SiReTT soporta múltiples personas físicas/jurídicas en una misma plataforma. Es por esto que cada Caja de facturación y cada Bodega de inventarios tiene asignada la sociedad a la que pertenecen. Por defecto, SiReTT permite que inventarios de una empresa sean vendidos por otra empresa diferente, lo cual contablemente no es recomendado, pero mediante reportes a final de mes podemos observar los totales vendidos y girar las ventas necesitarias para justificar los movimientos.

En una contabilidad ideal, es necesario que primero compremos artículos de otra sociedad para luego poder venderlos, para así llevar el dato contable real. Con Inter-Ventas configurado correctamente, podemos emitir una Factura a un cliente especial en SiReTT que automáticamente cree una Compra y la aplique para la sociedad destino.

Configuración Prevía

Cuando se desea llevar un orden estricto contable en SiReTT y que no se hagan operaciones de inventario entre empresas, debemos primero activar una configuración en el menú Sistema - Opciones del Sistema - Sección 3 (Configuración Principal del Servidor). Se debe Activar la opción de Sociedad Estricta.

Una vez activada, sucederá lo siguiente:

1. No se podrán aplicar compras de Inventario de una Sociedad, en bodegas de otras sociedades.
2. No se podrán vender artículos en una Bodega de una Sociedad, en Cajas de otras sociedades.
3. No se podrán trasladar inventarios de forma directa entre bodegas de diferentes sociedades.
4. No se podrán recepcionar paquetes de inventario emitidos en una Bodega de una sociedad, en bodegas de otras sociedades.

Consideraciones

Para manejar Inter-Ventas, debemos primero entender lo siguiente: debemos vincular nuestras sociedades con un Cliente y un Proveedor.

Cuando un Cliente está vinculado con una Empresa, y le facturamos a ese cliente, le decimos a SiReTT que quien está comprando artículos es la Empresa que está también en el sistema.

Pero también, vinculamos un Proveedor con la Empresa de la caja que factura, para que SiReTT sepa a quien le estamos realizando esa compra.

Por lo tanto es obligatorio que tanto la Empresa que vende esté asociada a un proveedor, como la Empresa que compra esté asociada a un cliente.

Y para estar claro, cada Sociedad que esté registrada en SiReTT, debería también tener registrado un Cliente y un Proveedor, y para que todo funcione perfecto, deben estar vinculados respectivamente.

Vincular Cliente con Empresa

Al editar un cliente desde un perfil administrativo tenemos acceso a las siguiente sección:

Aquí, podemos establecer la Empresa Asociada a este cliente para Inter-Ventas.

Vincular Proveedor con Empresa

De igual manera, al editar un proveedor desde un perfil administrativo, tenemos acceso a la siguiente opción:

Aquí, podemos establecer la Empresa Asociada con el proveedor para Inter-Ventas.

Vincular desde Empresas

Ambas opciones previas también se pueden establecer desde el menú Sistema - Sociedades - Empresas y Sociedades.

Cada registro de Sociedad tiene dos columnas llamadas Cliente Asociado y Proveedor Asociado.

Dando un clic a cada valor de esta columna (Sin Asignar por defecto) nos llevará a un buscador de Clientes o Proveedores para buscar y seleccionar el registro vinculado.

1. Se crea el Cliente en el Sistema como una cuenta separada.

2. Se visita la ficha técnica del cliente, esto se puede realizar desde el menú Cliente - Clientes localizando el registro creado y dando clic en su imagen.

3. En la Ficha Técnica, van a ir a la pestaña de Exoneraciones.

Esta sección se debe llenar con la información que trae la carta de Exoneración que la Entidad debe presentar.

• Impuesto: El impuesto que exonera, y por concepto general debería ser 01 - Impuesto General sobre las Ventas.
• # de Doc: Número de documento. Se supone que las cartas de exoneración deben tener un número consecutivo de parte de la entidad, pero en caso de no traerlo pueden escribir el número de resolución o Ley. Para las exoneraciones de EXONET, el sistema detectará su validez conectándose con el ministerio de Hacienda y llenará el resto de los campos.
• Emitido el: Fecha de emisión del documento.
• Vencimiento: Se recomienda establecer mínimo un día a futuro para evitar problemas, que no supere el vencimiento mismo del documento original.
• Exoneración: se clasifica el tipo de exoneración a realizar, siendo la estándar Compras Autorizadas.
• % de Exoneración: Suele ser el 13%, aunque existen casos en que las exoneraciones pueden ser menores. Esto se ve en el documento de Exonet.
• Emitido por: Nombre de la Institución que emite la Carta.
• Aplicable a: aquí podemos primero simular una exoneración para "Proformas" y que solo afecte las cotizaciones sin afectar las Ventas antes de recibir el documento real. Podemos perfectamente inventar datos y colocar "Aplicable a solo Proformas" para solamente emitir la Cotización a la Entidad y que esta realice su proceso de autorización y emita la carta real. Cuando llegue con la Carta formal, ya podemos regresar aquí y actualizar los datos y habilitarlo también para "Ventas".
• Cantidad de Usos: es un control que nos permite establecer en cuantas Ordenes/Facturas se puede utilizar este documento de Exoneración.

Una vez ingresada una Exoneración, SiReTT va a actualizar los datos automáticamente y aplicarlos en los siguientes "Cantidad de Usos" documentos que se emitan. La exoneración se puede ver funcionando en los Totales de la Proforma/Pre-Venta.

Si bien el sistema siempre va a calcular impuestos, estos se van a balancear contra las Exoneraciones.

Las exoneraciones aparecerán registradas en esta misma sección de Cliente - Exoneraciones, y desde allí se pueden eliminar si no se desean seguir utilizando.

Solo se puede emitir una Exoneración por Cada Impuesto, por Cliente.

Como debería ser una Exoneración?

El proceso adecuado que debería seguir cualquier institución pública es primero visitar el negocio para pedir una Proforma inicial. Con este documento, la entidad mediante su administración o junta directiva emite una Carta de Exoneración para la aprobación de la proforma. Con esta carta van a regresar al comercio para ya solicitar la Factura y la mercadería o servicios.

