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Exportar e Importar Inventarios (Licencia)


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Es común que una nueva empresa que adquiere SiReTT Online desee importar su inventario de su sistema anterior y es por esto que se desarrollo hace unos años atrás el soporte para realizar esta operación.

La importación de SiReTT no trabaja sobre cualquier archivo de Excel, pues el propietario del sistema debe descargar un "Archivo Base" y rellenar los valores guiándose por las columnas que muestra el sistema.

Exportar e Importar también es utilizado no solo para crear nuevos productos, sino también para actualizar cambios en productos ya existentes. Por ejemplo, podrías exportar la lista de artículos de la familia Calzado, actualizar sus precios en Excel, y luego importarlo para sincronizar los cambios.

Exportar Inventario

Vamos a ingresar en Inventario - Herramientas - Exportar Inventario (CSV).

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El módulo de Exportado esta formado por 3 secciones. La primera corresponde a los filtros de Exportación, para establecer que queremos exportar en el archivo. La segunda sección nos pregunta sobre qué precios deseamos exportar, y la tercera sección es para elegir que otras columnas deseamos exportar.

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En Filtros de Exportación, vamos a establecer exactamente que deseamos Exportar. Cuando exportamos por primera vez en un sistema nuevo el Inventario para generar un archivo base, solamente se van a exportar los códigos predeterminados del sistema, y podemos usarlos como base informativa para entender como rellenar la información.

Supongamos que vamos a exportar un archivo base para rellenar. En Precios a Exportar vamos a seleccionar cuantos precios van a necesitar ustedes para su sistema (cuantas listas de precios diferentes). Un estándar seria solamente marcar Precio 2 (o como hayan nombrado a sus precios en Sistema - Opciones - Sección 7). Recuerden que SiReTT tiene hasta 14 listas de Precios diferentes para poder trabajar con clientes en escalera de precios establecidos (Detalle, Mayoreo, Asociación, VIP, Promo).

En la sección de Otros Datos a Exportar vamos a seleccionar que información deseamos adjuntar al archivo, basado en que información tenemos de otro sistema. Lo ideal para una nueva importación es que se exporte el Costo Promedio, Último Costo, Familia, Existencia, Descuento Utilidad (si desea manejar utilidades en lugar de precios establecidos).

Por defecto toda Exportación incluye el Código, Parte y Descripción, así como la jerarquía con fines informativos (Lista de Maestros / Esclavos).

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Marcando las opciones a Exportar, vamos a dar clic en el botón para iniciar la descarga del archivo.

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El sistema descargará un archivo CSV (Valores separados por Coma), compatible con Excel pero que siempre se debe dejar como un CSV y nunca convertirlo de formato. El nombre del archivo suele ser items_(fecha).csv

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Al abrir el archivo en Excel debería observarse de la siguiente manera.

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No se ve bien el archivo en Excel

Es un formato CSV, y por defecto está configurado para compatibilidad con un Excel en español y con una configuración regional de Windows en Español / Costa Rica. Si cuando abres el archivo vez toda la información pegada de forma equivocaba o en una sola columna, lo mejor será cambiar tu configuración de Excel y de Windows. Si esto se te complica, también puedes cambiar en SiReTT, en Sistema - Opciones - Sección 3 la siguiente configuración:

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Debes probar diferentes variaciones hasta que la información te abra bien en Excel.

  • En Separador de Listas CSV prueba con una Coma (,) o con Punto y Coma (;).
  • En Encierro de Listas CSV prueba con Comillas Dobles (") o con Comilla Simple (').

Guarda los cambios, vuelve a exportar y abrir, y hasta que la información se vea correcta es que todo quedó perfecto. Este es un paso un poco complicado, pero es para buscar como es que tu Excel maneja las cosas, y por defecto SiReTT viene configurado como debería ser para un Excel actualizado y en Costa Rica.

Que es ese signo frente a los Códigos?

El símbolo ^ se usa en SiReTT al exportar datos de una Columna que solamente tiene valores numéricos. Es para evitar que Excel elimine ceros a la izquierda o lo convierta en Notación Exponencial.

