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AndresJGM

Consultas Frecuentes Factura Electrónica 4.3 e I.V.A

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Que es la Factura Electrónica 4.3?

A partir del 1 de Julio de 2019 el ministerio de hacienda agrega unos cambios al archivo XML que se envía tanto a hacienda como al cliente. Estos cambios, en forma general, agregan:

  • Código de Actividad comercial (el cual ustedes lo pueden encontrar en el ATV, en la declaración jurada).
  • Código de Producto/Servicio de una lista que ellos mismos publicarán (se debió hacer desde el 15 de mayo) lo cual es muy probable que sea una lista genérica por familia para facilitar el reconocimiento de qué es lo que vendes, y si tu actividad comercial lo permite.
  • Nueva tabla de impuestos con el I.V.A, y códigos de tarifa, para reconocer si el artículo está pagando el 13%, 4%, 2% o 1%.

También ahora vienen arreglos importantes de la versión anterior, como lo es el que antes una factura con exoneración igual sumaba el impuesto al final del documento.

Que tengo que hacer yo para empezar a trabajar con este cambio?

Si usted es régimen tradicional, simplemente ingrese en Sistema - Cajas y llene el valor de Actividad comercial por Caja, en la columna respectiva. Si su empresa tiene varias actividades, ponga la de mayor fuerza, pero si de casualidad usted maneja diferentes cajas para cada actividad (como por ejemplo cobrar alquileres en una caja aparte) entonces coloque el código de esa actividad solamente.

El 1º de Julio, antes de empezar a facturar, revise sus inventarios y actualice las tarifas de impuesto de las cosas que cambiaron con el I.V.A según el reglamento nuevo.

Cuando hacienda publique la lista de Códigos de Producto/Servicio, en el sistema usted podrá editar cada artículo, utilizar el editor múltiple o importar/exportar para actualizar su inventario.

Que otros cambios operativos en el manejo de la empresa debo considerar con el cambio?

Primero, si le van a facturar a usted mercadería o un gasto, exija Factura Electrónica, pues el tiquete electrónico ya no va a ser aceptado más para hacer la recepción y aplicarlo como IVA o gasto.

Si usted le va a facturar a alguien que no está inscrito en hacienda, utilice Tiquete Electrónico. Esto incluye a extranjeros no registrados en Costa Rica. Obvio no incluye a nacionalizados registrados, solo visitantes/turistas.

Asegúrese que sus proveedores le entreguen las facturas electrónicas a tiempo, pues ustedes tendrán hasta 8 días hábiles del siguiente mes para recepcionar ese gasto y aplicarlo a la declaración del mes correcto.

Ustedes, o sus contadores, tendrán hasta 15 días del siguiente mes para reportar la declaración, así como de también pagarla. Esto siempre ha sido así, pero lo aclaro para las personas que ofrecían servicios y solo declaraban renta al año, ahora les corresponde hacerlo mensual. El pago se realiza por Bancos o plataformas electrónicas de los mismos. Aclaro que si no hubieron ventas, igual deberán hacer el reporte, aunque sea en cero.

Si usted es Exportador y vende al extranjero, ahora deberá emitir una Factura Electrónica de Exportación, similar en casi todo a la Factura y Tiquete, con la excepción de que no lleva impuestos y requiere que su inventario vendido tenga la "Partida Arancelaria" definida. Este soporte lo tendrá SiReTT a partir del 15 de Julio, y está previsto para que ustedes en el mismo cliente pongan que se le vende de esa forma específica.

Si usted le compra a un proveedor que está inscrito en el régimen simplificado, para inscribir ese "Gasto" y deducirlo usted deberá crear una Factura Electrónica de Compra como si usted le hiciera el trabajo a su proveedor, tanto así que inclusive vas a necesitar todos los datos del proveedor (código de actividad comercial, cédula, nombre, provincia, cantón, distrito, dirección, correo electrónico). En el SiReTT este soporte estará activo a partir del 1 de Agosto, pero hay situaciones actuales de errores con Hacienda y su plataforma que podrían atrasarlo más, principalmente que no hay forma de "Reversar" si alguien metió información o precios incorrectos.

