Preguntas Frecuentes de Facturación Electrónica

[AndresJGM]

Que es un Documento Electrónico?

Es un documento digital en formato XML, un archivo que va ligado a cada trámite de ventas (Facturas, Tiquetes, Notas de Crédito) que se realice por parte de una sociedad registrada con el Ministerio de Hacienda en el régimen tradicional, el cual incluye la firma digital de la persona Jurídica/Física que emite el documento y, mediante algoritmos, una protección que permitiría identificar modificaciones de datos.

En forma sencilla, cada trámite de factura / devolución que realice una empresa será enviado directamente al Ministerio de Hacienda mediante un archivo especial que detalla el emisor, receptor, artículos, cantidades, precios e impuestos.

Por que se implementa esta protección?

En la lucha contra la evasión fiscal, el Ministerio de Hacienda busca recopilar los datos de las ventas de todos los contribuyentes en sus servidores, para tener un control casi en vivo de estas operaciones.

Los controles de hacienda han ido mejorando con el tiempo, empezando con el estudio cruzado de "Pagos con Tarjeta" donde podía verificar y detectar diferencias en lo Pagado/Reportado/Facturado. Pero estos controles no se extendían cuando los pagos se realizaban en efectivo y dependía realmente de lo que el Emisor y Receptor reportaran.

Con la Factura Electrónica, ahora no solo cada trámite va a ser registrado, sino que también se podría extender el control a estimaciones de Inventarios Comprados/Facturados, no tanto de proveedores nacionales que caen también en la obligación de Factura Electrónica, sino de importaciones pues esto también contempla Aduana.

Con el pasar del tiempo, sería sencillo detectar a clientes que compran 100 unidades, venden 50 y vuelven a comprar más, o clientes que venden existencias que nunca compraron.

SiReTT Online soporta Factura Electrónica?

Sí. Este desarrollo se realizó y finalizó en el mes de Junio del 2018 para que los clientes pudieran realizar la fase de prueba sin problemas, inclusive con datos de ventas reales. Adicional se desarrolló a la medida respecto a las configuraciones del Ministerio de Hacienda, para utilizar sus mismas clasificaciones de cédulas, artículos, unidades de medida, tipos de códigos, formas de pago, soporte multimoneda y otros.

Como un extra para nuestros clientes, ahora contamos con conexión a una base de datos del registro para confirmar cédulas físicas/jurídicas antes de Facturar y así evitar errores.

Tendrá un costo esta herramienta?

Sí. Vamos a trabajar en un concepto de Saldo Electrónico que se explica en el siguiente Link:

Por que razón tendrá un costo?

Puedes leer la información al respecto en el siguiente Link:

Mi sistema SiReTT ya está conectado con Hacienda?

No. En este mismo foro encontrará instrucciones para realizar ustedes mismos la configuración con Hacienda y que sea una decisión misma de los clientes cuando iniciar con esta modalidad. Si necesitan asesoría, un técnico les puede visitar por un costo de $50. Es requerido que el cliente tenga acceso al ATV para generar la Llave Criptográfica. El técnico no necesita su acceso al ATV, pero le puede guiar o usted mismo puede ver el vídeo instructivo de hacienda:

Y cuando debo empezar con Facturación Electrónica?

De acuerdo al último dígito de la cédula física/jurídica de la persona o sociedad registrada con Hacienda.

• 1 2 y 3 deben iniciar en Septiembre.
• 4 5 y 6 en Octubre
• 7 8 9 y 0 en Noviembre.

Como se envía el documento electrónico a Hacienda?

Para evitar la dependencia de SiReTT respecto a si hay conexión con el sistema de Hacienda, se va generando una cola con todas las Facturas/Devoluciones que se emitan. Para cumplir con las normas del Ministerio, el sistema genera automáticamente el archivo XML y lo Firma Digitalmente en el momento de su emisión.

Cada minuto, el sistema verifica cuales documentos deben ser enviados o comprobados y tramita las operaciones pendientes. El estado de la cola de documentos electrónicos se puede consultar en el menú Conta - Hacienda.

Si no hay conexión, la cola irá aumentando, hasta que el servidor de hacienda responda y empiece a vaciar la cola.

El mismo sistema se encarga, una vez que un documento fue aceptado, de realizar el envío del XML y el PDF al cliente.

[AndresJGM]

Que pasa con la impresión de Facturas?

Siempre esta opción estará disponible, pues si el cliente final pide el documento se le debe entregar. En el caso de clientes genéricos o Tiquetes Electrónicos (como se le conocerá ahora), la impresión viene activada por defecto. En el caso de clientes registrados en el SiReTT que aporten su email, la impresión será opcional pues el sistema considera que bastará con el envío al correo, aunque el vendedor siempre podrá activar la casilla de "Imprimir Documento".

