editada. Simplemente es la referencia inicial de creación de una Compra, o una Orden para enviarla al proveedor por correo.

Al visitar la orden, veremos las Herramientas que nos permiten tomar decisiones sobre la misma.

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Convertir en Compra formalizaría el documento en la sucursal actual, dejando una Cuenta por Pagar y en espera a su arribo para ser Costeada y Aplicada al Inventario.

Volver a Edición volvería a abrir el documento para realizar ajustes en el mismo, como cambiar costos, cantidades, eliminar líneas y establecer el número de Factura de Proveedor correctamente en referencia.

Buscar una Orden creada

Simplemente, vamos a ir al menú Proveedores - Ordenes. Utilizando los filtros vamos a localizar el documento. Es muy importante tener en claro que SiReTT va a buscar documentos asociados a la Sucursal actual, pero para nuevas órdenes este valor no está establecido, por lo que para buscar Ordenes no Facturadas, en sucursal deben poner "Sin Filtro".

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Formalizar Factura

Al abrir el documento de Orden, y al haber confirmado su detalle y totales (de ser necesario volver a editarla), vamos a dar un simple clic al botón de Convertir en Compra.

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Una vez formalizada se nos mostrarán nuevas pestañas para controlar Gastos Asociados, Cuenta por Pagar e Inclusión de IMEI. Cuando una orden se formaliza en Factura, podemos volverla al estado de Orden nuevamente por si hay algo que editar.

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Pero, deben tener absolutamente claro, que a la hora de Costear y Aplicar una Factura de Proveedor en una bodega, ya no se podrá volver a editar ni modificar sus valores. Solamente se podría corregir con ajustes de inventario y abonos ficticios.

Cuenta por Pagar

En esta pestaña vamos a ver y agregar abonos a la Factura del Proveedor. Esto es puro control y no está asociado a ninguna caja de efectivo de SiReTT.

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Con el botón de Abonar a Cuenta vamos a registrar un pago para este documento.

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Podemos personalizar el monto, fecha de pago, tipo de cambio y Método. En el caso de que el método sea Efectivo de Caja, el sistema preguntará de que caja se tomará el dinero para realizar así también una salida de efectivo de la misma. En Referencia podrían colocar el número de recibo y en anotaciones cualquier otro comentario respecto a este pago.

Un pago registrado se podría abrir nuevamente para imprimirlo o inclusive anularlo si fue hecho de forma incorrecta.

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Para mayor información sobre manejo de Gastos consulte el foro informativo sobre Gastos.

Gastos Asociados

La pestaña de gastos asociados funciona para indicarle a SiReTT que otros gastos desea el empresario inyectar en los costos de los artículos antes de aplicarlos al inventario. Estos gastos suelen cubrir Fletes e Importación. Los impuestos no deben ser colocados tampoco como un gasto asociado pues eso tiene un control de gasto por aparte.

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Similar a los abonos a la cuenta por Pagar, vamos a asociar un Gasto al documento del proveedor con un formulario similar. Estos otros proveedores de Flete e Importaciones, Aduana, deberían estar ya previamente creados en SiReTT, clasificados y también clasificados los gastos.

Para mayor información sobre manejo de Gastos consulte el foro informativo sobre Gastos.

Inclusión de IMEI

Antes de poder procesar el Costeo y Aplicación de una Factura de Proveedor, en el caso de que los artículos tengan control de series, debemos ingresar los IMEI respectivos de cada diferente código. Vamos a ir a esta pestaña y podremos ver una lista de los artículos que tienen este requerimiento. Desde esta sección con el botón del código de barras podemos invocar la ventana de inclusión de IMEI.

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La lista de valores de IMEI puede ser copiada/pegada desde excel. Simplemente es una lista que debe estar separada por línea, coma, espacio.

Podemos observar la cantidad indicada como unidades compradas contra la cantidad de series ingresadas, y también podemos volver a ingresar más series con el mismo botón hasta cubrir la cantidad, o eliminar series con el botón al lado de cada IMEI.

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Otras modificaciones en una Factura de Compra

El usuario puede cambiar la fecha de arribo estimada de una orden, esto con fines informativos para quienes consulten el catálogo de artículos.