El 1º de Julio se agregará un soporte al SiReTT que no tenía para emitir Notas de Débito. Una nota de débito es un documento que, similar a una factura, suma a tu venta/impuesto. Aplica en los casos en que por ejemplo hagan una devolución y necesiten reversar la operación, o que hagan una nota de crédito por ajuste de valor e igual ocupen reversar.

Qué es el Impuesto al Valor Agregado?

Para algunos, simplemente es un cambio de nombre del Impuesto de Ventas, para otros, es que ahora lo que venden o los servicios que dan van a cobrar adicional el I.V.A. En nivel general es un impuesto que ahora se aplica a toda actividad comercial, y no como antes que solo era a artículos "tangibles" y pocos servicios. Este cambio ya lo habían aplicado varios países desde hace años, inclusive décadas, algunos en tarifas más altas de hasta 27%, y otros, al mejorar el control de la recolección de impuestos, con un 8%.

En que artículos o servicios voy a cobrar el I.V.A?

Todos los productos que ya tenían impuesto de ventas siguen igual, al 13%. A este mismo porcentaje se agregan los alquileres de casa de habitación que superan el monto mensual de 669.000 colones, o cualquier alquiler con fin comercial.

También servicios profesionales, técnicos, transportes, personales, reparaciones, programación y sistemas.

Servicios profesionales médicos deberán pagar el 4%.

Medicamentos y farmacia deberán pagar el 2%.

Canasta básica deberá cobrar el 1%, pero este rige a partir del 1º de Enero del 2020.

Artículos de segunda revendidos pagarán el I.V.A pero sobre la ganancia de los mismos y no sobre el precio total. Si lo compraste en 20 mil y lo vendiste en 30 mil, pagarás IVA solo sobre los 10 mil para ser exacto, pero aún no está claro bajo que tarifa y el como demostramos la compra del artículo de segunda a "cualquier persona" sin tener que estar inscrita. En otros países se utiliza la Factura Electrónica de Compra para esto mismo, pero no se si Hacienda planea lo mismo o se va a complicar aún más.

Y en que me van a cobrar el I.V.A a mi negocio?

Para empezar, yo les voy a empezar a cobrar el I.V.A en las facturas que les emita sobre Recarga de Saldo Electrónico, o en compras de Licencias adicionales, sucursales extras, anualidades y contratos específicos, desarrollos en general. Este es de un 13%.

Su alquiler si es con fines comerciales, le va a empezar a cobrar un 13% del I.V.A adicional. Puede inscribirse como una Micro o Mini empresa para quedar exonerado de este pago.

Servicios públicos de Agua y Electricidad le van a cobrar el I.V.A.

Reparaciones técnicas, mantenimiento al local, y otros servicios que reciba de proveedores de régimen tradicional.

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Como debo administrar el I.V.A en mi negocio?

El primer consejo que les doy, es que entiendan que el impuesto al valor agregado generado por las ventas no es un dinero de la Empresa, se debe administrar por separado de Costos - Utilidades - Gastos. Este dinero pertenece al Estado, y simplemente cuando ustedes se inscriben para una actividad comercial en Costa Rica, se deben considerar Recaudadores de este impuesto y entregarlo al estado cada mes.

Un error común de las empresas es llegar y pensar que si el artículo lo compraron en 1000 colones y se quieren ganar un 50%, lo venden en 1500. Lo correcto es entender que si el artículo me costó 884.95 colones en Sub-Total antes de I.V.A (1000 colones total) y que si adicional por flete y colocación en mi negocio pagué 50 colones adicionales (uno suele distribuir gastos asociados a una compra entre todos los artículos) y me quiero ganar 50%, debo calcular el 50% de 884,95 + 50 = 934,95 * 1,5 = 1.402,42 que al final con el I.V.A quedaría en 1.584,74, un valor diferente al que se suele pensar "rápidamente" que adicional contempla los impuestos por separado y que siempre te ganes tu 50% sobre la inversión.

