Permisos especiales de Facturación y Ordenes

[AndresJGM]

Permisos Especiales de Facturación y Órdenes
Desarrollado: 6 de septiembre de 2018

En el sistema se pueden especificar ciertos permisos respecto a operaciones en ventas y requisitos de aprobaciones previas. Esta nueva sección permite que el dueño del sistema personalice y tenga más controles sobre un proceso de Ordenes y Ventas. Para empezar, al crear un usuario o editarlo, en la sección de Permisos encontrarán los siguientes parámetros opcionales:

Crear Cotizaciones: le permite a un usuario iniciar el proceso de +Proforma en el menú Órdenes.

Crear Pedidos: le permite a un usuario finalizar su proforma como un pedido. De no tener este permiso solamente podría cerrar la proforma como Proforma. Recuerden que un pedido es algo formal que indica que hay que facturar esa mercadería y se agrega a la Cola de Órdenes. Este permiso también le permite al usuario abrir una Proforma y aprobarla como Pedido.

Crear Pre-Ventas: le permite a un usuario iniciar y trabajar en Pre-Ventas. Es un permiso básico necesario para que un empleado pueda empezar una Factura.

Aplicar Facturas: si bien el usuario podría iniciar una Pre-Venta, no la podrá aplicar como Factura si no posee este permiso.

Aprobaciones en Pre-Venta

En un documento de Pre-Venta podrán encontrar la sección de Autorizaciones. Esto representa 4 diferentes "Visto bueno" que puede tener el documento antes de ser tramitado como Factura. Según la configuración y permisos de usuarios, una persona podría Aprobar un paso, Requerir que un paso sea aprobado u omitir la regla.

Venta: un visto bueno que indica que se puede tramitar la Factura. Un visto bueno solamente necesario si las normas de su negocio son estrictas y quiere revisar el documento de la factura antes que el usuario lo aplique.

Crédito: un visto bueno que se verifica solamente si la factura es un crédito. Por defecto es un permiso que cualquiera puede omitir si el cliente tiene suficiente crédito y está al día con la empresa.

Extra Crédito: un visto bueno que se verifica solamente si hay problemas de crédito con el cliente, como un disponible no suficiente o con documentos vencidos. Este es una herramienta útil que simplemente omitiría la necesidad de "Extender" el crédito a documentos vencidos.

Bodega: un visto bueno que se puede utilizar como un requisito previo a Facturar, simulando que Bodega ya verificó existencias.

Si la palabra "REQUERIDO" aparece debajo de una de estas autorizaciones, el candado está en ROJO y se requiere la verificación, significa que el usuario no podrá Aplicar el Documento.

Usuario Aprobador

Un usuario con permisos establecidos según la primera imagen de esta guía, podría abrir la Pre-Venta de otro usuario y realizar dichas aprobaciones. Los permisos que debe activar son "Aprueba Pre-Ventas, Aprueba Crédito, Aprueba Extra Crédito, Aprueba Bodega" respectivamente.

La aprobación es tan sencilla como darle clic al candado correspondiente para intercambiarlo entre ROJO a VERDE dando el visto bueno. Si da clic a un candado VERDE, lo volverá a convertir en ROJO.

Toda aprobación queda registrada en la bitácora de la Pre-Venta.

Usuario con Requerimiento

En caso contrario a quien Aprueba, existen otros permisos que se pueden ver en la primera imagen que indican si un usuario necesita una aprobación previa antes de aplicar la Factura. Estos permisos son "Requiere Aprobación de Pre-Venta, Requiere Aprobación de Crédito, Requiere Aprobación de Extra Crédito, Requiere Aprobación de Bodega".

Por defecto para mantener el funcionamiento básico del sistema, todo usuario tiene activada la opción de "Requiere Aprobación de Extra Crédito", incluyendo los administradores, para trabajar de la forma anterior.