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Ajustes de Inventario


AndresJGM
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Que es un Ajuste de Inventario?

Es un documento que representa una Entrada o Salida de mercadería (existencias) de una Bodega específica. Un Ajuste lleva consigo la fecha y hora, el responsable, la bodega, sucursal, clasificación, documentos asociados y el detalle de todos los artículos en la operación.

Los Ajustes de Inventario se pueden crear de forma manual, pero toda operación que afecte al inventario en SiReTT como Compras, Facturas, Conversión de Artículos, Producción y Repuestos de Boletas crean ajustes de inventario vinculados al documento.

Es por esto que todas las operaciones relacionadas a afectar la existencia de un artículo tienen ajustes de inventario y es muy fácil determinar existencias a una fecha y justificar si hay diferencias entre sistema y físico.

Que permisos necesito para operar en Ajustes?

Existen múltiples operaciones relacionadas con Ajustes de inventario y para cada una se debe establecer un permiso. Estos se activan en cada Usuario, el menú Usuarios - Usuarios, botón del Lápiz.

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Ajustes de Entrada permite al usuario crear entradas de mercadería para aumentar el stock, y en su contrario Ajustes de Salida le permitiría restar el stock actual. Ambos permisos son orientados a Administradores o personal responsable, pues brindan la oportunidad de afectar el stock actual, y si lo pensamos bien y nuestros controles son correctos, no debería ser necesario pues con Compras aumentamos el Stock y con Ventas lo restamos.

Ajustes de Traslado le permite al usuario realizar traslados de mercadería en bodegas de la misma sucursal donde se encuentre activo.

Traslados Directos le permite al usuario trasladar existencias de bodegas de su sucursal actual, a bodegas de otras sucursales a las cuales tenga permitido el acceso normal.

Traslados a Paquetes le permite al usuario crear una Salida de Mercadería pero hacia un Paquete de Artículos, el cual luego puede poner en tránsito a otras sucursales para que sea recibido por un encargado.

Recepción de Paquetes es el complemento al permiso anterior, pues le habilita a un Usuario recibir paquetes en su sucursal actual.

Creación de un Ajuste

Vamos a visitar el menú Inventario.

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La opción de +Ajuste nos permite iniciar un nuevo documento de ajuste de inventario. Ajustando nos muestra la lista de Ajustes pendientes de aplicar que se están diseñando. Reciente nos lleva de vuelta al último Ajuste que estamos diseñando y Aplicado nos lleva al último ajuste ya aplicado al inventario.

Ahora iniciamos un +Ajuste para crear un nuevo documento en Blanco.

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Debemos seleccionar si vamos a hacer una Entrada, una Salida o una Transferencia. En el caso del último el sistema nos mostrará las bodegas destino o la opción de Paquete. Hay que tener en claro que el documento se trabaja en la Sucursal actual.

Si elegimos Entrada, el sistema en el paso 2 nos mostrará las Bodegas de la Sucursal actual para elegir a cual le vamos a ingresar mercadería.

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Si elegimos Salida, igual el sistema nos mostrará las Bodegas del punto actual para determinar a cual le vamos a restar Stock.

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Si elegimos Transferencia el sistema primero nos preguntará por el Origen (de donde tomaremos el Stock, similar al hacer una salida) y una vez elegido esto nos preguntará por el Destino.

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El Destino nos muestra como primera opción Paquete de Envío para que toda la mercadería que saquemos quede en un Paquete en Tránsito que se puede usar para enviar a otras sucursales o como una reserva a un cliente. Luego aparecerán también otras bodegas de la sucursal actual y de otras sucursales, de acuerdo a nuestros permisos de acceso a otras ubicaciones. Si no vemos una Sucursal allí y sus bodegas es porque no tenemos permiso de acceso a ella.

Con el fin de aclarar, un Ajuste hace una operación de Suma o Resta, o ambas en el caso de traslado. Si en tu stock hay 10 unidades de un artículo y haces una entrada por 2, quedarán 12, y una salida por 5 quedarán 7. Si el usuario desea IGUALAR a una cantidad su stock, deberá más bien utilizar el proceso de Toma Física y Conteos.

Pre-Ajustes en Diseño

Cada vez que iniciamos un Ajuste, se crea un documento de Pre-Ajuste con la información que vamos incluyendo en él. Es normal que durante el trabajo debamos pasarnos a otra herramienta del sistema y luego queremos regresar al documento en diseño. En Inventario - Ajustando podemos ver la lista de documentos en trabajo.

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Desde allí podemos ver nuestros documentos y los de otros usuarios, así como sus líneas de detalle. Es una buena costumbre siempre vigilar esta herramienta pues algunos usuarios tienen la manía de iniciar nuevos ajustes sin continuar trabajando sobre los que ya crearon, y con el tiempo esto se llena de documentos sin aplicar. Un Pre-Ajuste puede iniciarse un día y dejarlo pendiente por semanas, nunca se borrará hasta que tomemos una decisión sobre el mismo (aplicarlo o eliminarlo) pero a diferencia de una Pre-Venta, este no afecta la existencia ni reserva mercaderías.