Ustedes como empresarios también deben entender que en SiReTT no solo se registran las Ventas, sino también las Compras y Gastos, detallando los impuestos.

Cita

Es un gran error que una empresa dependa de que tanto Impuesto pueda evadir para sobrevivir. Si hoy día vemos que muchas empresas han cerrado, es porque la Factura Electrónica les evitó continuar con esa situación y al no corregir el error, quebraron. No es excusa decir que "cerré por el I.V.A" mi negocio, cuando hasta el 1º de julio entra en función.

Entonces el I.V.A que yo pago va a aumentar los gastos en mi negocio?

La respuesta correcta a esto es, tal vez no, muy probablemente no, pero si en algunos casos.

Por que? porque el I.V.A que usted genera de sus Compras e Importaciones (hablando de las compras de los artículos/servicios que se van a vender directamente) usted lo puede rebajar del I.V.A de sus ventas. Si se dan cuenta, estaríamos pagando este impuesto con el mismo dinero que le hemos recaudado al estado y no deberíamos tocar nuestra bolsa. Esto siempre ha sido así.

En el caso específico de las importaciones, aunque la gran mayoría pagan un 13% de impuesto al entrar al país, varios tipos de artículos pagan tarifas más altas. Si usted manda a traer un Televisor que le costó $2000 en Amazon para venderlo en Costa Rica, la aduana le va a cobrar un 50% de impuesto. De este Impuesto que equivalen a $1000, usted se va a poder deducir el 13% que son $260, pero el restante 37% que son $740 lo va a tener que asumir como GASTO y parte del costo del televisor, y de hecho hay que asociarlo como un gasto al artículo (o a los artículos) a la hora de Costeo y Aplicación en SiReTT.

Con la nueva ley del I.V.A, usted como empresario va a poder deducirse aún más del impuesto a pagar (o sea que el mismo estado pague el impuesto y no la empresa) de gastos provenientes de la actividad económica, cosa que antes, asumíamos como un gasto propio a nuestra utilidad bruta. Pero, al igual que con el ejemplo de la Importación, el Ministerio de Hacienda le va a aplicar una "Proporcionalidad" entre el impuesto pagado y el impuesto de la actividad económica que usted realiza.

Cita

La siguiente pregunta la pude formular diciendo: Cuanto del I.V.A que debo pagar me puedo rebajar? Pero quiero que el empresario se saque de la cabeza que es un dinero que tiene que pagar, simplemente es un dinero que recolectó y que le toca entregar, pero que nunca fue de la empresa. 

Entonces como se cuánto del I.V.A de mis gastos podré tomar del I.V.A generado de mis ventas?

Primero tenemos que identificar la Factura de mi Proveedor y exactamente para que actividad la pagué, y cuanto impuesto paga esa actividad obvio.

  • Si el artículo/servicio/gasto que compré paga la misma tarifa de impuesto a la que vende la actividad comercial (pagas un 13% y vendes al 13%) entonces podrás aplicar todo ese I.V.A. Ejemplo: una tienda de accesorios de celular que vende al 13%, cuando paga el alquiler que viene con el 13%, podrá tomarlo del I.V.A de las ventas ese impuesto. También, si simplemente le compras a tu proveedor los accesorios que luego vas a vender.
  • Si el artículo/servicio/gasto que compré paga una tarifa más baja de impuesto a la que vende la actividad comercial (pagas un 2% y vendes al 13%) podrás aplicar igual todo el I.V.A. Ejemplo: tu tienda que vende al 13% tiene un gasto en medicamentos para primeros auxilios del local, y puede aplicar ese impuesto en su totalidad.
  • Si el artículo/servicio/gasto que compré paga una tarifa más alta del impuesto a la que vende la actividad comercial (pagas un 13% y vendes al 2%) entonces tendrás que aplicar la proporcionalidad del impuesto, ya que podrás aplicar un 2%, y el restante 11% lo asumes como un gasto. Ejemplo: tu actividad vende al 2% solamente (farmacia exclusiva) y le cobran del alquiler $1130, ustedes deberán tomar los $130 del I.V.A del alquiler, dividirlo entre la tarifa de ese I.V.A (13%) resultando en $10 y multiplicarlo por la tarifa de su actividad, para un total de $20 que podrás aplicar, y un restante $110 que tendrán que asumir como gasto de la empresa.

