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  4. Usuarios del Sistema Desde el menú Usuarios, podemos visitar las opciones de Lista de Usuarios y Registrar Nuevo Usuario, esta última opción también está disponible en Lista de Usuarios. Esta herramienta funciona como un buscador de usuarios, donde podemos generar listas, ver sus estadísticas y utilizar herramientas por usuario. Como todo reporte del sistema, la consulta se puede Imprimir o Descargar en Excel. Para agregar una nueva cuenta, vamos a dar clic en Crear Nuevo Usuario. Vamos a estudiar cada sección del módulo de registro o edición de usuario. Nombre Visual: es el nombre que veremos en reportes o datos sobre usuarios, la forma más fácil de identificarlo. Usuario Web: es el nombre corto abreviado y sin espacios con que esta persona iniciará sesión en el sistema. Suele ser un estándar por empresa para todo usuario, como por ejemplo 3 letras del nombre seguido del apellido, o una combinación de 3/4/3 entre nombre, 1er apellido y segundo apellido, pero estos son ejemplos simplemente y podría ser cualquier cosa que el empresario desee. Contraseña: es la clave de acceso del usuario para ingresar al sistema. Existen reglas para la contraseña para complicar que sea averiguada por terceros, donde se requiere que tenga mínimo una letra mayúscula, una minúscula, un dígito, algún signo y que sea de 4 a 30 caracteres de largo. Confirmar Clave: es un espacio para repetir la contraseña ingresada y que se confirme que está bien digitada antes de crear el usuario. Ambas opciones de contraseña solamente aparecen la primera vez que se crea el usuario. Para cambiar la contraseña de un usuario o la propia en un futuro, se requiere hacer una operación distinta, ya sea en la lista de usuarios, o desde el menú de sesión. Nivel de Acceso: es el espacio donde estableces el perfil de usuario al que corresponderá esta cuenta. Estado de Acceso: establece si este usuario tiene acceso permitido (normal, que puede ingresar al sistema), parcial (que no puede ingresar al sistema con su cuenta, pero aparecerá en selectores de vendedor), o bloqueado, que del todo se considera como eliminado, aunque se conserva para consultar históricos. Esta sección otorga permisos administrativos en diferentes herramientas y operaciones del sistema. Acceso Global a Sucursales: este usuario puede ingresar a cualquier sucursal, y no necesita que se establezcan permisos de acceso por aparte. Admin de Usuarios: este usuario puede trabajar con perfiles de usuarios de su mismo rango (ver el Rango en perfiles de usuarios). Por ejemplo, un usuario Admin que podría cambiarle la contraseña o crear otros usuarios del perfil Admin. Admin de Cajas y Terminales: este usuario puede abrir o cerrar cajas, inclusive si están en control de otras personas, o trasladarse el control de terminales. Ignora los bloqueos de Cajas y Terminales por usuario al tener esta opción habilitada. Encargado de Clientes y Créditos: este usuario puede administrar los límites crediticios de un cliente y asignar clientes a encargados diferentes. Se le permite establecer exoneraciones y también ver clientes conectados al sistema de forma global. Jefe de Compras y Proveedores: puede ver información de compras y ordenes, establecer datos de configuración de proveedores por conectividad web, y saltarse el límite de consultas de proveedores por perfil. Jefe de Bodega y Despacho: puede ver información de Pre-Ajustes y Distribuciones de inventario de otros usuarios, realizar operaciones globales en bodegas, aun si no es el operador de las mismas. Jefe de Alistadores: permite asignar a terceros o tomar ordenes de alisto de mercadería de pre-ventas. Alistador de Mercadería: indica que este usuario es un alistador de mercadería y aparecerá disponible para que se le asignen ordenes de alisto de pre-ventas. Usuario de Contabilidad: se le permite al usuario trabajar en herramientas contables del sistema para quienes cuenten con la licencia indicada. También los usuarios contables pueden anular notas de crédito contables, certificados, registrar exoneraciones a clientes, generar reportes globales de cuentas por cobrar, reparar trámites electrónicos en conflicto, trabajar con cuentas bancarias para la licencia indicada, generar reportes globales sin filtro de sucursal, cambiar fecha de abonos, ver datos de inversión total sobre artículos, trabajar con pre-gastos, recepciones de documentos de hacienda, entre