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¿Qué es una Revisión de Artículos?

Es un procedimiento mediante el cual recibimos de un cliente múltiples artículos que haya comprado en los negocios y que cuenten con Factura en el sistema, parar solicitar garantías, devoluciones o cambios de unidades.

La revisión permite que anotemos todos los artículos recibidos sin serie electrónica, en cuyo caso el sistema detectará automáticamente la o las facturas de venta del cliente más reciente que contenga stock disponible para una posible devolución.

Por ejemplo, si el cliente nos trae 15 unidades para devolución y existen varias facturas donde compró 5, 4 y 10 unidades, el sistema detectará cada factura y el posible stock a tomar. Tomará primero la más reciente de 5, luego la de 4 unidades, y por último de la de 10 unidades solamente reservará 6 para revisión.

Para los artículos con Serie / IMEI, la revisión permite una forma más rápida de crear boletas, pues el cliente ya está seleccionado y solamente debemos ingresar series, características y problemas. Las boletas se van insertando en la revisión y se imprimen inmediatamente, tan sencillo como agregar artículos a una factura.

La revisión permite vigilar el estado de las Boletas, así como establecer las unidades por rechazar (retornan al cliente sin cambio) y por aceptar (se tramitarán en devolución) y va creando una bitácora de cada movimiento.

Por último, una herramienta de Devolución permite que todas las unidades por aceptar se tramitan en Notas de Crédito por cada factura detectada.

Valor de la Licencia: $200 (no requiere la licencia de Taller, pero no tendría acceso a la parte de procesar Boletas).

Beneficios de la Herramienta

  • Acelera los procesos de ingreso de Boletas, para empresas con Taller que trabajan en una línea mayorista.
  • Permite controlar todos los ingresos en un solo documento del cliente para velar por su estado.
  • Acelera los procesos de localización de Facturas para emitir Devoluciones de artículos.
  • Múltiples recepciones de artículos para cambio por garantía y emisión acelerada de Devoluciones/Notas de Crédito.
  • Permite controlar el stock que recibimos del cliente, y una revisión previa antes de Aceptar o Rechazar la devolución.

1. Crear una Revisión

Para iniciar una revisión vamos a ir al menú Taller y elegimos la opción para crear una revisión.

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El concepto es el mismo que trabajar con Pre-Ventas o Pre-Ajustes, el documento se crea pero en un estado de INGRESO, el cual nos permite adicionar artículos o boletas.

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El documento se inicia con Cliente Genérico, pero no acepta trabajar con este, para tener en claro que lo primero por hacer es seleccionar el cliente del sistema. No se puede trabajar con cliente genérico por razones obvias, muchas personas compran con ese código y el sistema asignaría los artículos a cualquiera de esas facturas.

Si por alguna razón te saliste de la revisión que estás creando, puedes regresar a la misma desde el menú Taller - Revisiones en Ingreso.

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Esta herramienta nos muestra las revisiones que se han creado pero no han sido ya enviadas a procesar.

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Se nos permite abrir las revisiones de la sucursal activa en tu sesión solamente.

2. Estableciendo el Cliente

Lo primero que vamos a hacer es seleccionar el cliente. Esto es vital ya que si te equivocas, se reiniciarán los artículos agregados. Vamos a dar clic en el botón de la lupa de la derecha.

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Luego nos aparecerá la advertencia que confirma lo que se menciona previamente.

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Allí damos clic en Aceptar y utilizamos el buscador para localizar el cliente.

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Si el cliente no está registrado en SiReTT, podemos cancelar y crearlo utilizando el botón de crear cliente, aunque claramente no aplicará para devolver artículos sin serie y solo dejará boletas.

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Los datos del cliente seleccionado o creado aparecerán entonces en la revisión.

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3. Registrando Artículos Sin Serie

Vamos a trabajar en la pestaña de Artículos no Serializados.

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El proceso es similar a ingresar artículos en una Factura o un Ajuste. En la parte de código ingresamos el código directamente del producto y presionamos la tecla ENTER, o algún texto asociado a la descripción y elegimos algún resultado de la lista desplegada.

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Al indicar el artículo de cualquier manera nos pasará al espacio para indicar el problema del artículo y las unidades a revisar. Ojo, las unidades son un valor decimal ya que este módulo podría admitir decimales en cantidad, y el punto representa el separador.

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Damos clic en el Más (+) para adicionar al detalle del documento de revisión las piezas.

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Los artículos se van a ir agregando al documento, y con fines informativos veremos el número de Factura detectado, la fecha de emisión y el precio de venta unitario. Si no se hubieran podido procesar todas las unidades a revisar, se nos mostraría un mensaje de advertencia.

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Podemos continuar agregando artículos, inclusive del mismo código pero con otros problemas.