De lo anterior mencionado debo decir dos cosas:

  1. Que ustedes se podrán aplicar cualquier gasto que haya pagado I.V.A y que corresponda a las actividades comerciales EXCEPTO gastos por viáticos (alimentación, desplazamiento, viajes).
  2. La situación se complica cuando tu empresa no trabaja al 100% con la tarifa del 13%. Porque si vas a asumir como gasto para tu empresa ese impuesto que no vas a poder tomar del impuesto sobre las ventas, entonces técnicamente tendrás que pagarlo de tus utilidades brutas, y dado que ningún empresario quiere rebajar sus utilidades, vas entonces que tener que ajustar tus precios de ventas para poder seguir percibiendo las mismas ganancias. Cuando uno de mis clientes cae en esta situación, yo le pido que haga una estimación de cuanto va a subir el gasto, lo compare contra el subtotal de ventas y determine un porcentaje, y valore aumentar los precios en ese porcentaje progresivamente para ajustarnos.
Cita

La tarifa diferencial del I.V.A que algunos partidos políticos apoyaron para hacerse ver como "los buenos en defensa del pueblo", solo vino a complicar las operaciones a los empresarios que no solo van a tener que, en algunos casos, reclutar mayor personal como contadores, sino que al asumir como gasto una parte del impuesto, al final, siempre todo va a ser más caro, pero no en una tarifa fija del 13%, sino con más gastos extras de fondo.

Que pasa si mi empresa tiene múltiples tarifas del I.V.A?

Una librería puede vender sus libros exentos, y otras cosas varias al 13%. Una farmacia puede vender de todo, algunas cosas al 1%, otras al 2%, otras al 4% (la consulta médica) y otras al 13% (el champú).

Si ustedes pueden asociar directamente el gasto contra una actividad comercial específica, podrán utilizar los ejemplos de la pregunta anterior. Un caso puede ser el que la farmacia compre una refrigeradora que paga el 13% para guardar solamente bebidas gaseosas, que también pagan el 13%. También que compre equipo para un examen de la vista al 13% contra el servicio médico de oftalmología que cobra un 4%.

Pero existen casos en que no podemos establecer una relación directa entre el gasto y una actividad específica, como por ejemplo el alquiler del local de la farmacia, o una bodega, o comprar equipo de cómputo, un sistema, papel para copias e impresiones, suministros de limpieza.

Para estos casos complejos, debemos "simular" como hubieran sido nuestras ventas en el pasado de haber existido el I.V.A. Para esto yo necesito que ustedes tengan el 1º de Julio ya actualizados los inventarios del sistema (físicos y servicios) con el impuesto correcto a pagar.

Una vez terminado ese trabajo, ustedes van a poder ingresar al módulo del sistema en Hacienda - Prorrata. Este les va a mostrar un reporte similar al siguiente:

image.thumb.png.974089eaa50ec2d467494fd5a86fb06b.png

Para este año 2019, podemos utilizar la información de distribución del impuesto del año 2018 (considerando que ya hayan tenido SiReTT). Si tenemos suficiente información de este año 2019 entonces utilicemos el periodo actual. Eso si, utilicen el Filtro de Sociedad ya que este valor de distribución es por empresa (para mis clientes que tienen varias empresas en el Sistema).

