01. Contabilidad - Estructura y Permisos

[AndresJGM]

Las herramientas contables están en diseño, y esta guía puede estar sujeta a cambios

Estructura de Contabilidad

Contabilidad va de la Mano con las Sociedades que están definidas en SiReTT, por lo que puedes llevar contabilidades separadas por cada una de las sociedades registradas.

La contabilidad se establece por Periodos contables que tienen una Fecha de Inicio y una Fecha de Cierre que representan todo el periodo que se va a trabajar. En Costa Rica, antes de la reforma fiscal los periodos iban del 1 de Octubre al 30 de Septiembre, pero a partir del 2021 se va a realizar del 1 de Enero al 31 de Diciembre. Estos Periodos se crean por Sociedad.

Dentro de un Periodo se definen las Cuentas Mayores, las cuales agrupan en diferentes niveles otras Cuentas Mayores y Sub-Cuentas. Un Ejemplo de Cuenta Mayor puede ser 100 Caja y Bancos. Sabemos que dentro de esta cuenta Mayor, se definen otras Cuentas Mayores como por ejemplo 100-001 Banco de Costa Rica, 100-002 Banco Nacional de Costa Rica. Dentro de estos niveles de Cuentas se agregan las Sub-Cuentas, que ya son las que participan en los Asientos Contables.

Un ejemplo visual puede ser:

Periodo 2020 - Sociedad ABC S.A.

• 100 Caja y Bancos
  • 100-001 Caja Chica
    • 100-001-001 Sucursal 1
    • 100-001-002 Sucursal 2
  • 100-002 Banco Nacional de Costa Rica
    • 100-002-001 BNCR Cuenta Colones CR123456789000000001
    • 100-002-002 BNCR Cuenta Dólares CR123456789000000002
  • 100-003 Banco de Costa Rica
    • 100-003-001 BCR Cuenta Colones CR123456789000000011
    • 100-003-002 BCR Cuenta Dólares CR123456789000000012

En Rojo estoy representando las Cuentas Mayores, y como pueden observar, una Cuenta Mayor puede contener otras Cuentas Mayores, y su función es Agrupar para organizar el Cuadro de Cuentas, y también totalizar las Sub-Cuentas en Reportes y consultas.

En Azul estoy representando las Sub-Cuentas, y como pueden ver solo pueden estar dentro de Cuentas Mayores en cualquier nivel, y no pueden contener Sub-Cuentas, solo ser vecino de otras. Estas Sub-Cuentas poseen un Saldo, un Debe y un Haber, el cual se va actualizando a como se van aplicando asientos contables.

La profundidad de cuentas (que tantos sub-niveles pueden existir) se definen en el periodo contable. En el ejemplo hay una profundidad de tres.

La cantidad de caracteres por sección del Número de Cuenta se define también en la configuración del periodo. En el ejemplo es de tres. SiReTT permite tanto números como letras, pero es estricto que tenga el largo establecido.

Tenemos claro entonces que existen Periodos, que contienen Cuentas Mayores, las cuales también contienen Cuentas Mayores, y por último Sub-Cuentas. Con las Sub-Cuentas, realizamos los Asientos Contables.

Requerimientos de Uso

Contabilidad es una Licencia en SiReTT, la cual tiene un costo que será anunciado en su publicación oficial. Los clientes que estén interesados en participar en la BETA pueden pedirlo a nuestro WhatsApp 8606-7740.

Existen dos permisos establecidos en SiReTT, por cuenta de usuario, para poder utilizar las herramientas contables. Esto es independiente del Perfil de usuario Contabilidad que permite hacer consultas de información financiera.

En el menú Usuarios - Lista de Usuarios, al Editar o Crear un usuario podemos encontrar los siguientes permisos:

Usuario de Contabilidad, le permite a esta persona trabajar en Asientos Contables, editarlos y aplicarlos. No puede trabajar sobre Asientos contables que estén bloqueados, ni puede desbloquearlos. Tampoco puede crear o editar asientos si están Aplicados o Cerrados por Mes.

Admin de Contabilidad es un perfil que puede crear periodos contables, definir la estructura de Cuentas y Sub-Cuentas, trabajar en Asientos contables, aplicarlos, revertirlos, bloquearlos, modificarlos si están bloqueados o inclusive si ya están dentro del Cierre mensual. También se le permite Importar o Exportar de Excel, y realizar o reversar Cierres Mensuales.

Conexión con Operaciones Básicas

De forma progresiva, se irá conectando cada módulo de SiReTT con Contabilidad para que los asientos por operaciones diarias (compras, ventas, abonos, pagos) se vayan realizando automáticamente.

Otras configuraciones

Para clasificar los asientos contables en diferentes Libros Diarios, podemos personalizar estas opciones desde el menú Conta - Configuración de Conta.

Aquí ingresamos a Clasificación de Diarios.

Aquí podemos modificar los nombres de los registros ya creados, agregar nuevos registros en las líneas con un Más (+). Estos cambios se aplican dando clic en Guardar.

También podemos eliminar registros que no vayamos a utilizar con el botón del basurero.