La carta debería contener toda la información necesaria para así ingresarla en SiReTT. Estos parámetros no son inventados por nuestro desarrollo, pues son los requisitos que ahora incluyen la Facturación Electrónica.

Mala costumbre de algunas instituciones

Debo aclarar algunas situaciones que me han preguntado, que se suelen dar por exigencias de instituciones públicas.

1. NO, no se puede emitir una Factura con fecha a futuro. El proceso de Facturación Electrónica rechazaría dicho documento.
2. NO, no se debería poder exonerar sin la Carta. La carta es una confirmación de que lo adquirido sea para la institución y no que algún empleado de esta esté aprovechando su puesto para no pagar impuestos y que sean mercaderías o servicios para uso personal.
3. NO, no se van a quitar los impuestos del documento de Factura, pero en su contra parte y con carácter informativo, se muestra la exoneración aplicada y el cliente puede verificar esto con los totales del documento.
4. NO, no se puede modificar una factura ya emitida.

Si la institución reclama o les amenaza con no comprar o pagar, ustedes deberían recurrir al Ministerio de Hacienda, pues es quien puso las reglas del juego, y las mismas instituciones deberían tener esto claro.

Exoneraciones Complicadas

Existe una última situación que debemos tener en claro. Sucede que el ministerio de Hacienda desea que en algunos casos la exoneración sea específica por productos, ya que algunos estarán exonerados pero otros no, o en porcentajes diferentes.

Esto, en un proceso de venta, es realmente exagerado. Imaginar que para incluir los documentos de cada diferente artículo y familia y por cada Cliente sería un trabajo eterno. Y habilitar opciones durante la misma Pre-Venta complicaría un proceso que ya en sí tiene bastantes opciones.

Mi consejo para estas situaciones, es facturar los artículos en documentos separados, haciendo cuadrar cada exoneración.

Cuando realizamos una venta de Bien o Servicio que no va a ser consumido en territorio nacional y se va a exportar al extranjero, debemos tener en cuenta que los Impuestos al Valor Agregado se eliminan del todo, dejando los artículos Exentos para esos casos. Si nuestro sistema está configurado para que los Precios incluyan el I.V.A, al exportar un artículo de 100.000 colones, quedaría por un monto de 88.495,57 (quitando el 13%).

Obviamente las exportaciones tienen un proceso administrativo y aduanero y se conecta inclusive con otros sistemas de Hacienda para su regulación.

Requisitos para Emitir una Exportación - Cliente

El primer paso está relacionado con la creación/edición del Cliente.

Es necesario crear un cliente con clasificación de Cédula Extranjero y su correcto valor, así como indicar que su trámite favorito es "Factura Electrónica Exportación". Como consejo y para pruebas, recomiendo también llenar los datos de la dirección del cliente, en el país de destino.

Esta información quedará adjunta en la Factura Electrónica de Exportación como Datos de Extranjero en el Receptor.

Requisitos para Emitir una Exportación - Inventario

Para poder exportar artículos, es estricto y necesario que nuestro inventario a exportar tenga la información de Partida Arancelaria. Este es un número de 12 dígitos (si es de menos dígitos, rellenamos con ceros), que podemos obtener del Ministerio de Hacienda o de Aduanas.

Esta información la colocamos al editar el artículo, pestaña de Importación e Impuestos.

Factura de Exportación

SiReTT va a detectar que el cliente está configurado como Extranjero con Exportación, por lo que las Pre-Ventas no van a mostrar las opciones de Tiquete o Factura Electrónica, sino directamente Factura Electrónica de Exportación.

Adicional el sistema cargará los precios sin Impuestos, en el estado de Exento. El sistema también detecta esto para aplicarlo en Proformas, Facturas y Presupuestos de Taller.

Al llenar artículos en el detalle del documento, se nos mostrará la información de PA (Partida Arancelaria) por línea de detalle para facilitar el detectar que artículos no tienen esta información e impiden aplicar la factura.

Otras consideraciones

En reportes de Facturación, este documento aparece como FEE.

La Factura, su cobro y otros manejos son exactamente igual que como lo harías con cualquier otra venta. La única diferencia es su estado exento del I.V.A. por ley. De igual forma, se pueden emitir devoluciones, notas de crédito, apropiaciones y notas de débito sobre el documento.

Este se transmite al Ministerio de Hacienda pero con una clasificación diferente para su control.

En muchas ocasiones es necesario realizar un ajuste contable a una Factura de venta por conceptos no relacionados con Devolución de Artículos, sino por situaciones como Ajuste de Precio, descuento por Pronto Pago del Cliente, Facturas Incobrables, Comisión sobre venta.

Dentro de una Factura, en la pestaña de Notas de Crédito (antes conocida como devoluciones), podemos ver todos los documentos que se han creado de este concepto.

Tanto como podemos ver las devoluciones creadas, también encontraremos Notas de Crédito por ajuste de valor total. El dato de "Ajuste de Valor Actual", donde en el ejemplo es de 90%, nos indica como se ha modificado el precio total de la factura por estas notas. Si por ejemplo, la factura original fuese de 500.000 y hacemos una nota por ajuste de 10%, la nota sería por un monto de 50.000 y la factura quedaría con un ajuste al 90%, y un valor final de 450.000. Esto nos permite controlar que no se hagan abuso al crear notas de crédito, siempre respetando el final disponible.

Para crear una nueva Nota de Crédito nos vamos a la respectiva opción de CREAR.

El formulario es muy sencillo, ya que nos consulta por el Tipo de Nota, donde podemos seleccionar entre las opciones más comunes para nuestro registro. El porcentaje por aplicar sería el porcentaje del Total de la Factura que se convertirá en Nota de Crédito, y este valor debe ser mayor que 10, y menor o igual al Ajuste de Valor. Seleccionamos la Caja de aplicación y por último en comentarios realizamos cualquier otra anotación o información adicional.

Al utilizar la opción de guardar se procesará la creación de la nota de crédito, con todas las validaciones necesarias previas como ver si la Caja/Terminal está abierta, o si aún quedan artículos en la Factura sin devolver.