La columna a la que debemos ponerle el ojo es a la de PORCENTAJE. En el ejemplo podemos ver que un 99.30% de mi actividad comercial es al 13%, y solo un 0.70% es exenta. Es muy probable que para la gran mayoría de ustedes empresarios que manejan SiReTT, les diga que el 100% de la actividad sea al 13%.

Supongamos que una Farmacia quedó así:

13% de I.V.A representa un 20% de las ventas.
4% del I.V.A representa un 5% de las ventas.
2% del I.V.A representa un 65% de las ventas.
Exento del I.V.A representa un 10% de las ventas. (este sería el futuro 1% de canasta básica).

Supongamos que esa farmacia paga un alquiler de $2000 y ahora pagará uno de $2260 por los $260 de IVA al 13%.

Como la tarifa del gasto es del 13%, entonces el dueño de la empresa podría:

  • En la regla del 13%, podría tomar el total de los $260 y calcular el 20% de los mismos que son $52.
  • En la regla del 4%, podría tomar solo esa fracción de los $260 siendo $260 / 13 * 4 = $80, y aplicarle el 5% que son $4.
  • En la regla del 2%, podría tomar solo esa fracción de los $260 siendo $260 / 13 * 2 = $40, y aplicarle el 65% que son $26.
  • En la regla del exento, no aplicaría porque la fórmula de $260 / 13 * 0 = $0.
  • Sumamos todos los aplicables por tarifa y nos da $84 que podemos asumir como crédito al I.V.A, y los restantes $176 pasarían a ser un gasto.

Entonces básicamente tenemos que identificar la tarifa del impuesto que estamos pagando para luego aplicarle los porcentajes. Si la factura trae múltiples diferentes tarifas de impuestos, entonces tenemos primero que sumarlas y tratarlas por separado, sumar el total y hacerle la recepción con ese monto en crédito.

Adjunto un archivo de Excel llamado "Distribución del IVA (Prorrata).xlsx" que pueden utilizar en Excel para simular casos.

Distribución del IVA (Prorrata).xlsx

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Consejos generales para las empresas:

  • Es muy probable que vengan unos meses de recesión y tengamos una disminución en las ventas respecto al año pasado. Tomen decisiones correctas de inversión considerando estos factures. Aunque hoy día hay rechazo sobre el I.V.A en el pueblo en general, otros países ya hace años lo superaron y se estabilizaron, y lo mismo pasará acá.
  • Vigila siempre las ventas que hacen tus empleados. Sabemos que a veces una persona se equivoca en precio - cantidad y emite una factura errónea pero millonaria de la nada. Detecten estos casos a diario observando el reporte del ventas, o al menos antes de fin de mes, y emitan la adecuada Nota de Crédito / Devolución. Si dejan pasar esto por alto, tendrían que pagar esos impuestos, y hasta el siguiente mes podrían rebajarlos.
  • Exige la factura electrónica a tus proveedores si no te ha llegado. Recuerda que solo tienes hasta los siguientes 8 días del mes siguiente de la emisión para la recepción.
  • Se consciente que una Factura de Crédito pagará I.V.A aun si ese dinero no lo has cobrado a tu cliente.
  • Si facturas de un cliente se volvieron incobrables, y llevan mucho tiempo en crédito pendiente, toma la decisión de emitir una Nota de Crédito por ajuste al valor al 100% (o al % de la diferencia no cobrada) en el sistema, para recuperar ese impuesto que nunca fue pagado por tu cliente.
  • En algunas situaciones, es posible que tengas más I.V.A al crédito que al débito y que más bien Hacienda te deba. Ese caso es posible y se reportará mes a mes, solo que te quedará a favor ese impuesto para la siguiente declaración. Un ejemplo sencillo es haber comprado algo el 29 de enero y no se vendió hasta el 5 de febrero, para esos empresarios que solo compran lo que ya tienen vendido.
  • Explota las capacidades del sistema al máximo, tanto en facturación como en compras y gastos.

