Esta opción está disponible en la consulta del periodo, en la pestaña de Herramientas.

Tiene como objetivo marcar el periodo contable como finalizado, evitando se que puedan hacer nuevos asientos contables o modificar existentes. Además se encarga de trasladar los Saldos actuales como Saldos Iniciales del siguiente periodo adyacente.

Un Periodo Adyacente al actual, es el periodo que tenga como fecha de inicio el día siguiente a la fecha de cierre del periodo actual, y que además tenga la misma configuración de profundidad y largo de cuentas, bajo la misma sociedad. Por lo tanto, el contador debería ir creando y sincronizando nuevos periodos contables cuando falte poco tiempo para terminar el actual.

A considerar antes de realizar la Finalización:

• Haber realizado el asiento de Cierre Fiscal.
• Haber creado el nuevo periodo contable bajo los términos de Adyacente.
• Haber sincronizado el cuadro de cuentas.

Requisitos para poder Finalizar:

• Solo puede ser ejecutado por un perfil Contable Administrativo.
• Que se hayan realizado todos los Cierres Mensuales posibles.
• Que no existan asientos pendientes de aplicar.
• Que las cuentas y subcuentas contables con Saldos diferentes a cero existan en el nuevo periodo contable (Esto debería solucionarlo la sincronización).

Una vez finalizado el periodo, este quedará CERRADO y solo se podrá consultar, pero no modificar.

Desde el módulo de Periodo contable, en la pestaña de herramientas encontramos la opción de Sincronizar Cuadro de Cuentas.

La sincronización realiza un proceso donde todo el cuadro de Cuentas, incluyendo las Sub-Cuentas, se crean en el siguiente periodo adyacente al actual. No se migran saldos ni débitos o créditos, solamente se sincroniza la estructura y las cuentas que no existan en el nuevo periodo se crearán. Este proceso no sobrescribe cuentas ya existentes, y se basa en el número de cuenta como llave.

Un Periodo Adyacente al actual, es el periodo que tenga como fecha de inicio el día siguiente a la fecha de cierre del periodo actual, y que además tenga la misma configuración de profundidad y largo de cuentas, bajo la misma sociedad. Por lo tanto, el contador debería ir creando y sincronizando nuevos periodos contables cuando falte poco tiempo para terminar el actual.

La sincronización se puede realizar en cualquier momento y cuantas veces sea necesario, para ir manteniendo la misma estructura contable. Inclusive, no requiere que el periodo esté abierto o finalizado y se puede utilizar para migrar cuentas muy viejas a periodos recientes.

Al finalizar el proceso de sincronización se nos mostrarán las alertas detectadas, lo ideal es que sean CERO. Además, se nos permite descargar un archivo con los resultados de importación para consultar estas alertas con detalle.

Este paso es recomendado realizarlo justo antes de Finalizar el periodo contable.

Este asiento se llena automáticamente en SiReTT cuando lo invocamos desde las herramientas disponibles en el periodo.

Bajo el concepto contable, se debería generar solamente en el Cierre final del periodo, pero SiReTT permite generarlo en cualquier momento con fines de consulta o modificaciones.

El asiento generado tiene el objetivo de dejar las cuentas de tipo Ingresos y Gastos en Cero, y trasladar su saldo a la cuenta de Utilidades o de Pérdidas. Estas cuentas contables se establecen en SiReTT al crear o editar la Sociedad, en el menú Sistema - Sociedades - Empresas y Sociedades.

Allí buscamos la empresa a modificar y damos clic en el Lápiz.

Y editamos la información correspondiente en el formulario.

El contador deberá saber los números de esas cuentas en el Cuadro de Cuentas, y ser consciente de que existan.

Para crear este asiento de Cierre Fiscal es necesario tener el permiso Contable Administrativo, y ser consciente de sus resultados en los saldos. Este sería el primer paso a realizar antes de finalizar el periodo contable.

Dentro de cada módulo de consulta de Periodo, Cuenta y Sub-Cuenta existe una pestaña de Informes. En esta se pueden generar y descargar informes en formato Excel. De acuerdo al módulo desde donde se invoque, puede incluir información global (Periodo), o de Cuentas y Sub-Cuentas asociadas asociadas a los registros solamente.

El selector nos permite elegir el reporte a generar. El rango de fechas es para la consideración del plazo del periodo. El botón de descarga es para procesar y recibir el archivo en nuestro navegador.

Reportes Incluídos

Análisis de Cuenta

Este reporte detalla cada Sub-Cuenta contable, su Saldo Inicial y todas las transacciones por asientos al débito y al crédito durante el rango de fechas indicado, para terminar con su saldo final.

Asientos Contables

Este reporte indica los asientos contables realizados dentro del periodo indicado, el total al debe y al haber y el descuadre actual, si es que existe. Se totaliza por día.

Reporte de Diario

Este reporte muestra todas las transacciones que afectaron Sub-Cuentas dentro del periodo indicado y agrupadas por Libro Diario.

Balance de Comprobación Completo

Este reporte muestra todas las cuentas que tienen saldo o movimiento. Primero muestra su Saldo inicial (al debe o al haber), luego el total de Débitos y Créditos dentro del periodo establecido, y termina con el Saldo Final.

Balance de Comprobación Mayores

Este informe resulta similar al anterior, pero solamente contiene las cuentas mayores superiores del cuadro de cuentas.

El cierre mensual se controla por periodo contable. Cada periodo tiene su fecha de Inicio y de Cierre, pero adicional existe una fecha que va avanzando entre todo el periodo por cada vez que se haga un cierre de mes.

El cierre procesa todos los asientos contables que estén pendientes, y los aplica en sus respectivas Sub-Cuentas para actualizar los saldos.

Cuando se procesan todos los asientos, el sistema verifica que no hayan quedado asientos vacíos o sin aplicar. De aún existir asientos en esta situación, no se procesará el cierre de mes y la marca del último cierre será la misma, sin cambios.

Recuerden que un asiento no se puede aplicar si tiene Descuadre o si está vacío.

Al abrir un periodo fiscal, nos vamos a la pestaña de Herramientas

Para procesar el cierre, vamos a dar clic en el respectivo botón.

Si todo resulta en orden, se volverá a cargar el periodo y la fecha del Último Cierre se actualizará.

Hay que tener en claro que los cierres son Mensuales, y van del primero de cada mes al última día. El cierre no está forzado a la fecha actual, sino al siguiente mes del último cierre realizado. No se podrán realizar más cierres mensuales cuando se haya cubierto todo el periodo contable.

Cuando se cierra un mes dentro del periodo, solamente un perfil Contable Administrativo podrá agregar nuevos asientos dentro de las fechas previas al cierre, y recae en esta persona la responsabilidad de Aplicarlos manualmente, para que la información esté actualizada.

Revertir Cierre

También es posible revertir un cierre mensual en la misma sección del periodo contable.

Este procedimiento no Desaplica los asientos contables, solamente mueve hacia atrás la marca del último cierre un mes, para así permitir a usuarios de perfil Contable Básico realizar asientos, o revertir alguna operación.

No se puede revertir más atrás de la fecha de inicio del periodo contable.

Desde el módulo de consulta de un Asiento Contable, el cual pueden buscar desde el Periodo, Cuenta o Sub-Cuenta y dando clic al movimiento, se permite realizar una Duplicación de Asiento.