Podemos abrir un documento con el botón verde de Abrir, o usar el botón azul de Borrar para eliminar un documento. También con el Basurero Azul podemos eliminar todos los Pre-Ajustes de la sucursal actual.

El Pre-Ajuste que tenga el número en Azul, es el último al que estuvimos modificando.

Trabajando con el Ajuste

La primer sección del ajuste, su cabecera, nos muestra la información del documento que estamos trabajando.

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Adicional también nos muestra el formulario de aplicación que debe solamente ser llenado hasta terminar el detalle del documento. A su derecha, está el conteo de líneas, conteo de artículo, Costo Total del movimiento (según el costo ingresado) y en el recuadro amarillo con un valor rojo el Monto Total al precio de Venta (informativo). El precio al que se totaliza un ajuste en su edición se establece en Sistema - Opciones - Sección 15 - Totalizar Ajuste con.

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Incluyendo artículos

La pestaña inicial de Detalle de Artículos nos permite de una forma estándar ingresar un código de un producto o escanearlo con un lector (de forma directa) y presionar la tecla ENTER para pasar a Cantidad y Costo.

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Si ingresamos cualquier palabra contenida en la descripción, características, estilos, parte del código/parte/código de barras/código de proveedor, el sistema nos desplegará un menú con las opciones posibles.

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Podemos operar estas opciones con las flechas del teclado y presionando ENTER o también con el puntero del ratón. Al seleccionar una opción se nos llenará automáticamente el código y la descripción y el cursor pasará a solicitar cantidad y costo.

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El primero valor 1.000 es para ingresar la Cantidad. Siempre se va a mostrar con 3 decimales pues SiReTT permite, para artículos que así estén configurados, hacer operaciones en fracciones. El siguiente valor es el Costo del artículo en la operación, el cual se llenará automáticamente si así nuestro nivel de usuario lo permite (Costos solamente pueden ser vistos por Bodega y Administrador). Si dejamos el Costo en CERO o del todo no tenemos permiso para operar en Costos, el sistema utilizará el Costo Promedio actual.

Ingresados los valores, vamos a presionar ENTER nuevamente o el botón del Más Azul (+) para confirmar el artículo y adjuntarle en el documento.

Si ingresa un artículo que ya estaba en el cuerpo del documento de Pre-Ajuste, simplemente se sumarán sus cantidades y se mantendrá en una sola línea de Detalle.

Artículos con IMEI / Serie Electrónica

En ciertos casos, si el artículo a operar tiene control de Series Electrónicas, la parte de Cantidad se nos cambia a un formulario para ingresar uno o múltiples IMEI.

En el caso de Entradas se nos mostrará así:

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Aquí ingresamos un IMEI por línea y en Conteo podemos ir observando cuántos valores hemos ingresado.

En el caso de Salidas o Traslados se nos muestra así:

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Solamente nos permite ingresar un único valor de serie pero suponiendo que en código ingresaste la Serie y no el código del producto, esto se llenaría automáticamente. Permite solamente uno porque para mayor control es mejor que el usuario escanee cada IMEI.

Artículos desde el Catálogo

Podemos adjuntar artículos desde el Catálogo al explorar y abrir un producto específico, si tenemos algún Pre-Ajuste en diseño, esto en la pestaña de Ajustar.

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Aquí se nos permite seleccionar el documento destino (de los Pre-Ajustes que tenemos abiertos con nuestro usuario), y la Cantidad a adjuntar. Los botones al lado de la cantidad son para Sumar o Restar una o diez unidades al valor Cantidad y luego con el Más Azul (+) adjuntarle al documento (para utilizar con Tabletas y Teléfonos inteligentes).

Al aplicar, se nos mostrará el siguiente mensaje y un acceso al documento afectado por si deseamos regresar al Pre-Ajuste.

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Trabajando con el Detalle

Cada vez que adjuntemos documentos estos se mostrarán en el cuerpo del Pre-Ajuste y se irán actualizando los totales del Documento.

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El formulario nos permite volver a modificar una Cantidad en la primer columna, o su Costo en la cuarta columna. Cualquier cambio que se haga a estos dos valores en cualquiera de las filas del documento requiere que luego utilices el botón de Aplicar Cambios para actualizar la operación.

La columna de HAY nos indica el stock actual en la bodega que estamos trabajando, y la columna de FINAL nos da una predicción de como quedará el inventario al aplicar este documentando (sumando o restando en caso de entrada o salida respectivamente). Si el FINAL resulta en un valor negativo por hacer una salida, SiReTT no permitirá que el documento se aplicado, pues solamente se permite producir inventario negativos en Ventas, si y solo sí el sistema está configurado para esto (no por defecto) según tu nivel de usuario.

