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AndresJGM

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  1. Finalizar Periodo Esta opción está disponible en la consulta del periodo, en la pestaña de Herramientas. Tiene como objetivo marcar el periodo contable como finalizado, evitando se que puedan hacer nuevos asientos contables o modificar existentes. Además se encarga de trasladar los Saldos actuales como Saldos Iniciales del siguiente periodo adyacente. Un Periodo Adyacente al actual, es el periodo que tenga como fecha de inicio el día siguiente a la fecha de cierre del periodo actual, y que además tenga la misma configuración de profundidad y largo de cuentas, bajo la misma sociedad. Por lo tanto, el contador debería ir creando y sincronizando nuevos periodos contables cuando falte poco tiempo para terminar el actual. A considerar antes de realizar la Finalización: Haber realizado el asiento de Cierre Fiscal. Haber creado el nuevo periodo contable bajo los términos de Adyacente. Haber sincronizado el cuadro de cuentas. Requisitos para poder Finalizar: Solo puede ser ejecutado por un perfil Contable Administrativo. Que se hayan realizado todos los Cierres Mensuales posibles. Que no existan asientos pendientes de aplicar. Que las cuentas y subcuentas contables con Saldos diferentes a cero existan en el nuevo periodo contable (Esto debería solucionarlo la sincronización). Una vez finalizado el periodo, este quedará CERRADO y solo se podrá consultar, pero no modificar.
  2. Sincronizar Cuadro de Cuentas Desde el módulo de Periodo contable, en la pestaña de herramientas encontramos la opción de Sincronizar Cuadro de Cuentas. La sincronización realiza un proceso donde todo el cuadro de Cuentas, incluyendo las Sub-Cuentas, se crean en el siguiente periodo adyacente al actual. No se migran saldos ni débitos o créditos, solamente se sincroniza la estructura y las cuentas que no existan en el nuevo periodo se crearán. Este proceso no sobrescribe cuentas ya existentes, y se basa en el número de cuenta como llave. Un Periodo Adyacente al actual, es el periodo que tenga como fecha de inicio el día siguiente a la fecha de cierre del periodo actual, y que además tenga la misma configuración de profundidad y largo de cuentas, bajo la misma sociedad. Por lo tanto, el contador debería ir creando y sincronizando nuevos periodos contables cuando falte poco tiempo para terminar el actual. La sincronización se puede realizar en cualquier momento y cuantas veces sea necesario, para ir manteniendo la misma estructura contable. Inclusive, no requiere que el periodo esté abierto o finalizado y se puede utilizar para migrar cuentas muy viejas a periodos recientes. Al finalizar el proceso de sincronización se nos mostrarán las alertas detectadas, lo ideal es que sean CERO. Además, se nos permite descargar un archivo con los resultados de importación para consultar estas alertas con detalle. Este paso es recomendado realizarlo justo antes de Finalizar el periodo contable.
  3. Cierre Fiscal Este asiento se llena automáticamente en SiReTT cuando lo invocamos desde las herramientas disponibles en el periodo. Bajo el concepto contable, se debería generar solamente en el Cierre final del periodo, pero SiReTT permite generarlo en cualquier momento con fines de consulta o modificaciones. El asiento generado tiene el objetivo de dejar las cuentas de tipo Ingresos y Gastos en Cero, y trasladar su saldo a la cuenta de Utilidades o de Pérdidas. Estas cuentas contables se establecen en SiReTT al crear o editar la Sociedad, en el menú Sistema - Sociedades - Empresas y Sociedades. Allí buscamos la empresa a modificar y damos clic en el Lápiz. Y editamos la información correspondiente en el formulario. El contador deberá saber los números de esas cuentas en el Cuadro de Cuentas, y ser consciente de que existan. Para crear este asiento de Cierre Fiscal es necesario tener el permiso Contable Administrativo, y ser consciente de sus resultados en los saldos. Este sería el primer paso a realizar antes de finalizar el periodo contable.