otros. Admin de Contabilidad: el usuario puede trabajar como usuario de contabilidad, y adicional realizar operaciones de configuración contable como iniciar o cerrar periodos, establecer los libros diarios y otros parámetros de conta. Soporte vía Chat a Clientes: el usuario aparece como conectado al sistema y los clientes web pueden verlo y enviarle mensajes para soporte. Soporte T.I: puede consultar estadísticas de manejo del sistema Pre-Venta ilimitada: el usuario puede tener ilimitadas preventas activas esperando a ser aplicadas. En caso contrario, se debe obedecer el límite de preventas establecido en la configuración del sistema. Selección de Vendedor: el usuario puede seleccionar y asignar a un vendedor en la preventa diferente a él mismo. Descuento Máximo: el usuario tiene acceso al segundo nivel de descuento del artículo, conocido como máximo y establecido por artículo (o por como estén configurados los descuentos en el sistema). Descuento ilimitado: el usuario puede realizar un descuento hasta de un 100% al artículo. Por defecto, cualquier usuario que pueda facturar puede aplicar el descuento conocido como Base. Cargar Descuentos: el usuario tiene acceso a una operación en la Pre-Venta o en la Proforma, para automáticamente aplicar el mejor descuento BASE posible a cada artículo del documento. Aplicar Descuento Global: el usuario tiene acceso a una operación en la Pre-Venta o en la Proforma, para aplicar un descuento establecido de forma global, obviamente limitado a sus permisos y a los límites base. Omite reglas de precios: el usuario puede facturar a cualquier precio, omitiendo reglas de precios establecidas. Puede ver la documentación de Precios y Reglas en esta misma sección del foro. Inflar Precios: el usuario puede vender a un precio mayor al establecido por el artículo. Este es un permiso especial para personas con capacidad de negociar o que buscan un mayor lucro con el producto. Modificar Plazos de Crédito: el usuario puede cambiar el plazo de crédito de una Factura, por encima de la configuración propia de la cuenta del cliente. Aplicar Financiamientos: con la licencia indicada, se le permite al usuario establecer un plan de financiamiento sobre el saldo de una factura de crédito. Establecer Fecha en Órdenes: el usuario puede establecer la fecha de vencimiento de una proforma/orden. Emitir Super-Facturas: el usuario podrá incluir en el detalle de una Pre-Venta artículos que estén en bodegas de otras sucursales. Operaciones Globales en Pre-Ventas: el usuario puede trabajar administrativamente con pre-ventas emitidas en la misma sucursal inclusive por otros usuarios. Así mismo, podrá bloquear/desbloquear o eliminar de forma pacial o global pre-ventas de su sucursal. Imprime Copias de Facturas: cada factura emitida tiene un conteo de impresiones, y este conteo indica inclusive si ya no es la impresión original y se convierte en copia de factura. Con este permiso, un usuario podría reimprimir facturas que ya aparecen como COPIA. Reseteo de Impresión de Facturas: este usuario podrá resetear el contador de impresiones de facturas, inclusive para quitar la marca de COPIA y volver a imprimir un original del documento. Imprimir Pre-facturas: este usuario puede imprimir la cuenta actual de una Pre-Venta. Esta herramienta la utilizan restaurantes para llevar el dato a cobrar a la mesa antes de que sea pagada, pero en ciertas ocasiones no es necesario, y usuarios podrían aprovechar este paso con malas intenciones sobre el capital de la empresa. Crear Pedidos: el usuario puede iniciar documentos de pedidos/ordenes/proformas de clientes. Crear Pre-Ventas: el usuario puede iniciar documentos de pre-venta. Es un permiso importante y requerido para vendedores. Aplicar Facturas: el usuario podrá aplicar sus pre-ventas y convertirlas en Facturas. A veces no se le da este permiso a vendedores y se le deja al cajero para que establezca el cómo se va a pagar antes de aplicar. Pago en Caja: es un permiso especial para que el usuario pueda aplicar la factura (requiere el permiso anterior), pero establezca que la forma de pago se hará en Caja o por una tercera persona encargada del cobro. Este documento queda como una factura de contado con saldo total, a cero días, y evita que la caja se cierre a menos que se cancele, o se convierta a crédito. Acceso Global a Pre-Ventas: al usuario se le permite ver Pre-Ventas de forma global e ingresar a las mismas. Es un permiso importante, por