Para poder invocar estas funciones es necesario que el Periodo no haya sido finalizado.

Al utilizar cualquiera de las funciones, se nos consultará si deseamos proceder con la operación.

Al confirmar, el sistema procederá a crear un nuevo Asiento Contable, y de acuerdo a la opción seleccionada, mantendrá todos los Débitos y Créditos en su lugar para cada línea (duplicado) o los invertirá (revertir).

El objetivo de estas operaciones es acelerar la creación y edición de asientos regulares, o de revertir un asiento mal aplicado y ya cerrado.

La Fecha y Hora del nuevo asiento serán las actuales y no las del asiento duplicado, y el usuario será el actual.

En las anotaciones del nuevo asiento se indicará si Duplica o Reversa el asiento original.

Desde el módulo de consulta y edición de un Asiento contable, contamos con las siguientes herramientas.

Exportar Detalle e Importar Detalle. Ambas modalidades trabajan con archivos en formato CSV (Valores Separados por Coma), los cuales se pueden manipular en Excel. Sólo es importante considerar que al guardarlos debemos mantenerlos en el formato CSV y no dejar que Excel los convierta.

Cuando Exportamos, no se nos pregunta nada, simplemente se descarga el archivo que contiene toda la información del detalle del Asiento actual.

Al abrir dicho archivo podemos ver el contenido mismo del documento.

Si descargamos de un asiento vacío solamente veremos los títulos, pero los podemos utilizar de guía para diseñar nuestros asientos.

Importar Detalle de Asiento

Al dar clic en el botón de Importar Detalle, se nos muestra el siguiente módulo.

Damos clic en Elegir para seleccionar el archivo CSV que contiene el detalle del Asiento de nuestro Equipo. Si el archivo fue creado desde MAC, marcamos la casilla correspondiente.

Para iniciar la importación, damos clic en Procesar.

Al terminar de importar, se descargará automáticamente otro archivo con los resultados de importación (si no tiene bloqueadas las ventanas emergentes).

También lo podemos descargar del mensaje final.

Y damos clic en el botón de Regresar para volver al Asiento y ver los resultados.

Para crear un asiento contable, se puede realizar desde casi cualquier módulo contable, ya sea en el periodo, en la ventana de una Cuenta o en la ventana de una Sub-Cuenta. Simplemente desde cualquiera de estas ubicaciones damos clic en la pestaña de Asientos Contables.

Y en este panel de búsqueda, damos clic en Agregar. Para aclarar, es indiferente la ubicación de donde vayamos a crear un asiento, pues solamente lo creamos para el Periodo Contable inicialmente, y no va a quedar ningún vínculo con la Cuenta o Sub-Cuenta donde se haya creado.

En la venta de creación del Asiento, se nos mostrará primero la Sociedad y los datos del periodo contable.

La Descripción del Asiento es obligatoria y no puede estar en blanco. Este dato nos ayudará para identificar y buscar el asiento.

El Documento de Referencia no es obligatorio, pero es un dato que puede ayudarnos a vincular este asiento con otro trámite o documento físico.

Clasificación de Diario es para elegir en cual Libro de Diario vamos a ingresar el Asiento.

En Fecha y Hora vamos a establecer cuando queremos que sea registrado el asiento dentro del periodo. Este valor no puede salirse del periodo contable, y de acuerdo a tus permisos contables, no puede estar atrás de la fecha del último corte mensual.

El espacio de Anotaciones es para guardar cualquier otro tipo de información relacionada con el asiento.

Para iniciar el asiento, vamos a dar clic en Guardar. Si todo resulta bien, se nos mostrará el mensaje:

Con el botón de Ir al Registro, abriríamos el Asiento Contable para detallar su contenido, o con Regresar nos regresamos al módulo desde donde iniciamos el Asiento.

Detalle de Asiento Contable

Al abrir un asiento contable, tendremos acceso al siguiente módulo:

En la barra de título tenemos acceso a EDITAR el asiento, lo cual nos regresaría al formulario de creación del mismo para ajustar cualquier dato. ELIMINAR borraría el asiento contable y solamente es permitido si no está aplicado. Podemos regresar al inicio del cuadro de cuentas con el botón de PERIODO.

Debajo de la barra de título hay unos iconos informativos:

El candado nos indica si el asiento está abierto o está Bloqueado. Cuando un asiento está bloqueado, solamente puede ser modificado por un perfil Contable Administrativo. Se bloquea o desbloquea dando clic al icono.

El lápiz nos indica que el ajuste está en modo Edición no ha sido aplicado a las Sub-Cuentas. Con un clic a este icono podemos aplicar el ajuste y la imagen cambiaría a un check. Un perfil Contable Administrativo podría desaplicar el asiento.

El calendario nos indica el estado del periodo mensual en el que se encuentra el asiento por su fecha. Si está abierto, nos muestra el calendario normal, pero si está cerrado, nos muestra un check dentro del calendario. Un perfil básico contable no puede modificar asientos si ya el periodo mensual fue cerrado.

La puerta nos indica el estado del Periodo contable. Si está abierta nos indica que esta activo, pero si está cerrado nos indica que el periodo ha finalizado. Ningún perfil contable puede realizar cambios en el estado de FINALIZADO.

El panel informativo nos detalla la Sociedad, información del Asiento contable y el periodo contable al que pertenece.

La sección de totalización nos muestra el estado actual del asiento según su detalle, con la sumatoria de Débitos, Crédito y el descuadre actual. Un asiento no se puede aplicar si existe un descuadre.

Agregando Líneas al Detalle

En la sección de detalle del asiento contamos con herramientas que nos permiten detallar los movimientos de capital involucrados en el asiento.

En Sub-Cuenta, podemos ingresar el número completo de la sub-cuenta que vamos a agregar, o algún término de la misma para que se nos muestren posibles resultados a elegir de una lista.

Si ingresamos el número exacto, nos pasamos al siguiente paso con la tecla ENTER. También podemos dar clic a alguna opción de la lista. Un pequeño panel informativo nos muestra los datos de la cuenta seleccionada.

Luego, en CONCEPTO vamos a ingresar algún tipo de nota, referencia, documento asociado al trámite de la línea de detalle. Esto nos ayudará a localizar luego el asiento por línea.

En Monto Original y con fines informativos, vamos a ingresar la moneda y monto original de la transacción para cuando se trabaja con cuentas en otras monedas diferentes a la contable. Este tipo de registro no tiene mayor fin que para anotar conversiones de totales y realizar sumatorias al final del asiento para detectar incongruencias. No es un valor obligatorio.

En el espacio de Monto vamos a ingresar la cantidad de capital que se tramita en esta línea de detalle.

Por último, para ingresar la línea en el detalle, vamos a utilizar el botón de izquierda para que se aplique al DEBE, o el de derecha apra que se aplique al HABER.

Cada línea que insertemos se va a ir agregando al detalle del documento.

Por cada línea, el botón del Lápiz nos permite modificar los valores ingresados.

Se puede modificar el monto ingresado, pero no así si es al Debe o al Haber, ya que este se establece cuando la línea se inserta.

Con el botón de la Equis (x) eliminamos la línea de detalle.

Con el botón de Limpiar Detalle borramos todo el contenido del asiento contable.

