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Como funciona SiReTT con Factura Electrónica?


AndresJGM

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SiReTT Online

Lo primero es conocer lo básico del sistema. La plataforma esta desarrollada en PHP 7.x, con base de datos MariaDB y utiliza características de HTML, Javascript y CSS para la interfaz de usuario. Los servidores están alojados en USA y Canadá, en la parte Norte y Sur de las famosas Cataratas del Niágara donde la electricidad es más barata. Contamos con varios servidores, en donde por lo general cada uno aloja 25 empresas, pero hay casos en alquileres de sistemas pequeños donde se encuentran más de 40 empresas y otros casos exclusivos donde se alojan solamente de 1 a 10 plataformas.

Utilizamos CentOS 7.x como sistema operativo, combinado con Cloud Linux para una distribución controlada de recursos por sistema SiReTT.

Los servidores son como mínimo procesadores Intel Xeon de 4 núcleos/8 hilos, y algunos casos de 12 núcleos / 24 hilos, con 32GB de RAM y tienen de 2 a 4 discos duros SSD para manejar respaldos internos que se realizan todas las noches entre 3~4 a.m. Adicional, los respaldos que realizan cada servidor, se transmiten a otro de los servidores en la misma red para tener dos copias de seguridad en caso de emergencia.

Estructura General

Primero que nada estamos claros, según la guía de configuración de Factura Electrónica, que en SiReTT se crean Sociedades a las cuales se les establecen los parámetros de Factura Electrónica (Certificado, Pin, Usuario, Clave y Modalidad) y luego se conectan con Sucursales mediante "Cajas" que crean este vínculo. Una Caja puede ser utilizada por todos los empleados, a menos que se utilice la modalidad de Terminales que ya realiza un control más estricto limitando solo al usuario que abrió la Terminal a Facturar (como el concepto de las filas de un supermercado).

Cada Sucursal tiene un ID de sucursal, y cada Caja o Terminal tienen un ID de Caja para la elaboración del consecutivo de Hacienda. Además, cada sucursal lleva los datos de Nombre Comercial y Dirección para elaboración de XML.

El propietario o empresa que maneja SiReTT es la responsable de realizar de forma correcta la configuración de Factura Electrónica de sus sistemas y para cada una de sus sociedades, basado en la documentación que se facilita en este mismo foro.

El archivo de Certificado es almacenado en el servidor, en una carpeta no pública y limitada al usuario Linux que maneja la misma cuenta del sistema.

Logística del Proceso

El sistema, cada vez que se realiza una Factura o una Devolución (Nota de Crédito Electrónica), genera de forma inmediata el archivo XML con su respectivo Consecutivo y Clave. Para evitar contratiempos con el cliente, se imprime el documento allí mismo con dichos datos.

Este documento y su XML entran a una Cola de transmisión, la cual se puede observar en el Monitor de Hacienda (herramienta del mismo SiReTT), la cual funciona como una Cola de Impresión, colocando allí los trabajos pendientes hasta que salgan de la Cola completando su proceso, o se queden allí en los estados 14 y 15 que indican rechazo o error.

La cola de transmisión es un proceso programado en CRONTAB (operaciones programadas con tiempos), la cual, cada 5 minutos envía a Hacienda los Documentos recién emitidos y luego, en los siguientes 5 minutos, los consulta para ver si fueron aprobados. La sincronización esta programada para tardar máximo 4 minutos con 30 segundos, por lo que hay 30 segundos de "Deslogeo y descanzo" para volverse a conectar y seguir transmitiendo. Si no hay nada en cola, SiReTT ni tan siquiera se conecta con Hacienda.

SiReTT asigna un estado numérico según la parte del proceso en que va el documento con Hacienda. El estado de un documento listo para enviar es 4, el de un documento entregado es 8, y el de un documento aceptado es 13 (no suele verse en la Cola pues ya completó el proceso). Un proceso completo sin contratiempos puede completarse en 10 minutos, y si se logra la aceptación, entonces SiReTT envía al correo del cliente los respectivos archivos PDF, XML de nuestro sistema y el XML de respuesta de Hacienda.

Los estados del 5 al 7, el 9 y el 10 representan errores, ya sea al iniciar sesión con Hacienda o en la transmisión del documento. Mientras se encuentren en este estado, cada 5 minutos y basado en el procesamiento de Cola, SiReTT volverá a intentar la operación de confirmación.

Los estados 11 y 12 indican que Hacienda recibió el documento, pero que está en espera de procesarlo o lo está procesando pero no ha terminado. De igual forma, SiReTT seguirá preguntando por estos documentos hasta que reciba la respuesta final de Aceptación, Rechazo o Error.

El estado 14 indica que el documento fue rechazado por Hacienda, y el 15 indica que tuvo un error. Para ambos casos, se puede consultar la razón de la respuesta en el menú Hacienda - Registro, con la clave del documento. El proceso habitual para corregir esta situación es la devolución del documento (Nota de Crédito Electrónica) y volver a emitir la factura, y en lo posible notificar al cliente.

Todo documento XML es almacenado en el servidor, tanto el emitido por SiReTT como la respuesta de hacienda, en una carpeta separa por Tipo de Documento, Por Mes, por Año y por cada Sociedad. Si el cliente necesita copia de estos documentos me los puede solicitar en cualquier momento.

Por que no transmitir en vivo cada documento?

Si bien hay clientes que emiten una factura cada varios minutos, otros clientes emiten hasta 80 por minuto, y contemplando que en un servidor pueden alojarse hasta 25 clientes promedio, esto puede aumentar a más de 150 documentos por minuto, por servidor.

La plataforma del Ministerio de Hacienda ha tenido varias complicaciones que provocan que se rechacen documentos por error de firma (un error promediado de hasta un 2% del total de transacciones emitidas por empresa), siendo que el documento lleva todo lo solicitado a la perfección. También, se ha detectado saturación en su plataforma que pueden tardar hasta varias horas.

SiReTT cumple el requisito de la creación del XML en el preciso momento de realizada la operación, pero consideramos que sería un terrible problema para una empresa dejar al cliente esperando hasta que haya conexión de Hacienda, con filas de clientes deseando pagar y retirarse.

Existen casos mínimos, pero los hay, donde el documento se queda en "Procesando" para el Ministerio de Hacienda hasta por más de 15 días. Es complicado pensar en que pasaría si es una Cuenta por Cobrar.

 

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