El botón del borrador al final de cada línea agregada nos permite quitarla de la revisión. image.png.488efb36dd544808bf9ce0051ef4c56f.png

El botón de Limpiar Detalle nos permite quitar todos los artículos agregados al documento. image.png.3f70b9fd30d9ee20c2c272369186d51b.png

Mientras artículos de una Factura se encuentren en revisión, no se pueden invocar o utilizar en devoluciones ya que el sistema bloquea su utilización en este proceso hasta que se haga automáticamente o se rechace.

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La imagen corresponde al detalle de una devolución en creación. La columna de Rev. indica que hay artículos que se están revisando.

4. Registrando Artículos con Serie

Para incluir series electrónicas en el documento, vamos a la pestaña de Artículos serializados.

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Este formulario es más complejo y permite agregar múltiples Boletas en el documento. Si hay duda respecto a que corresponde cada opción, simplemente colocamos el puntero del ratón encima.

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El primer paso es colocar la SERIE/IMEI. Al pasar a otra parte del formulario el sistema detectará la información de esa serie. Si ya tiene históricos de Boletas, o si fue facturado por el sistema, se llenará la información de Clase, Marca, Modelo, Lugar de Compra y datos de Factura.

Luego procedemos a llenar (de no estarlo automáticamente) los datos de Clase, Marca y Modelo.

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Estos espacios del formulario también detectan valores ya existentes si escribes un texto y esperas un par de segundos. La Clase se refiere a que tipo de aparato electrónico es (Celular, Televisor, Tablet u otros).

La siguiente sección es para indicar los datos de compra y garantía comercial.

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Aquí indicamos el Lugar de Compra, como la opción de G1 - Garantías propias para indicar que es una unidad vendida por la empresa, u otras opciones que tengamos registradas previamente para talleres mayoristas. También podemos dejarlo como (Ninguno) si no es comprado.

Los lugares de compra se pueden modificar en el menú Taller - Configuración de Taller - Tiendas Asociadas / Mayoreo.

Los otros espacios de este formulario corresponden a Número de factura, Fecha de compra, Periodo y Plazo de Garantía (1 año por ejemplo), y Estado de Garantía (Por fecha de vencimiento o anulada). También podemos colocar A Nombre de... se emitió la factura, Teléfono y Referencias adicionales (esto aplica a talleres mayoristas que quieren anotar el nombre del dueño de la unidad).

La siguiente sección es la clasificación de boleta.

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La primer opción es el Tipo de Servicio solicitado. SiReTT detectará y recomendará por la Serie/IMEI si es reparación normal, garantía de compra o de taller. Estos valores se pueden personalizar en el menú Taller - Configuración de Taller - Servicios de Taller.

Continúa por Técnico Asignado, en el caso de que se desee asignar la Boleta a un técnico específico.

Sigue Clasificación de Servicio, en donde puedes elegir alguna opción de las que hayas creado en el menú Taller - Configuración de Taller - Clasificación de Boletas. Tiene el fin de clasificar el tipo de reparación a realizar (Software, Limpieza, Soldadura, por ejemplo).

Las últimas dos opciones están asociadas a clasificaciones adicionales que el dueño del sistema puede crear y utilizar tanto en ventas como en boletas. Se llaman por defecto Línea y Tipo, pero se puede cambiar su nombre en Sistema - Opciones del Sistema - Sección 9 (clasificaciones de Boletas y Facturas). Sus valores se pueden establecer en el menú Ventas - Configuración de Ventas - Opciones de Línea y Opciones de Tipo (o los nombres que se les haya establecido).

La última sección es para detalles finales.

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Descripción del Problema es para el reporte de ingreso técnico. Las opciones de #Tel, PinCode y Patron son 3 referencias adicionales opcionales y que el dueño de SiReTT puede personalizar sus nombres en Sistema - Opciones del Sistema - Sección 17 - Referencias (1 2 y 3).

Accesorios es para anotar cualquier extra artículo recibido con la unidad (cables, caratulas, baterías) y Estado Visual para indicar cualquier detalle o defecto físico que tenga la unidad.

Completados los datos, damos clic en el botón del Más (+).

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Esto adicionará la línea al documento de revisión. El botón del Menos (-) sirve para limpiar los datos del formulario solamente y no afecta el contenido de lo agregado.

Basado en el resultado, se creará la Boleta y se imprimirá automáticamente. Algunas situaciones podrían evitar que se cree la boleta, como por ejemplo si ya está previamente registrada y activa en Taller, o por falta de licencia o permisos de usuario.

Como este proceso crea una Boleta de Taller, el sistema permite visitarla directamente dando un clic en la lista de Boletas. Si se equivocó y desea eliminar la Boleta, tendrá que hacerlo de forma habitual utilizando las herramientas de Taller.

5. Finalizando el Registro de Revisión

Una vez completados los artículos y series a adjuntar en la revisión, vamos a dar clic en Guardar.

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Esto marcará la Revisión como ACTIVA y ya se podrá trabajar en ella para establecer rechazos, aceptaciones y devoluciones. Si posee la licencia de Impresión en la Nube y tiene configurada la impresora de Boletas, se imprimirá un documento de revisión detallando el ingreso y los artículos recibidos, con los mismos títulos e información de una Boleta.

