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Creación de Artículos y sus parámetros


AndresJGM
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La creación de artículos en el sistema para definir nuestras mercaderías o servicios es la parte principal de SiReTT, es el corazón de donde el resto de las operaciones del sistema se alimentan.

Permisos Requeridos

Al crear o editar un usuario, en el menú Usuarios - Usuarios, la sección de Permisos de Manejo de Inventario nos permite configurar las 3 diferentes operaciones a nivel de códigos que un empleado puede realizar.

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  • Crear y Editar Artículos da acceso al módulo principal donde se crea, en Inventario - +Artículo. Este es el permiso principal de trabajo con inventarios de forma global.
  • Editor Rápido de Artículos es una herramienta disponible al consultar un artículo en el catálogo que le permite al usuario modificar solamente la Descripción, Información Pública y los Estilos. Por ende es un permiso para alguien que arregla la información del artículo, pero no la persona que los crea.

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  • Modificar Precios de Artículos es un tercer permiso que le habilita al usuario cambiar los precios de venta, ya sea al editar un artículo en el módulo principal o en la pestaña de Precios en el catálogo. Por ende es un permiso de modificaciones de precios de venta como tal, no de crear artículos.

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Esta última herramienta es un poco más informativa pues podemos observar los márgenes de utilidad reales contra el Costo Promedio (CP) o contra el Ultimo Costo (UC). También permite que el usuario modifique el Descuento Base (% Desc) que es el que un vendedor normal podría realizar sin necesidad de privilegios especiales, el Descuento Máximo (% Max) que es el descuento que podría realizar un vendedor con la opción de Descuento Máximo permitida, la Comisión por Precio (% Com) y el Porcentaje de Puntos de Regalo (% Puntos).

Creación de Artículo

La creación de artículos se realiza desde el menú Inventario - +Artículo.

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La ventana de información de creación de artículos está dividida en varias diferentes pestañas agrupando temas diferentes. A continuación exploraremos cada diferente opción y su importancia.

Información Base

 

  • Código es donde vamos a ingresar el código principal con el cual vamos a identificar el artículo en nuestro sistema. Es una decisión de la empresa si desea usar códigos manuales, o dejar que SiReTT asigne un código automáticamente basado en la familia y sus prefijos, o si va a utilizar el código mismo de barras del artículo (si este cuenta con ello). Siempre recomiendo dejar que SiReTT cree los códigos automáticamente, dejando en blanco este valor. Este valor es único y no puede estar repetido con otros productos.
  • Código de Barras es un espacio por si desea, de forma separada, también almacenar el código asignado por la industria, a parte de su código. Este se puede repetir entre diferentes productos y simplemente ayuda en su búsqueda. Para empresas que trabajan con el TICA en Zonas Francas, el código se barras se utiliza para generar los archivos TXT de transmisión a TICA.
  • Descripción es la información resumida de qué es el artículo.
    • El formato que recomiendo utilizar es Clase Marca Modelo Características, por ejemplo Celular Samsung S9 Negro, Estuche para Iphone X Genérico con diseños.
    • No recomiendo colocar aquí información como "para que modelos funciona" como por ejemplo Batería Samsung Original para S7, S8, S9, Galaxy, pues se vuelve muy extensa la descripción y se puede cortar a la hora de imprimir. Para estas anotaciones extras existen otros espacios.
    • Recomiendo siempre escribir palabras completas pues facilita la búsqueda en el catálogo tanto para empleados como para clientes. Por ejemplo, si vas a escribir Motorola siempre hazlo así, y no escribas Moto solo porque te aburriste en algún momento.
    • Escribe la descripción elegantemente, en formato de nombre propio con la primera letra en mayúscula. Ya que esta información sale en el catálogo para clientes, se ve mejor que todo en mayúscula o todo en minúscula.
  • Palabras a Imprimir es un valor que aparece al lado de la descripción en un número. Es una forma de controlar, de la descripción del artículo, cuantas palabras se van a imprimir en la factura y se van a enviar en la Factura Electrónica. Si el artículo se llama Calzado Deportivo Nike y la opción está en 2, solamente se imprimirá Calzado Deportivo. El valor en 0 indica que se imprima toda la descripción.
  • Color/Talla es un espacio donde podrías de forma separada anotar la presentación del artículo y no en la descripción y se utiliza cuando vas a crear códigos múltiples de un producto que solo varía por color, talla, material. Esta relacionado con el tema de Maestros y Esclavos que puedes consultar en este foro.
  • Familia es donde vamos a seleccionar en que Familia vamos a incluir el artículo. Pueden ver el foro relacionado a Familias para mayor información.
  • Tipo es una clasificación importante a nivel de SiReTT y una vez establecida no se puede variar nunca más.
    • Físico indica que es un artículo que se maneja con control de existencias y cada operación que hagamos va a afectar un stock en bodega. Artículos físicos no se podrán vender si no tienen existencia, a menos que un usuario tenga permisos de venta en negativo.
    • Servicio/Combo es una opción para artículos que no dependen de existencia como tal y siempre se podrán facturar (si son solo servicios) o dependen de existencias de otros artículos (combos). Puede informarse sobre Combos en este mismo foro.
  • Unidad de Factura Electrónica es una clasificación muy importante a tomar en cuenta, pues también esta relacionada con Factura Electrónica y el Ministerio de Hacienda. De todas las opciones disponibles las más importantes son:
    • 78 Unid Unidad: clasificación estándar de inventario que se vende por unidades.
    • 01 Sp Servicios Profesionales: es una clasificación que debemos utilizar sin duda alguna si el artículo es realmente un servicio profesional, ya que estos son los que suelen estar exonerados por ley (por ahora).
    • Cualquier otra presentación se relaciona con el tipo de producto que esté vendiendo.
  • Info. Pública es un espacio para escribir hasta 500 caracteres sobre la información del producto y que estará disponible en el catálogo para que clientes se informen al respecto. Compatibilidad, voltaje, requisitos y otros datos se pueden colocar aquí.