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SiReTT coloca este símbolo frente a las celdas que suelen tener este problema, como Código, Parte, Código de Proveedor y Código de Barras. En el proceso de importación, ignora este símbolo como si no existiera. Sin esto, podría suceder que una importación nos destruya los códigos del inventario pasándolos todos a notación científica.

Sería un caso muy extraño, pero puedes cambiar este signo por otro en Sistema - Opciones - Sección 3.

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Por que la Familia, Proveedor y otras columnas traen un Valor Numérico?

SiReTT no importará Familias ni Proveedores. La principal razón de esto es que en SiReTT las familias pueden ser un árbol de ramas ilimitadas, mientras que en otros sistemas es solo una estructura simple. Para evitar caer en complicaciones, en SiReTT se coloca el valor numérico de estos campos.

Este número en el caso de las Familias, puedes obtenerlo en Inventario - Configuración - Árbol de Familias y corresponde al número Rojo de la columna del ID.

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En el caso de los Proveedores, corresponde al valor numérico, sin ceros a la izquierda, del código del Proveedor.

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En el ejemplo, sería el uno (1).

Tengan esto en cuenta a la hora de hacer una Importación.

MAC Os y Exportar / Importar

Honestamente al día de hoy no recomiendo para nada Importar datos que han sido manipulados en una MAC. Lamentablemente la codificación es un poco complicada y puedes obtener resultados como tildes perdidas y cambiadas por otros símbolos, que luego complicarían la búsqueda en el inventario. En algún momento futuro trataré de resolver este tema.

Precios y otras columnas asociadas

Cada vez que exportes los datos de Descuento, Max Descuento, Utilidad y Comisión, estos se mostrarán solamente al lado del Precio exportado, pues dependen de este. Si marcas estas exportaciones pero ningún precio, no aparecerán.

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Descuento presenta el valor máximo que vas a permitir que un vendedor normal sin permisos especiales se baje respecto al precio establecido de la lista. Con un descuento de CERO el usuario no podría bajar el precio.

Utilidad presenta cuando deseas ganarle a un artículo basado en su Costo Promedio, Último o Mayor. Si bien se puede importar esto y dejar los precios en cero, recuerden que luego hay que sincronizar las utilidades para re-calcular precios de venta en Inventario - Herramientas - Calcular Precios por Utilidad. En SiReTT la utilidad se aplica solo cuando le dices que lo haga, y los precios establecidos son los que mandan.

Comisión indica cuando paga este artículo por comisión al vendedor y se calcula al momento de la venta misma realizada.

Máximo presenta un segundo nivel de descuento, permitido solamente a usuarios que les hayas brindado el permiso de Descuento Máximo.

Todos estos valores se ingresan en valor numérico donde un 9.5% se ingresaría como 9.5.

Otras sugerencias

  • Puedes eliminar columnas que no necesites en la Importación.
  • No hagas anotaciones extras en Excel, por ejemplo al lado derecho de cada línea. Esto suele crear nuevas columnas en el CSV y si SiReTT detecta columnas inválidas, sin un título reconocido, va a rechazar la importación.
  • No dejes valores numéricos en blanco. En precios por ejemplo que no existas pon un Cero.
  • No elimines la fila de títulos ni edites ningún título. La importación de inventarios en SiReTT reconoce los títulos de las columnas para determinar que valor llenaste allí.
  • No edites un código exportado, pues este es la llave donde el sistema determina si el archivo es para actualizar o para crear.
  • Al guardar el CSV en Excel, es muy probable que te pregunte si deseas seguir usando el formato de archivo, a lo que vas a responder que SI.

Importar Inventario

Completada la edición de datos en Excel podemos volver a subir el archivo al sistema para sincronizar. Ten en cuenta que códigos en Blanco no se van a importar, códigos que el sistema no tenga en la base de datos se van a crear, y códigos que ya existan se van a actualizar.

Si es producto nuevo que no tiene código en tu sistema anterior, o nunca codificaste, te aconsejo que crees un código consecutivo incremental basado en el prefijo de la familia donde vaya a quedar. Si por ejemplo tus artículos son de la familia Blusas que tiene el prefijo 21, pues usa las bondades de Excel para codificarlo a partir del 21001, 21002, 21003 ...

Vamos a ir a Inventario - Herramientas - Importar Inventario

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En Archivo CSV vamos a dar un clic en seleccionar archivo y buscar donde lo colocamos en nuestro equipo.