Si por alguna razón no desea realizar el registro, haga clic en Eliminar.

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Pero tenga en claro que Boletas de Taller que hayan sido registradas no se eliminarán, solamente quedarán independientes y se tratarán de esa manera.

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Localizar y Abrir una Revisión

En el menú Taller tenemos acceso al Buscador de Revisiones.

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Utilizando los filtros de datos del cliente, sucursal de ingreso, estado y rango de fechas podemos localizar revisiones en SiReTT. Con un clic podemos abrir el documento.

Panel de Consulta de Revisión

Al abrir una revisión, podemos consultar el siguiente módulo.

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La primer sección informativa nos indica los datos de la revisión, su estado, y su fecha de entrada y salida. La siguiente sección es para información general del cliente.

Luego siguen los paneles de trabajo de la revisión. En Devoluciones podemos ver las notas de crédito que se han creado por artículos ya aceptados de esta revisión. En Boletas Asociadas podemos ver la lista de Boletas y el estado de cada una. En Registro podemos ver una bitácora de la operación de Aceptaciones y/o Rechazos de unidades de artículos sin serie.

Aceptando o Rechazando Artículos

Vamos a ir al panel de Artículos sin Serie.

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Cada línea de detalle de los artículos recibidos nos muestra la Factura, la Fecha y el Reporte del problema. Las unidades que Ingresan corresponden a la entrada de la revisión y no van a cambiar. 

Le sigue Aceptado y Rechazado. Ambas columnas representan cuantas unidades ya procesamos, por aceptación con devolución o por rechazo y retorno al cliente. Técnicamente, la suma de estas dos es lo que ya se procesó y retornó al cliente.

Luego siguen dos espacios de formulario, Aceptar o Rechazar. Estos valores es para llenar de forma manual las próximas unidades a Aceptar para devolución o a Rechazar para retornar al cliente. El objetivo es ajustar estos valores de acuerdo a la siguiente operación y por cada línea de artículo, y dar clic en "Aplicar Cambios" para guardar los ajustes.

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También podemos utilizar los acceso rápidos de Rechazo Total o Aceptado Total para llenar todos los formularios con lo que quede disponible por procesar.

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Tengamos claro que estos ajustes a estas columnas no se consideran ya procesadas, sino que representan el siguiente movimiento a realizar.

Procesando las Devoluciones o Rechazos

Cuando terminemos de indicar las unidades próximas a Aceptar o Rechazar, nos pasamos a la pestaña de Procesar Devolución.

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Aquí tenemos dos posibles opciones, la primera es Confirmar Rechazos.

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Esta opción marcaría las unidades por Rechazar como entregadas al cliente sin Nota de Crédito, y se sumarían a la columna de Rechazado, dejando la columna de Rechazar en CERO. Se crearía un registro de los rechazos que se puede consultar en el Registro.

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La segunda opción de Procesar Devoluciones utilizaría las opciones del formulario para trabajar.

En Caja de Facturación indicamos la caja donde vamos a procesar la Devolución. Como es conocido, cada Caja está asociada a una Sociedad, por lo que al procesar las devoluciones, solamente se harían de Facturas de esa misma sociedad.

Bodega de Retorno es donde vamos a recibir la mercadería por Aceptar para que ingrese al sistema. Se muestran solamente de la sucursal actual.

Anotaciones para las Devoluciones es un espacio de escritura libre que permite adjuntar comentarios a cada devolución que se procese.

Completado el formulario, damos clic en el botón de Procesar Devoluciones.

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SiReTT hará un proceso complejo, donde identificará facturas globales de la misma sociedad de la Caja indicada, tomará líneas de detalle de cada una e intentará adjuntarles a una "posible devolución" de acuerdo a los permisos de usuario, de antigüedad del artículo y garantía. Si al menos se logra que un documento tenga una línea de detalle, se emitirá una devolución por cada factura.

Cada devolución se imprimirá, y se emitirán o auto-aplicarán Notas de Crédito Contables de acuerdo a la configuración del sistema. Las devoluciones creadas se podrán consultar en la pestaña de Devoluciones y también se creará un registro por las unidades Aceptadas.

Para finalizar, se sumará a la columna de Aceptado los valores procesados.

Finalizando la Revisión

Cuando ya no queden Boletas ni Artículos por Aceptar/Rechazar, simplemente damos clic en Finalizar para marcar la revisión como completada.

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Impresión de Revisiones

Desde el módulo de consulta de revisión tenemos acceso a la opción de Imprimir.

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Esto abrirá un módulo de Vista Preliminar.

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Desde aquí podemos imprimir el documento en pantalla, el cual está orientado a tener una versión para el cliente y otra para la empresa, con firmas cruzadas. En la parte inferior también podemos enviar la impresión a la nube mediante los Servicios de Impresión en la Nube, de contar con la licencia en SiReTT.

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