Precios y Descuentos - Configuración Previa

La Moneda base del sistema tanto para costos como para precios de venta se establece en Sistema - Opciones - Sección 4.

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Aquí configuramos el Símbolo y moneda base, así como el manejo predeterminado de Impuestos para nuestras sociedades y si los precios de los productos que vamos a colocar con finales con Impuesto de Venta Incluido (I.V.I) o si más bien trabajamos en el formato clásico de poner un precio Subtotal y que el sistema de allí calcule los impuestos, indicando que No incluyen Impuestos (+I.V).

Estas configuraciones se deben establecer ANTES de empezar a trabajar con SiReTT. El tema de los impuestos realmente lo define tu mercado, en donde algunas empresas les gusta colocar precios finales al público y dejar que el sistema calcule el SubTotal y los Impuestos para lograr, en lo mayor posible, ese monto. Otras empresas prefieren establecer sus precios sin impuesto y que SiReTT calcule de allí los Impuestos.

La cantidad y los nombres de los precios que se muestren aquí se personalizan en el menú Sistema - Opciones - Sección 7.

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SiReTT permite hasta 14 diferentes precios de venta por artículo (listas de precios), pero se puede establecer en Precios a Utilizar los que realmente vas a manejar. Precio Único le dice al sistema que todas las listas tienen el mismo valor y lo que varia es el descuento, y deben tener cuidado al cambiar esta opción pues si la activan el sistema borrará cualquier otro precio de venta que no sea el Precio 2. 

En Etiqueta podemos cambiar el nombre del precio para que sea más sencillo identificarlo. Siempre recomiendo que los precios los acomode de Mayor a Menor y que el empresario tenga claro que el Precio 2 (el primero de todos) es el precio incondicional que se puede utilizar en cualquier situación, el único que no puede prohibir.

En Reglas establecemos si el Precio puede ser utilizado siempre, o prohibirlo en Crédito, Apartados o ambos (Solo Contado).

AutoDescuento le indica al sistema que al utilizar ese precio se venta, se debe aplicar automáticamente el descuento que tenga definido.

Esperanza de Consumo Mínimo para Clientes permite establecer sumas requeridas base de consumo cada N días para que los clientes tengan acceso a ese precio. Es útil para negocios mayoristas donde el sistema les alerta en la misma Pre-Venta que el cliente no consume lo suficiente, aunque igual no prohíbe usar el precio, es solo informativo.

Precios y Descuentos

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  • Método de Descuento establece dos diferentes formas de trabajar a la hora de Vender en SiReTT y establecer un precio.