La Nota de Crédito creada se tramita al igual que las devoluciones, enviándose de forma electrónica al Ministerio de Hacienda en el caso de Sociedades de régimen tradicional con su previa configuración, y afectando los reportes de ventas e impuestos, no con devoluciones, pero si con afectación del valor.

Por concepto de control, si se hiciera una devolución sobre una Factura en que su valor ha sido afectado, los artículos retornados ya estarían a ese valor y no al original.

De forma habitual, el sistema creará una Nota de Crédito Contable la cual, si la factura original es de Crédito y tiene saldo pendiente, se aplicará automáticamente como abono, y ya sea que quede otra nota con la diferencia o el total del valor, se podrá utilizar como forma de pago en futuras facturas.

El módulo de búsqueda de devoluciones en el menú Ventas permite ahora localizar estas notas de crédito.

Debemos tener en claro que una Factura como tal representa una transacción de mercadería que fue vendida a un cliente, pero una cosa es una Factura, y otra cosa es ¿Cómo me pagaron la Factura? En SiReTT existe tanto Facturas como Ingresos, y los ingresos representan el como se recibió un pago (Efectivo, Depósito, Cheque, Nota de Crédito).

Un ingreso se puede crear a la hora de facturar una Pre-Venta en Contado, inclusive se pueden crear hasta 2 recibos de ingreso si una factura fue pagada de 2 formas diferentes. También se pueden crear al Abonar a una Factura de Crédito, un Contado de Pago en Caja o un ingreso directo en Caja - +Ingreso.

Podemos consultar los ingresos del día en el menú Caja - Ingresos.

Este buscador nos permite aplicar múltiples filtros, de los cuales podemos cambiar el Método para totalizar solamente pagos realizados en cierta forma (Efectivo por ejemplo) y compararlo con el monto de cierre de caja.

Si una línea aparece tachada y en color celeste, significa que ese ingreso fue anulado y no se sumará al total final.

Al dar clic en cualquiera de los resultados podemos consultar el ingreso directamente.

La consulta de un ingreso nos da acceso a la vista preliminar para imprimirlo, así como a la información del origen del mismo y sus datos contables.

Abonar a una Factura de Crédito

Un abono a una factura de crédito requiere primero que localices el documento a pagar. Esto se puede hacer en el menú Ventas - Créditos (un buscador exclusivo de facturas pendientes), o en el estado de cuenta del Cliente. Desde el documento de venta, vamos a dar clic en el botón de Abonar a cuenta.

Desde la venta que se nos muestra vamos a llenar el formulario de recepción de pago.

Monto a Pagar es donde indicamos de cuanto va a ser el pago que el cliente va a realizar, y está limitado al Saldo de la Factura + Intereses + Multa.

En Método de Pago vamos a indicar como el cliente nos paga. En el caso de Nota de Crédito o Certificado de Regalo el espacio de referencia indicado por # Nota / Cheque lo utilizamos para ingresar la referencia del documento a utilizar. Si todo es correcto, SiReTT nos indicará el monto disponible a utilizar por la Nota / Certificado. Al lado del método podemos indicar la Moneda en la que estamos recibiendo este pago (requiere soporte multi-moneda).

En Referencia, y para casos que no sean Nota de Crédito ni Certificado, podemos ingresar el número de recibo manual o el número de cheque o depósito, o referencia del pago en tarjeta.

En Paga con simplemente vamos a indicar con cuando dinero nos está realizando el pago, y simplemente se utiliza para determinar el Cambio, el cual se hace automáticamente al ingresar valores.

Aplicar en Caja lo utilizamos para indicar en que Caja (sociedad habilitada en sucursal) vamos a registrar el pago. Siempre se recomienda utilizar una Caja igual a la de la Factura, o de la misma Sociedad/Empresa.

Ajustar Fecha le permite a un usuario Contabilidad a modificar la fecha del ingreso, en el caso que sea necesario.

Otras Anotaciones se utiliza para cualquier registro que desees incluir con el documento.

Finalizado el formulario, damos clic en Aplicar Ingreso para que sea incluido en el sistema. Los Saldos serán actualizados así como el control de Caja para el próximo cierre.

El Pago en Caja

Cuando una Factura va a ser pagada en más de dos diferentes formas (Efectivo y dos diferentes Tarjetas, por ejemplo), debemos indicar en Forma de Pago la opción de Pago en Caja.

Con esto, dejaremos nuestra factura como un documento de Contado con Saldo total. Así, podemos luego abrir la factura y realizar los abonos necesarios como se explica en la sección anterior.

Si bien esto parece una brecha de seguridad pues permitiría que se hagan facturas sin recibir dinero, SiReTT no permite hacer el cierre de caja hasta que las facturas de Contado con saldo sean resueltas (canceladas o convertidas en créditos reales).

Para localizar facturas de contado con Saldo, usamos el buscador en Ventas - Facturas, y allí en el filtro de estado indicamos Contado con Saldo o Bloquean Cierre.

Abono Global

Desde el estado de cuenta de un cliente (que se puede consultar al abrir el cliente, el botón de la balanza) se puede tramitar un Abono Global. Este trámite permite pagar múltiples facturas en un solo trámite.

El formulario es una versión más sencilla del Abono simple.

Aquí en general se indica la forma de pago y el monto total a pagar. SiReTT, al aplicar este pago múltiple, va a ir Factura por Factura con saldo pendiente, de las más antiguas a las más recientes, consultando el saldo, calculando intereses y multas y aplicando su parte respectiva del pago. Se tratará de usar el total de dinero indicado en Monto a Pagar hasta cubrir los saldos, inclusive dejando un último pago parcial (sin cancelar del todo la última factura del proceso).

Este proceso solamente pagará saldos, y de sobrar dinero a favor simplemente no será utilizado. En este caso se recomienda crear un Certificado a favor del cliente para ser utilizado en futuros pagos.

