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Familias y Clasificaciones de Artículos


AndresJGM
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Para lograr un orden ideal en nuestro inventario, es importante primero definir las clasificaciones de artículos que vamos a utilizar. A nivel de SiReTT, existen diferentes clasificaciones contempladas en diferentes partes para así lograr reportes cruzados.

Familia

Es la clasificación principal y utilizada en el mismo catálogo para buscar productos por usuarios y clientes. La familia nos ayuda a estructurar el inventario, a definir códigos de productos automáticamente y en algunos casos a aplicar reglas de descuento por este concepto. En nuestra aplicación las familias se pueden crear en forma de árbol, con ramas y niveles ilimitados.

Por ejemplo podemos crear la Familia principal llamada Muebles, dentro de esta podemos crear las subfamilias de Sala, Comedor, Dormitorio. 

Nunca recomiendo crear familias por Marca, pues existen otra sección en el artículo para este fin, y nos obligaría a estar repitiendo todas las marcas dentro de cada rama.

Para crear nuestro árbol de familias, vamos a ingresar en Inventario - Configuración - Árbol de Familias.

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Inicialmente suele existir solamente una Rama principal llamada "Sin Familia", para los artículos que no tienen familia asignada. Todas las familias que vayamos a crear nacen de este punto de partida.

En la sección mostrada en la fotografía podemos hacer modificaciones directas a las familias como en su Prefijo, Nombre y A (Permiso de Artículos). Para aplicar modificaciones directas damos clic en el botón de Guardar.

Creación de una Familia

Para crear una Familia vamos a la siguiente sección.

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Aquí debemos establecer los siguientes valores:

  • Prefijo, llamado así porque se utiliza para auto-codificar productos en el sistema. Por ejemplo si el Prefijo de Muebles es 10, y el de Cocina es 02, al crear un artículo dentro de Muebles - Cocina quedaría auto-codificado como 1002001.
    • Se recomienda que los prefijos de las familias de nivel superior no empiece con CERO a la izquierda, pues al exportar o manejar datos en Excel este va a eliminarlos y complicar el trabajo.
    • Se recomienda siempre que los prefijos sean numéricos, ya que los códigos de barras suelen ser más pequeños. Es decisión de ustedes utilizar letras.
    • El prefijo puede tener uno, dos o tres dígitos, y esto va a depender de ustedes el como establecerlo. Si las familias del mismo nivel son menos de 10, pues lo dejaría a un dígito, si pueden ser más de 10 y menos de 100 lo dejaría a 2 dígitos. Casos extremos lo dejaría a 3 dígitos.
    • Auto-codificar por defecto usa un consecutivo de 3 dígitos (001, 002, 003...) pero esto se puede ajustar en el menú Sistema - Opciones - Sección 6, valor de Espacios para Auto-Código.

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  • Nombre de la Familia, simplemente el como deseamos que la familia se llame. Se recomienda escribirlo bien y claro pues los clientes también pueden utilizar las familias para consultar el catálogo.
  • Abierta, es una configuración sencilla que dice simplemente si se pueden meter artículos dentro de esta familia o no. Funciona solamente si por ejemplo no deseamos clasificar artículos allí mismo sino en sus ramas.
  • Crear en, nos permite establecer en que rama ya creada de las familias se va a crear esta familia. Si lo dejamos "Sin Familia" simplemente se manejará como una rama principal.

Completado el formulario simplemente damos clic en CREAR.

Operaciones Simples de una Familia

En el listado de familias creadas podemos observar los siguientes botones.

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El botón verde del billete nos permite establecer reglas de descuento para cada precio, por familia.

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Estas reglas de descuento se guardan en la misma familia, no en los artículos que esta contenga, y solamente aplican si el artículo está configurado en tipo de descuento Por Familia en su precio. Las modificaciones que hagamos aquí pueden afectar también subfamilias si en la opción superior indicamos "Incluir Sub-Familias".