Usar Método Global hace que el artículo establezca su configuración basado en lo que se establezca en Sistema - Opciones - Sección 9.

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Precio Fijo con % de Descuento hace que el sistema trabaje en su forma básica, considerando cada precio como un escalón, y sus Descuentos Base y Máximo como una posibilidad de bajarse de ese precio.

Auto-cálculo de Precio y Descuento hace que el sistema ignore los descuentos establecidos y más bien trabaja en el rango de precios permitidos. Si por ejemplo yo tengo acceso a 3 precios 7000 6000 y 5000, podría establecer el precio de venta en cualquiera de las opciones y más bien SiReTT determina una vez ingresado el valor, cual precio sería y con que descuento. Esta modalidad la utilizan empresas que suelen negociar mucho sus precios.

  • Comisión Global es un valor porcentual de 0 a 100 que indica cuanto de comisión paga el artículo al ser facturado. A que parte del monto se aplica la comisión y a quien se le paga se establece en Sistema - Opciones - Sección 9.

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Para cada Precio existen los siguientes valores:

  • Precio de Venta, el valor real del artículo para esta lista de precios. Si dejas cualquier precio en CERO indicarás al sistema que a ese precio no se vende y si se intenta utilizar SiReTT saltará a la primera opción Precio 2. Pero, si dejas Precio 2 en CERO, le indicas al sistema que el artículo se establece por precio manual y el vendedor podrá establecer cualquier precio.
  • % Utilidad es para ingresar el valor que deseas ganarle al artículo, pero este solo se invoca y no manda al precio establecido. Solamente se aplicaría si invocas en Inventario - Herramientas - Calcular Precios por Utilidad o si desde una compra invocas la opción Ajuste de Precios. Sobre que valor se aplica este porcentaje y si es automático se establece en Sistema - Opciones - Sección 25.

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Se puede establecer que la utilidad tome el Costo Promedio, el Último Costo, o el Mayor de Ambos valores.

  • Vence establece hasta cuando tiene validez la utilización del precio. Útil para promociones que expiran. No aplica a Precio 2 por ser incondicional.
  • Mínimo establece la cantidad mínima de unidades por línea de factura para tener acceso a este precio.
  • Tipo de Descuento define, por artículo obviamente y para cada uno de sus diferentes precios de venta, de donde se van a tomar las reglas de descuento del mismo.

Por artículo, establece que el descuento se define por las 2 siguientes columnas de esta tabla. Por familia, indica que los descuentos están establecidos en la familia de inventario a la que pertenece el artículo. Por volumen hace que el sistema determine los descuentos según la regla de volumen en la tercera siguiente columna, las cuales deben estar previamente definidas en Inventario - Configuración - Descuento por Volumen y que su forma de trabajar es que el descuento sea automático basado en cuantas unidades estoy comprando. Por cliente establece que los descuentos están definidos en la misma cuenta del cliente, al editarlo, en la pestaña de configuración y permisos. Por usuario establece que los descuentos están definidos en el mismo usuario que atiende, y estos se establecen en Usuarios - Usuarios, botón del Billete de cada usuario.

A.F.C.U establece que el descuento permitido a realizar se basa en la mejor de las 4 opciones (Artículo, Familia, Cliente o Usuario). A.F&C.U establece que el descuento es el mejor entre Artículo o Familia, y luego permite bajarse aún más a un descuento mayor entre el mejor valor entre Cliente o Usuario.

Supongamos que un artículo tiene descuento de Artículo en 5%, en Familia en 10%, en Usuario en %5 y en Cliente en 3%.

Con la Regla A.F.C.U el mejor descuento que podría hacer es de un 10%, porque es el mayor de los 4, el de la familia.

Con la Regla A.F&C.U el descuento básico a aplicar sería de 10% por ser el mejor el de la Familia, y luego podría adicional bajarlo hasta un 5% más para un total de 15%, pues entre el Cliente y el Usuario el mejor extra es un 5%.

V.C.U es similar el concepto, pero se refiere a que el descuento será el mejor entre Volumen, Cliente o Usuario. Por último, V&C.U establece que el descuento es el que establezca el volumen y adicional podría descontar aún más entre el mejor que tenga el Cliente o el Usuario.

Las reglas de descuento son diferentes configuraciones a su disposición que se deben establecer por Artículo y por cada Precio. Puede establecer su regla favorita y predeterminada de descuento en Sistema - Opciones - Sección 6.