Este abono global generará un Ingreso Múltiple y pueden ser consultados en el menú Caja - Múltiples. Un pago múltiple simplemente es un agrupado de varios Ingresos independientes por cada Factura afectada. Si anulas un ingreso que es parte del pago múltiple, su monto será actualizado (restando lo anulado). Si anulas el ingreso múltiple, se anulará el pago de cada factura y se reactivarán sus saldos.

El pago múltiple simplemente facilita tanto el aplicar un pago masivo, como la impresión de un solo documento y no de cada abono por separado.

Abono Selectivo

Similar en su función al Abono Global, este tiene la diferencia de que nos permite seleccionar a que facturas del cliente deseamos aplicar el pago.

A como vamos marcando facturas pendientes en el cuadro, el monto a pagar se va a auto-calcular, pero igual podemos modificarlo, y bajo la misma lógica del método de abono global, se irán cancelando las facturas seleccionadas de la más antigua a la más reciente, con posibilidad de pegar un último abono parcial y nunca de aplicar más de lo que se debe como ingreso.

Ingresos Directos

En algunos casos un cliente puede dejar un adelanto de dinero a una compra, o realizar un pago de una factura de crédito del sistema anterior. Cuando no existe una Factura asociada a un Pago el usuario puede utilizar el menú de Caja - +Ingreso. Esto le permite hacer un ingreso directo en las diferentes formas de pago.

Si se desea llevar un control del cliente que realiza el adelanto, también esta opción de crear un +Ingreso se puede hacer desde la ficha técnica del cliente.

Si este pago se va a aplicar luego en una Factura, en SiReTT podemos crear un Certificado por el mismo monto para aplicarlo en la futura venta, y así evitar duplicar ingresos en valores reales. Un certificado representa un dinero recibido previamente y se puede crear en el estado de cuenta del cliente, en la opción de Nuevo Certificado.

Abonos de una Factura

Para ver como fue pagada una Factura, vamos a ingresar en la misma e ingresamos en la pestaña de Cuenta por Cobrar.

Aquí vamos a encontrar todos los abonos de un documento, tanto si fue en Contado como a Crédito. Si un pago aparece con una Equis X roja adelante, significa que fue anulado, y podemos ver mayor información de la anulación si lo abrimos.

Anular el Pago de una Factura

La anulación del Pago de una Factura le indicaría al sistema que ese dinero NO FUE RECIBIDO, y crearía un Saldo pendiente de pago, siendo esto algo básico contable.

La anulación requiere permisos especiales de Perfil. Por defecto un Supervisor puede hacer una anulación simple y un Contador puede hacer una anulación avanzada. Esto se puede cambiar en el menú Sistema - Opciones - Sección 21

La Anulación Simple se refiere a anular un pago del día que no haya cerrado caja aún. Anulación Avanzada es para anular pagos que ya pasaron por el cierre de caja.

La anulación se puede invocar desde el Ingreso, o desde la Factura en la sección de Cuenta por Cobrar en el botón de Anular.

El formulario es sencillo pero estricto, y debemos ingresar la razón de la anulación para que quede a disposición de futuras consultas contables.

La anulación de un pago debe ser realizada antes de hacer Devolución Total en el caso en que no se haya recibido dinero alguno por parte del cliente, o se haya tenido que regresar el dinero. Si no se anula un pago y se hace devolución total, SiReTT va a generar una nota de crédito contable.

Corrección de Forma de Pago

Suele pasar que durante el proceso de venta el usuario se equivoque al indicar la forma en que se pagó una factura.

En SiReTT, y solamente antes de realizar el cierre de caja, el usuario que emitió un pago (ya sea directo o por una factura de contado o por un abono a un crédito) tiene el permiso de modificar la forma de Pago que estableció en un documento.

Solamente aplica para pagos en Efectivo, Tarjeta, Cheque y Depósito. Se debe abrir el Abono (ya sea en el buscador de Caja - Ingresos o en la Factura - Cuenta por Cobrar), y allí en la vista previa del abono vamos a ir a la sección de Corrección de Forma de Pago vamos a elegir el método correcto y vamos clic a la flecha roja para aplicar el cambio.

En casos más complejos, como anular un Efectivo para convertirlo en Nota de Crédito o Certificado, lo mejor es anular el pago y hacer un Abono a Cuenta de la forma correcta en que se pagó.

Código único de Artículo / GTIN / Código de la Industria

Cuando creas o editas un artículo, este tiene un espacio reservado para ingresar el (03) Código Barras. Aquí se debe ingresar el código único de producto, código de barras original de la caja o el GTIN. De estar definido en el producto, se integrará a cada línea de detalle del XML de la Factura Electrónica.

Código del Comprador

El código del comprador es una forma en que nuestro sistema guarde los códigos que los clientes le asignan a nuestros artículos en sus sistemas. Cuando estas armando el detalle de una Pre-Venta, al presionar el botón de Editar de una línea de detalle una ventana nos permite establecer este código.

SiReTT va generando un registro entre la relación de Cliente de la Factura vs Inventario para ir almacenando estos códigos y en futuras pre-ventas ya no tener que volver a ingresarlos.

En una Pre-Venta los códigos se pueden notar en la parte de abajo de la descripción de la línea, indicando en CC

Otros Parámetros

Por último pero aún más complejo, algunas empresas exigen que el XML incluya el número de orden de ellos, de proveedor y otros datos más. Lo primero que debemos hacer es identificar que parámetros se los solicitan para registrarlos en SiReTT, en el menú Ventas - Configuración - Parámetros de Factura Electrónica.

Primero debemos crear, en el espacio con el Más +, nuevas Variables y vamos a indicar en Tipo si debe ser un valor solo numérico o que permite Letras y Números, así como el Mínimo y el Máximo de caracteres que puede tener el valor (estas reglas es para evitar que el vendedor ingrese valores incorrectos al utilizarlos).

Cada vez que modifiquemos o agreguemos valores vamos a dar clic en el botón de Guardar.

Adicional, podemos Eliminar valores de estos parámetros con el botón respectivo, siempre y cuando no hayan sido utilizados en ningún documento.