El asiento se puede ir trabajando día con día, hasta que sea aplicado o su destino sea otro. Cuando se realiza un cierre mensual, todos los asientos dentro del cierre se aplican automáticamente.

Utilizando la guía de Navegación, vamos a buscar e ingresar a la Cuenta Mayor que será la cuenta padre de la Sub-cuenta a crear. Recuerde que las Sub-cuentas no pueden existir dentro del periodo directamente.

En la ventana de la Cuenta Mayor, vamos a ir al buscador de Sub Cuentas.

Y vamos a dar clic en Agregar para invocar el formulario de creación de Sub Cuenta.

Similar a la creación de una Cuenta Mayor, el módulo nos muestra la Sociedad actual, la Cuenta Padre donde vamos a crear la Sub-Cuenta, y la información del periodo contable.

En Código vamos a colocar solamente el consecutivo interno de esta sub-cuenta, dentro de la cuenta padre. Por ejemplo si esta cuenta, que está en Banco Nacional de Costa Rica con Número 100-002, va a ser la primera 100-002-001, solamente colocamos en código el último 001.

El código debe cumplir con los requisitos de Longitud de Código del periodo contable.

En Nombre de Sub-Cuenta vamos a colocar como se va a llamar este registro, y no puede ser un valor en blanco.

En Clasificación vamos a seleccionar el tipo de sub-cuenta, entre Balance, Ingresos o Gastos.

Una vez completado el formulario vamos a dar clic en Guardar para crear el registro. Si todo resulta bien se nos mostrará el siguiente mensaje.

Con el botón de Ir al Registro, iríamos directamente a la Sub-Cuenta creada, mientras que con el botón de Regresar, nos devolvemos a la Cuenta Padre.

Consulta de Sub-Cuenta

Al abrir una Sub-Cuenta contable se nos muestra la siguiente información.

En la barra de título tenemos acceso a EDITAR la sub-cuenta o a ELIMINAR el registro. El proceso de eliminación requiere que no tenga asientos contables asociados. Como he explicado anteriormente, con SUBIR nos regresamos a la Cuenta Padre, y con Periodo vamos al punto de partida de este cuadro de cuentas.

El panel superior informativo nos muestra la Sociedad a la que pertenece la Sub-Cuenta, la información de la misma, la información de la Cuenta Padre y por último los datos del Periodo Contable.

En Resumen de Sub-Cuenta se nos muestra las estadísticas actuales de Saldo Inicial, Débitos y Crédito aplicados y Saldo Actual. También los Débitos y Créditos pendientes de aplicar y el saldo proyecto si estos se aplican.

El buscador de Asientos es para localizar asientos contables en los que esta sub-cuenta participa, y en Diario de Asientos para ver el detalle de movimientos por rango de fechas.

Para crear una Cuenta Mayor, primero vamos a navegar por el cuadro de cuentas (consultar la guía de navegación) hasta encontrar el punto donde esta cuenta va a estar, ya sea en el periodo como una Cuenta Mayor principal, o dentro de alguna Cuenta Mayor, como una rama.

Al alcanzar el punto de creación, vamos a ir a la pestaña de Cuentas Mayores y dar clic en el botón de Agregar.

Se nos mostrará el siguiente módulo.

La información superior nos indica la sociedad donde estamos, la Cuenta Padre que elegimos como punto de creación (si es que existe) y la información del Periodo contable.

El formulario es sencillo, ya que solo debemos ingresar el Código y el Nombre de Cuenta.

El Código no es el número de cuenta Total, sino solamente la parte del número para la sección de la cuenta. Si por ejemplo estamos en Caja y Bancos que es la cuenta Número 100, y vamos a crear la primer Cuenta inferior, el código sería 001. En el concepto básico este sería un consecutivo, pero puede ser alfanumérico. El sistema se encargará de asignar entonces el número de cuenta 100-001, según el ejemplo.

El Código debe cumplir los requisitos de Longitud de Códigos que tiene el Periodo (por defecto tres). La descripción no debe ser un valor vacío.

Al completar la información, damos clic en Guardar.

Se nos mostrará la confirmación si todo resultó bien.

Con el botón Ir al Registro, vamos a la cuenta creada, mientras que con el botón Regresar nos devolvemos al punto donde estábamos, ya sea la cuenta padre o el periodo.

Consulta de Cuenta Mayor

Al visitar una Cuenta Mayor podremos ver el siguiente módulo.

El panel de información nos muestra la Sociedad en donde estamos, la información de la Cuenta actual, la Cuenta Padre (de existir), y el Periodo contable.

La barra de título contiene las opciones de EDITAR que nos permite hacer modificaciones en el registro de cuenta, ELIMINAR para borrar la Cuenta, lo cual solamente es posible si no posee niveles inferiores (cuentas o subcuentas), y los ya explicados botones de Subir y Periodo.

Puedes editar el número de la cuenta, pero es importante considerar que podría romper vínculos con otros registros de SiReTT que usan el número de cuenta para crear asientos contables.

El resumen de la cuenta nos brinda información global sobre el Saldo y los débitos y créditos, aplicados y pendientes.

Los buscadores de Cuentas Mayores y Sub Cuentas ya fueron explicados en la guía de Navegación de este foro.

El buscador de Asientos Contables mostraría asientos en los que Sub-Cuentas asociadas a esta cuenta participan.

El buscador de Diario de Asientos mostraría las líneas de detalle de Asientos relacionadas con la cuenta mayor.

Por las guías anteriores tenemos claro que podemos ingresar a un Periodo, y que este tiene buscadores que nos permiten ver y visitar sus Cuentas y sus Sub-Cuentas.

Dando clic en un Periodo de la lista, podemos abrirlo y trabajar en él.

La consulta del Periodo tiene Buscadores de Cuentas Mayores y Sub Cuentas. Los resultados de búsqueda en este módulo van a ser dentro de TODO el cuadro de Cuentas, por lo que es el mejor punto para localizar un registro.

Por ejemplo, podemos buscar la cuenta de Caja y Bancos.

Y con un Clic sobre esta, podemos consultar su contenido.

Si se fijan bien, la Cuenta a la que ingresemos también tiene buscadores de Cuentas Mayores y Sub Cuentas, igual a las del Periodo, con la única diferencia que en esta buscaremos solamente registros que estén dentro de la Cuenta activa. En la Barra superior del módulo tenemos un botón llamado Periodo, el cual nos retornaría al punto de inicio de este cuadro de cuentas, el Periodo.

Si buscáramos otra cuenta Mayor dentro de Caja y Bancos, según el ejemplo, y nos adentramos en esta con un clic, va a aparecer otro botón adicional.

El botón Subir nos retorna al nivel anterior, a la cuenta Padre de la cuenta o sub-cuenta actual.

Si buscamos Sub Cuentas dentro de la Cuenta, veremos solamente las que la cuenta (o cuentas dentro de esta) contienen.

Y con un clic sobre el resultado podemos abrir la Sub Cuenta contable.

En el caso de la Sub-Cuenta, no contamos con buscadores de Cuentas o Sub Cuentas, ya que están siempre localizadas al final de las ramas y no poseen más subniveles. Pero siempre tenemos los botones de Subir y de Periodo por si queremos regresar a los datos anteriores.

En todo caso, siempre sabremos en donde estamos gracias al panel informativo:

En donde, debajo de la Sociedad, lo primero que aparece es nuestra ubicación actual, luego la cuenta padre (si es que existe) y por último la información del periodo contable.