Como podemos luchar contra una posible caída en las ventas?

  • Evalúa tu negocio, invierte mejor en los productos basado en las estadísticas de consumo.
  • Explota promociones en donde por comprar un artículo de alta rotación se lleven uno de baja rotación, pues evaluando los costos de ambos puedes llegar a un precio en que igual ganes. Crea "Combos".
  • Explota el mercadeo en redes sociales
  • Implementa nuevas tecnologías de ventas como Uber Eats, entregas con Correos de Costa Rica.
  • Acepta el cobro con Tarjetas y las nuevas entidades de crédito como Credix o Kuiki.
  • Ofrece un mantenimiento mensual gratuito al equipo vendido (computadora, celular, bicicleta, electrodoméstico), pues cuando el cliente vuelve, suele llevarse algo nuevo.
  • Toma los datos de los clientes en general, no te conformes con Cliente Genérico a menos que tengamos mucha gente esperando atención. Una buena base de datos de clientes nos podría dar datos como "quienes compraron un celular específico en un rango de fechas, para luego enviarles un correo con el catálogo de los accesorios nuevos disponibles para su dispositivo".
  • Evalúa tus vendedores, ya que no nos sirven las personas que solo saben responder "No hay...", o que no se cuidan en su higiene personal (suciedad de ropa, mal aliento). Vender requiere un carisma especial para que el cliente se sienta importante, informado y respetado, y que aún si no está el producto que buscaba, le pueden mostrar otras opciones. Detecten a los vendedores valiosos y denles un ascenso con un mejor salario, luego envíenlos a otras sucursales para que ellos mismos transmitan a otros vendedores el como se debe actuar ante un cliente. Un buen vendedor puede disparar las ventas sin duda, en millones.
  • Bajo la idea anterior, ustedes como dueños de las empresas ocasionalmente deberían ir a los locales y actuar como vendedores para que su personal los observen.
  • Inviertan en tecnología para que los clientes puedan evaluar como fueron atendidos por el personal. SiReTT tiene una licencia para esto, integrada al sistema y al control de usuarios.
  • Rota el producto en la sucursal.
  • Ser el más barato no te hace el mejor, lo hace quien brinda la mejor atención, servicio y servicio pos venta (garantía).
  • Recuerda que a veces precios muy bajos no atraen a ciertas personas. Un estuche con características casi idénticas en un negocio puede valer 1000 colones, y en otro $50, y aunque vendan menos unidades el más caro, se tendrían que vender casi 30 del barato para igualar la venta, y el costo es mucho mayor, dejando una utilidad menor.
  • Renueven su local y que se vea impecable y con producto fresco. En tiempos de crisis en que la gente anda negativa, encontrarse con una empresa así motiva, y le dice al cliente "ven que aquí estamos bien".
  • Un bonito uniforme para el personal con un Logo e información básica es publicidad gratuita para tu negocio desde que tu empleado sale de la casa y llega al trabajo, así como cuando se va. Además con un uniforme te evitas vestuarios incómodos, inadecuados para una empresa.
  • Exploren posibles nuevos mercados siempre.
  • Re-negociar sus alquileres de locales es válido y dado que van a subir por el I.V.A, podrían aprovechar eso para pedir una rebaja, aunque el arrendador no sepa que ustedes podrían aprovechar todo ese I.V.A como crédito.

 

Cita

Sin duda alguna, son mis clientes de SiReTT los más importantes en mi empresa ya que sin ellos yo no tendría el éxito que he logrado. Es por eso que tengo claro que cuando ustedes crecen, me hace crecer a mi. Siempre podré sacar un tiempo si necesitan asesorías para ver como están cumpliendo sus metas.

 

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