En una Pre-Venta en diseño, en la pestaña de Opciones, tenemos una sección que nos permite agregar estos parámetros con sus respectivos valores en la factura, antes de ser aplicada.

La herramienta es sencilla, pues seleccionamos del combo la variable, ingresamos un valor y damos clic en Registrar.

Podemos eliminar valores ya ingresados con el botón de la Equis X que aparece al final de cada línea.

Una Devolución en SiReTT es un proceso mediante el cual retornas artículos facturados a un Cliente a tu inventario, y en contra parte se genera una Nota de Crédito Contable con un saldo a favor para este mismo cliente, la cual podrías aplicar como pago de una nueva venta.

En conceptos de hacienda y facturación electrónica, una devolución en SiReTT es una Nota de Crédito Electrónica, y tiene validez para reducir los impuestos que se pagan, al igual que lo haría una Compra o Gasto.

Muchas empresas tienen la mala costumbre de no realizar una devolución correctamente, y en algunos casos se limitan a generar una factura solamente por la diferencia de precios (de existir diferencia), o peor aún solamente intercambian artículos sin un trámite adecuado.

Esto genera un problema porque primero, perdemos el control de Entradas de Inventario por Devolución para controlar que artículos nos retornan, cuando lo hacen, quien lo acepta y la revisión del producto, y segundo porque en temas fiscales estamos alterando nuestro inventario, vendiendo productos a precios incorrectos (por ajustar el valor) o provocando en un futuro diferencias de inventario por unidades que nunca registraron entrada.

En SiReTT, una devolución se debe realizar sobre una Factura ya emitida, y esto permite que el sistema controle no solamente las unidades que nos retornan (para evitar que se devuelva más de lo que se compró sobre una factura), sino también el cuando ya no se aceptan devoluciones, basado en la garantía de los artículos cuando fueron creados.

Nota de Crédito Contable

Representa un saldo a favor generado para un cliente el cual puede aplicar como pago en sus Facturas. Estas notas de crédito no tienen validez para el Ministerio de Hacienda ya que se consideran trámites internos contables.

Una nota de crédito la podemos utilizar como forma de pago en otros documentos, y en el reporte de Caja aparecen por aparte, esto para aclarar la duda de ciertos clientes respecto a si una nota de crédito afecta el cierre de Caja: NO, no lo hace, pues representa un dinero que recibimos en otra ocasión sobre la venta original, y aunque aparece como parte del cierre de caja, aparecen en una sección aparte de otros ingresos.

Una devolución siempre va a generar una Nota de Crédito contable. Estas podemos diferenciarlas de las Notas de Crédito Electrónicas porque no detallan los artículos y tienen un número de referencia.

Podemos rastrear las notas de crédito existentes y generadas en SiReTT desde el menú Conta - N. de Crédito.

Siempre es recomendado utilizar esta consulta cada cierre de Ventas para detectar devoluciones realizadas por el personal, así como notas de crédito aplicadas, activas o vencidas, y el monto original y aplicado de la misma. Desde estos resultados se puede abrir una nota de crédito al dar clic al número de Referencia.

Desde la consulta directa de una Nota de Crédito podemos obtener información como el documento origen, devolución asociada (de existir), y usuarios responsables con fecha y hora. También nos da acceso a Renovar Notas vencidas, Autorizar Devoluciones de Dinero (por usuarios de perfil contable) y Tramitar Devoluciones de Dinero (cuando el paso anterior fue aprobado).

Convertir una Nota en Puntos permite llevar en un control separado las notas de crédito y que no pasen por el vencimiento. Un contador puede convertir varias notas de crédito contables en puntos y luego emitir una sola nota de crédito por el total de puntos acumulados.

Devolución de Dinero

Como se indicó en la sección anterior, se debe localizar y abrir la Nota de Crédito Contable. Una vez en esta sección, un perfil contable primero debe Autorizar Devolución sobre el documento. Esto genera un registro de quien fue el responsable de autorizar que se retorne el dinero al cliente.

Luego, el usuario que atiende al cliente de igual abrir la Nota de Crédito, y dar clic en el botón de Devolución de Dinero, el cual invocará el siguiente módulo.

Simplemente se debe seleccionar de que Caja se tomará el Efectivo, anotar cualquier dato que sea necesario y aplicar el documento con clic al disco. Esto a nivel de SiReTT marcará la nota como aplicada y generará un Ingreso por Nota de Crédito para el informe de Cierre, y también creará una Salida de Efectivo de Caja. Es importante tener en cuenta que la Caja tenga suficiente efectivo registrado en SiReTT, pues de lo contrario el sistema no permitirá la operación.

Creación de Notas de Crédito (directas)

Al abrir a un cliente desde el menú Clientes - Clientes al dar clic en su Icono/Fotografía, podemos ir al estado de cuenta del mismo desde el botón de la Balanza, o de igual manera en cualquier parte del sistema donde salga el resumen contable de cuenta al dar un clic.

Desde el estado de cuenta del cliente podemos crear una Nota de Crédito Contable haciendo clic en el botón correspondiente

Desde el módulo indicado en la parte inferior podemos crear una Nota de Crédito directamente, sin implicar una devolución de Mercadería.

Los datos a proporcionar son el monto (en la moneda base del Sistema solamente), el Origen (Directo o Canjeo de Puntos para descontar los puntos a favor del cliente en contra de la nota a crear) y el Tipo de nota.

Nota: Las clasificaciones de Notas de Crédito que SiReTT trae son las estándares de cualquier empresa, pero estas se pueden personalizar en el menú Conta - Configuración - Tipos de Notas de Crédito.

También se puede crear una nota de crédito directamente en el menú Conta - + N. de Crédito, pero estas quedan asignadas a Cliente Genérico y podrían ser aplicadas para trámites de cualquier cliente, a diferencia de las creadas directamente en el cliente, las cuales SiReTT solo permite utilizar en documentos de ese mismo cliente.

Notas de Crédito por Devoluciones

Para realizar una devolución lo primero que debemos realizar es localizar el documento de Factura al cual le haremos dicho trámite. Pueden utilizar la guía en este mismo foro.