ejemplo, si este usuario va a brindar descuentos que el vendedor usualmente no puede ofrecer, o si ocupa modificar líneas, variar cantidades o hasta aplicar el documento o eliminarlo. Acceso a Pre-Ventas de Sucursal: un permiso similar al anterior, pero limitado a la sucursal actual donde se encuentre la sesión del usuario. Requiere Aprobación de Pre-Venta: el usuario necesita que la Pre-venta sea Aprobada, antes de poder aplicarla. Es un permiso especial para dar una revisión final a las ventas del usuario antes que se emitan. Aprueba Pre-Ventas: este usuario sería quien aprueba las Pre-ventas que necesiten esta autorización para ser emitidas. Requiere Aprobación para Modificar/Eliminar Pre-Venta: el usuario que tenga esta opción necesita que le autoricen el modificar o eliminar la Pre-venta, antes de poder hacerlo. Es un permiso importante para controlar que usuarios no ajusten las cantidades restando unidades a artículos a facturar, o que del todo eliminen la línea o la Pre-venta en su totalidad. Aprueba Modifica/Eliminar Pre-Ventas: este usuario otorga la autorización para realizar la modificación o eliminación de cantidades o líneas de detalle. Requiere Aprobación de Crédito: este usuario requiere autorización para poder emitir facturas de crédito. Aprueba Créditos: este usuario aprueba las solicitudes de autorización de emisión de facturas de crédito. Requiere Aprobación de Extra Crédito: este es un permiso IMPORTANTE y que debe estar activo para TODO USUARIO que emita facturas y que no deba vender más allá de los límites de crédito de un cliente. Se conoce como extra crédito a una factura que se emite bajo el concepto de crédito, pero superando el límite de crédito del cliente, o cuando el cliente se encuentra moroso con otras facturas pendientes. Aprueba Extra Créditos: este usuario aprueba las solicitudes de autorización de extra crédito. Requiere Aprobación de Bodega: el usuario requiere la autorización prueba de su pre-venta por parte de Bodega para poder aplicarla. Aprueba Bodega: este usuario autoriza solicitudes de autorización de bodega sobre pre-ventas. Ver Costo de Artículos en Pre-Venta/Proforma: el usuario puede ver en la información de cada artículo del documento, el costo del mismo, para así tener mayores posibilidades de negociar con el cliente. Ver Márgenes de Utilidad en Pre-Venta/Proforma: el usuario tiene acceso a un módulo que muestra el resumen final del documento en cuanto a utilidades y márgenes. Cambiar/Editar Cuenta de Cliente en Facturas: el usuario puede asignar una factura ya emitida a otra cuenta de cliente. Esto no cambia el cliente a nombre de quien se emite el documento, pero si la cuenta responsable del documento y su pago. Cambiar/Editar Cuenta de Cliente en Apartados: el usuario puede cambiar la cuenta de cliente de un documento de apartado. Editar datos de encabezado de Facturas y Apartados: el usuario puede cambiar datos del encabezado de la factura, como información del cliente en caso de documentos NO electrónicos, fecha de emisión, vencimiento, comentarios, vendedor. Procesar Facturación por Lotes: el usuario tiene acceso a una herramienta en la Pre-venta, que le permite duplicar el mismo documento a múltiples clientes de una misma categoría de clientes. Trasladar Pre-Ventas a otra Sucursal: el usuario puede trasladar la Pre-venta a otra sucursal. Los artículos dentro de la misma respetarán la bodega origen de la sucursal anterior, por lo que se considerará una super factura de llegar a aplicarse.
  5. Permisos por Módulo Al visitar un módulo del sistema, obviamente teniendo permisos previos para hacerlo, podemos ver y establecer los permisos de utilización del mismo. Para esto, simplemente visite cualquier herramienta del sistema y luego vaya al menú de sesión. Haga clic en la opción de Editar permisos del Módulo. Esta es una herramienta de dos pasos. El primer paso nos pregunta que perfiles de usuario pueden o no pueden utilizar el módulo. Al denegar a un perfil el acceso a un módulo, lo hacemos directamente a todos los usuarios que estén en ese perfil. Cuando hagamos este ajuste, vamos a dar clic en Continuar. El siguiente y último paso nos muestra los usuarios que quedaron dentro de los perfiles que tienen permitido la vista del módulo, por si queremos BLOQUEAR específicamente a algunas personas dentro del perfil. Al finalizar los ajustes, damos clic en Guardar para que ya los cambios en permisos queden registrados y activos.