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Cambiar este valor no va a cambiar la regla para todos los artículos ya existentes, solo establece un valor predeterminado de opción para nuevos artículos. Si desea cambiar sus reglas de descuento de forma masiva, puede utilizar el Editor Múltiple.

  • % Desc es el porcentaje de descuento permitido base para un usuario en el sistema sin permisos especiales.
  • % Max es el descuento de segundo nivel al que tiene acceso un usuario que tenga activada la opción de Descuento Máximo en sus permisos administrativos.

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  • Descuento x Volumen es la regla de descuento que deseamos aplicar al artículo, cuando su tipo de descuento es Volumen, V.C.U o V&C.U. Estas reglas se establecen en el menú Inventario - Configuración - Descuento por Volumen y requieren una licencia.
  • % Comisión es un valor de comisión que se calcula por precio utilizado. Cuando está establecido se ignora la Comisión Global del artículo. Útil si quieres calcular comisiones por precio utilizando, comisionar diferente si se vende al detalle o al por mayor.
  • % Puntos establece el porcentaje de puntos de regalo que acumula el cliente si compra el artículo a ese precio. Este valor se calcula sobre el precio final ya con descuento al que se facturó al cliente.

Importación e Impuestos

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Los Impuestos de venta se configuran en el menú Sistema - Impuestos, y en esta sección a la hora de crear un artículo marcamos los que aplican para el producto. Obviamente, para artículos o servicios exonerados POR LEY aquí no se marca ningún valor. Para agilizar el sistema siempre por defecto marca el Impuesto General Sobre las Ventas del 13%.

Descripción de Importación es un valor similar a la descripción del artículo pero se utiliza para la generación del archivo del TICA, relacionado con Aduana y Zonas Francas. Partida Arancelaria es el número de partida para estos artículos, relacionado con el tema de importaciones para su reconocimiento de impuestos de importación.

Electrónica y Garantía

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  • Número de Parte es el código de repuesto de los artículos. Útil para inventarios de repuestos en empresas de Talleres de reparación y se utiliza tanto en reconocimiento al facturar como en búsqueda.
  • Garantía es donde se establece cuantos N Días/Meses/Años de protección tiene el artículo. Este valor aplica en electrónica si un artículo vendido es recibido en Taller para determinar si aún tiene garantía, o en Devoluciones para ver si aún podemos recibirlo.
  • IMEI/Series es una marca que activamos cuando deseamos que este artículo lleve controles de Series cada vez que se haga un movimiento de su stock. Aplicable a artículos electrónicos como celulares, consolas, hardware de computadoras, electrodomésticos. También se puede explotar para vender tarjetas de regalo con código único.
  • Clase, Marca y Modelo son los selectores que nos permiten identificar de una forma mayor el artículo, requeridos al 100% en el caso de artículos tecnológicos que luego puedan ser recibidos en Taller, o solamente la Marca para llevar un inventario más identificado. Estos valores se pueden establecer en Inventario - Configuración - Clases Marcas y Modelos, o se pueden crear directamente aquí al seleccionar la opción +Nueva Clase/Marca/Modelo en donde aparecerá un cuadro para escribir el nuevo valor. Puede ver mayor información en la sección de Familias y Clasificaciones de Artículos en este foro.
  • Estilos es un espacio reservado para ingresar otros códigos con los que el producto es conocido. Suele pasar que un mismo producto tiene diferentes códigos de barras pues fueron producidos en diferentes países. También se puede utilizar para establecer los estilos de las prendas de Ropa que incluye el código.

 