Al abrir una factura podremos observar las siguientes herramientas:

Vamos a ingresar al módulo de Devoluciones del documento para indicar qué artículos el cliente va a retornar y su valor a favor. Aquí SiReTT hará una verificación importante, para determinar si la Sucursal actual donde estás trabajando tiene Cajas asociadas a la Sociedad emisora de la Factura original, y de no ser así no permitirá realizar el trámite. También, determinará si la Caja o Terminal de Facturación está abierta, y por último si el documento de Factura aún tiene cosas sin devolver.

Lo primero que debemos hacer es, de la lista de artículos, indicar que artículos Devuelve, llenando la columna con las unidades a aplicar. También, podemos ajustar el valor de Descuento a un valor IGUAL o MAYOR al que se aplicó en la Factura original. Por que? existe la posibilidad de que te retornen un artículo que ya tenga ciertos defectos por manipulación, por lo que este descuento se conoce más bien como Depreciación. Cuando terminemos nuestros cambios en el detalle de artículos vamos a dar clic en Aplicar Cambios. Esto hará los cálculos y determinará el monto de la Devolución y así de la Nota de Crédito.

Antes de Crear Devolución, solamente es importante verificar la Caja donde se aplicará el trámite (que sea la misma, o una de la misma empresa donde se emitió la Factura original) y muy importante también la Bodega de Retorno, pues aquí irá a parar el inventario que retorna el cliente. Por defecto y siempre recomendado será "Defectuoso", pero el usuario puede decidir si lo va a enviar de una vez a Ventas porque son artículos buenos. Por último, cualquier comentario o anotación.

La devolución se creará y será impresa en el sistema, y enviada al Ministerio de Hacienda para su control, así como al correo electrónico de Trámites Electrónicos del cliente.

El sistema, si está configurado para hacerlo, imprimirá la Devolución (alias Nota de Crédito Electrónica si ya están en la modalidad de Factura Electrónica), más la Nota de Crédito Contable.

En el caso de Facturas de Crédito con Saldo, cuando se realiza una devolución de mercadería SiReTT da prioridad a aplicar la misma nota de crédito como parte del Saldo de la Factura, por lo que deben tener en claro que puede suceder que una nota de crédito emitida venga acompañada de un abono impreso, indicando que se aplicó directamente. Si el saldo es menor al monto de la Nota de Crédito, se creará adicional una nota de crédito por la diferencia.

Aplicar una Nota de Crédito como Pago

Desde una Pre-Venta, cuando ya vamos a aplicar el documento podemos establecer como Forma de Pago la opción de Nota de Crédito. Esto nos deja abierta la posibilidad de escribir la referencia pero nos bloquea el monto (pues este será obtenido del documento). Aquí en referencia vamos a ingresar la REFERENCIA de la Nota de Crédito Contable (no confundir este valor con el número).

Luego vamos a presionar la tecla ENTER para que SiReTT obtenga la información y realice los cálculos. Si el monto a pagar es mayor al de la Nota, se nos habilitará la opción de Pago Diferencia, y si es menor entonces al aplicar la Factura el sistema generará una nueva Nota de Crédito contable con el saldo a Favor.

También se puede aplicar una Nota de Crédito al abrir una Factura de Crédito e ingresar en el botón de Abonar a Cuenta.

Por razones técnicas y mientras no haya actualización, SiReTT no permite el abono Global o Selectivo para Notas de Crédito y se deben aplicar documento por documento.

Vencimiento de Notas de Crédito Contables

Las Notas de Crédito Contables tienen vencimiento, y este se administra en el menú Sistema - Opciones - Sección 10, y cambiar esta configuración solamente afectaría a nuevos documentos.

Lo que nunca se debe hacer

1. Anular una nota de crédito aplicada a una Factura de Crédito por Devolución. El sistema realiza el procedimiento de forma correcta y modificar esto los llevará a ustedes a determinar que medidas tomar.
2. Anular una Devolución. Esto no es posible en SiReTT por lo que en todo caso, eviten equivocarse. La razón es muy sencilla y técnicamente con la conexión directa de tramites electrónicos, lo que hagas no tiene marca atrás.
3. Si te equivocaste al hacer una devolución de Factura, lo mejor es volver a facturar lo devuelvo en la factura afectada y notificar al cliente de dicho error para su aceptación.
4. Si te equivocaste de artículos, vuelve a Facturar los devueltos erróneamente y luego procede con la devolución de forma habitual. Lo mejor es notificar siempre al cliente.

Menú Inicio

Podemos abrir una Factura, con el número de Documento o con el ID de Referencia que está impreso en el documento desde el menú inicio (Tecla F10).

Este módulo cuenta directamente con una opción para abrir documentos utilizando el código de barras que se imprime al final (para Facturas desde punto de venta con la opción activada en Sistema - Impresoras).

En donde dice "Código de Documento" simplemente escaneamos el código de Barras que se imprime al final de la Factura (u otros documentos inclusive), y dejaremos que SiReTT localice el documento directamente.

Si no contamos con esta posibilidad, entonces vamos a dar clic en el botón de Abrir Doc.

En Abrir Factura vamos a ingresar el Número de la Factura (si conocemos de cual caja fue emitida) o el ID Interno (número único que se imprime también en las Facturas) y seleccionamos por Pos ID. Al dar clic en la Lupa el sistema buscará y abrirá el primero documento que localice con los parámetros establecidos.

Buscador de Facturas

De forma normal, podemos ir al menú Ventas - Facturas y localizar con los filtros de búsqueda nuestro documento.

Recuerden que por defecto el sistema busca en la Sucursal actual y solamente va a mostrar Facturas no Anuladas (aunque la anulación ya no se puede dar con Facturación Electrónica).

Adicional existen múltiples filtros que podemos utilizar, y el principal puede ser el de Estado, donde podemos encontrar documentos Anulados, o que no nos estén permitiendo cerrar caja (Bloquean Cierre).

Facturas de Crédito

En el menú de Ventas existe otro buscador llamado "Créditos". Este nos permite localizar Facturas que estén vencidas a partir de la Fecha indicada en el filtro de Vencimiento. De igual manera, recuerden que es por defecto buscando en la sucursal actual.