Por último y para estar claros, según nuestra ubicación actual, si creamos una Cuenta nueva, se creará dentro de nuestra posición. Si por ejemplo la creamos desde el periodo, estaríamos creando una cuenta mayor principal, como Caja y Bancos, pero si la creamos dentro de una Cuenta, le estaríamos creando un hijo a esa cuenta. Igual sucede con las Sub-Cuentas, solo que estas no pueden ser creadas directamente en el periodo, ya que necesitan una Cuenta padre.

Desde la consulta de un Periodo específico, el cual se puede visitar al abrirlo desde el menú Conta - Periodos Contables, tenemos la sección de Herramientas.

Los archivos que se importa o exportan son en formato CSV (Valores separados por Coma), los cuales se pueden manipular en Excel, pero es importante siempre mantenerlos en ese formato si los vamos a utilizar para importar.

Exportando el Cuadro de Cuentas

Exportar no requiere más entrada que simplemente dar clic en el botón de Exportar Cuadro de Cuentas. Se extraerá toda la información en un archivo CSV.

En nuestro navegador se descargará el archivo solicitado. Si No ha ingresado información contable para este periodo, SiReTT solamente exportará los títulos, y puede utilizar ese archivo como guía para crear una importación, inclusive desde otro sistema.

En cambio, si hay información, podremos ver resultados basados en los últimos cierres y asientos APLICADOS.

El signo ^ se utiliza para evitar que Excel haga cambios en valores con solo números, como convertir un 001 en 1. Este signo se ignora al importar por lo que se puede quedar allí. Usualmente se establece en la configuración del sistema.

Importando Cuadro de Cuentas

Utilizando el mismo CSV exportado, respetando y manteniendo los títulos, podemos importar datos para crear nuestra estructura contable, o inclusive para solamente preparar un Asiento Contable con los valores del Débito y Crédito.

El número de Cuenta debe cumplir al 100% con los estándares de Profundidad y Longitud establecidos en el Periodo, ya que de no ser así, se ignorará la línea, y podría traer inclusive consecuencias en líneas siguientes que dependan de esta (sub-cuentas).

Descripción de la Cuenta es simplemente el nombre de la misma, y como será buscada e identificada. No se aceptan nombres en blanco.

Tipo de Cuenta es importante, pues le dirá a SiReTT como considerar la cuenta que está recibiendo. Mayor, para cuentas contables, y Balance, Gasto o Ingreso para Sub-Cuentas. Como el sistema es estricto en la estructura de cuentas, no se permite que una Sub-Cuenta contenga Cuentas o Sub-Cuentas, o que una Cuenta Mayor esté en el nivel de profundidad máximo, o que una Sub-Cuenta no tenga una Cuenta Mayor padre.

Los valores que coloquen en Débito o Crédito para Sub-Cuentas solamente, se importarán en un Asiento Contable inicial que creará SiReTT para que al ser aplicado, todo quede exactamente igual al origen. Esto también tiene requisitos, ya que no se acepta que ambas columnas tengan valores. Si una tiene un monto, la otra debe ser CERO.

Si el CSV trae una cuenta que ya existe, no se sobre-escribirá y se dejará tal cual está en SiReTT, pero si viene con valores de Débito o Crédito, se adjuntará al asiento contable de importación.

Si al importar un Cuadro de Cuentas se detectan problemas, SiReTT generará un archivo de respuesta que se puede descargar al finalizar la importación con información de Errores. Lo ideal, al importar de otro sistema, es que no existan errores, por lo que recomiendo que de existir problemas, se use "Limpiar Datos del Periodo" que está disponible en las herramientas del periodo, se corrija el CSV y se vuelva a intentar. Tenga en claro que Limpiar Datos del Periodo borra todo absolutamente, y no se recomienda utilizar a menos que simplemente esté iniciando un nuevo periodo y quiera importar datos de otro.

Teniendo todo claro, en el menú de Herramientas utilice la opción de Importar Cuadro de Cuentas.

Seleccione el archivo a cargar, dando clic en Elegir y seleccionando el archivo de su equipo. Marque la casilla MAC/IOS si el archivo fue creado y guardado en MAC. Haga clic en Procesar para iniciar la importación.

Al terminar, nos mostrará el siguiente mensaje:

Y, si no tiene bloqueadas las ventanas emergentes, se descargará un archivo de resultados.

El contenido de ese archivo son los errores encontrados durante el proceso. Si está vacío, todo resultó perfecto.

Puede consultar en la pestaña de Cuentas Mayores o Sub-Cuentas, los resultados de las importaciones. En la pestaña de Asientos Contables podrá encontrar el Ajuste creado con el detalle de la importación para los Débitos y Créditos.

Al aplicar dicho ajuste, dejará las Cuentas y Sub-Cuentas con los Saldos deseados. Información sobre Asientos contables está disponible en este mismo foro.

Para trabajar en Contabilidad de una Persona Física / Jurídica, es necesario definir Periodos Contables. Para definir un periodo nuevo, vamos a ir al menú Conta - Periodos Contables.

Esto nos va a invocar la Herramienta de Periodos Contables, donde podemos Buscar o Crear registros de este tipo.

Para crear un nuevo Periodo Contable vamos a utilizar el botón de CREAR.

Nombre del Periodo se utiliza para identificarlo y buscarlo. Puede ser la Cédula, seguida del año del periodo. 110450526-2020 por ejemplo.

Persona Física / Jurídica es para indicar la sociedad asociada con esta contabilidad.

Fecha de Inicio y Fecha de Cierre es para indicar el periodo que contemplará la contabilidad. Deben tener en claro que un periodo no puede chocar con otros periodos de la misma sociedad.

Profundidad de Cuentas es para indicar cuantos sub-niveles de cuentas y sub-cuentas vamos a manejar. Empresas muy grandes deberían tener suficiente con 4 niveles.

Largo de Código es para indicar cuantos caracteres (letras y números) formarán cada sección del número de una cuenta. Por ejemplo, en 3, podemos tener cuentas con formato 000-000-000-000 mientras que con 4 tendremos cuentas con el formato 0000-0000-0000-0000. Como se podrán utilizar números y letras, realmente debería ser suficiente con el estándar de 3.

Para crear el Periodo, vamos a dar clic en Guardar.

Si todo está bien, podemos visitar el periodo creado con el botón Ir al Registro. Desde la herramienta de Periodos contables también podemos buscar los registros que hemos creado.

Con un clic al resultado que deseamos consultar podemos abrirlo para ver el detalle del Periodo.

Consulta de un Periodo

Una vez abierto el periodo podremos observar el siguiente módulo.

Podemos Editar el registro, proceso que nos retornará a la venta misma de creación para modificar sus valores, pero con restricciones de acuerdo a la información que ya el periodo vaya conteniendo/generando. También, un perfil Administrativo (global) podría Eliminar el Periodo contable. El botón de Regresar nos enviaría al módulo de consulta de Periodos Contables, y Actualizar solamente refrescaría el contenido del módulo.

La información de Último Cierre, nos muestra la fecha del último cierre mensual que se ha aplicado. El botón de la Puerta nos indica, si está abierta, que el periodo está activo, y cerrada, que el periodo ha finalizado.