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Al dar clic en la sección de anotaciones podemos volver a editar los comentarios que se hicieron junto con el documento.

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Con el botón de Editar que aparece en la parte superior de la Orden, podemos ingresar a un módulo que nos permite cambiar Fechas, Sociedad, Referencia y Comentarios.

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Costeo y Aplicación

Antes de realizar operaciones de Costos, es importante que verifique que sus tipos de cambio estén actualizados en SiReTT, el menú Sistema - Cambio.

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El paso final de una factura de proveedor es su aplicación al inventario. Una compra se aplica de forma Total, no parcial, y esto lo debe tener en claro el empresario. Para pasar a Costeo y Aplicación, se espera que ya los gastos asociados estén incluidos y los costos de los artículos y cantidades de forma correcta.

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De forma manual podemos distribuir el costo del gasto asociado a cada línea de detalle y haciendo clic en Actualizar y Re-calcular, o podemos permitir que SiReTT realice el cálculo de forma automática con el botón Auto-calcular por Valor. El cálculo automática respeta la relación de precio por unidad del artículo contra el total de la Factura de Proveedor para generar un porcentaje que luego aplica a los Gastos asociados, así podemos lograr que artículos baratos reciban menos gastos que artículos más costosos.

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Limpiar Costos dejaría nuevamente sin distribuir los costos extras entre los artículos. Regresar a Factura simplemente no aplicaría y volvería al documento original.

Al finalizar la distribución de Costos, lo ideal sería que la "Diferencia de Gastos" sea mínima o cero para asegurarnos de que cada centavo fue asignado a cada artículo.

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Al finalizar las modificaciones, simplemente vamos a seleccionar la Bodega de Destino donde ingresará esta mercadería, realizar cualquier anotación adicional para el ajuste que se creará con la entrada de mercadería y dar clic en Aplicar Compra. Esto finalizaría el proceso de Orden - Factura - Aplicación.

Una nueva pestaña aparecerá al abrir la Factura del Proveedor, indicándonos el ajuste de inventario asociado a esta aplicación para control de históricos.

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El empresario debe tener en claro que al aplicar una Compra al inventario, actualizará el Costo Promedio de los Artículos basado en la famosa formula de (Costo Anterior * Stock Anterior) + (Costo Nuevo * Cantidad Ingresada) / (Stock Anterior + Cantidad Ingresada), y que esto SiReTT lo maneja de forma separada por Sociedad vinculada con Bodegas. También SiReTT va a almacenar el último costo de los artículos según el proveedor.

Auto-cálculo de Precios por Utilidad

Si cuando creaste un artículo, le ingresaste valores de Utilidades en la respectiva columna...

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Y si en la configuración de SiReTT, en Sistema - Opciones - Sección 25, viene especificado que Método de Cálculo sea Calculado Global por Compra, junto con la opción de Precio Base (Costo Promedio, Ultimo Costo, Costo Mayor).

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Al regresar a la compra vas a dar clic en el botón de Ajuste de Precios, para indicarle a SiReTT que calcule nuevos precios de venta basado en los porcentajes de utilidad que tengan los artículos asociados a la compra.

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Esto no se realiza de forma automática y SIEMPRE hay que utilizar este botón, y solamente afectará artículos con utilidad declarada. Este proceso también se puede realizar de forma global desde el menú Inventario - Herramientas - Calcular Precios por Utilidad.

Ajuste de Precios Manual

Al dar clic al código de un artículo de la compra, el sistema nos llevará al panel de información de dicho artículo con toda la información que tenemos a mano.

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El panel de información es bastante extenso, pero el sistema nos mostrará directamente la opción de Edición de Precios del Artículo.

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Desde aquí podemos modificar precios rápidamente y hacer clic en el botón de Guardar.

Adicional, debajo de la foto del artículo aparecerán unas herramientas de navegación Atrás - Actual - Adelante que nos permite navegar entre los artículos que tiene la compra, y si damos clic al valor actual (el medio), nos enviará de vuelta a la Factura del proveedor.

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