  4. Informes Contables Dentro de cada módulo de consulta de Periodo, Cuenta y Sub-Cuenta existe una pestaña de Informes. En esta se pueden generar y descargar informes en formato Excel. De acuerdo al módulo desde donde se invoque, puede incluir información global (Periodo), o de Cuentas y Sub-Cuentas asociadas asociadas a los registros solamente. El selector nos permite elegir el reporte a generar. El rango de fechas es para la consideración del plazo del periodo. El botón de descarga es para procesar y recibir el archivo en nuestro navegador. Reportes Incluídos Análisis de Cuenta Este reporte detalla cada Sub-Cuenta contable, su Saldo Inicial y todas las transacciones por asientos al débito y al crédito durante el rango de fechas indicado, para terminar con su saldo final. Asientos Contables Este reporte indica los asientos contables realizados dentro del periodo indicado, el total al debe y al haber y el descuadre actual, si es que existe. Se totaliza por día. Reporte de Diario Este reporte muestra todas las transacciones que afectaron Sub-Cuentas dentro del periodo indicado y agrupadas por Libro Diario. Balance de Comprobación Completo Este reporte muestra todas las cuentas que tienen saldo o movimiento. Primero muestra su Saldo inicial (al debe o al haber), luego el total de Débitos y Créditos dentro del periodo establecido, y termina con el Saldo Final. Balance de Comprobación Mayores Este informe resulta similar al anterior, pero solamente contiene las cuentas mayores superiores del cuadro de cuentas.
  5. Cierre Mensual El cierre mensual se controla por periodo contable. Cada periodo tiene su fecha de Inicio y de Cierre, pero adicional existe una fecha que va avanzando entre todo el periodo por cada vez que se haga un cierre de mes. El cierre procesa todos los asientos contables que estén pendientes, y los aplica en sus respectivas Sub-Cuentas para actualizar los saldos. Cuando se procesan todos los asientos, el sistema verifica que no hayan quedado asientos vacíos o sin aplicar. De aún existir asientos en esta situación, no se procesará el cierre de mes y la marca del último cierre será la misma, sin cambios. Recuerden que un asiento no se puede aplicar si tiene Descuadre o si está vacío. Al abrir un periodo fiscal, nos vamos a la pestaña de Herramientas Para procesar el cierre, vamos a dar clic en el respectivo botón. Si todo resulta en orden, se volverá a cargar el periodo y la fecha del Último Cierre se actualizará. Hay que tener en claro que los cierres son Mensuales, y van del primero de cada mes al última día. El cierre no está forzado a la fecha actual, sino al siguiente mes del último cierre realizado. No se podrán realizar más cierres mensuales cuando se haya cubierto todo el periodo contable. Cuando se cierra un mes dentro del periodo, solamente un perfil Contable Administrativo podrá agregar nuevos asientos dentro de las fechas previas al cierre, y recae en esta persona la responsabilidad de Aplicarlos manualmente, para que la información esté actualizada. Revertir Cierre También es posible revertir un cierre mensual en la misma sección del periodo contable. Este procedimiento no Desaplica los asientos contables, solamente mueve hacia atrás la marca del último cierre un mes, para así permitir a usuarios de perfil Contable Básico realizar asientos, o revertir alguna operación. No se puede revertir más atrás de la fecha de inicio del periodo contable.
  6. Duplicar/Revertir Asiento Contable Desde el módulo de consulta de un Asiento Contable, el cual pueden buscar desde el Periodo, Cuenta o Sub-Cuenta y dando clic al movimiento, se permite realizar una Duplicación de Asiento. Para poder invocar estas funciones es necesario que el Periodo no haya sido finalizado. Al utilizar cualquiera de las funciones, se nos consultará si deseamos proceder con la operación. Al confirmar, el sistema procederá a crear un nuevo Asiento Contable, y de acuerdo a la opción seleccionada, mantendrá todos los Débitos y Créditos en su lugar para cada línea (duplicado) o los invertirá (revertir). El objetivo de estas operaciones es acelerar la creación y edición de asientos regulares, o de revertir un asiento mal aplicado y ya cerrado. La Fecha y Hora del nuevo asiento serán las actuales y no las del asiento duplicado, y el usuario será el actual. En las anotaciones del nuevo asiento se indicará si Duplica o Reversa el asiento original.
  7. Exportar Detalle de Asiento Desde el módulo de consulta y edición de un Asiento contable, contamos con las siguientes herramientas. Exportar Detalle e Importar Detalle. Ambas modalidades trabajan con archivos en formato CSV (Valores Separados por Coma), los cuales se pueden manipular en Excel. Sólo es importante considerar que al guardarlos debemos mantenerlos en el formato CSV y no dejar que Excel los convierta. Cuando Exportamos, no se nos pregunta nada, simplemente se descarga el archivo que contiene toda la información del detalle del Asiento actual. Al abrir dicho archivo podemos ver el contenido mismo del documento. Si descargamos de un asiento vacío solamente veremos los títulos, pero los podemos utilizar de guía para diseñar nuestros asientos. Importar Detalle de Asiento Al dar clic en el botón de Importar Detalle, se nos muestra el siguiente módulo. Damos clic en Elegir para seleccionar el archivo CSV que contiene el detalle del Asiento de nuestro Equipo. Si el archivo fue creado desde MAC, marcamos la casilla correspondiente. Para iniciar la importación, damos clic en Procesar. Al terminar de importar, se descargará automáticamente otro archivo con los resultados de importación (si no tiene bloqueadas las ventanas emergentes). También lo podemos descargar del mensaje final. Y damos clic en el botón de Regresar para volver al Asiento y ver los resultados.