Que pasa si el cliente no desea dar el nombre ni cédula?

Estos trámites en SiReTT suelen ser las facturas a cliente genérico y siempre van a ser posibles. El Ministerio de Hacienda conoce estos trámites como Tiquetes Electrónicos. Son ventas que no van a ser declaradas por un comprador en sus gastos, pero de todas formas serán enviadas a Hacienda para el control de impuestos y stock de la empresa.

Que pasa si el cliente no aporta el e-mail?

Imprimir será la opción por defecto activada en el sistema.

Puedo anular una Factura mal emitida?

No. La anulación de facturas emitidas en personas físicas/jurídicas que ya tengan la modalidad de factura electrónica activada no se pueden anular. En su contra parte, se debe realizar una "Devolución" de la forma habitual en que se realiza en SiReTT. Las devoluciones son conocidas como Notas de Crédito Electrónicas para Hacienda y también reciben esa información.

Que tiene diferente una Factura Electrónica impresa a una Factura habitual?

• El documento no será llamado "Factura", sino "Factura Electrónica" o "Tiquete Electrónico".
• Debajo del consecutivo propio de la empresa, del "número de factura", aparecerá un nuevo valor llamado "Consecutivo" el cual es un número de 20 dígitos e indica el consecutivo real de su factura para hacienda. Este está compuesto por el ID de Sucursal, ID de Terminal/Caja, Tipo de Documento y Consecutivo de Terminal/Caja.
• A continuación del Consecutivo, aparece un valor largo de 50 dígitos llamado "Clave", la cual es un identificador único de su trámite electrónico con Hacienda. Esta clave contiene el país de emisión, fecha, cédula del emisor, consecutivo de factura electrónica, clasificación de trámite (contado, crédito, apartado), y un ID Interno de seguridad.
• Debe incluir la nueva leyenda actualizada al pie de la Factura.

Cual es la nueva leyenda para el pie de Facturas y trámites electrónicos?

Autorizada mediante resolución No. DGT-R-48-2016 del 7 de octubre del 2016.

Debe configurar esta leyenda en el menú Sistema - Cajas - Impresora con Lápiz. La configuración se realiza por cada Caja que aplique a Facturación Electrónica y debe hacerlo en la parte del PIE de documento, ambas secciones. Esto suele ser editable ya que el cliente puede colocar allí otra información y condiciones.

Que pasa si no hay acceso al sistema?

El el caso de no poder utilizar el sistema en su totalidad, el emisor debe recurrir a Comprobantes Pre-Ingresos de Contingencia. Esto no es lo mismo que una Factura Manual, pues el Ministerio de Hacienda exige que este documento indique que es "Comprobante Provisional", que cumpla con todo el detalle habitual, y que adicional en el pie de página diga "Este comprobante provisional no puede ser utilizado para el respaldo de créditos fiscales ni como gastos deducibles".

Cuando pueda volver a ingresar al sistema, el objetivo sería ingresar estas ventas para tramitarlas de forma habitual, e indicar en "Doc. Referencia" el número de comprobante de contingencia. Se imprimen, y ambos se deben engrapar juntos.

El emisor tiene máximo 2 días para pasar un comprobante de contingencia a Factura, pero ustedes como clientes de SiReTT deben tener en claro que si no hay Internet, igual podrán compartir Internet de otros dispositivos, o inclusive facturar desde Tablets o Smartphones. La falta de Luz o Internet no es exclusa para evitar este proceso.

Que pasa si no cumplo con Facturación Electrónica o un cliente recibe un documento no autorizado?

Se expone a multas e inclusive a procesos de investigación mayor para sus negocios. Para agentes de investigación del Ministerio de Hacienda es muy fácil pedirle a un cliente el comprobante impreso y verificarlo con sus servidores.

[AndresJGM]

Que significan los estados de trámites electrónicos en SiReTT?

En el módulo de Conta - Hacienda, podrá verificar la cola de documentos y verificar sus estados actuales. También se pueden verificar al abrir Facturas o Devoluciones.

