El Monitor y Registro de Hacienda

[AndresJGM]

Monitor de Hacienda

Es responsabilidad del Cliente asignar a una persona que vigile cada cierto tiempo el Monitor de Hacienda y el Registro. No es un proceso que tengan que hacer cada vez que facturen, pero si pueden hacer cortes y revisarlo a medio día y al final del día. El monitor es el equivalente a la Cola de Impresión en Windows, donde todos los documentos que están pendientes de terminar el proceso electrónico se van acumulando.

Los posibles diferentes estados de los documentos están descritos en el siguiente Foro

Pero para hacer un resumen más sencillo.

• Si el estado del documento está entre 1 y 3, significa que algo está mal configurado en SiReTT respecto a Factura Electrónica y les recomendaría revisar la guía nuevamente. Estos documentos no llegaron ni llegarán a Hacienda.
• Si el estado está entre 4 y 12, significa que se está procesando y es normal. Si aquí aparecen Errores puede ser que Hacienda esté saturado procesando documentos.
• Si el estado de Token Error (5) aparece de forma persistente desde que iniciaron la configuración de Hacienda, posiblemente pusieron de forma equivocada el usuario y clave que genera el ATV, y posiblemente más bien pusieron el usuario y clave del mismo ATV.
• Si el documento queda en estado 14 o 15, es aquí donde se debe entrar en revisión, ver la razón del rechazo en el menú Hacienda - Registro, y tomar la decisión de realizar un Re-intento de comprobación, aplicar una Devolución Total y luego volver a Facturar, o solamente resolver el caso de forma manual. No es un estado que se deba dar muy seguido, inclusive podrían pasar semanas sin un rechazo, pero nunca se sabe.

Los botones rojos del Monitor, el Desatornillador resuelve todos los casos de 1 2 3 14 15 (errores) de documentos que se emitieron en Fase de Prueba. El botón del basurero retira todos los documentos en su totalidad de Fase de Prueba - STAG. Estas herramientas no funcionan con documentos en producción porque se supone el cliente debe tramitar la corrección revisando cada caso y aplicando devoluciones.

Registro de Operaciones

Para poder observar el proceso y razones de Rechazo de documentos pueden ir al menú Hacienda - Registro. Esta sección es una simple bitácora de operaciones pero permite observar porque se rechazó un trámite o si el servidor de Hacienda está saturado o no responde del todo.

Está en inglés y por ejemplo, los Operation Timed out significan que no recibió el documento (saturado), Estados Desconocidos que se recibió una respuesta no esperada según la documentación de Hacienda al tramitar un proceso y Already Sent si hacienda no respondió que lo recibió la primera vez y al volver a intentar dice que ya lo tiene. En general son cosas relacionadas a comunicación entre servidores, pero para que se den una idea del proceso.

Corregir un Documento

La forma normal de arreglar un documento en estado 14 o 15, y luego de realizar uno o varios re-intentos, sería el de aplicar una Devolución Total de Mercadería. Al hacerla, el sistema mismo marca el documento como resuelto y lo retira de la cola. Pero también, al abrir una Factura o Devolución en conflicto, un botón de un Desatornillador Rojo en la cabecera de la misma nos permite solucionar de forma manual, aunque claro... estarías haciéndolo de la forma incorrecta y posiblemente tengas "más impuestos" que pagar al no hacer la devolución para "deducir impuestos".

En fase de pruebas - STAG, no es necesario hacer Devoluciones y simplemente procedemos a utilizar el Desatornillador.

Si el cliente ya se fue?

En caso de estados 14 y 15, se debería emitir la nota de crédito y notificar al cliente para la corrección del trámite. Si no hay forma de notificar al cliente, igual corresponde hacer la solución de estos estados y guardar la copia de los documentos.

Re-Intentar el envío de una Factura Electrónica Rechazada.

Esta actualización es importante pues les va a facilitar el trabajo bastante respecto al tema de la acumulación de Facturas Electrónicas y Devoluciones rechazadas.

Ya están acostumbrados a utilizar la Devolución como forma de solución primaria, y el desatornillador si no hay nada más que hacer. Pero con la nueva actualización, antes de hacer Devolución total de una factura rechazada, podemos hacer un "RE-INTENTO".

El botón de re-intento está disponible tanto en el Monitor de Hacienda para hacer una operación global, como en cada documento cuyo estado sea XML Rejected (14). Al utilizar la opción, lo que le decimos a SiReTT es que vuelva a intentar la consulta del documento nuevamente (no generando el XML, sino preguntando otra vez si estaba bien. El sistema pondrá en cola de consultas nuevamente el o los documentos afectados en el estado XML Send (8) a esperar que la siguiente sincronización obtenga un resultado diferente.

Y, aunque resulte increíble y fuera de toda lógica, resulta que los casos de rechazo "la firma del comprobante electrónico no es válida" puede cambiar a "Aceptado". No funciona siempre, pero si he visto que en la gran mayoría de los rechazos.

Mi consejo es que no hagan esta operación de inmediato, déjenla para aplicar durante la noche cuando ya no estén trabajando o no hayan muchos documentos en el monitor de trámite normal/habitual.