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Creación y Configuración de Cajas


AndresJGM

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¿Qué es una Caja?

En SiReTT, una Caja se da por la conexión entre una Sociedad y una Sucursal, para permitirle a la Sucursal emitir facturas, cobros y manejar dineros de dicha Sociedad.

Puede existir una sola Caja en el sistema de una Sociedad, conectada a múltiples sucursales. Esta situación es válida, pero tiene la limitación de que todas las sucursales compartirán los Títulos, Encabezados y Pies de documentos impresos como facturas, apartados y recibos. También pueden existir Cajas distintas pero de una misma sociedad, conectadas a una o múltiples sucursales.

Para que se pueda hacer una devolución, nota de crédito o abono a una factura de una Sociedad en una Sucursal, debe existir al menos una Caja de la misma sociedad en ese punto, ya sea la misma Caja donde se emitió la factura, u otra Caja pero de la misma sociedad.

Los consecutivos de documentos se controlan por en Enlace entre Caja y Sucursal, y no exclusivamente en la Caja, por lo que aunque uses una o múltiples cajas de una misma sociedad, los consecutivos se manejan por separado.

En la modalidad de Cajas (configuración de control de apertura y cierre en Sistema - Opciones - Sección 8), una caja puede ser utilizada por cualquier usuario de la Sucursal, facturar y cobrar a clientes, así como también abrir y cerrar caja, en este último caso a menos que esta tenga un encargado establecido.

Así mismo, en la modalidad de Cajas, se debe hacer apertura y cierre de cada diferente caja a la que la sucursal tenga acceso por separado, y los dineros no se mezclan entre si.

¿Cómo se crea una Caja?

Considerando que ya existen Sociedades definidas en el Sistema, vamos a visitar el menú Sistema - Cajas.

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La última línea de este módulo nos permite escribir los datos de una nueva Caja, en cuyo caso solamente llenamos los valores de Icono, Orden, Nombre de Caja y Sociedad Empresa y presionamos Guardar.

  • Icono es un valor numérico, tomado de la tabla de "Listado de Iconos Disponibles", para mostrar esta ilustración al seleccionar cajas cuando iniciamos una Pre-Venta.
  • Orden es un valor numérico, simplemente para que en cualquier reporte o combo para seleccionar caja, se muestren de menor a mayor basado en este parámetro.
  • Nombre de Caja es un texto para establecer como vamos a llamar a esta Caja. Como consejo utiliza nombres cortos como Ventas o las iniciales de la Sociedad, y si vas a crear una Caja por Sucursal, coloca entre paréntesis el código de la Sucursal, ejemplo (GUA) Ventas.
  • Empresa / Sociedad es para establecer en enlace entre la Caja y Sucursal. Una vez establecida una sociedad no se recomienda cambiarla, y si no se establece una sociedad, la Caja no va a poder emitir facturas. La sociedad hereda la configuración de Facturación Electrónica a la Caja en el momento de iniciar operaciones.

Una vez creada la Caja, se nos presentan las siguientes herramientas:

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La Impresora con Lápiz permite establecer los títulos, textos y formatos de los documentos como facturas, apartados, abonos y notas de crédito.

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Es muy importante pasar por cada una de las secciones y llenar los datos solicitados. En el caso de los Pies de Página (ambos) es importante colocar la leyenda del Ministerio de Hacienda: Autorizada mediante resolución No. DGT-R-48-2016 del 7 de octubre del 2016.

El botón de Fotografía nos permite establecer el Logo de la caja, el cual aplica para cotizaciones y facturas elegantes.

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El botón de la Flecha Verde permite establecer consecutivos de documentos, pero solamente se van a mostrar en sucursales donde la caja tenga conexión, y en modalidad de Cajas.

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El botón de la Puerta permite establecer la conexión entre la Caja y Sucursales, indicando que esa caja puede ser utilizada en el punto de venta. Adicional, se puede establecer un Encargado (usuario exclusivo de aperturas y cierres) y la Impresora directa de impresión de documentos (Licencia de Impresión en la Nube).

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El botón de la Llave establece prohibición de Uso de caja a usuarios. Por defecto al crear una Caja, todo usuario de la Sucursal puede utilizarla.

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El botón del Billete permite establecer los precios de venta que la Caja puede utilizar para facturar. Por defecto una caja recién creada puede utilizar cualquier precio.

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Por último, el botón Rojo es para eliminar la Caja del sistema, operación que no es permitida si esta ya tiene históricos de cualquier tipo. Lo ideal, si ya no vas a utilizar una caja que tiene históricos, es desconectarla de todas las Sucursales.

Se recomienda ver la guía de configuración de Factura Electrónica para mayor información sobre como las cajas van a emitir estos documentos.

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