El botón Azul nos permite establecer la fotografía de la familia para la consulta del catálogo.

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Aquí simplemente usamos Seleccionar Archivo para elegir de nuestro equipo el archivo de la imagen para la familia, y siempre y cuando cumpla con los requisitos, será asignada a la familia al dar clic en Guardar.

El botón Rojo simplemente eliminaría la familia del sistema. Las subfamilias que estén creadas pasarían al mismo nivel de la familia eliminada, y los artículos que estén dentro de la familia directamente pasarían al padre.

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Operaciones Avanzadas con Familias

La última sección del módulo de familias nos presenta cuatro diferentes herramientas para hacer cambios de forma masiva, y los más comunes, en los artículos de las familias. Es una simulación pequeña del Editor Múltiple.

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  • Valor de Descuento nos permite establecer el descuento base, por artículo, para el precio indicado en todos los artículos dentro de la familia. El descuento base es el que un vendedor sin permisos especiales puede realizar.
  • Límites para Informes permite modificar el Mínimo y Máximo de los artículos en la familia seleccionada. Esto se utiliza con los reportes en Inventario - Informes - Escasez y Límites.
  • Valor de Comisión permite modificar la comisión que se auto-calcula cuando se emite una Factura.
  • Transferir Inventarios permite mover los artículos dentro de una familia en otra.

Cada opción tiene su propio botón de aplicar los cambios, ya sea Actualizar o Transferir.

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Clasificaciones Secundarias

Las clasificaciones secundarias se pueden utilizar para unir artículos que, aún estando en familias separadas, pueden tener características comunes y de interés para el cliente. Por ejemplo, si vendes juguetes, puedes clasificar por Edad o por Tema de película, o si tienes Ropa la puedes clasificar por temporada.

Por defecto estas clasificaciones se llaman Tema, Departamento y Temporada.

Puedes personalizar a tu gusto el nombre de estas 3 opciones en el menú Sistema - Opciones - Sección 6

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Para personalizar las opciones de cada rama, vamos a ir a Inventario - Configuración.

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Los botones para modificar esta clasificaciones pueden variar de acuerdo a como les haya nombrado a cada una. La ventana de modificación funciona exactamente igual para cada una.

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Simplemente vamos a escribir hasta 10 nuevas opciones de clasificación y presionar el botón Guardar para que sean creadas.

La misma herramienta nos va a permitir modificar los textos de valores ya ingresados, o eliminarnos del todo del sistema.

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Clases - Marcas - Modelos

Por último, también podemos establecer clasificaciones especiales, siendo la más común la Marca. Clase y Modelo se utiliza con fines de Electrónica y artículos con series y garantías avanzadas que puedan ser recibidos en Taller.

Si bien estos 3 valores se pueden crear directamente al editar un artículo, y se van alimentando automáticamente para estar disponible para futuros códigos, desde el menú de Inventario - Configuración - Marcas / Clases / Modelos podemos personalizar las opciones.

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Las Clases se refieren al tipo de aparato electrónico: Celular, Televisor, Lavadora, Cocina, Micro Hondas.

Las Marcas, obviamente el fabricante: Samsung, Apple, LG, Hawei.

Los Modelos funcionan un poco diferente. Un modelo se crea por el vínculo entre una Marca y una Clase. Para poder crear un modelo debemos selecciona primero una Clase y una Marca, por ejemplo de la Clase Celulares de la Marca Samsung existe el modelo S9.

En todos los casos para crear una nueva opción simplemente llenamos el nombre y damos clic en Guardar.

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El botón Amarillo del Menos nos permite eliminar una opción seleccionada. Si esta opción tiene artículos asignados o aparatos en taller clasificados, nos va a preguntar en cual nueva opción deseamos migrar su contenido.

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El botón Rojo del Basurero nos permite limpiar todas las opciones que no tengan asignados códigos del inventario ni aparatos en Taller.

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