Existen varias pestañas de búsqueda y creación de registros como Cuentas Mayores, Sub Cuentas, Asientos Contables y Diario de Asientos. Estas se verán en sus respectivas guías de este foro.

La pestaña de Herramientas nos dará acceso a Importar, Exportar el Cuadro de Cuentas, limpiar todos los datos del periodo y realizar o reversar Cierres Mensuales. La pestaña de Informes es para consultas y reportes asociados al periodo.

Estructura de Contabilidad

Contabilidad va de la Mano con las Sociedades que están definidas en SiReTT, por lo que puedes llevar contabilidades separadas por cada una de las sociedades registradas.

La contabilidad se establece por Periodos contables que tienen una Fecha de Inicio y una Fecha de Cierre que representan todo el periodo que se va a trabajar. En Costa Rica, antes de la reforma fiscal los periodos iban del 1 de Octubre al 30 de Septiembre, pero a partir del 2021 se va a realizar del 1 de Enero al 31 de Diciembre. Estos Periodos se crean por Sociedad.

Dentro de un Periodo se definen las Cuentas Mayores, las cuales agrupan en diferentes niveles otras Cuentas Mayores y Sub-Cuentas. Un Ejemplo de Cuenta Mayor puede ser 100 Caja y Bancos. Sabemos que dentro de esta cuenta Mayor, se definen otras Cuentas Mayores como por ejemplo 100-001 Banco de Costa Rica, 100-002 Banco Nacional de Costa Rica. Dentro de estos niveles de Cuentas se agregan las Sub-Cuentas, que ya son las que participan en los Asientos Contables.

Un ejemplo visual puede ser:

Periodo 2020 - Sociedad ABC S.A.

• 100 Caja y Bancos
  • 100-001 Caja Chica
    • 100-001-001 Sucursal 1
    • 100-001-002 Sucursal 2
  • 100-002 Banco Nacional de Costa Rica
    • 100-002-001 BNCR Cuenta Colones CR123456789000000001
    • 100-002-002 BNCR Cuenta Dólares CR123456789000000002
  • 100-003 Banco de Costa Rica
    • 100-003-001 BCR Cuenta Colones CR123456789000000011
    • 100-003-002 BCR Cuenta Dólares CR123456789000000012

En Rojo estoy representando las Cuentas Mayores, y como pueden observar, una Cuenta Mayor puede contener otras Cuentas Mayores, y su función es Agrupar para organizar el Cuadro de Cuentas, y también totalizar las Sub-Cuentas en Reportes y consultas.

En Azul estoy representando las Sub-Cuentas, y como pueden ver solo pueden estar dentro de Cuentas Mayores en cualquier nivel, y no pueden contener Sub-Cuentas, solo ser vecino de otras. Estas Sub-Cuentas poseen un Saldo, un Debe y un Haber, el cual se va actualizando a como se van aplicando asientos contables.

La profundidad de cuentas (que tantos sub-niveles pueden existir) se definen en el periodo contable. En el ejemplo hay una profundidad de tres.

La cantidad de caracteres por sección del Número de Cuenta se define también en la configuración del periodo. En el ejemplo es de tres. SiReTT permite tanto números como letras, pero es estricto que tenga el largo establecido.

Tenemos claro entonces que existen Periodos, que contienen Cuentas Mayores, las cuales también contienen Cuentas Mayores, y por último Sub-Cuentas. Con las Sub-Cuentas, realizamos los Asientos Contables.

Requerimientos de Uso

Contabilidad es una Licencia en SiReTT, la cual tiene un costo que será anunciado en su publicación oficial. Los clientes que estén interesados en participar en la BETA pueden pedirlo a nuestro WhatsApp 8606-7740.

Existen dos permisos establecidos en SiReTT, por cuenta de usuario, para poder utilizar las herramientas contables. Esto es independiente del Perfil de usuario Contabilidad que permite hacer consultas de información financiera.

En el menú Usuarios - Lista de Usuarios, al Editar o Crear un usuario podemos encontrar los siguientes permisos:

Usuario de Contabilidad, le permite a esta persona trabajar en Asientos Contables, editarlos y aplicarlos. No puede trabajar sobre Asientos contables que estén bloqueados, ni puede desbloquearlos. Tampoco puede crear o editar asientos si están Aplicados o Cerrados por Mes.

Admin de Contabilidad es un perfil que puede crear periodos contables, definir la estructura de Cuentas y Sub-Cuentas, trabajar en Asientos contables, aplicarlos, revertirlos, bloquearlos, modificarlos si están bloqueados o inclusive si ya están dentro del Cierre mensual. También se le permite Importar o Exportar de Excel, y realizar o reversar Cierres Mensuales.

Conexión con Operaciones Básicas

De forma progresiva, se irá conectando cada módulo de SiReTT con Contabilidad para que los asientos por operaciones diarias (compras, ventas, abonos, pagos) se vayan realizando automáticamente.

Otras configuraciones

Para clasificar los asientos contables en diferentes Libros Diarios, podemos personalizar estas opciones desde el menú Conta - Configuración de Conta.

Aquí ingresamos a Clasificación de Diarios.

Aquí podemos modificar los nombres de los registros ya creados, agregar nuevos registros en las líneas con un Más (+). Estos cambios se aplican dando clic en Guardar.

También podemos eliminar registros que no vayamos a utilizar con el botón del basurero.

Todos los meses, bajo la nueva regla fiscal, cada persona y empresa inscrita con el Ministerio de Hacienda debe realizar la declaración jurada D-104-2 para reportar el Impuesto al Valor agregado y sus ventas. Este reporte se realiza estrictamente en Colones y tienes tiempo hasta el 15 del siguiente mes para emitirla en la aplicación del ATV de Hacienda.

Es muy importante que la empresa haya ingresado en SiReTT todas las recepciones de documentos electrónicos (Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito) emitidas por sus proveedores durante el mes, por lo que si hay documentos pendientes de recibir o hubieron rechazos en los mismos, debemos exigirlos, ya que tenemos hasta el 8 del siguiente mes para hacer su recepción electrónica.

También hay que asegurarse de registrar las Facturas Electrónicas de Compra de régimen simplificado y que estas hayan sido aceptadas por Hacienda.

Si usted es importador, debe también registrar las Compras a sus proveedores en el extranjero, y asegurarse que estén indicadas como Importación en su tipo y colocarlas en la fecha correcta.

Por último, cualquier otra Factura de proveedor nacional que, por razones especiales, no podamos hacerle recepción. Estos casos serían técnicamente Facturas a nombre de otras personas o empresas que usted pague, como los servicios públicos de su Alquiler. Según comprendo, para poder presentar estos gastos, Hacienda solicita que en el contrato de alquiler indique que es el inquilino el encargado del pago de los recibos.

Toda esta información va a generar los datos del reporte en SiReTT, y facilitar el trabajo para la persona que presenta la declaración. Siempre hay aspectos que pueden complicar un poco el llenado del formulario del ATV para una persona sin conocimientos contables, como algunos términos, o cuando hay que realizar un Prorrateo sobre los impuestos.

Reporte en SiReTT

El informe para ayudarnos a llenar el formulario de Hacienda lo podemos encontrar en Conta - Informes - Declaración D-104-2 Mensual. 