  8. Creación de un Asiento Para crear un asiento contable, se puede realizar desde casi cualquier módulo contable, ya sea en el periodo, en la ventana de una Cuenta o en la ventana de una Sub-Cuenta. Simplemente desde cualquiera de estas ubicaciones damos clic en la pestaña de Asientos Contables. Y en este panel de búsqueda, damos clic en Agregar. Para aclarar, es indiferente la ubicación de donde vayamos a crear un asiento, pues solamente lo creamos para el Periodo Contable inicialmente, y no va a quedar ningún vínculo con la Cuenta o Sub-Cuenta donde se haya creado. En la venta de creación del Asiento, se nos mostrará primero la Sociedad y los datos del periodo contable. La Descripción del Asiento es obligatoria y no puede estar en blanco. Este dato nos ayudará para identificar y buscar el asiento. El Documento de Referencia no es obligatorio, pero es un dato que puede ayudarnos a vincular este asiento con otro trámite o documento físico. Clasificación de Diario es para elegir en cual Libro de Diario vamos a ingresar el Asiento. En Fecha y Hora vamos a establecer cuando queremos que sea registrado el asiento dentro del periodo. Este valor no puede salirse del periodo contable, y de acuerdo a tus permisos contables, no puede estar atrás de la fecha del último corte mensual. El espacio de Anotaciones es para guardar cualquier otro tipo de información relacionada con el asiento. Para iniciar el asiento, vamos a dar clic en Guardar. Si todo resulta bien, se nos mostrará el mensaje: Con el botón de Ir al Registro, abriríamos el Asiento Contable para detallar su contenido, o con Regresar nos regresamos al módulo desde donde iniciamos el Asiento. Detalle de Asiento Contable Al abrir un asiento contable, tendremos acceso al siguiente módulo: En la barra de título tenemos acceso a EDITAR el asiento, lo cual nos regresaría al formulario de creación del mismo para ajustar cualquier dato. ELIMINAR borraría el asiento contable y solamente es permitido si no está aplicado. Podemos regresar al inicio del cuadro de cuentas con el botón de PERIODO. Debajo de la barra de título hay unos iconos informativos: El candado nos indica si el asiento está abierto o está Bloqueado. Cuando un asiento está bloqueado, solamente puede ser modificado por un perfil Contable Administrativo. Se bloquea o desbloquea dando clic al icono. El lápiz nos indica que el ajuste está en modo Edición no ha sido aplicado a las Sub-Cuentas. Con un clic a este icono podemos aplicar el ajuste y la imagen cambiaría a un check. Un perfil Contable Administrativo podría desaplicar el asiento. El calendario nos indica el estado del periodo mensual en el que se encuentra el asiento por su fecha. Si está abierto, nos muestra el calendario normal, pero si está cerrado, nos muestra un check dentro del calendario. Un perfil básico contable no puede modificar asientos si ya el periodo mensual fue cerrado. La puerta nos indica el estado del Periodo contable. Si está abierta nos indica que esta activo, pero si está cerrado nos indica que el periodo ha finalizado. Ningún perfil contable puede realizar cambios en el estado de FINALIZADO. El panel informativo nos detalla la Sociedad, información del Asiento contable y el periodo contable al que pertenece. La sección de totalización nos muestra el estado actual del asiento según su detalle, con la sumatoria de Débitos, Crédito y el descuadre actual. Un asiento no se puede aplicar si existe un descuadre. Agregando Líneas al Detalle En la sección de detalle del asiento contamos con herramientas que nos permiten detallar los movimientos de capital involucrados en el asiento. En Sub-Cuenta, podemos ingresar el número completo de la sub-cuenta que vamos a agregar, o algún término de la misma para que se nos muestren posibles resultados a elegir de una lista. Si ingresamos el número exacto, nos pasamos al siguiente paso con la tecla ENTER. También podemos dar clic a alguna opción de la