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Costos de Trámites Electrónicos


AndresJGM

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Diferenciar entre conceptos de un sistema ERP y Trámites Electrónicos

El primer punto que se debe tener claro es que el SiReTT es un sistema orientado a administración de empresas, inventarios y facturación para estadísticas y resultados, el cual funciona en servidores web especializados que garantizan que puedas utilizar tu sistema desde cualquier ubicación. Esto implica que el servidor tenga redundancia (varias vías de acceso), múltiples cores (pues una sola computadora hace la tarea de todas las computadoras de tus negocios), memoria RAM suficiente y discos duros de respuesta rápida, de respaldo, y servidores externos adicionales para respaldo.

Facturación Electrónica es un proceso que se adapta al Sistema para agilizar la transmisión al servidor de Hacienda de todos sus trámites (Facturas, Devoluciones y Recepción), pero esto implica recursos adicionales que no están planeados en la estructura del sistema y que requieren inversión mayor.

  1. Mayor control por operación: como deben notar, ahora el sistema tiene nuevas reglas para crear una Factura como verificar la cantidad de líneas, cédulas correctamente ingresadas e impuestos clasificados. Inclusive ahora el sistema está conectado a una base de datos del registro para evitar errores y agilizar las ventas.
  2. Mayor procesamiento por operación: Cada Factura / Devolución ahora debe generar un archivo XML con los datos que pide hacienda, y este debe ser firmado con su certificado digital. Como cada sistema consume más recursos, esto me obliga a agregar servidores adicionales y reducir el número de vecinos de cada sistema y aumentar los costos. Esto aumenta aún más, si el cliente pide Factura al correo, pues el sistema debe generar un PDF.
  3. Mayor ancho de Banda: tanto el envío del XML como la recepción de la respuesta de hacienda por cada trámite implica un gran aumento en la transmisión de datos. Esto incrementa aún más si se debe enviar al correo del cliente el PDF y el XML. Adicional, como los respaldos aumentan de tamaño, al ser trasmitidos en las noches a los servidores alternos, va a requerir aún más banda.
  4. Almacenamiento de Datos: Hacienda exige que cada archivo XML generado, su respuesta y el XML de recepción de compras deba ser almacenado por 5 años. Esto implica un crecimiento bastante grande de información en el sistema que puede hasta cuadruplicar lo que normalmente haría el sistema SiReTT. Adicional también aumenta no solo los espacios de los servidores, sino de los servidores de respaldo.
  5. Seguridad y Privacidad: Este último punto es muy importante, pues sus datos seguirán siendo concentrados en su misma aplicación, ubicados en puntos de almacenamiento lejos del acceso de terceras personas y no serán enviados a otras empresas proveedoras de facturación electrónica que, claramente, tendrían una información completa sobre tus clientes, tus ventas y tus precios, y a cambio de "un buen precio" te terminen robando o vendiendo la información.
  6. Mantenimiento: ahora es un adicional tener que llevar el control periódico de estos archivos almacenados y realizar compresiones cada mes.

Si bien hacienda indica que el acceso a su servidor para transmisión y respuesta es gratuito, todos estos aspectos previamente indicados son los que hacen que los trámites electrónicos tengan un costo adicional.

Precios en el Mercado

Muchos deben notar que existe cualquier cantidad de paquetes de facturación electrónica. He encontrado precios desde 200 colones por trámite (para profesionales independientes), y de 35 colones o menos, para comercios en general. Investigando y comparando paquetes, llegué a encontrar precios de hasta 17 colones.

Pero no solamente se trata del precio, pues hay que observar las reglas que se colocan, ya que varios proveedores te limitan los usuarios simultáneos, las sociedades, los trámites por mes y la tarifa mínima de trámites y pagos adicionales al pasarse del límite.

También he llegado a encontrar precios extremadamente bajos en las últimas semanas, que me hacen cuestionar inclusive como logran el milagro de no pagar electricidad, hardware y ancho de banda. La empresa que iba a contratar en primera instancia, la cual cobra 35 colones por trámite, me advirtió de estas "super promociones", pues son empresas que no soportan sus costos, y más bien generan ganancias de la venta de la información. También estas empresas suelen llevar un estimado de trámites que hace una tienda por mes (hasta 1000), pero yo conozco más sobre los diferentes casos y mercados y no siempre suele ser así, a veces es menos y a veces es mucho más.

Mi consejo es: no se enamoren del mejor precio, les puede salir muy caro después, y les puede agregar más trabajo aún, ya que muchos sistemas de estos "baratos" no tienen la capacidad que ustedes ya conocen (o que deberían de conocer) de SiReTT Online. Inclusive he visto casos en que simplemente es algo parecido a un Excel donde solo armas una factura pero no tienes control de códigos ni existencias.

Costos en SiReTT Online

A nivel del sistema y con mis clientes se manejará una modalidad de Saldo Electrónico que está explicada en el siguiente Link:

Que si paga y que no paga? 

Se paga solamente por trámites electrónicos (Factura / Devolución / Repuesta por compra) que se realicen desde sociedades que ya estén conectadas con esta modalidad en SiReTT Online.

No van a cobrarse trámites que no apliquen a este concepto, como sociedades de Control Interno o Régimen Simplificado, que del todo no está obligado a emitir facturas electrónicas.

Profesionales con cédula física que estén inscritos y que adquieran el sistema por concepto de alquiler (quienes pagan $300 anuales). Esto no aplica para alquileres de Sistema que venden artículos.

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