• En Sociedad, vamos a seleccionar la Sociedad junto con el código de actividad comercial a consultar.
• La opción de Recepciones nos muestra dos valores: Dato Actual y Recalcular. Si este reporte es de Julio de 2019 o más antiguo, vamos a utilizar "Recalcular" y solamente una vez. A partir de Agosto de 2019 ya el sistema hace esta tarea automáticamente. ¿Qué hace esto? Bueno, como la declaración D104-2 no la conocí hasta finales de Julio, no sabía que también había que separar las tarifas de impuestos en Mercaderías y Servicios, así como Exentos y Exonerados por cada recepción, entonces Recalcular revisa todos los archivos de recepción y extrae estos datos.
• Mes y Año es para establecer el mes a reportar.

A considerar para datos de Julio del 2019 y meses anteriores

Como lo indiqué anteriormente, recomiendo utilizar "Recalcular" en la opción de Recepciones, para extraer datos adicionales por cada archivo electrónico de sus proveedores.

Respecto a las Facturas de Proveedores por Importación o por documentos sin archivo electrónico, recomiendo ir primero a editar cada factura con el botón del lápiz que aparece en la parte superior de cada Compra.

Y en el formulario nos vamos a segurar que tanto la Fecha, como la Sociedad - Actividad comercial estén correctas y vamos a dar clic en Editar.

Con esto, vamos a integrar estas compras, que antes no llevaban la información de Actividad Comercial, al reporte correcto.

Datos del Reporte D-104-2 en SiReTT

El informe está seccionado, y totalizado. A los contadores les gusta pedir el detalle de cada Factura de Venta y Compra para ponerlo en un Excel y sumar todo, pero el sistema puede devolver los totales ya clasificados y sumados. Si aún así el contador insiste, entonces impriman los reportes de Conta - Informes - Facturas por Periodo, Notas de Crédito por Periodo, Notas de Débito por Periodo y Compras por Periodo.

La primera Sección 1, separada en A, B, C y D se refieren a las VENTAS que hicimos en SiReTT, junto con sus respectivas Notas de Crédito y Débito, y se separan, línea por línea de artículo dentro de estos documentos, si fueron Gravadas, Exentas, Exoneradas o Exportaciones.

De estas secciones lo que nos interesa son sus Resúmenes, y principalmente el Sub-Total por cada Tarifa de Impuesto. Estos valores ya contemplan la Suma de las Facturas, menos los Créditos, más los Débitos.

Tal y como el reporte los presenta, es como se ingresan en el formulario de hacienda, por cada Tarifa de Impuesto, si son Bienes (Mercaderías) o Servicios, y si son Gravados, Exentos, Exonerados o Exportaciones.

La siguiente Sección 2, separada en A, B y C se refieren a las Compras, así como sus documentos asociados de Crédito y Débito de su proveedor. Solamente se toman en cuenta RECEPCIONES ASOCIADAS en la correcta actividad comercial.

Igual al caso anterior, nos muestra los totales separados por Tarifa de Impuesto, y separado en Gravadas, Exentas y Exoneradas, estas últimas no deberían de tener valor alguno a menos que tengamos realmente un permiso especial de Exoneración. Aquí, no aparecen Importaciones, ya que obviamente proveedores extranjeros no nos emiten documento XML para recepcionar. Es por esto que existe la sección 3.b y se basan en las compras que ustedes registren en el sistema clasificadas como importación.

La última Seccion 3, separa en A, B y C, nos muestra primero las Facturas de Proveedor de Régimen Simplificado que ustedes hayan registrado y aceptado, segundo las Importaciones registradas y tercero, como lo indiqué al inicio, las Compras Nacionales que no están asociadas a recepción ni a simplificado, para tener el dato de los pendientes por vincular con la actividad comercial o vincular.

Formulario de Hacienda

Cuando la empresa tenga múltiples tarifas del I.V.A en sus ventas, o cuando la complejidad por el tamaño del negocio requiera de un contador, siempre voy a recomendar que este formulario sea llenado por una persona con conocimientos.

Pero para empresas con una Tarifa plana del 13% en su I.V.A y pocas actividades económicas, este proceso se puede realizar por el mismo empresario.

Es necesario contar con los datos de acceso al ATV de Hacienda, su usuario, clave y la tabla de códigos. El ATV se encuentra en la siguiente dirección: https://www.hacienda.go.cr/ATV/Login.aspx

Vamos a ingresar al menú de Declaraciones, y allí en Presentar declaración de Impuestos.

En el siguiente paso, vamos a seleccionar la declaración 104-2, el periodo y el mes a presentar. Luego damos clic en Llenar Formulario.

Ahora, debemos tener claro que se realiza una declaración POR CADA ACTIVIDAD COMERCIAL que ustedes manejan. Recuerden que en SiReTT yo les indiqué que cada Caja de facturación debe tener su actividad comercial, o la actividad comercial de mayor influencia en sus ventas para el negocio. Si usted tiene algunas actividades separadas en cajas, podrá generar estos datos en SiReTT, pero si alguna Caja controla otras actividades económicas, entonces reporte esa actividad y las otras que no generan datos debemos declararlas con valores de CERO.

El formulario trae una primera sección para Ventas.

Si tuvimos ventas sujetas (con impuestos) vamos a darle clic a SI, esto extenderá el formulario para llenar los valores. Por ejemplo, en el caso más sencillo, supongamos que vendimos con I.V.A.

Marcamos que si hay ventas sujetas, y vamos a poner NO en cada una de las tarifas de Impuestos que NO manejamos durante el mes. La del 1% y la del 8% por defecto vienen apagadas, pues no existen al día de hoy.

Vamos a marcar en SI en la de Bienes y Servicios afectados al 13%. Esto va a extender la opción con un formulario un poco extraño.

Aquí ya podemos ingresar valores. En Bienes vamos a poner el SubTotal Gravado, al 13% del reporte de SiReTT de Mercaderías. Bienes de Capital vamos a dejarlo en CERO a menos que el cliente trabaje alguna venta en este concepto. En Servicios vamos a poner el SubTotal Gravado, al 13% del reporte de SiReTT de Servicios. Vean que estamos ingresando SubTotales ya redondeados, no valores de impuestos.

Ahora vamos a la siguiente parte de Ventas Exentas, y en el caso de que tengamos ventas exentas (como la venta de canasta básica que aún no genera I.V.A hasta el otro año), Exportaciones o Exoneraciones, vamos a poner que SI.

En Exportación de Bienes vamos a poner el monto que indica SiReTT en Exportación de Mercaderías, y en Exportación de Servicios el monto de Exportación de Servicios.

En Venta Local de Bienes vamos a poner el monto que SiReTT indica en Ventas Exentas por Mercaderías (aquí no va si las ventas son de canasta básica, y más bien van más adelante, por lo que recomiendo continuar leyendo), y en Servicios prestados a nivel local el monto de Ventas Exentas de Servicios (este al día de hoy no debería existir algo exento, a menos que sea un alquiler que cobramos exento, y no va en esta sección, sino en la que explico a continuación).

En Arrendamientos destinados a viviendas y accesorios, así como los lugares de culto religioso, vamos a poner el monto que cobramos de alquiler a nuestros inquilinos, cuando este es exento de impuestos (menos a 1.5 salario base). Este el SiReTT no lo muestra separado, pero si acomodamos bien las actividades comerciales, debería ser el monto exacto de Servicios Exentos.

