07. Contabilidad - Asientos Contables

[AndresJGM]

Creación de un Asiento

Para crear un asiento contable, se puede realizar desde casi cualquier módulo contable, ya sea en el periodo, en la ventana de una Cuenta o en la ventana de una Sub-Cuenta. Simplemente desde cualquiera de estas ubicaciones damos clic en la pestaña de Asientos Contables.

Y en este panel de búsqueda, damos clic en Agregar. Para aclarar, es indiferente la ubicación de donde vayamos a crear un asiento, pues solamente lo creamos para el Periodo Contable inicialmente, y no va a quedar ningún vínculo con la Cuenta o Sub-Cuenta donde se haya creado.

En la venta de creación del Asiento, se nos mostrará primero la Sociedad y los datos del periodo contable.

La Descripción del Asiento es obligatoria y no puede estar en blanco. Este dato nos ayudará para identificar y buscar el asiento.

El Documento de Referencia no es obligatorio, pero es un dato que puede ayudarnos a vincular este asiento con otro trámite o documento físico.

Clasificación de Diario es para elegir en cual Libro de Diario vamos a ingresar el Asiento.

En Fecha y Hora vamos a establecer cuando queremos que sea registrado el asiento dentro del periodo. Este valor no puede salirse del periodo contable, y de acuerdo a tus permisos contables, no puede estar atrás de la fecha del último corte mensual.

El espacio de Anotaciones es para guardar cualquier otro tipo de información relacionada con el asiento.

Para iniciar el asiento, vamos a dar clic en Guardar. Si todo resulta bien, se nos mostrará el mensaje:

Con el botón de Ir al Registro, abriríamos el Asiento Contable para detallar su contenido, o con Regresar nos regresamos al módulo desde donde iniciamos el Asiento.

Detalle de Asiento Contable

Al abrir un asiento contable, tendremos acceso al siguiente módulo:

En la barra de título tenemos acceso a EDITAR el asiento, lo cual nos regresaría al formulario de creación del mismo para ajustar cualquier dato. ELIMINAR borraría el asiento contable y solamente es permitido si no está aplicado. Podemos regresar al inicio del cuadro de cuentas con el botón de PERIODO.

Debajo de la barra de título hay unos iconos informativos:

El candado nos indica si el asiento está abierto o está Bloqueado. Cuando un asiento está bloqueado, solamente puede ser modificado por un perfil Contable Administrativo. Se bloquea o desbloquea dando clic al icono.

El lápiz nos indica que el ajuste está en modo Edición no ha sido aplicado a las Sub-Cuentas. Con un clic a este icono podemos aplicar el ajuste y la imagen cambiaría a un check. Un perfil Contable Administrativo podría desaplicar el asiento.

El calendario nos indica el estado del periodo mensual en el que se encuentra el asiento por su fecha. Si está abierto, nos muestra el calendario normal, pero si está cerrado, nos muestra un check dentro del calendario. Un perfil básico contable no puede modificar asientos si ya el periodo mensual fue cerrado.

La puerta nos indica el estado del Periodo contable. Si está abierta nos indica que esta activo, pero si está cerrado nos indica que el periodo ha finalizado. Ningún perfil contable puede realizar cambios en el estado de FINALIZADO.

El panel informativo nos detalla la Sociedad, información del Asiento contable y el periodo contable al que pertenece.

La sección de totalización nos muestra el estado actual del asiento según su detalle, con la sumatoria de Débitos, Crédito y el descuadre actual. Un asiento no se puede aplicar si existe un descuadre.

Agregando Líneas al Detalle

En la sección de detalle del asiento contamos con herramientas que nos permiten detallar los movimientos de capital involucrados en el asiento.

En Sub-Cuenta, podemos ingresar el número completo de la sub-cuenta que vamos a agregar, o algún término de la misma para que se nos muestren posibles resultados a elegir de una lista.

Si ingresamos el número exacto, nos pasamos al siguiente paso con la tecla ENTER. También podemos dar clic a alguna opción de la lista. Un pequeño panel informativo nos muestra los datos de la cuenta seleccionada.

Luego, en CONCEPTO vamos a ingresar algún tipo de nota, referencia, documento asociado al trámite de la línea de detalle. Esto nos ayudará a localizar luego el asiento por línea.

En Monto Original y con fines informativos, vamos a ingresar la moneda y monto original de la transacción para cuando se trabaja con cuentas en otras monedas diferentes a la contable. Este tipo de registro no tiene mayor fin que para anotar conversiones de totales y realizar sumatorias al final del asiento para detectar incongruencias. No es un valor obligatorio.

En el espacio de Monto vamos a ingresar la cantidad de capital que se tramita en esta línea de detalle.

Por último, para ingresar la línea en el detalle, vamos a utilizar el botón de izquierda para que se aplique al DEBE, o el de derecha apra que se aplique al HABER.

Cada línea que insertemos se va a ir agregando al detalle del documento.

Por cada línea, el botón del Lápiz nos permite modificar los valores ingresados.

Se puede modificar el monto ingresado, pero no así si es al Debe o al Haber, ya que este se establece cuando la línea se inserta.

Con el botón de la Equis (x) eliminamos la línea de detalle.

Con el botón de Limpiar Detalle borramos todo el contenido del asiento contable.

El asiento se puede ir trabajando día con día, hasta que sea aplicado o su destino sea otro. Cuando se realiza un cierre mensual, todos los asientos dentro del cierre se aplican automáticamente.