lista. Un pequeño panel informativo nos muestra los datos de la cuenta seleccionada. Luego, en CONCEPTO vamos a ingresar algún tipo de nota, referencia, documento asociado al trámite de la línea de detalle. Esto nos ayudará a localizar luego el asiento por línea. En Monto Original y con fines informativos, vamos a ingresar la moneda y monto original de la transacción para cuando se trabaja con cuentas en otras monedas diferentes a la contable. Este tipo de registro no tiene mayor fin que para anotar conversiones de totales y realizar sumatorias al final del asiento para detectar incongruencias. No es un valor obligatorio. En el espacio de Monto vamos a ingresar la cantidad de capital que se tramita en esta línea de detalle. Por último, para ingresar la línea en el detalle, vamos a utilizar el botón de izquierda para que se aplique al DEBE, o el de derecha apra que se aplique al HABER. Cada línea que insertemos se va a ir agregando al detalle del documento. Por cada línea, el botón del Lápiz nos permite modificar los valores ingresados. Se puede modificar el monto ingresado, pero no así si es al Debe o al Haber, ya que este se establece cuando la línea se inserta. Con el botón de la Equis (x) eliminamos la línea de detalle. Con el botón de Limpiar Detalle borramos todo el contenido del asiento contable. El asiento se puede ir trabajando día con día, hasta que sea aplicado o su destino sea otro. Cuando se realiza un cierre mensual, todos los asientos dentro del cierre se aplican automáticamente.
  9. Creando una Sub-Cuenta Utilizando la guía de Navegación, vamos a buscar e ingresar a la Cuenta Mayor que será la cuenta padre de la Sub-cuenta a crear. Recuerde que las Sub-cuentas no pueden existir dentro del periodo directamente. En la ventana de la Cuenta Mayor, vamos a ir al buscador de Sub Cuentas. Y vamos a dar clic en Agregar para invocar el formulario de creación de Sub Cuenta. Similar a la creación de una Cuenta Mayor, el módulo nos muestra la Sociedad actual, la Cuenta Padre donde vamos a crear la Sub-Cuenta, y la información del periodo contable. En Código vamos a colocar solamente el consecutivo interno de esta sub-cuenta, dentro de la cuenta padre. Por ejemplo si esta cuenta, que está en Banco Nacional de Costa Rica con Número 100-002, va a ser la primera 100-002-001, solamente colocamos en código el último 001. El código debe cumplir con los requisitos de Longitud de Código del periodo contable. En Nombre de Sub-Cuenta vamos a colocar como se va a llamar este registro, y no puede ser un valor en blanco. En Clasificación vamos a seleccionar el tipo de sub-cuenta, entre Balance, Ingresos o Gastos. Una vez completado el formulario vamos a dar clic en Guardar para crear el registro. Si todo resulta bien se nos mostrará el siguiente mensaje. Con el botón de Ir al Registro, iríamos directamente a la Sub-Cuenta creada, mientras que con el botón de Regresar, nos devolvemos a la Cuenta Padre. Consulta de Sub-Cuenta Al abrir una Sub-Cuenta contable se nos muestra la siguiente información. En la barra de título tenemos acceso a EDITAR la sub-cuenta o a ELIMINAR el registro. El proceso de eliminación requiere que no tenga asientos contables asociados. Como he explicado anteriormente, con SUBIR nos regresamos a la Cuenta Padre, y con Periodo vamos al punto de partida de este cuadro de cuentas. El panel superior informativo nos muestra la Sociedad a la que pertenece la Sub-Cuenta, la información de la misma, la información de la Cuenta Padre y por último los datos del Periodo Contable. En Resumen de Sub-Cuenta se nos muestra las estadísticas actuales de Saldo Inicial, Débitos y Crédito aplicados y Saldo Actual. También los Débitos y Créditos pendientes de aplicar y el saldo proyecto si estos se aplican. El buscador de Asientos es para localizar asientos contables en los que esta sub-cuenta participa, y en Diario de Asientos para ver el detalle de movimientos por rango de fechas.
