Jump to content

Caja y Bancos (Licencia)


AndresJGM
 Share

Recommended Posts

¿Qué es Caja y Bancos?

En SiReTT, es una licencia opcional que el propietario del sistema puede adquirir por separado, ya que no todas las empresas requieren de estas funciones. Caja y Bancos permiten registrar operaciones de lo que sucede con el Efectivo de las ventas, así como operaciones bancarias al recibir o emitir pagos para un control cruzado contra la cuenta real.

¿Cómo se si mi negocio necesita esta herramienta?

Si usted suele manejar cajas fuertes en las Sucursal y no hace depósitos diarios a Bancos, dejando que se acumulen los dineros por ventas para luego ir a recogerlos ciertos días de la semana, esta herramienta puede ser muy útil para el control.

Adicional, también puede ser útil para controlar pagos y movimientos bancarios, así como entregas de capital a inversionistas (saber que tanto dinero tomaron los dueños del negocio).

¿Cuál es el costo de la Licencia?

Tanto para quienes compraron como para quienes alquilan, pueden habilitar la licencia en sus sistemas por un pago único de $150.

Link to comment
Share on other sites

Administración de Cuentas

Desde el menú Bancos - Cuentas se pueden realizar operaciones de registro, eliminación, edición y configuración de cuentas. Así mismo, desde allí podemos monitorear los saldos disponibles en cada una.

image.thumb.png.e57f23f074672bdb75ff57771100c59b.png

El usuario debe tener en claro que las cuentas pueden tener un saldo positivo o negativo, de acuerdo a las operaciones que se realicen, para evitar la dependencia de tener que sincronizar toda operación o esperar a la aprobación de un depósito.

Creación de una Cuenta

Para crear una cuenta vamos a ingresar en el menú Bancos - + Cuenta o también en el botón del Más (+) del módulo anterior.

image.png.7c26d65b3bcf8dab683dd7828b755811.png

En Descripción vamos a ingresar un nombre para la cuenta. Recomiendo que sea un nombre Corto, como el Banco y la Moneda, o el Banco y el número de cuenta.

En Tipo vamos a indicar si la cuenta es de Caja o es de Banco. Las cuentas de tipo Banco tienen una regla específica, y es que se pueden invocar desde cualquier sucursal aún si la cuenta no tiene vínculo con el punto de venta, esto para facilitar depósitos sobre las Ventas. Un perfil inferior a Conta solo podrá depositar, pero Conta/Bodega/Admin podrán retirar también.

Sociedad Empresa funciona para indicar solamente quien es el propietario de la Cuenta y para reportes de transferencias.

Número de Cuenta aplica para bancos, y simplemente es el número nativo de la cuenta en ese banco. De igual forma Cuenta Cliente e IBAN son para anotar estos valores en cuentas bancarias.

Moneda simplemente para indicar la moneda en que manejamos el saldo de esta cuenta. Es importante que el usuario tenga en cuenta que cambiar la moneda a una cuenta existente no cambiará los saldos o las transferencias, por lo que es un valor que se debe establecer bien desde el inicio. Transferencias entre Caja y Cuentas o entre Cuentas se realizan al tipo de cambio en Compra, y pagos a proveedores al tipo de cambio en Venta.

Cuenta Contable aplica para empresas que llevan contabilidad y quieren saber a que cuenta corresponde. Esto facilita luego al generar reportes y hacer comparaciones.

Estado simplemente indica si la cuenta es utilizable o ya no va a permitirse operaciones en la misma.

Al llenar el formulario presionamos el botón de Guardar para crear el registro.

image.thumb.png.e3748361dc4abc474510ab3a958e026e.png

Consejos al Crear Cuentas

  1. Para cada Sucursal se recomienda crear una Cuenta de tipo Caja por cada diferente moneda que usted acepte en el sistema. Esto con el fin de facilitar y controlar los Cierres de Caja y el dinero recolectado en colones, dólares, euros. Así mismo, estas cuentas llevarán los capitales separados de las Cajas/Terminales de ventas hasta que se realice un depósito o el dueño retire el dinero de la sucursal.
  2. Registre sus cuentas Bancarias, tanto a la que sus clientes le depositan, como las que se conectan a sus datáfonos o las vinculadas a sus tarjetas de débito o crédito.
  3. Si su cuenta ya tiene fondos iniciales, utilice la opción de Carga presente en el menú Bancos para hacerle un depósito inicial sobre el saldo actual.
Link to comment
Share on other sites

Configuración de Cuentas

Cada cuenta creada en el menú Bancos - Cuentas, presenta 4 botones para realizar operaciones en las mismas.

image.png.b8f834f4e7973ed2b2b742b1b499106c.png

El Lápiz nos permite modificar la información de la cuenta.