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Proveeduría y Costos

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  • En Proveedor establecemos a quien le compramos por última vez este artículo. Este valor no vuelve estricto que solo a este distribuidor le vamos a comprar, pero ayuda en temas de búsqueda y de permisos especiales de compras de artículos para usuarios de nivel inferior. Suele variar cuando se aplican nuevas compras y es un proveedor diferente.
  • Código por Proveedor es el código que suele asignarle el proveedor a este artículo, y nos ayuda a la hora de buscar en el catálogo y explorador.
  • Costo Base es el precio de venta del proveedor, sin impuestos, y a la moneda indicada. Se le conoce en el sistema también como Último Costo.
  • Costo FOB (CUR) es el precio de costo Free on Board, el cual se utiliza para importaciones cuando el proveedor asume los costos de Flete y Empaque.
  • Costo CIF (CUR) es el precio de costo incluyendo Flete y Seguro. Para este Costo y el anterior la moneda se establece en Sistema - Opciones - Sección 14 y por defecto es Dólar.
  • Presentación es informativo y simplemente indica para unidad de venta cuanto representa y como se mide.
  • Unidad de Venta establece si este artículo se vende por valores enteros o si se puede vender en cantidades fraccionadas de 1, 2 o 3 decimales. Útil para artículos que se venden por medida o peso.
  • Peso Unidad es informativo y establece el peso de cada unidad de venta entera del artículo. Al armar Proformas, Ajustes, Pre-Ventas y otros documentos este valor ayuda a estimar el peso total de la mercadería del documento.
  • Dimensiones es el Alto, Ancho y Fondo de la unidad de venta. Es útil para definir las dimensiones necesarias para transporte. En Sistema - Opciones - Sección 6 se establecen las unidades de medida tanto de Peso como de Dimensión.

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  • Empaque es informativo, y se utiliza para definir cuantas unidades vienen por Caja del producto cuando se importa. El primer valor es el Inner Pack e indica cuantas unidades trae la caja pequeña, y el Master Pack indica cuantas unidades trae la Caja Grande.
  • Cubicaje es informativo e indica cual es el volumen total del Master Pack para importaciones, y así poder estimar tamaño de contenedores.
  • Master Peso se refiere al peso final del Master Pack y también tiene el fin de ser utilizado para importaciones.

Catálogo y Bodega

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  • Bloqueado nos permite indicar administrativamente que este artículo no va a aparecer como resultado de búsqueda de vendedores y no podrán facturarlo. Es la mejor forma de descontinuar un artículo que ya no vamos a vender pero que tiene históricos. Si descontinuamos un artículo podemos iguar buscar en Inventario - Explorar utilizando el filtro de Estado (cambiando de Activos a Bloqueados). Obviamente podemos editarlo y volver a activarlo.
  • Catálogo Web nos permite elegir en tres opciones, primero si el producto es Público y lo pueden ver tanto empleados como clientes, si es Privado y solo puede ser visto por empleados, o si adicional está en Portada, donde aparece en la página principal del sistema como un artículo destacado.
  • Tema, Departamento y Temporada son valores que se asignan para identificar artículos en agrupaciones diferentes a la familia. Esto se explica mejor en el foro de Familias y Clasificaciones de Artículos.
  • Info Privada es un espacio para escribir instrucciones que solamente empleados pueden leer en el catálogo.
  • Márgenes es para ingresar el mínimo y máximo de stock deseado y trabaja junto con los reportes de Inventario - Informes - Escasez y Límites para generar listas de inventarios bajo el mínimo o sobre el máximo.
  • Niveles A B C son 3 valores cada uno del 0 al 10 los cuales nos permiten crear clasificaciones logísticas de artículos. Esto suele establecerlo la empresa clasificando sus productos con el editor múltiple y se puede utilizar en operaciones como:
    • Usar nivel A como un valor de 0 a 4 indicando el tamaño de los artículos donde 0 son los más pequeños y 4 los más grandes. Luego, al hacer una operación de distribución en sucursales podemos pedir solamente artículos de 0 a 2 para pedir los más pequeños solamente.
    • Usar el nivel B como importancia en ventas del 0 a 3 donde los artículos 0 son los menos importantes, de menor rotación y los 3 los de mayor venta. Luego podemos utilizar esto para realizar Auto-Compras de solamente los artículos 2 y 3.
    • Usar el nivel C para clasificar los artículos más costosos y luego pedir operaciones de tomas físicas solamente de lo de mayor valor.
    • En fin, utilizar los niveles ya aplica con la imaginación del negocio.

Finalizar

Al terminar de llenar los datos deseados, vamos a dar clic en Guardar Cambios para aplicar la creación o edición del artículo.

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La respuesta de confirmación nos da acceso a ir directamente al artículo creado al hacer clic en el código (990001 en el ejemplo), o a crear un Nuevo Artículo en Blanco, o crear un Nuevo Artículo Duplicando la información del artículo recién creado. Este último es útil si vamos a incluir diferentes presentaciones.

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