  6. Perfiles de Usuario En el menú Usuarios, visita la opción de Perfiles de Usuario. La lista de perfiles actuales del sistema se mostrará, y en las opciones laterales de cada perfil se nos permite modificar los módulos a los que tiene acceso, o eliminar del todo el perfil. En la parte inferior existe un espacio adicional para agregar perfiles extra al Guardar los cambios. Cada línea de perfil tiene las siguientes opciones: POS: establece la prioridad o la forma de ordenar los perfiles y usuarios al mostrarlos en un listado o selector. Código: un nombre corto de 3 caracteres para indicar el usuario. Nombre del Perfil: La descripción del perfil indicado. Rango: establece la posición del perfil en perspectiva de otros perfiles. Un perfil de Rango mayor podría administrar y crear/modificar usuarios de rangos inferiores, obviamente si este posee permisos de manejo de usuarios. Icon: el ícono para el perfil, basado en la lista de iconos mostrada en la parte inferior. Usuarios: informativo, muestra cuantas cuentas de usuario posee el perfil. Módulos por Perfil Por cada perfil mostrado en la lista, existe un botón extra que nos lleva al editor de módulos por perfil. En la parte superior contamos con las siguientes herramientas: Permitir Todo: quita el bloqueo de todos los módulos existentes, permitiendo un acceso total a TODO el sistema a los usuarios de dicho perfil. Bloquear Todo: establece un bloqueo global a todos los módulos del sistema para usuarios del perfil. Regresar: nos retorna a la lista de perfiles. Actualizar: vuelve a cargar el módulo que estamos utilizando, para detectar cambios posibles realizados en otras estaciones. Luego tenemos la opción de Operaciones entre Perfiles, la cual nos permite Copiar/Sobreescribir/Combinar los permisos por módulo con otros perfiles ya establecidos. Copiar: copia los bloqueos a/del perfil seleccionado. Copiar no reemplaza los bloqueos del perfil destino ya establecidos, solo importa los del perfil origen. Sobre escribir: reemplaza todos los permisos y bloqueos a módulos del perfil destino, basado en el perfil origen. Combinar: combina los bloqueos del perfil origen y destino, y deja los resultados en ambos perfiles. Por último, se nos muestra la lista de módulos permitidos y bloqueados, los cuales con un solo clic en el candado podríamos cambiar su estado de bloqueado/permitido o viceversa.
  7. Conceptos SiReTT cuenta, a partir del año 2023, con una nueva estructura y concepto de usuarios y permisos de utilización de módulos del sistema. Esta nueva estructura que ahora incluye la creación de hasta 60 perfiles personalizados, se define de la siguiente manera: Usuarios: cuentas que se crean para la utilización de personas, con el fin de que estas puedan ingresar al sistema y trabajar en él desde un punto de vista empresarial. Los usuarios se agrupan en Perfiles, y se les definen permisos específicos operativos. Perfiles de Usuario: el perfil de usuario define a mayor escala, en que módulos del sistema un usuario puede y no puede trabajar. SiReTT incluye los clásicos perfiles de Recepción, Técnico, Supervisor, Contabilidad, Bodega y Administrador, pero ahora posee la posibilidad de agregar y crear nuevas reglas para más perfiles. Inclusive se podría crear un perfil de usuario que solamente pueda visitar un único módulo. Para ajustes específicos, también se puede que un usuario de un perfil no pueda mirar un módulo, aunque su perfil si lo pueda hacer. Permisos Operativos: se definen por usuario, y establecen que operaciones pueden o no pueden realizar los usuarios. Por ejemplo, aunque un usuario pueda mirar una Factura emitida, no podrá anularle pagos o realizar devoluciones desde la misma. Otro ejemplo sería un usuario Técnico, el cual puede ver boletas, pero al tener la opción de Técnico Estricto, no podrá observar la información del cliente de la Boleta. Módulo: un módulo es un área de trabajo del sistema, una sección o ventana del mismo orientada a realizar ciertas operaciones. Un módulo puede ser un Reporte, la herramienta de Facturación, o el de crear un artículo. Para identificar el nombre de un módulo, simplemente lo visitamos (de tener permisos para ingresar a él por perfil) y nos vamos al menú de sesión del sistema. En la fotografía, podemos ver que en gris se nos muestra el nombre del módulo activo. Perfiles de Usuario Clásicos Los perfiles clásicos de SiReTT se mantienen por temas de compatibilidad con sistemas previos al 2023. Estos perfiles estaban definidos basados en la experiencia y observación de como las empresas utilizan los sistemas y definen su personal de trabajo, pero el problema es que, con la integración de nuevos tipos de negocios a nuestra red de clientes, estábamos obligando a las empresas a adaptarse a SiReTT, y no más bien haciendo que el sistema se adaptara al negocio. Recepción fue un perfil creado para la persona que interactúa con el cliente, con permisos de creación de Pre-Ventas, Proformas y Boletas. Técnico es el perfil orientado a trabajar la parte de reparaciones, taller y boletas. Podría asignar repuestos de inventario a sus reparaciones, pero no tomarlos hasta recibir autorización de un superior. Si él técnico es limitado, no podría realizar tareas de recepción ni ver datos de clientes. Supervisor fue diseñado para el usuario que era encargado del local, el jefe de los perfiles anteriores, y podría realizar operaciones relacionadas con autorización de tomas de repuestos, recepción o envío de mercadería a otras sucursales, revisiones de cierre de caja, anulación y corrección de pagos sobre facturas. Contabilidad fue un rango mayor creado con el fin de ya tener posibilidades de generar reportes financieros, registrar gastos, realizar anulaciones de facturas y pagos, registrar proveedores, trabajar en el área de documentos electrónicos y hacienda. Bodega es un perfil para usuarios que ya pueden trabajar en el inventario, realizar entradas y salidas directas para corregir el stock, asignar precios de venta, ver y modificar costos, tramitar importaciones y aplicar compras. Administrador es el perfil mayor, con acceso global a toda sucursal del sistema y con la capacidad de realizar todas las tareas sin limitación de los perfiles anteriores, y principalmente tener el único acceso a la configuración del sistema y usuarios.