El botón rojo del Menos nos permite eliminar la cuenta, pero al realizar esta operación el usuario debe saber que se eliminarán todos los históricos de transferencias y vínculos con formas de pago.

El botón de la Puerta nos permite conectar la Cuenta con las diferentes sucursales. Este vínculo permite que a la hora de realizar un Cierre de Caja, el empleado transfiera los fondos de Efectivo sobre las ventas a esa cuenta, como si fuese una Caja fuerte en el punto.

image.png.f410437fe9cf8644331fa54c57cf00b2.png

Cuando una cuenta se liga a una sucursal, se le permite al empleado realizar operaciones de Efectivo de Retiro y Carga de esa cuenta o hacia esa cuenta, o pagar Gastos desde esa cuenta (o desde su caja/terminal), y también hacer transferencias desde esa cuenta hacia otras cuentas de tipo Banco.

El botón de la Balanza nos permite enlazar la Cuenta con Formas de Pago (Ingresos) y Formas de Cobro (Gastos).

image.png.21cfe1bcd28d82d5dc297840a4fab216.png

  • Se pueden vincular formas de pago de tipo Depósito y Tarjeta a una Cuenta, así como Depósito, Tarjeta y Cheque en formas de cobro.
  • Si usted tiene más de una Cuenta Bancaria, mi consejo es que primero personalice las Formas de Pago y Cobro en el menú Conta - Configuración. Así desde esa configuración podrá crear una forma de pago/cobro por cada cuenta, y luego hacer un vínculo de Uno en Uno.
  • Si usted vincula una Cuenta a una forma de pago, el sistema solo le permitirá recibir pagos de esa forma en la moneda que esté registrada en la cuenta.

En el siguiente ejemplo, estoy modificando la configuración de Formas de Pago para que exista una forma de pago de tipo depósito por cada cuenta que mi empresa posee.

image.png.b5d01c579dc1a854e9f3842267dcdf55.png

Así, luego podré vincular cada cuenta con su respectiva forma de pago. Tenga en cuenta que no elimine la forma de pago predeterminada (DP) Depósito, solo el cambié el nombre por una de las de la lista, para no perder históricos previos de ingresos realizados en esa forma.

¿Cómo funcionan los vínculos entre Cuentas y Formas de Pago?

  • Cuando una cuenta se asocia a una Sucursal, al realizar un cierre de Caja/Terminal, el usuario podrá transferir capital desde el Efectivo reportado a esas cuentas.
  • Cuando una cuenta se asocia a una forma de pago de Tarjeta, al realizar el cierre de Caja se totalizan y transfieren todos los pagos realizados en Tarjeta a esa cuenta. Un usuario contable o superior podrá, en un momento más adelante, meter como un gasto de esa cuenta las comisiones, retenciones y rentas.
  • Cuando una cuenta se asocia a una forma de pago de Depósito, estos se transfieren a la cuenta hasta que se utilice el módulo de Depósitos en el menú Bancos, para confirmar la transacción.

¿Cómo funcionan los vínculos entre Cuentas y Formas de Cobro?

De una forma más sencilla, se aplica una transferencia de retiro de capital de la Cuenta cuando se utiliza la forma de cobro asociada. En el caso de pago de gastos en Efectivo, uno puede seleccionar el origen del efectivo, ya sea la Caja/Terminal, o cuentas asociadas a la sucursal.

Link to comment
Share on other sites

Depósito a una Cuenta

Un depósito a una cuenta, ya sea directo (sin cuenta origen, para un usuario conta o superior) o desde otra cuenta existente se realiza desde el menú Bancos - Carga.

image.png.239ddc0a77bcdcc1809fd2812bf4f834.png

Se debe seleccionar la Cuenta afectada donde se realizará el depósito en Depositar en.

Monto a depositar es el capital a cargar en el saldo de dicha cuenta, y se realiza en la misma moneda de la cuenta.

Transferir desde es para indicar si este depósito se realiza desde otra cuenta. A un usuario de perfil bajo le aparecerán solamente cuentas asociadas a su sucursal.

Referencia es para anotar el número de transacción o recibo.

Anotaciones es para cualquier información extra que se considere importante.