• NA (0): No aplica a Facturación Electrónica. Este documento no suele aparecer en este monitor.
• XML Build (1): Esperando armado del archivo XML. Si un documento se mantiene aquí posiblemente deba solicitar ayuda a soporte SiReTT.
• XML CERT File (2): Error al abrir el archivo del Certificado de la Empresa. Subió de forma correcta su firma digital a SiReTT?
• XML CERT Pass (3): Error en la clave del Certificado. Colocó el mismo PIN en la configuración que uso para generar el certificado?
• XML Ready (4): El XML se generó de forma exitosa. Todo va bien, y está esperando ser enviado a Hacienda.
• Token Error (5): Error al verificar su usuario y clave de Auth Token (el que Hacienda le da cuando pide el Certificado). Colocó bien este certificado? esta seguro que está usando el de Pruebas o el de Producción de acuerdo a como lo pidió y configuró en SiReTT? Están bien colocadas las URL en la configuración?
• XML Not Found (6): Error que indica que el archivo de XML no ha sido encontrado. Cambió algún valor en la cédula jurídica de la empresa emisora? Si el problema persiste consulte con soporte SiReTT.
• Send Error (7): Problema básico de que el servidor de hacienda está ocupado. El servidor volverá a intentar en el siguiente minuto y así hasta lograr comunicación.
• XML Send (8): Se envió el Documento de forma correcta a Hacienda. Todo sigue bien.
• Token Error (9): Mismo error del (5), pero ahora para ingresar y verificar la recepción del documento.
• Send Error (10): Problema básico del servidor de hacienda. Está ocupado y se volverá a intentar en el siguiente minuto.
• XML Received (11): Hacienda confirma que el documento fue recibido, pero aún no lo ha verificado.
• XML Working (12): Hacienda aún está procesando el documento, debemos esperar un poco.
• XML Accepted (13): Éxito rotundo, el servidor aceptó el documento. Si llevaba un correo, este fue enviado al cliente.
• XML Rejected (14): Documento rechazado. Alguno de los parámetros en el XML no concuerda con lo que hacienda espera. Solicite ayuda a Soporte SiReTT para determinar la razón del fallo, o en la bitácora del documento.
• XML Error (15): Error al verificar el documento. Esto apunta a que algo está mal en la estructura del XML y fue rechazado del todo. Si este problema persiste puede solicitar ayuda a Soporte SiReTT para detectar la razón del rechazo.
• Issue Solved (16): Este es un estado propio de documentos que generaron error. Significa que el problema fue resuelto.

Si un documento cae en alguno de los Errores, lo mejor es Anularlo (si estás en modalidad de pruebas es permitido) o realizar una Devolución Total (en modalidad de producción, oficial).

[AndresJGM]

Que es un Tiquete Electrónico?

Es una venta rápida, de un cliente que no desea aportar el nombre ni cédula. Es una "factura" como siempre se ha trabajado, pero que el cliente no la va a presentar como un Gasto a Hacienda porque no está inscrito como contribuyente o porque simplemente lo que está comprando no lo puede reportar (según las normas de hacienda).

En SiReTT, un Tiquete Electrónico se emite por defecto a Cliente Genérico cuando inicias una pre-venta. También se puede emitir a un cliente registrado para llevar una Cuenta por Pagar, pero en la clasificación de Cédula debe estar indicado como OTROS, y no utilizar los tipos de cédula de hacienda (Física, Jurídica, DIMEX, NITE).

Claro, un Tiquete si puede llevar Cédula, Nombre e inclusive Correo para que le llegue la información al cliente, pero siempre será un Tiquete y no podrá utilizarlo para reportar un gasto.

Factura Electrónica está deshabilitado cuando se emite un documento a Cliente Genérico, aún si llenan los datos del cliente.

Tiquetes Electrónicos de igual forma se envían a Hacienda.

Que es una Factura Electrónica?

Una Venta, que requiere los datos del cliente (Tipo de Identificación, Cédula, Nombre y Correo) quien está registrado en el Ministerio de Hacienda y va a reportar como un Gasto la Mercadería/Servicio recibido.

En SiReTT, se activa por defecto la Factura Electrónica cuando el cliente está registrado en el sistema y su cédula está clasificada en Física, Jurídica, DIMEX o NITE.

El cliente recibirá un Correo cuando la Factura sea aceptada en el Ministerio de Hacienda (no debería tardar más de 10 minutos el proceso) incluyendo 3 archivos diferentes.

• PDF, conocido como representación gráfica de la Factura.
• XML del documento, firmado digitalmente. Lleva el nombre de SiReTT_eFAC_(clave de 50 dígitos).xml. Este documento lo recibirás también de tus proveedores que ya estén con el método de factura electrónica y deberás cargarlo en SiReTT en el menú Hacienda - +Recepción, para su respectiva aceptación.
• XML de respuesta de Hacienda. Lo considero como un simple formalismo para demostrar que Hacienda aceptó la Factura.

Por defecto, si el cliente tiene un correo asignado a su cuenta, Imprimir Factura no estará habilitado.