Me confunden dos secciones, primero la Venta de bienes y servicios a instituciones públicas y privadas exentas, y la última de Ventas autorizadas sin impuesto, ya que ambas parecen lo mismo realmente. Donde deberían ir las exoneraciones me parece que es la sección final, donde le damos que SI en el caso de que en el mes hayamos exonerado algún cliente.

De aquí deberíamos llenar los montos de exoneraciones correspondientes según el tipo de exoneración (más adelante SiReTT tendrá esto integrado) así como también el monto total por ventas de canasta básica.

Ahora vamos a proceder con las Compras.

Si tuvimos compras con I.V.A acreditable a la actividad comercial, vamos a dar clic en Si en Compras con IVA soportado acreditable. Esto va a extender la herramienta para su llenado.

Aquí vamos a llenar de acuerdo a la Tarifa IVA (Columnas) y sus respectivos conceptos de Bienes o Servicios, según la información proporcionada por SiReTT en la sección 2.a para Gravados. Lo ideal es que la sección 3.c de SiReTT, de las compras nacionales sin recepciones, no tenga valores, pero de tenerlos debemos tratar de sumarlos a estos montos si conocemos la tarifa de impuesto que pagaron.

La sección segunda de Importación de Bienes y adquisición de servicios del exterior, para Compras con I.V.A debería llenarse si ustedes importaron servicios que pagaron impuestos al entrar al país, pero debemos saber sobre cual tarifa pagaron impuesto. Por ejemplo la importación de un Televisor de 500.000 colones pagaría impuestos de 49%, de los cuales solo puedo utilizar el 13%.

Los valores de estas importaciones de toman de la sección 3.b de SiReTT pero hay que tener cierto conocimiento. Al día de hoy por ejemplo, servicios recibidos del extranjero no han aplicado al I.V.A, pero está en proceso (Netflix, Spotify y lo que logren acomodar allí a futuro). La importación de mercaderías solamente hay que entender el impuesto que pagaron al entrar al país, y sobre cual tarifa I.V.A lo puedo aplicar.

Por último viene la sección de Compra de Bienes y Servicios Exentos

Bienes y Servicios Exentos deberían estar en la sección 2.b de SiReTT, son proveedores que nos emitieron documentos electrónicos que indica que traen montos Exentos.

Bienes y Servicios no sujetos se refiere a compras locales e importaciones del Régimen Simplificado y deberíamos poderlo ver en la sección 3.a de SiReTT.

Bienes y Servicios no relacionados directamente con la actividad es un trabajo ya contable, donde indicaríamos totales de nuestras compras que no aplican. Autorizaciones sin impuesto es cuando nos exoneraron de impuestos.

Una vez llenada la información, vamos a dar clic en el botón Validar y Guardar. Esto generará un "Visto Bueno", es para simplemente revisar lo que llenamos y ver que esté todo bien y no hayan pendientes.

Vamos a repetir el proceso para CADA ACTIVIDAD COMERCIAL, incluyendo las que no vayan a reportar nada, con CEROS.

Luego, al terminar de ingresar todas las actividades comerciales, vamos a ir a Ir al Consolidado, para ver ya un reporte y formulario a mayor escala donde, una empresa con actividades económicas complejas, indicaría otros datos y actividades. Por cada sección que respondamos, vamos a ir dando clic en su respectivo VALIDAR.

Primero, vamos a indicar estos espacios con un NO, pues no tengo clientes que tengan actividades con Casinos o Juegos de Azar. VALIDAR.

La siguiente sección es para empresas que trabajan con venta de bienes de segunda y deberíamos incluir la suma de todas las actividades económicas que trabajen en esta modalidad.

Bienes adquiridos a quien no fuera contribuyente o que no tuvo derecho a crédito, de acuerdo a la Tarifa de I.V.A utilizada, si vendimos cosas que compramos a un precio y usamos la Tarifa I.V.A 07 para calcular el impuesto solo sobre la utilidad, vamos a llenar el Precio de Venta Total, y el Precio de Compra total. Esto lo usarían empresas que por ejemplo compran vehículos de segunda y los venden con ganancia y hay que llevar un seguimiento contable al respecto.

La sección de Modalidad especial es para quienes venden cosas de segunda que aplicaron a la Tarifa I.V.A con código 08 (Factor I.V.A) que aplican a las categorías indicadas. Estas podríamos verlas en la sección 3.a de SiReTT en sus respectivas tarifas 5.8%, 5.0%, 4.4% y 6.5% respectivamente.

Damos clic en VALIDAR.

La siguiente sección no aplica para nuestros negocios, solamente damos clic en VALIDAR (Foto a continuación).

En esta sección es donde vamos a utilizar el I.V.A generado para crédito, de todas las actividades comerciales. Este espacio no se llena con Subtotales, se llena con I.V.A, el impuesto propiamente.

Verificamos los valores de Impuesto que nos vamos a acreditar, en cada modalidad y tarifa.

La siguiente sección (imagen inferior) es para indicar si esta va a ser la última declaración a realizar, previa a cerrar el negocio. Indicamos NO y damos clic en VALIDAR.

La siguiente sección es el resumen de lo reportado, en donde se nos permite ingresar un único valor, la Devolución del IVA por servicios de salud privada pagados con tarjeta de crédito y/o débito. Ninguno de mis clientes aplica a este concepto por lo que dejamos un CERO.

Damos clic en VALIDAR y vamos a la última sección.

Aquí vamos a indicar las Retenciones pagos a cuenta del impuesto. Recuerden que este valor de retención se aplica a pagos en Tarjeta y a otros trámites a algunas entidades públicas, y es el banco el que nos puede indicar este monto, o podemos crear un Gasto en SiReTT bajo esta clasificación para controlarlo.

También debemos indicar el Saldo a favor de periodos anteriores cuando más bien hacienda nos debe I.V.A porque nuestras compras superaron las ventas, ya que recordemos que este valor si bien hacienda nos lo calcula al final, no lleva el dato para "auto llenar" la siguiente presentación. Aquí también se puede utilizar Solicito compensar con crédito a mi favor por el monto de, pero ignoro aún su concepto y este valor prefiero dejarlo en CERO.

Completado y revisado todo, vamos a dar clic en el último Validar y luego en Presentar 

El control de efectivo en cada sucursal puede ser tan estricto como se es con el inventario y existencias, evitando que se pierda el control sobre los dineros recibidos y pagados durante cada día de actividad.

Si bien implica más trabajo, también agrega más control. Cuando hablamos de Dinero, hablamos de la razón por la que montamos un negocio, y el control evita que se den manejos incorrectos.

Caja Chica

Toda Sucursal va a contar con una o más cajas chicas, y según la configuración del sistema se pueden llamar Caja o Terminales. En Cajas, se utiliza para Facturar y Cobrar la misma conexión que hay entre la Sucursal y la Sociedad y cualquier usuario de la Sucursal podría emitir y cobrar documentos. En la modalidad de Terminales se crean uno o más puntos de cobro que solamente puede manejar el usuario que realizó su apertura.

Puede encontrar mayor información sobre las modalidades de Caja Chica en http://foro.sirettonline.net/index.php?/topic/76-modalidad-de-cajas-o-de-terminales/

Cada Caja chica administra su propio Efectivo, el cual está formado por el Fondo de Caja, más el Efectivo por Ventas, menos el Efectivo por Gastos, y por último también por las operaciones de Efectivo de Entrada/Salida/Traslado.

