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AndresJGM

Cajas - Estado, Apertura y Cierre.

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Consulta de Estado de Cajas

Siempre es necesario realizar una Apertura de caja para poder emitir Ventas, cobros, devoluciones, notas de crédito y trámites de efectivo. De acuerdo a la configuración del sistema, vamos a abrir cada Caja, o la terminal de cobro.

Esto lo realizamos en el menú Caja - Estado de Caja.

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En la modalidad de Cajas aquí se nos van a mostrar todas las Cajas de facturación que están enlazadas a la sucursal, mientras que en la modalidad de Terminales solo se nos mostrarán los puntos a los que el usuario tenga permisos de operación.

Este módulo nos muestra las siguientes herramientas e información:

  • El botón de la Llave sirve para abrir la caja de dinero por comando, y solamente se le presenta a un Administrador del sistema. Es necesario que la Caja/Terminal esté vinculada con una impresora.
  • Punto de Cobro nos muestra el nombre de la Caja/Terminal.
  • Recibos nos muestra el total de Pagos recibidos desde la última apertura de caja (cobros - ingresos).
  • Apertura nos muestra el fondo de caja con el cual se abrió/cerro la caja.
  • Ingresos es la sumatoria total de recibos de dinero por Efectivo solamente.
  • Entradas y Salidas representan el total de trámites de efectivo realizados en la Caja.
  • Total es la operación de Apertura + Ingresos + Entradas - Salidas. El usuario debe tener en claro que en esta ventana informativa solo se muestra el total de efectivo de la caja/terminal, y no de otros ingresos recibidos en la misma (depósitos, cheques, tarjetas).

El botón de Operación al final de cada línea nos permite saber lo que podemos hacer con la caja, y no el estado en que se encuentra. Por ejemplo, si dice APERTURA, significa que la caja está cerrada y que con ese botón la vamos a abrir. Si dice CIERRE significa que la caja está abierta y que con el botón procederemos a realizar el cierre. Si dice CERRANDO significa que el proceso de Cierre se inició y está esperando terminar.

En la modalidad de Terminales, el botón de TRANSFERIR nos permite asignar la Terminal a otra persona, útil cuando el personal asignado a la caja va a cambiar, o si hay que ingresar como Administrador y realizar alguna operación.

Configuraciones Previas

La forma en que se manejan las aperturas y cierres de caja pueden variar de acuerdo a la configuración, en el menú Sistema - Opciones - Sección 8.

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En Apertura y Cierre indicamos la modalidad, si va a ser por Cajas o por Terminales. Es muy importante que esta configuración no se cambie cuando estamos con ventas activas, y también de que debemos re-configurar facturación electrónica si cambiamos la modalidad, por lo que no es algo muy sencillo y lo mejor es que esté definido antes de trabajar con el sistema.

Abono por Sociedad es una regla que evita que se reciban abonos en una Caja de sociedades diferentes a la que esta tiene asignada. Por defecto, y lo ideal, es que esté activado, pero evitaría que se reciban pagos de facturas emitidas en sociedades que no están disponibles en la sucursal actual.

Tipo de Arqueo afecta la apertura y cierre de cajas, y determina si al hacer estos procesos vamos a ingresar cantidad de monedas y billetes, o si solamente vamos a ingresar el total de dinero. Se recomienda utilizar por Conteo de Monedas, ya que aunque resulte complejo, evita fallos de empleados y facilita el conteo de monedas extranjeras.

Notificación por Email permite agregar 3 cuentas de correo las cuales recibirán mensajes informativos cuando se hagan aperturas y cierres.

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Apertura de Caja

Ingresando al módulo anterior, vamos a dar clic en la opción de APERTURA de la Caja/Terminal deseada.

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Si el sistema está configurado para Arqueo de Caja, se nos van a mostrar todas las monedas previamente configuradas en SiReTT para la moneda base del sistema, junto con otras monedas extrajeras configuradas en la licencia de Multimoneda. En esta modalidad, uno debe contar e ingresar cuantas monedas hay en cada presentación y llenar su valor, y el total de monedas extranjeras para ingresarlo en los espacios respectivos. El Efectivo Reportado total se va a auto-calcular basado en lo que ingresemos en el Arqueo.

En cambio, la modalidad de "Por monto directo" nos va a permitir ingresar de forma directa el Efectivo Reportado. En este caso el usuario, a parte de sumar la moneda base en total, debe sumar monedas extranjeras al tipo de cambio "Compra" que indica SiReTT.

Con fines informativos y para establecer una diferencia, el sistema nos muestra el fondo del Último Cierre (10.000 en el ejemplo). Al aplicar la apertura de caja, el sistema calculará la diferencia en la resta de Efectivo Reportado - Ultimo Cierre, y esta quedará con fines informativos para dar seguimiento al faltante/sobrante.

Anotaciones es un espacio adicional para que el usuario incluya cualquier información que vea conveniente.

Para abrir la Caja/Terminal, una vez llenado el formulario, vamos a presionar el botón de Guardar. Si la Caja está configurada con la licencia de impresión en la nube, se imprimirá el comprobante correspondiente.

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Cierre de Caja

Ingresando al módulo de Caja - Estado de Caja, vamos a seleccionar CIERRE en la Caja/Terminal deseada.

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Cuando iniciamos un Cierre de Caja, el sistema bloquea y no permite que se apliquen más Facturas o Abonos mientras se encuentre en el estado de CERRANDO. Esto para facilitar que el usuario encargado trabaje sin que le afecten sus matemáticas.

Mientras se está en estado de Cierre, el botón Rojo de Cancelar permitiría volver a abrir la caja, como si nada hubiera pasado, sin aplicar ningún cierre.

