Importación de XML - Compra Estandar o Gemela (Licencia)

[AndresJGM]

Importación de XML

La herramienta de Importación de XML permite a SiReTT Online detectar del documento XML de Factura de su proveedor, tanto la información de Proveedor como los artículos que vende y llenar automáticamente una Orden de Compra en modo edición, agilizando el proceso de registro de compras.

Ahora el reconocimiento de artículos también actualiza los códigos CABYS del proveedor.

Valor de la Licencia: $100.

Esta licencia tiene mucha utilidad pues agiliza los procesos de creación de compras y ahora los vincula también con la recepción de documentos electrónicos ya que, una vez completada una recepción, el sistema nos deje lista la compra para solo revisar y aplicar.

Conceptos Iniciales

Existen dos formas de Importar un XML a una Factura de Proveedor.

• Compra Estándar
  Cada línea de detalle que contiene la Factura Electrónica va a ser comparada con el Inventario de la Empresa, utilizando los diferentes tipos de códigos comerciales que puede traer el XML que emite tu proveedor.
  
  Cada línea de artículo puede traer 4 tipos de códigos comerciales, donde el 01 es el código del proveedor, el 02 es el código de cliente (cuando el proveedor tiene un sistema con la capacidad de tener nuestros códigos), 03 es el código de la industria (código único internacional GTIN del producto el cual está también en nuestro inventario como parte de la información de cada artículo) y 04 como código interno de proveedor (similar al 01).
  
  De acuerdo a estos 4 códigos, SiReTT determina si puede reconocer el artículo del proveedor en nuestro inventario. De poder hacerlo, llena automáticamente la línea de detalle de la Compra, mientras que de no poder, crea una línea de detalle "No reconocida" para que el usuario luego pueda crear un nuevo artículo o vincularlo a uno ya existente de nuestro sistema. Estos vínculos quedan establecidos en SiReTT entre artículos y proveedores en caso de futuras compras.
• Compra Gemela
  Este caso se utiliza cuando tenemos múltiples sociedades en un solo SiReTT y que, por ende, utilizan los mismos códigos de inventario. Es una forma de decirle al sistema que importe el XML reconociendo cada producto con su mismo código.

Métodos disponibles

El proceso de Importar XML se puede realizar en 3 diferentes módulos del sistema. Siempre recomiendo la opción de hacerlo en la misma recepción, automática o manualmente.

Automático por Recepción

Al llenar el formulación de una Recepción, podemos activar el módulo automático de compra para que cuando el documento sea aceptado por hacienda, el sistema prepare la orden de compra. Se deben utilizar las opciones de Auto Compra Estándar o Auto Compra Gemela.

Manual por Recepción

Al abrir una recepción ya aceptada por hacienda desde el menú Hacienda - Recepciones, podemos ver el acceso a las opciones para crear la Compra. Estas solo estarán disponibles para recepciones que no hayan sido ya enviadas a Compra o Gasto.

Importar desde Orden

Al crear una orden, podemos ir a la pestaña de Herramientas y allí utilizar la opción de Subir XML Factura Electrónica.

Esto invocará un módulo para indicar el archivo y también activar la opción de Inventario Gemelo en caso de que aplique para venta interna.

 

[AndresJGM]

Detalle de Compra

Al realizar el proceso por cualquiera de los métodos anteriores, el sistema va a reconocer cada línea de detalle en 2 tipos, el reconocido y el desconocido. Los reconocidos son artículos habituales de una orden que ya están declarados en nuestro inventario, mientras que los desconocidos quedan en espera de que el usuario establezca si es un artículo nuevo o alguno que ya tenemos en el sistema.

También se llenarán los totales del documento, así como los impuestos pagados.

Trabajando con Líneas Desconocidas

En el detalle de la orden de compra veremos si existen artículos no desconocidos, debajo de la marca respectiva.

Los 3 botones que trae cada línea de detalle desconocida nos permiten decidir que hacer con cada artículo.

• El botón verde de Más, nos llevaría al módulo de crear artículo, y automáticamente llenaría la información de Descripción y Código Proveedor. Al guardar el artículo, se nos retornaría a la Orden con la línea ya reconocida e internamente, se crea un vínculo entre el código del proveedor y nuestro inventario por si volvemos a comprar en un futuro.

• El botón azul de Vínculo (cadena) invoca un módulo para buscar de nuestro inventario actual, cual artículo corresponde con dicha línea. Con un clic creamos un vínculo entre artículo y código de proveedor.

• Por último el botón de Equis Roja eliminaría la línea de detalle para no ser tratada en la orden.

Líneas Reconocidas

De acuerdo a como vayamos trabajando la orden, las líneas reconocidas pasarán a la parte superior del detalle del documento, limpiando poco a poco las líneas desconocidas.

Eliminando un Vínculo de Artículo - Proveedor

Por último, en el caso de que por error se haya creado un vínculo equivocado con un artículo de nuestro inventario, lo que debemos hacer es abrir ese artículo en el catálogo del sistema, e ingresar a la pestaña de "Vinculo".

En esta sección del artículo podemos ver los vínculos creados con códigos de otros proveedores, y con el botón de la equis, de ser necesario podemos eliminarlo.