  10. Creando una Cuenta Mayor Para crear una Cuenta Mayor, primero vamos a navegar por el cuadro de cuentas (consultar la guía de navegación) hasta encontrar el punto donde esta cuenta va a estar, ya sea en el periodo como una Cuenta Mayor principal, o dentro de alguna Cuenta Mayor, como una rama. Al alcanzar el punto de creación, vamos a ir a la pestaña de Cuentas Mayores y dar clic en el botón de Agregar. Se nos mostrará el siguiente módulo. La información superior nos indica la sociedad donde estamos, la Cuenta Padre que elegimos como punto de creación (si es que existe) y la información del Periodo contable. El formulario es sencillo, ya que solo debemos ingresar el Código y el Nombre de Cuenta. El Código no es el número de cuenta Total, sino solamente la parte del número para la sección de la cuenta. Si por ejemplo estamos en Caja y Bancos que es la cuenta Número 100, y vamos a crear la primer Cuenta inferior, el código sería 001. En el concepto básico este sería un consecutivo, pero puede ser alfanumérico. El sistema se encargará de asignar entonces el número de cuenta 100-001, según el ejemplo. El Código debe cumplir los requisitos de Longitud de Códigos que tiene el Periodo (por defecto tres). La descripción no debe ser un valor vacío. Al completar la información, damos clic en Guardar. Se nos mostrará la confirmación si todo resultó bien. Con el botón Ir al Registro, vamos a la cuenta creada, mientras que con el botón Regresar nos devolvemos al punto donde estábamos, ya sea la cuenta padre o el periodo. Consulta de Cuenta Mayor Al visitar una Cuenta Mayor podremos ver el siguiente módulo. El panel de información nos muestra la Sociedad en donde estamos, la información de la Cuenta actual, la Cuenta Padre (de existir), y el Periodo contable. La barra de título contiene las opciones de EDITAR que nos permite hacer modificaciones en el registro de cuenta, ELIMINAR para borrar la Cuenta, lo cual solamente es posible si no posee niveles inferiores (cuentas o subcuentas), y los ya explicados botones de Subir y Periodo. Puedes editar el número de la cuenta, pero es importante considerar que podría romper vínculos con otros registros de SiReTT que usan el número de cuenta para crear asientos contables. El resumen de la cuenta nos brinda información global sobre el Saldo y los débitos y créditos, aplicados y pendientes. Los buscadores de Cuentas Mayores y Sub Cuentas ya fueron explicados en la guía de Navegación de este foro. El buscador de Asientos Contables mostraría asientos en los que Sub-Cuentas asociadas a esta cuenta participan. El buscador de Diario de Asientos mostraría las líneas de detalle de Asientos relacionadas con la cuenta mayor.
  11. Navegando por el Cuadro de Cuentas Por las guías anteriores tenemos claro que podemos ingresar a un Periodo, y que este tiene buscadores que nos permiten ver y visitar sus Cuentas y sus Sub-Cuentas. Dando clic en un Periodo de la lista, podemos abrirlo y trabajar en él. La consulta del Periodo tiene Buscadores de Cuentas Mayores y Sub Cuentas. Los resultados de búsqueda en este módulo van a ser dentro de TODO el cuadro de Cuentas, por lo que es el mejor punto para localizar un registro. Por ejemplo, podemos buscar la cuenta de Caja y Bancos. Y con un Clic sobre esta, podemos consultar su contenido. Si se fijan bien, la Cuenta a la que ingresemos también tiene buscadores de Cuentas Mayores y Sub Cuentas, igual a las del Periodo, con la única diferencia que en esta buscaremos solamente registros que estén dentro de la Cuenta activa. En la Barra superior del módulo tenemos un botón llamado Periodo, el cual nos retornaría al punto de inicio de este cuadro de cuentas, el Periodo. Si buscáramos otra cuenta Mayor dentro de Caja y Bancos, según el ejemplo, y nos adentramos en esta con un clic, va a aparecer otro botón adicional. El botón Subir nos retorna al nivel anterior, a la cuenta Padre de la cuenta o sub-cuenta actual. Si buscamos Sub Cuentas dentro de la Cuenta, veremos solamente las que la cuenta (o cuentas dentro de esta) contienen. Y con un clic sobre el resultado podemos abrir la Sub Cuenta contable. En el caso de la Sub-Cuenta, no contamos con buscadores de Cuentas o Sub Cuentas, ya que están siempre localizadas al final de las ramas y no poseen más subniveles. Pero siempre tenemos los botones de Subir y de Periodo por si queremos regresar a los datos anteriores. En todo caso, siempre sabremos en donde estamos gracias al panel informativo: En donde, debajo de la Sociedad, lo primero que aparece es nuestra ubicación actual, luego la cuenta padre (si es que existe) y por último la información del periodo contable. Por último y para estar claros, según nuestra ubicación actual, si creamos una Cuenta nueva, se creará dentro de nuestra posición. Si por ejemplo la creamos desde el periodo, estaríamos creando una cuenta mayor principal, como Caja y Bancos, pero si la creamos dentro de una Cuenta, le estaríamos creando un hijo a esa cuenta. Igual sucede con las Sub-Cuentas, solo que estas no pueden ser creadas directamente en el periodo, ya que necesitan una Cuenta padre.