En Opciones vamos a marcar las casillas de Importar Costos, Importar Precios si deseamos actualizar esta información. En caso contrario no actualizará Precios y solo los pondrá para artículos nuevos. Respecto a los Costos el sistema solo importará el Ultimo Costo, pero no afectará el costo promedio actual.

La opción de MAC / IOS es un intento en progreso de resolver el tema de compatibilidad de acentos.

En Cantidad vamos a seleccionar en que bodega, de la sucursal actual, deseamos ingresar el Stock que trae el archivo en la columna de Cantidad. Al lado vamos a seleccionar si esto es como Entrada (sumar) o como Salida (restar). Aclaro que la operación sobre cantidad es de Sumar o Restar al Stock actual, y no de igualar forzado (para eso se usará el módulo de Conteo y Tomas Físicas). También deben tener en claro que la importación no se aplica directamente, sino que SiReTT crea múltiples documentos de importación, separados en documentos de 250 líneas cada uno, para luego ir a Inventario - Ajustando, abrirlos, dales una mirada final y aplicarlos.

En Ubicaciones vamos a indicar si las vamos a importar, y requiere que también esté establecida la bodega a afectar en el parámetro anterior, y que el archivo tenga este valor.

En Opciones de Impuestos para Nuevos Artículos Importados vamos a marcar que impuestos pagan los artículos de la importación. Esto solo afecta nuevos artículos que se vayan a crear, y no artículos ya existentes, en cuyo caso lo mejor es utilizar el Editor Múltiple.

Para iniciar la importación, vamos a dar clic en el botón de guardar.

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Al finalizar la exportación un mensaje indicará que se finalizó el proceso y descargará un archivo de Excel llamado Respuesta, en donde ustedes podrán observar que pasó con cada línea de detalle o, si hubieron errores, la razón de los mismos.

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hace 10 minutos, Hugo Aristizabal dijo:

 

buenas noches don andres , si yo decido hacer un inventario en mi tienda ya establecida , para verificar si las unidades fisicas coinciden con las unidades en el sistema , cual es la herramienta que usted sugiere , teniendo en cuenta , la idea mia es contar todas las existencia de una sola vez ? , gracias 

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hace 5 minutos, Hugo Aristizabal dijo:

buenas noches don andres , si yo decido hacer un inventario en mi tienda ya establecida , para verificar si las unidades fisicas coinciden con las unidades en el sistema , cual es la herramienta que usted sugiere , teniendo en cuenta , la idea mia es contar todas las existencia de una sola vez ? , gracias 

Don Hugo.  Sirett tiene una herramienta en el apartado de Bodega que se llama +conteo (creo que se necesita licencia) y es justamente para hacer lo que deseas.  A mi me ha servido mucho para verificar posibles robos por parte de empleados, afinar el inventario, etc

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hace 15 horas, Oscar dijo:

Don Hugo.  Sirett tiene una herramienta en el apartado de Bodega que se llama +conteo (creo que se necesita licencia) y es justamente para hacer lo que deseas.  A mi me ha servido mucho para verificar posibles robos por parte de empleados, afinar el inventario, etc

buenos dias , gracias por la respuesta , claro ese es el método que utilizo lo que pasa es lo siguiente .                                                                                                                                             si yo tengo producto  fisico y tambien de ese mismo producto lo tengo en el  sistema a la hora de contar me lo modifica ejemplo                                                                                                        codigo 102030 ( en el sistema ) 5 unidades ,             codigo 102030 ( en existencia fisica )  10 unidades el sistema lo que hace el hacerme una entrada por 5 unidades y asi me ajusta el inventario a 10 unidades que son las unidades exactas que en realidad tengo , y hasta ahi todo bien . 

 

   pero si  por decir del codigo 102030 ( en el sistema ) 5 unidades ,         y    codigo 102030 ( en existencia fisica )  o unidades  , no pasa nada en el sistema y me  quedan las mismas 5 unidades  y a la hora de liquidar o mirar cuantos es el valor total del  inventario pues no me va a dar el valor  real   por que son 5 unidades que fisicamente no estan  .

 

esta es mi duda , me gustaria si me pueden aclarar este punto muchas gracias .                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     

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