Búsquedas en Ficha Técnica de Cliente

En el menú Clientes - Clientes podemos localizar un cliente específico y abrir su Ficha Técnica dando clic en su Icono / Fotografía. En este módulo tenemos un buscador de Facturas.

Este se encuentra limitado a buscar documentos que sean emitidos a la cuenta del cliente directamente.

También, podemos utilizar el buscador de artículos comprados por el cliente, que se encuentra en la misma Ficha Técnica, en el siguiente botón

Este nos llevará a un buscador que nos permite solamente buscar sobre artículos que el cliente ha comprado, y resulta muy útil en caso de Devoluciones, cuando hay que localizar la Factura donde vendimos el artículo.

Estado de Cuenta del Cliente

En cualquier ubicación donde observes la información de un cliente y veas el panel de "Estado de Cuenta", o el botón de la Balanza, puedes dar un clic e irás directamente a la Cuenta por Cobrar del Cliente.

En dicha sección podrás localizar Facturas de Crédito, ya sea próximas o vencidas, y abrirlas directamente para realizar el trámite deseado.

Búsqueda Directa por Artículo Vendido

En el caso de que no conozcamos suficientes datos de búsqueda, podemos también calcular basado en que artículos el cliente compró. Para eso podemos buscar un artículo directamente en el catálogo y abrirlo.

Debajo de la fotografía del artículo encontraremos los siguientes botones.

Vamos a ingresar en Informes para ver los históricos de movimientos del artículo. El siguiente buscador nos permite localizar documentos asociados, ya sea Ajustes de Inventario, Facturas a Clientes o Compras a Proveedores.

Existen muchas otras opciones de búsqueda, pero estas deberían cubrir lo necesario para localizar un documento.

En una Proforma o en una Pre-Venta, quien inicia el documento es el único usuario capaz de trabajar en el mismo y el acceso a otros usuarios suele estar bloqueado, a menos que cuenten con los permisos de usuario de usuario de Acceso Global a Pre-Ventas (usuario administrativo de pre-ventas capaz de abrir cualquier documento de cualquier sucursal) y de Acceso a Pre-Ventas de Sucursal (usuario supervisor de pre-ventas solamente en la misma sucursal que se encuentre).

Estos permiso se dan por Usuario, al editarlo o crearlo en la siguiente sección:

Desde una Pre-Venta o Proforma, visita la pestaña de "Compartir". Allí vas a ver la lista de usuarios disponibles en tu misma sucursal (o global en el caso de proformas) que tienen permisos de Crear Pre-Ventas / Crear Cotizaciones. Seleccionándolos y dando clic a "Actualizar Permisos" les podemos brindar acceso al documento para que también lo modifiquen.

Acerca de Múltiples personas trabajando en un mismo documento:

Como bien lo indica la sección inferior de Compartir, no se recomienda que más de un usuario edite un documento en vivo, lo mejor es esperar y coordinar estas modificaciones. Sucede que si un usuario edita un descuento, y el otro usuario sin tener los cambios aplicados en su pantalla presiona "Aplicar Cambios", se aplicarán de acuerdo a como ve las cosas en su pantalla, por lo que eliminaría el descuento aplicado por otras personas.

Lo mejor, en el caso de que nos apliquen un descuento especial desde otra estación, es volver a abrir la Pre-Venta en el menú "Abiertas", o dando clic a "Reciente", para así ver los cambios aplicados y no des-hacerlos.

En el sistema se pueden especificar ciertos permisos respecto a operaciones en ventas y requisitos de aprobaciones previas. Esta nueva sección permite que el dueño del sistema personalice y tenga más controles sobre un proceso de Ordenes y Ventas. Para empezar, al crear un usuario o editarlo, en la sección de Permisos encontrarán los siguientes parámetros opcionales:

Crear Cotizaciones: le permite a un usuario iniciar el proceso de +Proforma en el menú Órdenes.

Crear Pedidos: le permite a un usuario finalizar su proforma como un pedido. De no tener este permiso solamente podría cerrar la proforma como Proforma. Recuerden que un pedido es algo formal que indica que hay que facturar esa mercadería y se agrega a la Cola de Órdenes. Este permiso también le permite al usuario abrir una Proforma y aprobarla como Pedido.

Crear Pre-Ventas: le permite a un usuario iniciar y trabajar en Pre-Ventas. Es un permiso básico necesario para que un empleado pueda empezar una Factura.

Aplicar Facturas: si bien el usuario podría iniciar una Pre-Venta, no la podrá aplicar como Factura si no posee este permiso.

Aprobaciones en Pre-Venta

En un documento de Pre-Venta podrán encontrar la sección de Autorizaciones. Esto representa 4 diferentes "Visto bueno" que puede tener el documento antes de ser tramitado como Factura. Según la configuración y permisos de usuarios, una persona podría Aprobar un paso, Requerir que un paso sea aprobado u omitir la regla.

Venta: un visto bueno que indica que se puede tramitar la Factura. Un visto bueno solamente necesario si las normas de su negocio son estrictas y quiere revisar el documento de la factura antes que el usuario lo aplique.

Crédito: un visto bueno que se verifica solamente si la factura es un crédito. Por defecto es un permiso que cualquiera puede omitir si el cliente tiene suficiente crédito y está al día con la empresa.

Extra Crédito: un visto bueno que se verifica solamente si hay problemas de crédito con el cliente, como un disponible no suficiente o con documentos vencidos. Este es una herramienta útil que simplemente omitiría la necesidad de "Extender" el crédito a documentos vencidos.

Bodega: un visto bueno que se puede utilizar como un requisito previo a Facturar, simulando que Bodega ya verificó existencias.

Si la palabra "REQUERIDO" aparece debajo de una de estas autorizaciones, el candado está en ROJO y se requiere la verificación, significa que el usuario no podrá Aplicar el Documento.