  12. Consulta del Periodo Desde la consulta de un Periodo específico, el cual se puede visitar al abrirlo desde el menú Conta - Periodos Contables, tenemos la sección de Herramientas. Los archivos que se importa o exportan son en formato CSV (Valores separados por Coma), los cuales se pueden manipular en Excel, pero es importante siempre mantenerlos en ese formato si los vamos a utilizar para importar. Exportando el Cuadro de Cuentas Exportar no requiere más entrada que simplemente dar clic en el botón de Exportar Cuadro de Cuentas. Se extraerá toda la información en un archivo CSV. En nuestro navegador se descargará el archivo solicitado. Si No ha ingresado información contable para este periodo, SiReTT solamente exportará los títulos, y puede utilizar ese archivo como guía para crear una importación, inclusive desde otro sistema. En cambio, si hay información, podremos ver resultados basados en los últimos cierres y asientos APLICADOS. El signo ^ se utiliza para evitar que Excel haga cambios en valores con solo números, como convertir un 001 en 1. Este signo se ignora al importar por lo que se puede quedar allí. Usualmente se establece en la configuración del sistema. Importando Cuadro de Cuentas Utilizando el mismo CSV exportado, respetando y manteniendo los títulos, podemos importar datos para crear nuestra estructura contable, o inclusive para solamente preparar un Asiento Contable con los valores del Débito y Crédito. El número de Cuenta debe cumplir al 100% con los estándares de Profundidad y Longitud establecidos en el Periodo, ya que de no ser así, se ignorará la línea, y podría traer inclusive consecuencias en líneas siguientes que dependan de esta (sub-cuentas). Descripción de la Cuenta es simplemente el nombre de la misma, y como será buscada e identificada. No se aceptan nombres en blanco. Tipo de Cuenta es importante, pues le dirá a SiReTT como considerar la cuenta que está recibiendo. Mayor, para cuentas contables, y Balance, Gasto o Ingreso para Sub-Cuentas. Como el sistema es estricto en la estructura de cuentas, no se permite que una Sub-Cuenta contenga Cuentas o Sub-Cuentas, o que una Cuenta Mayor esté en el nivel de profundidad máximo, o que una Sub-Cuenta no tenga una Cuenta Mayor padre. Los valores que coloquen en Débito o Crédito para Sub-Cuentas solamente, se importarán en un Asiento Contable inicial que creará SiReTT para que al ser aplicado, todo quede exactamente igual al origen. Esto también tiene requisitos, ya que no se acepta que ambas columnas tengan valores. Si una tiene un monto, la otra debe ser CERO. Si el CSV trae una cuenta que ya existe, no se sobre-escribirá y se dejará tal cual está en SiReTT, pero si viene con valores de Débito o Crédito, se adjuntará al asiento contable de importación. Si al importar un Cuadro de Cuentas se detectan problemas, SiReTT generará un archivo de respuesta que se puede descargar al finalizar la importación con información de Errores. Lo ideal, al importar de otro sistema, es que no existan errores, por lo que recomiendo que de existir problemas, se use "Limpiar Datos del Periodo" que está disponible en las herramientas del periodo, se corrija el CSV y se vuelva a intentar. Tenga en claro que Limpiar Datos del Periodo borra todo absolutamente, y no se recomienda utilizar a menos que simplemente esté iniciando un nuevo periodo y quiera importar datos de otro. Teniendo todo claro, en el menú de Herramientas utilice la opción de Importar Cuadro de Cuentas. Seleccione el archivo a cargar, dando clic en Elegir y seleccionando el archivo de su equipo. Marque la casilla MAC/IOS si el archivo fue creado y guardado en MAC. Haga clic en Procesar para iniciar la importación. Al terminar, nos mostrará el siguiente mensaje: Y, si no tiene bloqueadas las ventanas emergentes, se descargará un archivo de resultados. El contenido de ese archivo son los errores encontrados durante el proceso. Si está vacío, todo resultó perfecto. Puede consultar en la pestaña de Cuentas Mayores o Sub-Cuentas, los resultados de las importaciones. En la pestaña de Asientos Contables podrá encontrar el Ajuste creado con el detalle de la importación para los Débitos y Créditos. Al aplicar dicho ajuste, dejará las Cuentas y Sub-Cuentas con los Saldos deseados. Información sobre Asientos contables está disponible en este mismo foro.
