03. Contabilidad - Exportar e Importar Cuadro de Cuentas

[AndresJGM]

Consulta del Periodo

Desde la consulta de un Periodo específico, el cual se puede visitar al abrirlo desde el menú Conta - Periodos Contables, tenemos la sección de Herramientas.

Los archivos que se importa o exportan son en formato CSV (Valores separados por Coma), los cuales se pueden manipular en Excel, pero es importante siempre mantenerlos en ese formato si los vamos a utilizar para importar.

Exportando el Cuadro de Cuentas

Exportar no requiere más entrada que simplemente dar clic en el botón de Exportar Cuadro de Cuentas. Se extraerá toda la información en un archivo CSV.

En nuestro navegador se descargará el archivo solicitado. Si No ha ingresado información contable para este periodo, SiReTT solamente exportará los títulos, y puede utilizar ese archivo como guía para crear una importación, inclusive desde otro sistema.

En cambio, si hay información, podremos ver resultados basados en los últimos cierres y asientos APLICADOS.

El signo ^ se utiliza para evitar que Excel haga cambios en valores con solo números, como convertir un 001 en 1. Este signo se ignora al importar por lo que se puede quedar allí. Usualmente se establece en la configuración del sistema.

Importando Cuadro de Cuentas

Utilizando el mismo CSV exportado, respetando y manteniendo los títulos, podemos importar datos para crear nuestra estructura contable, o inclusive para solamente preparar un Asiento Contable con los valores del Débito y Crédito.

El número de Cuenta debe cumplir al 100% con los estándares de Profundidad y Longitud establecidos en el Periodo, ya que de no ser así, se ignorará la línea, y podría traer inclusive consecuencias en líneas siguientes que dependan de esta (sub-cuentas).

Descripción de la Cuenta es simplemente el nombre de la misma, y como será buscada e identificada. No se aceptan nombres en blanco.

Tipo de Cuenta es importante, pues le dirá a SiReTT como considerar la cuenta que está recibiendo. Mayor, para cuentas contables, y Balance, Gasto o Ingreso para Sub-Cuentas. Como el sistema es estricto en la estructura de cuentas, no se permite que una Sub-Cuenta contenga Cuentas o Sub-Cuentas, o que una Cuenta Mayor esté en el nivel de profundidad máximo, o que una Sub-Cuenta no tenga una Cuenta Mayor padre.

Los valores que coloquen en Débito o Crédito para Sub-Cuentas solamente, se importarán en un Asiento Contable inicial que creará SiReTT para que al ser aplicado, todo quede exactamente igual al origen. Esto también tiene requisitos, ya que no se acepta que ambas columnas tengan valores. Si una tiene un monto, la otra debe ser CERO.

Si el CSV trae una cuenta que ya existe, no se sobre-escribirá y se dejará tal cual está en SiReTT, pero si viene con valores de Débito o Crédito, se adjuntará al asiento contable de importación.

Si al importar un Cuadro de Cuentas se detectan problemas, SiReTT generará un archivo de respuesta que se puede descargar al finalizar la importación con información de Errores. Lo ideal, al importar de otro sistema, es que no existan errores, por lo que recomiendo que de existir problemas, se use "Limpiar Datos del Periodo" que está disponible en las herramientas del periodo, se corrija el CSV y se vuelva a intentar. Tenga en claro que Limpiar Datos del Periodo borra todo absolutamente, y no se recomienda utilizar a menos que simplemente esté iniciando un nuevo periodo y quiera importar datos de otro.

Teniendo todo claro, en el menú de Herramientas utilice la opción de Importar Cuadro de Cuentas.

Seleccione el archivo a cargar, dando clic en Elegir y seleccionando el archivo de su equipo. Marque la casilla MAC/IOS si el archivo fue creado y guardado en MAC. Haga clic en Procesar para iniciar la importación.

Al terminar, nos mostrará el siguiente mensaje:

Y, si no tiene bloqueadas las ventanas emergentes, se descargará un archivo de resultados.

El contenido de ese archivo son los errores encontrados durante el proceso. Si está vacío, todo resultó perfecto.

Puede consultar en la pestaña de Cuentas Mayores o Sub-Cuentas, los resultados de las importaciones. En la pestaña de Asientos Contables podrá encontrar el Ajuste creado con el detalle de la importación para los Débitos y Créditos.

Al aplicar dicho ajuste, dejará las Cuentas y Sub-Cuentas con los Saldos deseados. Información sobre Asientos contables está disponible en este mismo foro.