Usuario Aprobador

Un usuario con permisos establecidos según la primera imagen de esta guía, podría abrir la Pre-Venta de otro usuario y realizar dichas aprobaciones. Los permisos que debe activar son "Aprueba Pre-Ventas, Aprueba Crédito, Aprueba Extra Crédito, Aprueba Bodega" respectivamente.

La aprobación es tan sencilla como darle clic al candado correspondiente para intercambiarlo entre ROJO a VERDE dando el visto bueno. Si da clic a un candado VERDE, lo volverá a convertir en ROJO.

Toda aprobación queda registrada en la bitácora de la Pre-Venta.

Usuario con Requerimiento

En caso contrario a quien Aprueba, existen otros permisos que se pueden ver en la primera imagen que indican si un usuario necesita una aprobación previa antes de aplicar la Factura. Estos permisos son "Requiere Aprobación de Pre-Venta, Requiere Aprobación de Crédito, Requiere Aprobación de Extra Crédito, Requiere Aprobación de Bodega".

Por defecto para mantener el funcionamiento básico del sistema, todo usuario tiene activada la opción de "Requiere Aprobación de Extra Crédito", incluyendo los administradores, para trabajar de la forma anterior.

Es responsabilidad del Cliente asignar a una persona que vigile cada cierto tiempo el Monitor de Hacienda y el Registro. No es un proceso que tengan que hacer cada vez que facturen, pero si pueden hacer cortes y revisarlo a medio día y al final del día. El monitor es el equivalente a la Cola de Impresión en Windows, donde todos los documentos que están pendientes de terminar el proceso electrónico se van acumulando.

Los posibles diferentes estados de los documentos están descritos en el siguiente Foro

Pero para hacer un resumen más sencillo.

• Si el estado del documento está entre 1 y 3, significa que algo está mal configurado en SiReTT respecto a Factura Electrónica y les recomendaría revisar la guía nuevamente. Estos documentos no llegaron ni llegarán a Hacienda.
• Si el estado está entre 4 y 12, significa que se está procesando y es normal. Si aquí aparecen Errores puede ser que Hacienda esté saturado procesando documentos.
• Si el estado de Token Error (5) aparece de forma persistente desde que iniciaron la configuración de Hacienda, posiblemente pusieron de forma equivocada el usuario y clave que genera el ATV, y posiblemente más bien pusieron el usuario y clave del mismo ATV.
• Si el documento queda en estado 14 o 15, es aquí donde se debe entrar en revisión, ver la razón del rechazo en el menú Hacienda - Registro, y tomar la decisión de realizar un Re-intento de comprobación, aplicar una Devolución Total y luego volver a Facturar, o solamente resolver el caso de forma manual. No es un estado que se deba dar muy seguido, inclusive podrían pasar semanas sin un rechazo, pero nunca se sabe.

Los botones rojos del Monitor, el Desatornillador resuelve todos los casos de 1 2 3 14 15 (errores) de documentos que se emitieron en Fase de Prueba. El botón del basurero retira todos los documentos en su totalidad de Fase de Prueba - STAG. Estas herramientas no funcionan con documentos en producción porque se supone el cliente debe tramitar la corrección revisando cada caso y aplicando devoluciones.

Registro de Operaciones

Para poder observar el proceso y razones de Rechazo de documentos pueden ir al menú Hacienda - Registro. Esta sección es una simple bitácora de operaciones pero permite observar porque se rechazó un trámite o si el servidor de Hacienda está saturado o no responde del todo.

Está en inglés y por ejemplo, los Operation Timed out significan que no recibió el documento (saturado), Estados Desconocidos que se recibió una respuesta no esperada según la documentación de Hacienda al tramitar un proceso y Already Sent si hacienda no respondió que lo recibió la primera vez y al volver a intentar dice que ya lo tiene. En general son cosas relacionadas a comunicación entre servidores, pero para que se den una idea del proceso.

Corregir un Documento

La forma normal de arreglar un documento en estado 14 o 15, y luego de realizar uno o varios re-intentos, sería el de aplicar una Devolución Total de Mercadería. Al hacerla, el sistema mismo marca el documento como resuelto y lo retira de la cola. Pero también, al abrir una Factura o Devolución en conflicto, un botón de un Desatornillador Rojo en la cabecera de la misma nos permite solucionar de forma manual, aunque claro... estarías haciéndolo de la forma incorrecta y posiblemente tengas "más impuestos" que pagar al no hacer la devolución para "deducir impuestos".

En fase de pruebas - STAG, no es necesario hacer Devoluciones y simplemente procedemos a utilizar el Desatornillador.

Si el cliente ya se fue?

En caso de estados 14 y 15, se debería emitir la nota de crédito y notificar al cliente para la corrección del trámite. Si no hay forma de notificar al cliente, igual corresponde hacer la solución de estos estados y guardar la copia de los documentos.

Re-Intentar el envío de una Factura Electrónica Rechazada.

Esta actualización es importante pues les va a facilitar el trabajo bastante respecto al tema de la acumulación de Facturas Electrónicas y Devoluciones rechazadas.

Ya están acostumbrados a utilizar la Devolución como forma de solución primaria, y el desatornillador si no hay nada más que hacer. Pero con la nueva actualización, antes de hacer Devolución total de una factura rechazada, podemos hacer un "RE-INTENTO".

El botón de re-intento está disponible tanto en el Monitor de Hacienda para hacer una operación global, como en cada documento cuyo estado sea XML Rejected (14). Al utilizar la opción, lo que le decimos a SiReTT es que vuelva a intentar la consulta del documento nuevamente (no generando el XML, sino preguntando otra vez si estaba bien. El sistema pondrá en cola de consultas nuevamente el o los documentos afectados en el estado XML Send (8) a esperar que la siguiente sincronización obtenga un resultado diferente.

Y, aunque resulte increíble y fuera de toda lógica, resulta que los casos de rechazo "la firma del comprobante electrónico no es válida" puede cambiar a "Aceptado". No funciona siempre, pero si he visto que en la gran mayoría de los rechazos.

Mi consejo es que no hagan esta operación de inmediato, déjenla para aplicar durante la noche cuando ya no estén trabajando o no hayan muchos documentos en el monitor de trámite normal/habitual.