  13. Creación de un Periodo Contable Para trabajar en Contabilidad de una Persona Física / Jurídica, es necesario definir Periodos Contables. Para definir un periodo nuevo, vamos a ir al menú Conta - Periodos Contables. Esto nos va a invocar la Herramienta de Periodos Contables, donde podemos Buscar o Crear registros de este tipo. Para crear un nuevo Periodo Contable vamos a utilizar el botón de CREAR. Nombre del Periodo se utiliza para identificarlo y buscarlo. Puede ser la Cédula, seguida del año del periodo. 110450526-2020 por ejemplo. Persona Física / Jurídica es para indicar la sociedad asociada con esta contabilidad. Fecha de Inicio y Fecha de Cierre es para indicar el periodo que contemplará la contabilidad. Deben tener en claro que un periodo no puede chocar con otros periodos de la misma sociedad. Profundidad de Cuentas es para indicar cuantos sub-niveles de cuentas y sub-cuentas vamos a manejar. Empresas muy grandes deberían tener suficiente con 4 niveles. Largo de Código es para indicar cuantos caracteres (letras y números) formarán cada sección del número de una cuenta. Por ejemplo, en 3, podemos tener cuentas con formato 000-000-000-000 mientras que con 4 tendremos cuentas con el formato 0000-0000-0000-0000. Como se podrán utilizar números y letras, realmente debería ser suficiente con el estándar de 3. Para crear el Periodo, vamos a dar clic en Guardar. Si todo está bien, podemos visitar el periodo creado con el botón Ir al Registro. Desde la herramienta de Periodos contables también podemos buscar los registros que hemos creado. Con un clic al resultado que deseamos consultar podemos abrirlo para ver el detalle del Periodo. Consulta de un Periodo Una vez abierto el periodo podremos observar el siguiente módulo. Podemos Editar el registro, proceso que nos retornará a la venta misma de creación para modificar sus valores, pero con restricciones de acuerdo a la información que ya el periodo vaya conteniendo/generando. También, un perfil Administrativo (global) podría Eliminar el Periodo contable. El botón de Regresar nos enviaría al módulo de consulta de Periodos Contables, y Actualizar solamente refrescaría el contenido del módulo. La información de Último Cierre, nos muestra la fecha del último cierre mensual que se ha aplicado. El botón de la Puerta nos indica, si está abierta, que el periodo está activo, y cerrada, que el periodo ha finalizado. Existen varias pestañas de búsqueda y creación de registros como Cuentas Mayores, Sub Cuentas, Asientos Contables y Diario de Asientos. Estas se verán en sus respectivas guías de este foro. La pestaña de Herramientas nos dará acceso a Importar, Exportar el Cuadro de Cuentas, limpiar todos los datos del periodo y realizar o reversar Cierres Mensuales. La pestaña de Informes es para consultas y reportes asociados al periodo.
  14. Las herramientas contables están en diseño, y esta guía puede estar sujeta a cambios Estructura de Contabilidad Contabilidad va de la Mano con las Sociedades que están definidas en SiReTT, por lo que puedes llevar contabilidades separadas por cada una de las sociedades registradas. La contabilidad se establece por Periodos contables que tienen una Fecha de Inicio y una Fecha de Cierre que representan todo el periodo que se va a trabajar. En Costa Rica, antes de la reforma fiscal los periodos iban del 1 de Octubre al 30 de Septiembre, pero a partir del 2021 se va a realizar del 1 de Enero al 31 de Diciembre. Estos Periodos se crean por Sociedad. Dentro de un Periodo se definen las Cuentas Mayores, las cuales agrupan en diferentes niveles otras Cuentas Mayores y Sub-Cuentas. Un Ejemplo de Cuenta Mayor puede ser 100 Caja y Bancos. Sabemos que dentro de esta cuenta Mayor, se definen otras Cuentas Mayores como por ejemplo 100-001 Banco de Costa Rica, 100-002 Banco Nacional de Costa Rica. Dentro de estos niveles de Cuentas se agregan las Sub-Cuentas, que ya son las que participan en los Asientos Contables. Un ejemplo visual puede ser: Periodo 2020 - Sociedad ABC S.A. 100 Caja y Bancos 100-001 Caja Chica 100-001-001 Sucursal 1 100-001-002 Sucursal 2 100-002 Banco Nacional de Costa Rica 100-002-001 BNCR Cuenta Colones CR123456789000000001 100-002-002 BNCR Cuenta Dólares CR123456789000000002 100-003 Banco de Costa Rica 100-003-001 BCR Cuenta Colones