El botón rojo de la Equis (x) nos permite eliminar la línea de detalle, y el botón rojo de Limpiar Detalle nos permite limpiar todo lo que incluimos en el documento.

Si alguno de los artículos en el detalle tiene control de series, lo veremos de la siguiente manera.

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La cantidad no se permite modificar pues es la cantidad de series la que define el Stock. Cada serie tiene un botón de una X para eliminarla del detalle.

Podemos agregar más Series al documento con el botón de Series, el código de barras amarillo que aparece al final de la línea de detalle.

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La venta que nos abre nos muestra lo que hay en la Bodega actual, un espacio para ingresar más series, y un cuadro mostrando las que actualmente ya están incluidas en la línea de detalle.

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Existe una forma en que se puede afectar la cantidad sin ingresar series, y es utilizando el incluir detalle al Pre-Ajuste desde el catálogo.

Inclusión de Detalle por Series

En el caso de Salidas y Traslados, una pestaña adicional se muestra en las opciones del Pre-Ajuste.

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Esta nos permite ingresar series electrónicas directamente y luego al dar clic en Registrar Series, el sistema determinará primero si están en la Bodega actual del Pre-Ajuste, y de ser así, a que artículos corresponden para auto-llenar el detalle del documento.

Aplicando el Documento

Finalizado el llenado del cuerpo del Pre-Ajuste, vamos a llenar el formulario final con otros datos necesarios.

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Clasificaremos el Ajuste en alguna de las opciones ya establecidas o podemos personalizar y agregar más opciones en el menú Inventario - Configuración - Clasificación de Ajustes.

La referencia es un valor que podemos utilizar a gusto, como por ejemplo el número de factura de proveedor (aunque compras no se deberían ingresar por aquí) o el número de recibo de inventario manual. Anotaciones es un espacio para mayor información, como por ejemplo para poner la razón de la salida o entrada.

Al final vamos a dar clic en Aplicar (Salida/Entrada/Traslado).

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Clasificación de Ajustes

SiReTT por defecto trae múltiples clasificaciones de ajustes para separar los documentos de acuerdo al tipo de operación que les dio origen. Estas opciones se pueden personalizar en el menú Inventario - Configuración - Clasificación de Ajustes.

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Para agregar una nueva opción simplemente llenamos la última línea del formulario que inicia con el Más (+). Las 6 columnas de marca se activan de acuerdo a que perfil de usuario deseas que tenga permiso de crear ajustes en esa clasificación (RECepcion, TECnico, SUPervisor, CONta, BODega o ADMinistrador).

El botón del Menos (-) rojo nos permite eliminar una clasificación. Al hacerlo, si existen ajustes de ese tipo se migrará al tipo inicial Ajuste de Inventario.

Ya sea re-nombrando clasificaciones o agregando una nueva, vamos a dar clic en Guardar para aplicar los cambios.

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Otras Herramientas para un Ajuste

La pestaña de Herramientas nos da acceso a otras operaciones que nos pueden facilitar la creación de Pre-Ajustes.

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Descargar Archivo Base nos baja un Excel que luego podemos editar y agregar códigos y cantidades/costos directamente allí.

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Modificando, guardando el archivo pero siempre manteniendo su formato original (CSV) podemos subirlo al sistema en la opción de Subir Archivo CSV.

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Aquí seleccionamos el archivo de nuestro equipo, le marcamos la opción de Formato MAC/IOS si lo trabajamos allí (no funciona al 100%), y elegimos si el Precio que ingresamos (Costo) es por Unidad o es por el Total de la Línea (esta opción tomaría el valor y lo dividiría entre las unidades a ingresar).

Copiar en +Pedido simplemente inicia un Pedido de Mercadería con todo el detalle de este documento.

Importar Existencia es una herramienta que tomaría el stock de la bodega del Pre-Ajuste y lo llenaría automáticamente con hasta 500 líneas de artículos posibles. Se utiliza para vaciar una Bodega en Salida o también para Trasladar todo el Stock, pero deben tener en claro que se hace de 500 en 500 líneas, y se debe repetir el procedimiento de aplicar y crear un nuevo ajuste hasta terminar el trabajo.

Importar Negativos se utiliza en Entradas para llenar el detalle del pre-ajuste con artículos y cantidades para dejar el Stock en CERO y no en negativo. Si un artículo tiene -3 unidades en la Bodega, aparecerá con 3 unidades en el detalle del Pre-Ajuste, con el fin de que cuando sea aplicado deje el Stock final en Cero.

Importar Bloqueados funciona similar a importar existencia, pero se limita a artículos bloqueados del inventario (Venta prohibida/descontinuados). Con que fin? por ejemplo sacar del stock lo que ya no quieres vender.

Ajuste de Corrección crea un Pre-Ajuste adicional solamente con las líneas en que el valor de HAY es negativo, con el fin de primero volverlo positivo o cero para aplicar la Salida. Es una operación un poco "Sin sentido" pero ayuda a balancear negativos en un control separado.

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