Preaviso de Gastos (Pre-Gastos)

[AndresJGM]

Pre-Gasto

Un registro de Preaviso de Gasto es un reporte que emite cualquier usuario, desde cualquier sucursal en SiReTT, para notificar a contabilidad de que una próxima Factura Electrónica que entre por recepción fue emitida desde su punto de venta.

Esto va a ayudar al departamento contable a organizar e identificar recepciones, así como a detectar posibles archivos pendientes por parte del proveedor.

Para crear un reporte de Gasto, se puede hacer de dos formas.

La primer manera es haciéndolo desde el módulo de Caja - + PreGasto. Aquí nos permite hacer un reporte directo sin trabajarlo con una operación de Caja o Efectivo. Se recomienda si ya el pago se reportó por Retiro de Efectivo o de Caja/Banco, o si podemos esperar a que se cree el documento contable (Gasto o Compra) para pagarlo desde Caja, antes del cierre.

El formulario que debemos llenar requiere los siguientes datos:

• Clave: este valor es requerido y estricto. El usuario debe tener acceso a la clave de la factura que recibió por el proveedor. Corresponde a una cadena de 50 dígitos la cual debería estar presente en la factura impresa que recibió. Es muy importante que sea digitada de forma correcta.
• Proveedor: opcional pero importante, y es para temas de control para identificar donde se realizó la compra, y en caso de no aparecer el XML para recepción, a quien debemos solicitarlo.
• Clasificación: aquí el usuario puede seleccionar el tipo de Gasto de este registro. Estos valores se establecen por el departamento contable, en el menú Conta - Configuración - Clasificación de Gastos.
• Monto de Gasto: es por temas de control e informativo, para que el usuario ingrese el gasto y el departamento pueda luego ver los pendientes.
• Comentarios: para cualquier otro dato que se considere importante registrar.

Al presionar el botón de Guardar, el documento quedaría registrado en el sistema.

La segunda opción es hacer la operación desde un Retiro de Efectivo de Caja, para así aprovechar e indicar que se utilizó dinero de Caja Chica para realizar el trámite.

Si su sistema cuenta con la licencia de Caja y Bancos, yo recomiendo que cada sucursal tenga una cuenta de Gastos, y utilizando este módulo que haga una Transferencia del Efectivo pagado a esa cuenta, ya que como el documento contable de Compra o Gasto aún no existe porque estamos esperando su recepción electrónica y aceptación, ocupamos que el dinero con el que va a ser pagado exista en esta Cuenta. Como hoy día ahora es más estricto esperar los documentos electrónicos de nuestro proveedor e inclusive que podamos hacerles recepción y que sean aceptados por Hacienda, esto puede ocasionar que el dinero salga de Caja Chica sin que exista el documento para pagarlo y puede ser complicado si hay que hacer Cierre. Es por eso que un empleado debería transferir a una cuenta de gastos, la cual funciona de forma temporal para controlar dineros pagados que aún no han sido rebajados, sin que hagan falta en el cierre de caja.

Si no se desea tener controles contables sobre el dinero, simplemente haga el reporte con la salida sin transferencia, y cuando tengamos el documento contable creado (Gasto / Compra) utilicemos una forma de pago que no esté vinculada a Caja y Bancos.

Reconocimiento de Recepción

Un archivo XML de un proveedor puede entrar a SiReTT de las siguientes maneras:

• Subida manual desde el menú Hacienda +Recepción.
• Subida manual desde el menú Hacienda +Múltiple.
• Por el puerto de comunicación entre Sistemas SiReTT.
• Por la herramienta de conexión con cuentas de correo.

Cuando el archivo se carga al sistema y luego de una revisión previa de requerimientos, SiReTT determina la Sucursal que recibe este documento de dos formas:

• De existir un Pre-Gasto (pre-aviso de gasto) con la misma clave, se envía a la Sucursal que emitió el reporte.
• Cuando se sube manualmente por +Recepción, a la Sucursal activa del usuario.
• Cuando se sube por los otros 3 métodos, según la Sucursal de Recepción establecida en la Sociedad/Empresa, en el menú Sistema - Sociedades - Empresas y Sociedades.

Cuando el formulario de recepción se completa y se envía al Ministerio de Hacienda, si este resulta aceptado, el Pre-Gasto pasa al estado "Completado", mientras esto no se de, el Pre-Gasto estará como pendiente.

Ahora, si se crea un Pre-Gasto de un documento del cual ya se hizo recepción y ya fue aceptado por hacienda, automáticamente queda como Completado.

Consulta de Pre-Gastos

En el menú Caja - Pre-Gastos el usuario de cualquier rango puede buscar en el registro de preavisos que han sido creados, así como su estado. Esto puede ayudar al departamento contable a detectar gastos o facturas que aún no han sido recibidas de forma electrónica (PDF, XML).

De encontrarse una recepción activa vinculada, el reporte la mostrará y con un clic podemos visitarla.