CR123456789000000011 100-003-002 BCR Cuenta Dólares CR123456789000000012 En Rojo estoy representando las Cuentas Mayores, y como pueden observar, una Cuenta Mayor puede contener otras Cuentas Mayores, y su función es Agrupar para organizar el Cuadro de Cuentas, y también totalizar las Sub-Cuentas en Reportes y consultas. En Azul estoy representando las Sub-Cuentas, y como pueden ver solo pueden estar dentro de Cuentas Mayores en cualquier nivel, y no pueden contener Sub-Cuentas, solo ser vecino de otras. Estas Sub-Cuentas poseen un Saldo, un Debe y un Haber, el cual se va actualizando a como se van aplicando asientos contables. La profundidad de cuentas (que tantos sub-niveles pueden existir) se definen en el periodo contable. En el ejemplo hay una profundidad de tres. La cantidad de caracteres por sección del Número de Cuenta se define también en la configuración del periodo. En el ejemplo es de tres. SiReTT permite tanto números como letras, pero es estricto que tenga el largo establecido. Tenemos claro entonces que existen Periodos, que contienen Cuentas Mayores, las cuales también contienen Cuentas Mayores, y por último Sub-Cuentas. Con las Sub-Cuentas, realizamos los Asientos Contables. Requerimientos de Uso Contabilidad es una Licencia en SiReTT, la cual tiene un costo que será anunciado en su publicación oficial. Los clientes que estén interesados en participar en la BETA pueden pedirlo a nuestro WhatsApp 8606-7740. Existen dos permisos establecidos en SiReTT, por cuenta de usuario, para poder utilizar las herramientas contables. Esto es independiente del Perfil de usuario Contabilidad que permite hacer consultas de información financiera. En el menú Usuarios - Lista de Usuarios, al Editar o Crear un usuario podemos encontrar los siguientes permisos: Usuario de Contabilidad, le permite a esta persona trabajar en Asientos Contables, editarlos y aplicarlos. No puede trabajar sobre Asientos contables que estén bloqueados, ni puede desbloquearlos. Tampoco puede crear o editar asientos si están Aplicados o Cerrados por Mes. Admin de Contabilidad es un perfil que puede crear periodos contables, definir la estructura de Cuentas y Sub-Cuentas, trabajar en Asientos contables, aplicarlos, revertirlos, bloquearlos, modificarlos si están bloqueados o inclusive si ya están dentro del Cierre mensual. También se le permite Importar o Exportar de Excel, y realizar o reversar Cierres Mensuales. Conexión con Operaciones Básicas De forma progresiva, se irá conectando cada módulo de SiReTT con Contabilidad para que los asientos por operaciones diarias (compras, ventas, abonos, pagos) se vayan realizando automáticamente. Otras configuraciones Para clasificar los asientos contables en diferentes Libros Diarios, podemos personalizar estas opciones desde el menú Conta - Configuración de Conta. Aquí ingresamos a Clasificación de Diarios. Aquí podemos modificar los nombres de los registros ya creados, agregar nuevos registros en las líneas con un Más (+). Estos cambios se aplican dando clic en Guardar. También podemos eliminar registros que no vayamos a utilizar con el botón del basurero.
  15. Producción Utilizando la sección anterior ya sabemos como localizar una Receta. Al abrirla, vamos a ver el siguiente módulo. Lo primero que vamos a hacer es indicar la Bodega de Producción (donde tomaremos el stock de ingredientes). El sistema por defecto elije la primer bodega de Tipo Producción del sistema para la sucursal activa. Luego vamos a indicar la Bodega de Destino, que es donde caerán las existencias de los artículos producidos. El sistema coloca por defecto la primera bodega disponible. Multiplicador de Receta es un parámetro que nos permite indicar cuantas preparaciones vamos a realizar, aumentando los elementos a utilizar en producción y el resultado final. Una vez establecidos los datos anteriores, podemos retocar las cantidades de la receta y variarlas a gusto. Para finalizar damos clic en el botón de Producir. De acuerdo a la disponibilidad de stock para los ingredientes y a que exista tanto ingrediente como producción, se crearán los artículos en la Bodega destino y se descargarán los ingredientes de la bodega de producción. El costo se balanceará de acuerdo a las existencias creadas de forma pareja.
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