Con el botón de guardar aplicamos la transferencia. Si las monedas de las cuentas de Depósito y Origen son diferentes, el sistema aplicará el cambio según la Compra.

Depósito desde Caja/Terminal

Desde el menú Caja - Retiro, podemos tomar efectivo de nuestras ventas y transferirlo a las Cuentas asociadas a la sucursal, o a cuentas de tipo Banco.

image.png.2cd93e0ee420a04035b3536dee9f816c.png

Esto es útil si realizamos un depósito o un retiro de efectivo antes de hacer cierre de caja, y deja tanto el registro de la transferencia como el de la operación de efectivo en caja.

Transferir a es para establecer la cuenta a la que vamos a depositar.

Monto a retirar es cuanto le vamos a transferir a esa cuenta, en la moneda de la cuenta.

Aplicar en Caja es un selector que solo aparece si el sistema está en modalidad de cajas (no terminales) y tenemos múltiples cajas en el punto.

Referencia es para anotar algún número de documento asociado o el recibo.

Comentarios es para cualquier información extra que se considere importante.

Con el botón de Guardar aplicamos la transferencia. Solamente se puede realizar si la Caja/Terminal ha recolectado suficiente efectivo.

Link to comment
Share on other sites

Retiro de una Cuenta

Un retiro de capital de una cuenta, ya sea directo (sin un destino, para usuarios conta o superior) o con destino a otra cuenta, se realiza desde el menú Bancos - Retiro.

image.png.ad67b1ab22e1eb1c9089c7f9932f27d4.png

Retirar de es para indicar la cuenta de donde vamos a tomar el capital.

Monto a Retirar es para indicar el capital a retirar, en la moneda de la cuenta de retiro.

Transferir a es opcional, para indicar la cuenta destino donde depositaremos ese capital.

Referencia es para indicar el número de documento o recibo.

Anotaciones es para cualquier información extra que se considere importante.

Con el botón de guardar aplicamos la transferencia. Si las monedas de las cuentas de Depósito y Origen son diferentes, el sistema aplicará el cambio según la Compra.

Retiro a una Caja / Terminal

El sistema permite tomar capital de una Cuenta y transferirlo a una Caja/Terminal de venta. Esto se realiza desde el menú Caja - Carga. Las cuentas desde donde podemos transferir están limitadas a las vinculadas a la sucursal cuando el usuario es perfil Supervisor o inferior.

image.png.2e49b3910af0191d5ebcae76514d9c03.png

Transferir desde es la cuenta origen del capital a tomar.

Monto a recargar es el capital que vamos a tomar de esa cuenta, y en la moneda de la cuenta.

Aplicar a Caja es un selector que aparece en modalidad de cajas (no terminales) y nos permite seleccionar que Caja cargaremos.

Referencia es para indicar el número de transferencia o recibo.

Comentarios es para cualquier información extra que se considere importante.

Con el botón de Guardar aplicamos el movimiento. En este caso el sistema controla que el capital de la cuenta no se vuelva negativo.

Link to comment
Share on other sites

Consulta de Transferencias

Toda operación que realicemos que afecte o que esté asociada a una Cuenta va a crear una transferencia. El histórico de transferencias lo podemos consultar desde el menú Bancos - Transferencias.

image.thumb.png.fa8da28b1586c6eb6f327cb04e1ed81e.png

Múltiples filtros nos permiten hacer búsquedas específicas.

El sistema crea registros cuando se realizan Cargas o Retiros afectando cuentas, así como también cuando se confirman cheques, depósitos o se pagan facturas de proveedores con formas de cobro asociadas a cuentas.

Similar a un Banco, el sistema muestra el monto en Débito si fue un retiro, o en Crédito si se cargó la cuenta.

Si se anulara un documento asociado a una transferencia, como un depósito confirmado o un gasto, el sistema no elimina la transferencia realizada, sino que crea una para reversar la operación, así es más fácil detectar si alguien realizó un cambio.

Anular un pago en efectivo o en tarjeta si requiere la participación de un usuario de perfil contabilidad para indicar como esto afectará las cuentas.

Link to comment
Share on other sites

Join the conversation

You can post now and register later. If you have an account, sign in now to post with your account.

Guest
Reply to this topic...

×   Pasted as rich text.   Paste as plain text instead

  Only 75 emoji are allowed.

×   Your link has been automatically embedded.   Display as a link instead

×   Your previous content has been restored.   Clear editor

×   You cannot paste images directly. Upload or insert images from URL.

 Share

×
×
  • Create New...