Efectivo en Caja Chica

Existen dos herramientas para observar el efectivo que existe actualmente en cada Caja Chica del sistema. La primera puede ser consultada por cualquier usuario y solo le muestra la Sucursal actual. Se encuentra en el menú Caja - Estado de Caja.

De acuerdo a los permisos del usuario, no solamente en Sucursal sino en Caja, podrá ver el estado al último corte.

El otro módulo de consulta es para Administradores y se encuentra en el menú Caja - Situación Global.

Aquí podrán consultar todas las Cajas/Terminales de todas las Sucursales, y adicional el detalle de otros datos en otras formas de pago.

Flujo de Efectivo de Caja Chica

Usuarios que tengan control sobre Caja Chica, pueden realizar operaciones de Entrada/Salida/Transferencia de Efectivo para reportar cualquier movimiento de dineros de su Caja.

Estas operaciones pueden ser por ejemplo:

• Carga de Efectivo por parte del Dueño del Negocio.
• Retiro de Efectivo por parte del Dueño del Negocio, antes del Cierre.
• Retiro de Efectivo para depósitos.
• Traslado de Efectivo de Caja Chica a Depósito (Caja y Bancos).
• Traslado de Efectivo de Caja Chica a Caja Fuerte (Caja y Bancos).
• Traslado de Efectivo de Caja Fuerte (Caja y Bancos) a Caja Chica.
• Traslado de Efectivo de Caja Chica a Cuenta de Gastos (Caja y Bancos).
• Corrección de Fondo de Caja.
• Retiro de Efectivo para un Pago de Gasto no contabilizado.

Carga de Efectivo a Caja Chica

La carga de efectivo se realiza desde el menú Caja - Carga.

• En Transferir desde, nos va a mostrar posibles orígenes del Efectivo, o sea, de donde vamos a tomar el efectivo que vamos a cargar en Caja Chica. Aquí a un usuario de perfil bajo se le van a mostrar las cuentas de Caja y Bancos asociadas directamente con la Sucursal, mientras que a un usuario de perfil contable o superior se le van a mostrar de forma adicional las cuentas de tipo Bancos. Si el dinero no va a tener un origen específico contable, simplemente indicamos "- Sin Transferencia". Es muy importante notar que la opción elegida nos muestra la Moneda en que se maneja, y que el monto va a ser en esta moneda.
• Monto a Recargar sería el valor en Efectivo que vamos a cargar a la Caja Chica. Este se efectúa en la moneda indicada.
• Aplicar en Caja es una opción que nos permite elegir la Caja (cuando se trabaja en modalidad de Cajas solamente) donde vamos a realizar la operación. En la modalidad de terminales esta opción no aparece, porque es la Terminal la que tiene el dinero de Caja Chica y el sistema determina cual es la terminal que abrió el usuario.
• # Referencia es un dato de 20 caracteres para indicar el número de recibo del proveedor, consecutivo de factura u otra referencia a un documento impreso.
• Comentarios es un espacio abierto para anotaciones adicionales por parte del usuario que realiza la operación.

La operación será aplicada al dar clic en Guardar. En el caso de ser una Transferencia desde una cuenta, se creará un registro en el menú Bancos - Movimientos, para indicar la salida de efectivo a Caja Chica.

Retiro de Efectivo de Caja Chica

Retiros de Dinero de Caja Chica se realizan desde el menú Caja - Retiro. El monto estará limitado al total de efectivo que se encuentra en Caja Chica.

• Monto a Retirar es para indicar cuanto efectivo se va a retirar de Caja Chica. Este monto es según la moneda indicada en "Transferir a".
• Aplicar en Caja es para indicar de que caja se tomará el efectivo, y solo aplica en la modalidad de Cajas y no de Terminales.
• Transferir a nos permite elegir una Cuenta de Caja y Bancos asociada a la Sucursal, y si el perfil es de nivel Contabilidad o superior, directamente a una cuenta de Banco. Aquí hay dos consideraciones importantes:
  • Un usuario de perfil bajo no puede transferir directamente a un Banco, ya que para esto depende de un usuario de nivel contable, o primero hacer la transferencia de Caja Chica a Caja de Sucursal (Caja Fuerte), para luego desde el módulo de Bancos se haga la transferencia desde Caja de Sucursal al Banco.
  • Si elije la opción de "- Sin Transferencia", el usuario estará representando una salida de efectivo por ajuste o por pago de un gasto sin registro contable, o con registro contable pendiente.
• # Referencia es un dato de 20 caracteres para indicar el número de recibo del proveedor, consecutivo de factura u otra referencia a un documento impreso.
• Comentarios es un espacio abierto para anotaciones adicionales por parte del usuario que realiza la operación.

Este módulo también tiene una sección final relacionada con el reporte de Pre-Gastos electrónicos, el cual utiliza SiReTT para identificar la recepción de un documento electrónico con la Sucursal que lo generó. Puede encontrar mayor información en http://foro.sirettonline.net/index.php?/topic/110-preaviso-de-gastos-pre-gastos/

Traslado de Efectivo entre Cajas Chicas

La operación de Traslado de efectivo es más simple y se utiliza en casos en que necesitemos poner efectivo de una Caja Chica en otra, como por ejemplo cuando tenemos que hacer una salida para un pago y una caja chica no es suficiente para esto. Este trámite se realiza en el menú Caja - Traslado. El monto a trasladar va a depender de la cantidad de efectivo que a acumulado la Caja Chica origen.

• El Monto a Transferir sería la cantidad de efectivo, en la moneda base contable del sistema, que vamos a trasladar.
• Tomar de Caja es para indicar de donde tomaremos el Efectivo y solo se muestra en la modalidad de Cajas, no de Terminales.
• Transferir a Caja/Terminal es para indicar el destino donde recaerá el efectivo.
•  # Referencia es un dato de 20 caracteres para indicar el número de recibo del proveedor, consecutivo de factura u otra referencia a un documento impreso. 
• Comentarios es un espacio abierto para anotaciones adicionales por parte del usuario que realiza la operación.

Toda operación de Efectivo de caja imprime un documento para su respectivo control y firma del encargado.

Histórico de Trámites de Caja Chica

Toda operación de Caja Chica genera un registro que se puede consultar en el menú Caja - Histórico.

En SiReTT, es una licencia opcional que el propietario del sistema puede adquirir por separado, ya que no todas las empresas requieren de estas funciones. Caja y Bancos permiten registrar operaciones de lo que sucede con el Efectivo de las ventas, así como operaciones bancarias al recibir o emitir pagos para un control cruzado contra la cuenta real.

¿Cómo se si mi negocio necesita esta herramienta?

Si usted suele manejar cajas fuertes en las Sucursal y no hace depósitos diarios a Bancos, dejando que se acumulen los dineros por ventas para luego ir a recogerlos ciertos días de la semana, esta herramienta puede ser muy útil para el control.

Adicional, también puede ser útil para controlar pagos y movimientos bancarios, así como entregas de capital a inversionistas (saber que tanto dinero tomaron los dueños del negocio).

¿Cuál es el costo de la Licencia?

Tanto para quienes compraron como para quienes alquilan, pueden habilitar la licencia en sus sistemas por un pago único de $150.