  8. - Permiso específico de usuario para trabajar con usuarios. - Imprimir pre-factura ahora solicita la impresora a enviar el documento. - Certificados ahora registran la sociedad propietaria del mismo. - Impresión de certificados con datos de la sociedad propietaria. - Filtro de tipo de subcuenta contable en buscadores. - Filtro de estado de asiento contable en buscadores. - Filtro de tipo de gasto en consulta contable de compras. - Opción para perfil mínimo al imprimir prefacturas. - Imprimir prefactura ahora registra el precio total de esa preimpresión. - Ordenamiento de sociedades. - Venta en negativo ahora es un parámetro por Familia y no global. - Registro de recepciones que crean nuevos proveedores ahora tendrán el nivel del usuario que la recepcionó. - Aplicar un plan de financiamiento a un saldo de una factura ahora es aplicable por usuarios según la configuración de su perfil. - Filtros de Marca, Modelo y Clase, así como de grupo de artículo, en reporte de ultimas ventas. - Limpieza del uso del VIEW de costos, el cual provoca saturación del sistema y puede pegar los servicios. - Nuevo informe de utilidades por artículo. - Al registrar un ingreso directo, ahora se puede seleccionar el tipo de certificado a emitir. - Buscador de artículos con nuevos filtros de comprado, ordenado y vendido en un rango de fechas. - Corrección de ubicación al exportar el inventario. - Impresión de orden con opción de foto. - Rastreador de artículos comprados al proveedor. - Nuevo extra reporte al invocar informes de un artículo específico, de utilidades y márgenes. - Nuevo reporte de Artículos sobre R.M.A, detectando cuantos artículos fueron vendidos en un periodo, y cuantos devueltos según el tipo de bodega destino (defectuoso vs otras), para determinar artículos vendidos que se retornaron por defectuosos. - Nueva configuración por sucursal para determinar el tipo de despacho y entrega predeterminados. - Nuevas funciones en webservice para clientes (antes solo habían para proveedores). - Nueva opción de trámites en cola para reparar múltiples documentos con error en producción.
  9. - Ajustes con vinculo a Compras y Retornos. - Informe de consultas web por artículo. - Artículos vendidos, devueltos y apropiados con opción de mostrar por encargado. - Recetas editables y duplicables. - Códigos de barra con título independiente a los datos de empresa. - Preparativos para webservices de clientes.
  10. - Integración de mensajería al cliente por WhatsApp. - Rediseño de reportes de costos. - Clonado de preventa a múltiples clientes. - Exportado a Excel de listas de precios.
  11. - Rediseño de reportes que calculan costos para tener un mismo concepto e igualdas en los datos. - Actualizaciones varias a reportes - Log del Webservice para determinar si hay problemas o saturación en consultas. - Configuración de sucursal de recepción por Email.
  12. - Nuevos reportes estadísticos de ventas por Marca. - Rediseño del cálculo de reportes estadísticos por familia. - Corrección en el generador de listas de precios, omitiendo cuando la utilidad era mayor que 100. - Renombrado reporte de Precios por Simulación - Rediseño del reporte de Precios, Ventas y Utilidades. - Preparación del sistema para Facturación por Lotes. - Actualización del Análisis Financiero para tomar en cuenta Retornos. - Limitado del nombre del archivo a 50 caracteres.
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