En la pestaña de Formulario el sistema nos muestra el resumen de la operación de día, sumando el total de cobros realizados en Efectivo, Tarjeta, Cheques y otras formas de pago, así como de ajustes de efectivo. Todo esto, basado en los datos ingresados por los usuarios y sus operaciones mientras la caja estuvo abierta, para así determinar el valor esperado a ingresar y determinar diferencias.

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Posibles Errores en Cierre con Diferencias:

Otras pestañas durante el cierre nos dan acceso a los documentos en diferentes presentaciones para determinar la razón de los totales calculados. Es muy importante que el usuario revise todos los movimientos para detectar posibles errores. Los más comunes conocidos son:

  • A la hora de recibir un pago, indicar que la forma de pago es diferente a la realizada (ejemplo un pago en Tarjeta puesto como Efectivo). Un usuario puede abrir la factura, ir a la pestaña de "Cuenta por Cobrar", abrir el recibo de dinero y cambiar su forma de pago (solo aplica si no se ha cerrado la caja, y eres la persona que recibió el pago o un perfil contable).
  • Registrar una Devolución para anular del todo una Venta, sin anular el pago recibido antes (esto dejaría el pago existente que luego faltaría al cerrar caja, y también dejaría una Nota de Crédito contable sin usar).
  • Realizar una entrega adelantada de efectivo antes de cerrar la caja, sin registrar el retiro de efectivo debido.
  • Emitir una factura de contado a crédito, o viceversa. Aquí la solución sería anular el pago de la factura de contado para que quede con saldo, o aplicar un abono a cuenta al crédito para que quede cancelada. Adicional, en el caso de un Contado que debió ser Crédito, un usuario de perfil contabilidad tendría que Extender el crédito de la factura desde el estado de cuenta del cliente.
  • Cancelar el total en lugar de abonar a un apartado, lo cual inclusive dejaría el apartado como Factura. En este caso lo mejor es primero anular el pago último (no los anteriores). Registrar una Devolución Total de la Factura, Emitir un nuevo apartado (se puede duplicar la Factura para esto), y aplicarle la Nota de Crédito contable como abono para igualar los abonos previamente recibidos en el apartado. Una vez realizado esto, se registra el abono del cliente de forma correcta.
  • Por último, pero no menos obvio, que el usuario haya cobrado mal, no haya dado vueltos, o extravió el dinero.

Completando el Cierre de Caja

Teniendo en cuenta que el usuario ya haya realizado las revisiones necesarias y correcciones, el formulario lo vamos a llenar de la siguiente forma:

  • Ya sea por Arqueo de Caja (conteo de monedas y billetes) o por valor directo, vamos a ingresar el valor de Efectivo Reportado. Aquí se debe contar y sumar en su TOTALIDAD todo el efectivo de la Caja/Terminal, incluyendo el fondo de caja que dejaron del cierre anterior. Si estás ingresando el valor total, monedas internacionales vas a tener que aplicarles el tipo de cambio del día en Compra configurado en el sistema (visible en la parte Superior)

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  • Diferencia Efectivo se va a calcular automáticamente, por la resta entre el Efectivo Reportado y el Efectivo Total calculado por el sistema y sus registros (lo que el sistema esperaba que se reportara).
  • En Cierre de Tarjetas vamos a ingresar el total reportado por el cierre de los datáfonos de la Caja/Terminal. Si el datáfono es compartido entre Cajas/Terminales, se complica un poco pues hay que coordinar el total generado y lo que cada punto reporte.
  • Diferencia Tarjetas se va a auto-calcular, donde el sistema va a restar el Cierre de Tarjetas contra el Total de Tarjetas calculado por el sistema.

La siguiente sección puede variar de acuerdo a la configuración del sistema en las 2 siguientes formas:

1. Modo Estándar Simple:

El sistema nos muestra las diferentes monedas autorizadas en la licencia de Multimoneda, o solamente la moneda base del sistema

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Aquí ingresamos el monto que vamos a Entregar al Administrador de la Sucursal, Dueño de la Empresa o encargado de depósitos, en las diferentes monedas. El valor a ingresar se hace en la misma moneda indicada, donde por ejemplo podemos poner 100.000 colones y 5 dólares (no su equivalente en colones).

Al cerrar la Caja en esta modalidad, el sistema va a registrar de forma adicional un Retiro de Efectivo por cada diferente moneda que tenga un monto ingresado, para justificar la salida del dinero.

2. Modo Caja y Bancos:

Se requiere previamente haber adquirido la licencia de Caja y Bancos, haber creado cuentas de Caja para la Sucursal y su vínculo con el punto.

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Aquí, de forma similar al anterior, ingresamos el monto que vamos a transferir a cada cuenta contable de caja de la Sucursal, y según la moneda de la cuenta.

Al cerrar la Caja en este modo, el sistema hará una transferencia entre la Caja/Terminal cada Cuenta de Caja. La diferencia a la modalidad anterior, es que aquí el dinero se transfiere a otra cuenta y se sigue controlando, para luego desde esta realizar otras operaciones, como transferir a un banco o a otra cuenta.

  • Para ambas situaciones anteriores, el sistema va a calcular el total entregado/depositado en la moneda base y restarlo del Efectivo Reportado, para así de forma automática calcular el nuevo Fondo de Caja.
  • El espacio de Anotaciones es para cualquier otra información que el usuario considere importarte reportar al cerrar la caja.
  • Para finalizar el cierre presionamos el botón de Guardar.

Licencia de Caja y Bancos

Con esta licencia, al realizar el Cierre de una Caja, todos los pagos en Tarjeta se sumarán y aplicarán a la respectiva Cuenta que la forma de pago tenga asociada. Luego, un usuario de tipo Conta, deberá realizar las operaciones de rebajar las Retenciones, Comisiones y Renta que se apliquen.

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